排序某個範圍或表格中的資料

排序某個範圍或表格中的資料

排序資料是資料分析中重要的部分。建議您以字母順序來排列名稱的清單、從最高到最低的層級彙整產品存貨的清單,或者根據顏色或圖示排列資料列的順序。排序資料可協助您能快速看出同時更了解資料、組織並找出您要的資料,最後能夠更有效的進行決策。

您可以在一欄或多欄中依據文字 (A 到 Z 或 Z 到 A)、數字 (最小到最大或最大到最小),以及日期和時間 (最舊到最新或最新到最舊) 排序資料。也可以依據您建立的自訂清單 (例如大、中、小) 或格式 (包括儲存格色彩、自行色彩或圖示集) 來排序。

附註: 

您想要做什麼?

排序文字

  1. 在您想要排序的欄中選取一個儲存格。

  2. 在 [資料] 索引標籤上的 [排序與篩選] 群組中,執行下列其中一項操作:

    • 若要以遞增順序快速排序,按一下 Excel 中的 [A 到 Z] 命令,可從 A 排序到 Z,或從最小數字排序到最大數字 ([A 到 Z 排序])。

    • 若要以遞減順序快速排序,按一下 Excel 中的 [Z 到 A] 命令,可從 Z 排序到 A,或從最大數字排序到最小數字 ([Z 到 A 排序])。

附註: 潛在問題

  • 檢查所有資料是否儲存成文字格式   。如果要進行排序的欄包含儲存成數值的數字及儲存成文字的數字,則您需要將它們的格式全部設定為數值或文字。如果您沒有套用這個格式,儲存成數值的數字會排在儲存成文字的數字前面。若要將所有選取的資料設定為文字格式,請按 Ctrl+1 來啟動 [格式化儲存格] 對話方塊,按一下 [數值] 索引標籤,再按一下 [類別] 底下的 [一般]、[數值] 或 [文字]。

  • 移除所有前置空格   。在某些情況下,從其他應用程式匯入的資料可能會插入前置空格。請在排序資料前先移除前置空格。您可以手動執行此動作,也可以使用 TRIM 函數

  1. 在您想要排序的欄中選取一個儲存格。

  2. 在 [資料] 索引標籤上的 [排序與篩選] 群組中,執行下列其中一項操作:

    • 若要從低到高排序,按一下 Excel 中的 [A 到 Z] 命令,可從 A 排序到 Z,或從最小數字排序到最大數字 ([從最小到最大排序])。

    • 若要從高到低排序,按一下 Excel 中的 [Z 到 A] 命令,可從 Z 排序到 A,或從最大數字排序到最小數字 ([從最大到最小排序])。

附註: 

  • 潛在問題   

  • 檢查所有數字是否儲存成數值格式   。如果結果與預期的不同,則欄中可能包含儲存成文字而非數值格式的數字。例如,從某些會計系統匯入的負數或輸入時以單引號 (') 開頭的數字會儲存成文字。如需詳細資訊,請參閱套用數值格式以修正文字格式數值

  1. 在您想要排序的欄中選取一個儲存格。

  2. 在 [資料] 索引標籤上的 [排序與篩選] 群組中,執行下列其中一項操作:

    • 若要從較早到較晚的日期或時間排序,按一下 Excel 中的 [A 到 Z] 命令,可從 A 排序到 Z,或從最小數字排序到最大數字 ([從最舊到最新排序])。

    • 若要從較晚到較早的日期或時間排序,按一下 Excel 中的 [Z 到 A] 命令,可從 Z 排序到 A,或從最大數字排序到最小數字 ([從最新到最舊排序])。

附註: 潛在問題   

  • 檢查日期及時間資料是否儲存成日期或時間格式   。如果結果與預期的不同,則欄中可能包含儲存成文字而非日期或時間格式的日期或時間。若要 Excel 正確排序日期及時間,欄中的所有日期及時間必須儲存成日期或時間序列值。如果 Excel 無法以日期或時間格式辨識某一個值,則該日期或時間是以文字格式儲存。如需詳細資訊,請參閱將儲存成文字的日期轉換成日期

