控制更新外部參照 (連結) 的時機

當您建立指向其他活頁簿的外部參照(也稱為 [連結])時,您可以控制是否要更新這些活頁簿。 這很重要,因為如果其他人變更連結儲存格的值,Excel 就不會更新連結,也不會顯示新的值,除非您告訴它。

包含連結的活頁簿稱為目的地活頁簿,而其連結的活頁簿稱為來源活頁簿。 您可以將多個來源活頁簿連結到單一目的地活頁簿。

活頁簿包含連結

1. 目的地活頁簿包含外部參照(連結)。

2. 外部參照(或連結)是對來源活頁簿中的儲存格或範圍的參照。

3. 來源活頁簿包含連結的儲存格或範圍,以及傳回目的地活頁簿的實際值。

附註: 雖然您可以連結的活頁簿數目沒有限制,但通常最好連結至盡可能少的連結。 否則,您可能會在重新計算公式時遇到效能問題。 您也可以交叉連結活頁簿,其中每個活頁簿都會同時作為來源和目的地,但這可能會令人迷惑且難以管理。

控制其他活頁簿的連結

在同一部電腦上開啟來源和目的地活頁簿時,連結會自動更新。 當您開啟目的地活頁簿,而來源活頁簿卻未開啟時,系統會使用 [信任列] 提醒您是否要更新連結。 您可以控制是否要 [信任列] 提醒您,以及是否要在不出現提醒時更新所有連結。 如果活頁簿包含一個以上的連結,您也可以選擇只更新特定的連結。

在下列各節中,我們將回顧最常用的選項,以管理連結的更新方式。

  1. 關閉所有來源活頁簿。 如果一個來源活頁簿開啟,而其他關閉,則更新將無法統一。

  2. 開啟目的地活頁簿。

  3. 若要更新連結,請在 [信任列] 上,按一下 [更新]。 如果您不想要更新連結,請關閉 [信任列] (在右側尋找 [ X ])。

  1. 開啟包含連結的活頁簿。

  2. 移至 [資料] >查詢 &連線 > [編輯連結]。

    資料連線

  3. 在 [來源] 清單中按一下您要更新的連結化物件。

    您可以使用ctrl + 按一下,或使用ctrl + A來選取個別的活頁簿。

  4. 請按一下 [更新數值]。

    Excel 的 [編輯連結] 對話方塊,從資料 > 查詢 & 連線 > [編輯連結]

您可以決定是否要根據使用者的設定開啟檔案、不在開啟檔案時更新,或在不提示使用者的情況下自動更新的方式來開啟此活頁簿中的連結。

警告: 此選項會影響活頁簿的所有使用者。 如果您選擇不更新連結,也不提示,活頁簿的使用者將無法得知資料已過期。

  1. 移至 [資料] >查詢 &連線 > [編輯連結]。

  2. 按一下 [啟動提示]。

  3. 從下列三個選項中選取一個:

  • 讓使用者選擇顯示提醒

  • 不要顯示提醒,也不要更新自動連結

  • 不要顯示 [通知] 和 [更新連結]。

附註: 

  • 自動與手動更新選項-公式連結總是設定為 [自動]。

  • 即使您指定 Excel 不要詢問您是否要更新連結,但是在有中斷的連結時,您仍然會接獲通知

當您開啟 [編輯連結] 對話方塊([資料] >查詢 &連線 > [編輯連結])時,您會看到幾個處理現有連結的選項。 您可以使用ctrl + 按一下,或使用ctrl + A來選取個別的活頁簿。

Excel 的 [編輯連結] 對話方塊,從資料 > 查詢 & 連線 > [編輯連結]
  • 更新值

    這將會更新所有選取的活頁簿。

  • 變更來源

    當您想要將現有連結指向其他來源時,此選項很有用。 例如,您可能會有一個往年的活頁簿,且必須在新的一年開始時指向新的活頁簿。 選取 [變更來源] 會啟動 [檔案瀏覽器] 對話方塊,您可以在其中流覽至新的來源活頁簿。

    附註: 您可以從 [變更來源] 對話方塊中選取活頁簿,將其指向本身。 這會將任何公式連結都伺服器到最初連結的來源活頁簿。

  • 開啟來源

    這將會開啟來源活頁簿。

  • 中斷連結

    重要: 當您中斷與來源的連結時,所有使用該來源的公式都會轉換成其目前的值。 例如,連結 = SUM ([總預算])年!C10: C25)將會轉換成來源活頁簿中的值加總。 因為此動作無法復原,所以您可能會想要先儲存檔案的版本。

