排序某個範圍或表格中的資料

排序某個範圍或表格中的資料

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

排序資料是資料分析中重要的部分。您可能想要以字母順序來排列名稱的清單、從最高到最低的層級彙整產品存貨的清單,或者根據顏色或圖示排列資料列的順序。排序資料可協助您能快速看出同時更了解資料、組織並找出您要的資料,最後能夠更有效的進行決策。

附註: 若要找出儲存格範圍或表格中頂端或底部的值,例如前 10 名的成績、或是倒數 5 名的銷售量,可以使用自動篩選功能或設定格式化的條件。

如需詳細資訊,請參閱篩選 Excel 表格或範圍中的資料,以及新增、 變更、 尋找或清除條件化格式

您想要做什麼?

了解排序

排序文字

排序數字

排序日期或時間

依據儲存格色彩、字型色彩或圖示排序

依據自訂清單排序

排序列

依據一個以上的欄或列排序

依據欄中部分值排序

依據儲存格範圍中的單欄排序,但不影響其他的欄

深入了解排序相關的常見問題

了解排序

您可以在一欄或多欄中依據文字排序 (A 到 Z 或 Z 到 A)、依據數字排序 (最小到最大或最大到最小),以及依據日期和時間排序 (最舊到最新以及最新到最舊)。也可以依據自訂清單 (例如大、中、小) 或依據格式 (包括儲存格色彩、字型色彩或圖示集) 進行排序。大部分排序作業是欄排序,但也可以依據列排序。

Excel 表格的排序準則會與活頁簿一起儲存,因此每次開啟活頁簿時,都能在該表格重新套用排序,但不會為儲存格範圍儲存排序準則。如果想要儲存排序準則,以便開啟活頁簿時可以定期重新套用排序,使用表格是很好的作法。就多欄排序或需要花費很長時間才能建立的排序而言,這種作法特別重要。

當您重新套用排序時,由於下列原因可能會出現不同的結果:

  • 儲存格範圍或表格欄中的資料已經修改、新增或刪除。

  • 公式傳回的值已經變更而且工作表已經重新計算。

頁面頂端

排序文字

  1. 選取儲存格範圍中英數字元資料的欄,或確定作用儲存格位在包含英數字元資料的表格欄中。

  2. 在 [資料] 索引標籤上的 [排序與篩選] 群組中,執行下列其中一項操作:

  3. 若要以遞增英數字元順序排序,按一下 Excel 中的 [A 到 Z ] 命令,可從 A 排序到 Z,或從最小數字排序到最大數字 ([A 到 Z 排序])。

  4. 若要以遞減英數字元順序排序,按一下 Excel 中的 [Z to A ] 命令,可從 Z 排序到 A,或從最大數字排序到最小數字 ([Z 到 A 排序])。

您也可以執行區分大小寫的排序:

  1. 按一下 [資料] 索引標籤上 [排序與篩選] 群組中的 [排序]。

    [資料] 索引標籤上的 [排序與篩選] 群組

  2. 在 [排序]對話方塊中,按一下 [選項]。

    [排序選項] 對話方塊隨即出現。

  3. 選取 [排序選項] 對話方塊中的 [大小寫視為相異]。

  4. 按兩次 [確定]。

  5. 若要在變更資料後重新套用排序,請按一下範圍或表格中的儲存格,然後按一下 [資料] 索引標籤上 [排序與篩選] 群組中的 [重新套用]。

問題:檢查所有資料是否儲存成文字格式   。如果要進行排序的欄包含儲存成數值的數字及儲存成文字的數字,則您需要將它們的格式全部設定為文字。如果您沒有套用這個格式,儲存成數值的數字會排在儲存成文字的數字前面。若要將所有選取的資料設定為文字格式,在 [常用] 索引標籤的 [字型] 群組中,按一下 [格式化儲存格字型] 按鈕,然後按一下 [數值] 索引標籤,再按一下 [類別] 底下的 [文字]。