  • 如果要依據星期幾排序,請將儲存格的格式設定為顯示星期幾。如果要依據星期幾排序,而不考慮實際的日期,請使用 TEXT 函數將日期轉換為文字。但是,TEXT 函數會傳回文字值,因此排序作業是根據英數字元資料來進行。如需詳細資訊,請參閱以星期幾來顯示日期

欄或列中的資料若要以相同的值分組,而且稍後在具有相同值的群組中以其他的欄或列來排序,您可能需要依據一個以上的欄或列來排序。例如,如果有「部門」欄和「員工」欄,您可以先針對「部門」排序 (將相同部門的員工分到相同的群組),然後再依據姓名排序 (將每個部門中的姓名依照字母順序排列)。最多可以排序 64 個欄。

附註: 若要得到最佳的結果,排序的儲存格範圍內最好具有欄標題。

  1. 選取資料範圍內的任何儲存格。

    在兩欄或多欄中選取範圍

  2. 按一下 [資料] 索引標籤上 [排序與篩選] 群組中的 [排序]。

    [資料] 索引標籤上的 [排序與篩選] 群組

  3. 在 [排序] 對話方塊中 [欄] 底下的 [排序方式] 方塊中,選取第一個想要排序的欄。

    選取要排序的第一個欄

  4. 在 [排序對象] 底下,選取排序類型。執行下列其中一項操作:

    • 若要依據文字、數值或日期及時間排序,選取 [值]。

    • 若要依據格式排序,選取 [儲存格色彩]、[字型色彩] 或 [儲存格圖示]。

  5. 在 [順序] 底下,選取您要的排序方式。執行下列其中一項操作:

    • 如果是文字值,請選取 [A 到 Z] 或 [Z 到 A]。

    • 如果是數值,請選取 [最小到最大] 或 [最大到最小]。

    • 如果是日期或時間值,請選取 [最舊到最新] 或 [最新到最舊]。

    • 若要依據自訂清單排序,選取 [自訂清單]。

  6. 若要新增排序依據的另一欄,按一下 [新增層級],然後重複步驟 3 到 5。

    按一下 [新增層級]

  7. 若要複製排序依據的欄,選取該項目然後按一下 [複製層級]。

  8. 若要刪除排序依據的欄,選取該項目然後按一下 [刪除層級]。

    附註: 清單中最少必須保留一個項目。

  9. 若要變更欄的排序順序,請選取一個項目,然後按一下 [選項] 按鈕旁的 [向上] 或 [向下] 箭號來變更其順序。

    位於清單中較高位置的項目,會比位於清單中較低位置的項目先進行排序。

如果已經依據儲存格色彩或字型色彩手動或視情況設定儲存格範圍或表格欄的格式,您也可以依據這些色彩進行排序。您也可以透過條件式格式設定,依圖示集排序。

  1. 在您想要排序的欄中選取一個儲存格。

  2. 按一下 [資料] 索引標籤上 [排序與篩選] 群組中的 [排序]。

    [資料] 索引標籤上的 [排序與篩選] 群組

  3. 在 [排序] 對話方塊中 [欄] 底下的 [排序方式] 方塊中,選取想要排序的欄。

    在 [欄] 底下按一下 [排序方式],然後選擇一個選項

  4. 選取 [排序對象] 底下的 [儲存格色彩]、[字型色彩] 或 [儲存格圖示]。

    在 [排序對象] 底下選擇一個選項

  5. 按一下 [順序] 底下按鈕旁邊的箭號,然後根據格式類型,選取儲存格色彩、字型色彩或儲存格圖示。

  6. 接著,選取您要的排序方式。執行下列其中一項操作:

    • 若要將儲存格色彩、字型色彩或圖示移到頂端或左側,請為欄排序選取 [最上層],而且為列排序選取 [左側]。

    • 若要將儲存格色彩、字型色彩或圖示移到底端或右側,請為欄排序選取 [最底層],而且為列排序選取 [右側]。

      附註: 儲存格色彩、字型色彩或圖示排序並沒有預設的順序,您必須為每一個排序作業定義所要的順序。

  7. 若要指定排序要依據的下一個儲存格色彩、字型色彩或圖示,按一下 [新增層級],然後重複步驟 3 到 5。

    請確認您在 [次要排序方式] 方塊中選取相同的欄並在 [順序] 下指相同的選取範圍。

    在每個您要包含在排序作業中新增的儲存格色彩、字型色彩或圖示重複這些動作。

您可以使用自訂清單以使用者自訂的順序排序。例如,某一欄可能包含您想要當做排序依據的值,例如「最高值」、「中間值」及「最低值」。您該如何排序,才能使包含「最高值」的列先出現,再由包含「中間值」的列出現,然後才是「最低值」的列?如果您採用依字母順序排序,「A 到 Z」的排序會使「最高值」先出現,但是「最低值」卻會在「中間值」前面出現。如果您採用「Z 到 A」的排序,則「中間值」會先出現,而「最低值則會出現在中間。無論您採用哪一種排序順序,您要的中間項目應該是「中間值」。藉由建立自訂清單,您就可以解決此問題。

  1. 您可以選擇建立自訂清單:

    1. 在儲存格範圍中輸入要設為排序依據的值,並從上到下以所要排序的順序輸入。例如:

      在儲存格範圍中建立從高到低排序的清單

    2. 選取您剛才輸入的範圍。以上述範例來說,要選取儲存格 A1:A3。

    3. 移至 [檔案] > [選項] > [進階] > [一般] > [編輯自訂清單],然後在 [自訂清單] 對話方塊中,按一下 [匯入],再按兩次 [確定]。

      附註: 

      • 您只能根據值 (文字、數字及日期或時間) 來建立自訂清單,不能根據格式 (儲存格色彩、字型色彩或圖示) 來建立自訂清單。

      • 自訂清單的最大長度為 255 個字元,而且第一個字元不可以是數字。

  2. 在您想要排序的欄中選取一個儲存格。

  3. 按一下 [資料] 索引標籤上 [排序與篩選] 群組中的 [排序]。

    [資料] 索引標籤上的 [排序與篩選] 群組

  4. 在 [排序] 對話方塊中 [欄] 底下的 [排序方式] 或 [次要排序方式] 方塊中,選取想要依據自訂清單排序的欄。

  5. 選取 [順序] 底下的 [自訂清單]。

  6. 選取 [自訂清單] 對話方塊中想要的清單。以上述範例中您所建立的自訂清單來說,請按一下 [最高值]、[中間值]、[最低值]。

  7. 按一下 [確定]。

  1. 按一下 [資料] 索引標籤上 [排序與篩選] 群組中的 [排序]。

    [資料] 索引標籤上的 [排序與篩選] 群組

  2. 按一下 [排序] 對話方塊中的 [選項]。

    按一下 [排序] 來開啟 [排序] 對話方塊

  3. 選取 [排序選項] 對話方塊中的 [大小寫視為相異]。

    在 [排序] 對話方塊中按一下 [選項]

  4. 按兩次 [確定]。

最常見的排序方式是從上到下,但您也可以從左到右排序。

附註: 表格不支援從左到右排序。若要這麼做,請先將表格轉換為範圍,方法如下:選取表格中的任何儲存格,然後依序按一下 [表格工具] > [轉換為範圍]。

  1. 選取您想要排序的範圍內的任何儲存格。

  2. 按一下 [資料] 索引標籤上 [排序與篩選] 群組中的 [排序]。

    [資料] 索引標籤上的 [排序與篩選] 群組

  3. 按一下 [排序] 對話方塊中的 [選項]。

    按一下 [排序] 來開啟 [排序] 對話方塊

  4. 在 [排序選項] 對話方塊中,按一下 [方向] 底下的 [循列排序],然後按一下 [確定]。

    在 [排序選項] 方塊中,按一下 [從左到右]

  5. 在 [欄] 底下的 [排序方式] 方塊中選取想要排序的列。如果您想依據標題列排序,這通常會是第一列。

    選擇您想要排序的列

    提示: 如果標題列為文字格式,但您想依據數值排序欄,可以在資料範圍上方新增列,然後根據想要的順序新增數值。

  6. 若要依據值排序,請從 [順序] 下拉式選單中選取任一選項:

    1. 如果是文字值,請選取 [A 到 Z] 或 [Z 到 A]。

    2. 如果是數值,請選取 [最小到最大] 或 [最大到最小]。

    3. 如果是日期或時間值,請選取 [最舊到最新] 或 [最新到最舊]。

  7. 若要依據儲存格色彩、字型色彩或儲存格圖示排序,請執行以下動作:

    1. 選取 [排序對象] 底下的 [儲存格色彩]、[字型色彩] 或 [儲存格圖示]。

    2. 在 [順序] 底下選取一種儲存格色彩、字型色彩或儲存格圖示,然後選取 [左側] 或 [右側]。

附註: 排序屬於工作表大綱一部分的列時,Excel 會排序最高層級的群組 (層級 1),這樣即使詳細資料列或欄為隱藏狀態,詳細資料列或欄才會存放在一起。

若要依據欄中部分值排序,例如零件編號代碼 (789-WDG-34)、姓氏 (Carol Philips),或名字 (Philips, Carol),您需要事先將欄分成兩個或多個欄,讓要排序的值位於自己的欄中。若要這樣做,您可以使用文字函數來分隔儲存格的部分,或您可以使用資料剖析精靈。如需範例和詳細資訊,請參閱將文字分成不同的儲存格以及使用函數將文字分成不同的欄位

警告: 您可以排序範圍內的範圍,但我們不建議您這麼做,因為這樣會解除排序範圍與其原始資料之間的關聯。如果您要排序下列所示的資料,選取的員工會與他們先前待過的不同部門建立關聯。

在較大範圍內排序小範圍的範例。

所幸,Excel 會在偵測到您嘗試這麼做時發出警告:

按一下 [依照目前的選取範圍排序]

如果您不想以這種方法排序,請按 [擴大選取範圍] 選項,或者選取 [依照目前的選取範圍排序]。

如果結果與您的預期不符,按一下 [復原] 按鈕影像

附註: 您無法在表格中以這種方式排序。

排序資料時如果得到未預期的結果,請執行下列動作:

檢查公式傳回的值是否變更   :如果已排序的資料包含一個或多個公式,重新計算工作表時,這些公式的傳回值可能會變更。在此情況下,請確認您重新套用排序以取得最新的結果。

排序前先取消隱藏列和欄   :當欄進行排序時,隱藏的欄並不會移動;當列進行排序時,隱藏的列也不會移動。排序資料前,建議先取消隱藏欄及列。

檢查本機設定   :排序方式會隨本機設定的不同而改變。請確認您電腦上 [控制台] 的 [地區設定] 或 [地區及語言選項] 中具有適當的本機域設定。如需變更本機設定的詳細資訊,請參閱 Windows [說明] 系統。

只在一列中輸入欄標題   :如果需要使用多行標籤,請讓儲存格中的文字自動換行。

開啟或關閉標題列   :當您排序欄時,若要更容易了解資料的意義,最好能具有標題列。根據預設,排序操作中並不包含標題中的值。您偶爾可能需要開啟或關閉標題,讓排序操作中包含或不包含標題中的值。請執行下列其中一項操作:

  • 若因資料的第一列是欄標題而要將它排除在排序外,在 [常用] 索引標籤上,按一下 [編輯] 群組中的 [排序及篩選],再按一下 [自訂排序],然後選取 [我的資料有標題]。

  • 若因資料的第一列不是欄標題而要將它包含在排序內,在 [常用] 索引標籤上,按一下 [編輯] 群組中的 [排序及篩選],再按一下 [自訂排序],然後清除 [我的資料有標題]。

頁面頂端

需要更多協助嗎?

您可以隨時詢問 Excel 技術社群中的專家、在 Answers 社群取得支援,或是在 Excel User Voice 上建議新功能或增強功能。

另請參閱

影片:排序表格中的資料

Excel 公式概觀

如何避免公式出錯

尋找並校正公式中的錯誤

Excel 的鍵盤快速鍵及功能鍵

Excel 函數 (按字母排序)

Excel 函數 (依類別)

擴展您的技能
探索訓練
優先取得新功能
加入 Office 測試人員

這項資訊有幫助嗎?

感謝您的意見反應!

感謝您的意見反應! 我們將協助您與其中一位 Office 支援專員連絡以深入了解您的意見。

×