    1. 在 [資料] 索引標籤上,按一下 [查詢 &連線] 群組中的 [編輯連結]。

    2. [來源] 清單中,按一下您要中斷的連結。

      您可以使用ctrl + 按一下,或使用ctrl + A來選取個別的活頁簿。

    3. 按一下 [中斷連結]

      附註: 

      • 如果連結使用已定義的名稱,則不會自動移除該名稱,因此您可能也會想要刪除該名稱。

      • 若要刪除名稱:

      • 如果您使用外部資料範圍,查詢參數可能也會使用來自另一個活頁簿的資料。 您可能需要檢查及移除任何這些類型的連結。

      • 在 [公式] 索引標籤的 [已定義之名稱] 群組中,按一下 [名稱管理員]。

      • 按一下 [名稱] 欄中您要刪除的名稱,再按一下 [刪除]。

  • 檢查狀態

    這只會在 [編輯連結] 窗格中顯示通知,不論連結的活頁簿是否仍是有效來源。 它應該會顯示[確定],但如果沒有,您就必須檢查來源活頁簿。 在許多情況下,來源活頁簿可能已被移動或刪除,請剪切連結。 如果活頁簿仍存在,您可以使用 [變更來源] 選項來重新連結該活頁簿。

  • 我是否可以使用計算值取代單一公式?

    是。 當您以公式的值取代公式之後,Excel 會永遠移除該公式。 如果您不小心以值取代公式,而且想要還原公式,請在輸入或貼上值後立即按一下 [復原 [復原] 按鈕 ]。

    1. Ctrl + C以複製公式。

    2. Alt + E + S + V將公式貼上其值,或移至 [常用]> [剪貼簿]>上 > 貼]。

  • 如果我未連線至來源,該怎麼辦?

    按一下 [不要更新]。 Excel 無法從未連接的來源進行更新。 例如,來源可能是位於網路上,但您沒有連線至網路。

  • 我不想將目前的資料取代成新的資料

    按一下 [不要更新]。

  • 我已嘗試最後一次更新,但耗時太長

    按一下 [不要更新]。 如果資料不需要是最新的,則可以選擇不要更新所有連結以節省時間。 開啟活頁簿後,在 [資料] 索引標籤上,按一下 [連線] 群組中的 [編輯連結],然後僅更新來自所需來源的連結。

  • 其他人已建立活頁簿,但我不知道我會看到此提示

    按一下 [不要更新],然後與活頁簿的擁有者取得聯繫。 您也可以調查活頁簿中有哪些連結。 在 [資料] 索引標籤上,按一下 [查詢 &連線] 群組中的 [編輯連結]。

  • 每次都以相同的方式回答提示,不想再次查看

    您可以用一致的方式來回答啟動提示,並避免在此活頁簿上看到相同的提示。

    • 不要在開啟活頁簿時詢問我是否要更新連結,自動更新連結    

      此選項會影響電腦上每個開啟的活頁簿。 在其他電腦上開啟活頁簿的使用者則不受影響。

      1. 移至 [檔案] > [高級] > [選項]。

      2. 清除 [一般] 下的 [自動更新連結] 核取方塊。 如果清除此方塊,連結會自動更新,而不會顯示任何提醒。

    • 以同樣方式提示此活頁簿的每個使用者    

      警告: 此選項會影響活頁簿的所有使用者。 如果您選擇不更新連結,也不提示,活頁簿的使用者將無法得知資料已過期。

      移至 [資料] >查詢 &連線 > [編輯連結] > [啟動提示],然後選取您要的選項。

      附註: 如果有任何毀損的連結,您仍會收到通知。

  • 如果我使用參數查詢,該怎麼辦?

    1. 按一下 [不要更新]。

    2. 關閉目的地活頁簿。

    3. 開啟來源活頁簿。

    4. 開啟目的地活頁簿。

    5. 按一下 [更新]。

    指向參數查詢的連結無法進行更新,除非來源活頁簿是開啟的。

  • 為什麼我無法選擇 [手動] 做為特定外部連結的更新選項?

    公式連結總是設定為 [自動]。

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附註:  本頁面是經由自動翻譯而成,因此文中可能有文法錯誤或不準確之處。 讓這些內容對您有所幫助是我們的目的。 告訴我們這項資訊是否有幫助? 這裡是供您參考的英文文章

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