問題:移除所有前置空格   。在某些情況下,從其他應用程式匯入的資料前面可能會插入前置空格。請在排序資料前先移除前置空格。您可以手動執行此動作,也可以使用 TRIM 函數。

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排序數字

  1. 選取儲存格範圍中數值資料的欄,或確定作用儲存格位在包含數值資料的表格欄中。

  2. 在 [資料] 索引標籤上的 [排序與篩選] 群組中,執行下列其中一項操作:

  3. 若要從低到高的數字排序,按一下 Excel 中的 [A 到 Z ] 命令,可從 A 排序到 Z,或從最小數字排序到最大數字 ([從最小到最大排序])。

  4. 若要從高到低的數字排序,按一下 Excel 中的 [Z to A ] 命令,可從 Z 排序到 A,或從最大數字排序到最小數字 ([從最大到最小排序])。

問題:檢查所有數字是否儲存成數值格式   。如果結果與預期的不同,則欄中可能包含儲存成文字而非數值格式的數字。例如,從某些會計系統匯入的負數或輸入時以單引號 (') 開頭的數字會儲存成文字。如需詳細資訊,請參閱套用數值格式以修正文字格式數值

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排序日期或時間

  1. 選取儲存格範圍中日期或時間的欄,或確定作用儲存格位在包含日期或時間資料的表格欄中。

  2. 選取儲存格或表格範圍中日期或時間的欄。

  3. 在 [資料] 索引標籤上的 [排序與篩選] 群組中,執行下列其中一項操作:

  4. 若要從較早到較晚的日期或時間排序,按一下 Excel 中的 [A 到 Z ] 命令,可從 A 排序到 Z,或從最小數字排序到最大數字 ([從最舊到最新排序])。

  5. 若要從較晚到較早的日期或時間排序,按一下 Excel 中的 [Z to A ] 命令,可從 Z 排序到 A,或從最大數字排序到最小數字 ([從最新到最舊排序])。

  6. 若要在變更資料後重新套用排序,請按一下範圍或表格中的儲存格,然後按一下 [資料] 索引標籤上 [排序與篩選] 群組中的 [重新套用]。

問題:檢查日期及時間資料是否儲存成日期或時間格式   。如果結果與預期的不同,則欄中可能包含儲存成文字而非日期或時間格式的日期或時間。若要 Excel 正確排序日期及時間,欄中的所有日期及時間必須儲存成日期或時間序列值。如果 Excel 無法以日期或時間格式辨識某一個值,則該日期或時間是以文字格式儲存。如需詳細資訊,請參閱將儲存成文字的日期轉換成日期

附註: 如果要依據星期幾排序,請將儲存格的格式設定為顯示星期幾。如果要依據星期幾排序,而不考慮實際的日期,請使用 TEXT 函數將日期轉換為文字。但是,TEXT 函數會傳回文字值,因此排序作業是根據英數字元資料來進行。如需詳細資訊,請參閱以星期幾來顯示日期

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依據儲存格色彩、字型色彩或圖示排序

如果已經依據儲存格色彩或字型色彩手動或視情況設定儲存格範圍或表格欄的格式,您也可以依據這些色彩進行排序。您也可以透過套用條件格式,依圖示集排序。

  1. 選取儲存格範圍中的資料欄,或確定作用儲存格位在表格欄中。

  2. 按一下 [資料] 索引標籤上 [排序與篩選] 群組中的 [排序]。

    [資料] 索引標籤上的 [排序與篩選] 群組

    [排序] 對話方塊隨即出現。

  3. 在 [欄] 底下的 [排序方式] 方塊中選取想要排序的欄。

  4. 在 [排序對象] 底下,選取排序類型。執行下列其中一項操作:

    • 若要依據儲存格色彩排序,選取 [儲存格色彩]。

    • 若要依據字型色彩排序,選取 [字型色彩]。

    • 若要依據圖示集排序,選取 [儲存格圖示]。

  5. 按一下 [順序] 底下按鈕旁邊的箭號,然後根據格式類型,選取儲存格色彩、字型色彩或儲存格圖示。

  6. 在 [順序] 底下,選取您要的排序方式。執行下列其中一項操作:

    • 若要將儲存格色彩、字型色彩或圖示移到頂端或左側,請為欄排序選取 [最上層],而且為列排序選取 [左側]。

    • 若要將儲存格色彩、字型色彩或圖示移到底端或右側,請為欄排序選取 [最底層],而且為列排序選取 [右側]。

      附註: 儲存格色彩、字型色彩或圖示排序並沒有預設的順序,您必須為每一個排序作業定義所要的順序。

  7. 若要指定排序要依據的下一個儲存格色彩、字型色彩或圖示,按一下 [新增層級],然後重複步驟 3 到 5。

    請確認您在 [次要排序方式] 方塊中選取相同的欄並在 [順序] 下指相同的選取範圍。

    在每個您要包含在排序作業中新增的儲存格色彩、字型色彩或圖示重複這些動作。

  8. 若要在變更資料後重新套用排序,請按一下範圍或表格中的儲存格,然後按一下 [資料] 索引標籤上 [排序與篩選] 群組中的 [重新套用]。

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依據自訂清單排序

您可以使用自訂清單以使用者自訂的順序排序。例如,某一欄可能包含您想要當做排序依據的值,例如「最高值」、「中間值」及「最低值」。您該如何排序,才能使包含「最高值」的列先出現,再由包含「中間值」的列出現,然後才是「最低值」的列?如果您採用依字母順序排序,「A 到 Z」的排序會使「最高值」先出現,但是「最低值」卻會在「中間值」前面出現。如果您採用「Z 到 A」的排序,則「中間值」會先出現,而「最低值則會出現在中間。無論您採用哪一種排序順序,您要的中間項目應該是「中間值」。藉由建立自訂清單,您就可以解決此問題。

除了自訂清單之外,Excel 還提供星期和月份的內建清單以及自訂清單。

  1. 您可以選擇建立自訂清單:

    1. 在儲存格範圍中輸入要排序的值,並從上到下以所要排序的順序輸入。例如:

      A

      1

      2

      3

    2. 選取您剛才輸入的範圍。以上述範例來說,要選取儲存格 A1:A3。

    3. 按一下 [檔案] 索引標籤,然後按一下 [選項],再按一下 [進階] 類別。

    4. 按一下 [一般] 底下的 [編輯自訂清單]。

    5. 按一下 [自訂清單] 對話方塊中的 [匯入],然後按兩次 [確定]。

      附註: 

      • 您只能根據值 (文字、數字及日期或時間) 來建立自訂清單,不能根據格式 (儲存格色彩、字型色彩或圖示) 來建立自訂清單。

      • 自訂清單的最大長度為 255 個字元,而且第一個字元不可以是數字。

  2. 選取儲存格範圍中的資料欄,或確定作用儲存格位在表格欄中。

  3. 按一下 [資料] 索引標籤上 [排序與篩選] 群組中的 [排序]。

    [資料] 索引標籤上的 [排序與篩選] 群組

    [排序] 對話方塊隨即出現。

  4. 在 [欄] 底下的 [排序方式] 或 [次要排序方式]方塊中選取想要依據自訂清單排序的欄。

  5. 選取 [順序] 底下的 [自訂清單]。

  6. 選取 [自訂清單] 對話方塊中想要的清單。以上述範例中您所建立的自訂清單來說,請按一下 [最高值]、[中間值]、[最低值]。

  7. 按一下 [確定]。

  8. 若要在變更資料後重新套用排序,請按一下範圍或表格中的儲存格,然後按一下 [資料] 索引標籤上 [排序與篩選] 群組中的 [重新套用]。

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排序列

  1. 選取儲存格範圍中的資料列,或確定作用儲存格位在表格欄中。

  2. 按一下 [資料] 索引標籤上 [排序與篩選] 群組中的 [排序]。

    [資料] 索引標籤上的 [排序與篩選] 群組

    [排序] 對話方塊隨即出現。

  3. 按一下 [選項]。

  4. 在 [排序選項] 對話方塊中,按一下 [方向] 底下的 [循列排序],然後按一下 [確定]。

  5. 在 [欄] 底下的 [排序方式] 方塊中選取想要排序的列。

  6. 若要依據值排序,請執行以下動作:

    1. 如果是文字值,請選取 [A 到 Z] 或 [Z 到 A]。

    2. 如果是數值,請選取 [最小到最大] 或 [最大到最小]。

    3. 如果是日期或時間值,請選取 [最舊到最新] 或 [最新到最舊]。

  7. 若要依據儲存格色彩、字型色彩或儲存格圖示排序,請執行以下動作:

    1. 選取 [排序對象] 底下的 [值]。

    2. 在 [順序] 之下執行下列其中一項操作:

    3. 選取 [排序對象] 底下的 [儲存格色彩]、[字型色彩] 或 [儲存格圖示]。

    4. 按一下按鈕旁的箭號,然後選取儲存格色彩、字型色彩或儲存格圖示。

    5. 選取 [順序] 底下的 [左側] 或 [右側]。

  8. 若要在變更資料後重新套用排序,請按一下範圍或表格中的儲存格,然後按一下 [資料] 索引標籤上 [排序與篩選] 群組中的 [重新套用]。

附註: 排序屬於工作表大綱一部分的列時,Excel 會排序最高層級的群組 (層級 1),這樣即使詳細資料列或欄為隱藏狀態,詳細資料列或欄才會存放在一起。

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依據一個以上的欄或列排序

欄或列中的資料若要以相同的值進行分組,而且稍後在具有相同值的群組中以其他的欄或列來排序,您可能需要依據一個以上的欄或列來排序。例如,如果有「部門」欄和「員工」欄,您可以先針對「部門」進行排序 (將相同部門的員工分到相同的群組),然後再依據姓名進行排序 (將每個部門中的姓名依照字母順序排列)。最多可以排序 64 個欄。

附註: 若要得到最佳的結果,排序的儲存格範圍內最好具有欄標題。

  1. 使用兩個以上的資料欄選取儲存格範圍,或確定作用儲存格位在具有兩個以上欄的表格中。

  2. 按一下 [資料] 索引標籤上 [排序與篩選] 群組中的 [排序]。

    [資料] 索引標籤上的 [排序與篩選] 群組

    [排序] 對話方塊隨即出現。

  3. 在 [欄] 底下的 [排序方式] 方塊中選取第一個想要排序的欄。

  4. 在 [排序對象] 底下,選取排序類型。執行下列其中一項操作:

    • 若要依據文字、數值或日期及時間排序,選取 [值]。

    • 若要依據格式排序,選取 [儲存格色彩]、[字型色彩] 或 [儲存格圖示]。

  5. 在 [順序] 底下,選取您要的排序方式。執行下列其中一項操作:

    • 如果是文字值,請選取 [A 到 Z] 或 [Z 到 A]。

    • 如果是數值,請選取 [最小到最大] 或 [最大到最小]。

    • 如果是日期或時間值,請選取 [最舊到最新] 或 [最新到最舊]。

    • 若要依據自訂清單排序,選取 [自訂清單]。

  6. 若要新增排序依據的另一欄,按一下 [新增層級],然後重複步驟 3 到 5。

  7. 若要複製排序依據的欄,選取該項目然後按一下 [複製層級]。

  8. 若要刪除排序依據的欄,選取該項目然後按一下 [刪除層級]。

    附註: 清單中最少必須保留一個項目。

  9. 若要變更欄的排序順序,請選取一個項目,然後按一下 [向上] 或 [向下] 箭號來變更其順序。

    位於清單中較高位置的項目,會比位於清單中較低位置的項目先進行排序。

  10. 若要在變更資料後重新套用排序,請按一下範圍或表格中的儲存格,然後按一下 [資料] 索引標籤上 [排序與篩選] 群組中的 [重新套用]。

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依據欄中部分值排序

若要依據欄中部分值排序,例如零件編號代碼 (789-WDG-34)、姓氏 (Carol Philips),或名字 (Philips, Carol),您需要事先將欄分成兩個或多個欄,讓要排序的值位於自己的欄中。若要這樣做,您可以使用文字函數來分隔儲存格的部分,或您可以使用資料剖析精靈。如需範例和詳細資訊,請參閱將文字分成不同的儲存格以及使用函數將文字分成不同的欄位

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依據儲存格範圍中的單欄排序,但不影響其他的欄

警告: 使用這項功能時,請務必小心。依據範圍中的單欄進行排序,可能會產生與您預期不符的結果,例如造成該欄中的儲存格與同一列中的其他儲存格分離。

附註: 在表格中無法執行下列程序。

  1. 在包含兩個以上欄的儲存格範圍中選取欄。

  2. 若要選取想要排序的欄,按一下欄標題。

  3. 在 [常用] 索引標籤上,按一下 [編輯] 群組中的 [排序及篩選],然後按一下其中一個可用的排序命令。
    [排序警告] 對話方塊隨即出現。

  4. 選取 [依照目前的選取範圍排序]。

  5. 按一下 [排序]。

  6. 在 [排序]對話方塊中選取任何其他想要的排序選項,然後按一下 [確定]。

如果結果與您的預期不符,按一下 [復原] 按鈕圖像

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深入了解排序相關的常見問題

排序資料時如果得到未預期的結果,請執行下列動作:

檢查公式傳回的值是否變更   :如果已排序的資料包含一個或多個公式,重新計算工作表時,這些公式的傳回值可能會變更。在此情況下,請確認您重新套用排序以取得最新的結果。

排序前先取消隱藏列和欄   :當欄進行排序時,隱藏的欄並不會移動;當列進行排序時,隱藏的列也不會移動。排序資料前,建議先取消隱藏欄及列。

檢查本機設定   :排序方式會隨本機設定的不同而改變。請確認您電腦上 [控制台] 的 [地區設定] 或 [地區及語言選項] 中具有適當的本機域設定。如需變更本機設定的詳細資訊,請參閱 Windows [說明] 系統。

只在一列中輸入欄標題   :如果需要使用多行標籤,請讓儲存格中的文字自動換行。

開啟或關閉標題列   :當您排序欄時,若要更容易了解資料的意義,最好能具有標題列。根據預設,排序操作中並不包含標題中的值。您偶爾可能需要開啟或關閉標題,讓排序操作中包含或不包含標題中的值。請執行下列其中一項操作:

  • 若因資料的第一列是欄標題而要將它排除在排序外,在 [常用] 索引標籤上,按一下 [編輯] 群組中的 [排序及篩選],再按一下 [自訂排序],然後選取 [我的資料有標題]。

  • 若因資料的第一列不是欄標題而要將它包含在排序內,在 [常用] 索引標籤上,按一下 [編輯] 群組中的 [排序及篩選],再按一下 [自訂排序],然後清除 [我的資料有標題]。

頁面頂端

對特定函數有任何問題嗎?

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您是否有任何關於下一版 Excel 的改善方式的建議?如果有的話,請參閱 Excel User Voice 中的主題。

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

請參閱

Excel 公式概觀

如何避免公式出錯

尋找與修正公式中的錯誤

Excel 鍵盤快速鍵與功能鍵

Excel 函數 (按字母排序)

Excel 函數 (依類別)

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