排序文字、 數值或日期值的記錄

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排序資料,可以播放有效且易於使用,讓報表或表單的大角色。 例如,產品類別目錄列出依字母順序或根據單價之產品是很容易使用個列出隨機順序中的項目。

本主題說明如何進行排序時檢視和設計資料表、 查詢、 表單或報表的記錄。

本文內容

簡介

排序檢視中的記錄

移除排序順序

使用物件儲存排序順序

簡介

您可以排序表格、 查詢、 表單或報表上一個或多個欄位中的記錄。 基本設計工作,您和您的表單或報表的使用者可以選擇記錄的排序方式。

比方說,當您設計產品目錄報表時,您可能會選擇清單中依字母順序的產品。 您選擇當您設計物件的順序會變成物件的預設排序順序。 但當您檢視的查詢或報表,每位使用者可以排序記錄他們想要的方式,例如當價格或供應商。

附註: 檢視可在檢視中,除了顯示含有附件或 OLE 物件欄位上的任何欄位上排序。

您可微調您的結果,排序多個欄位的記錄。 根據多個欄位排序時相當重要,識別所謂的最內層最外層排序欄位。 為內部和外部排序欄位中指定適當的欄位,則需要取得您想要的結果。 例如,假設您想要排序的 FirstName 和 LastName 欄位的 [連絡人] 資料表。 如果您想從 A 到 Z] (或從 Z 到 A) 在每個姓氏排序名字,[名字] 是最內層欄位。 另一方面,如果您想在每一個名字排序姓氏,[姓氏] 是最內層欄位。 換言之,記錄來排序第一次 (最外層) 的 LastName 欄位,然後再下一步 (內部) 上的 [名字] 欄位。

最內層及最外層排序欄位

1.LastName 是最外層欄位且 FirstName 欄位

2.FirstName 最外層的欄位,而 LastName 會最內層欄位

一個數字,請記得時套用的排序順序是件事、 文字和特殊字元的排序依據的所選的語言及地區設定您的電腦。 如果語言和地區設定存取選項] 對話方塊中指定不符合指定 [控制台] 中,結果的排序順序可能不符合您的期望。

檢閱或變更預設語言或地區

若要檢閱在 Access 中的語言設定,請按一下 [檔案>選項。 在 [一般] 索引標籤建立資料庫下檢視或變更新資料庫的排序順序] 清單方塊中的值。 將選項設定為一般,如果您想要使用其中一種語言-南非荷蘭文、 阿爾巴尼亞文、 阿拉伯文、 巴斯克文 (巴斯克文)、 保加利亞文、 白俄羅斯、 加泰蘭文、 荷蘭文、 英文、 法羅文、 波斯文德文標準、 希臘文、 希伯來文、 印度文、 印尼文、 義大利文、 馬來文,葡萄牙文、 俄文、 塞爾維亞文、 史瓦西里及烏都文。 請注意,此設定會影響新的資料庫。 若要套用此設定為現有的資料庫,第一個 [壓縮資料庫。

若要壓縮資料庫:

  • 按一下 [資料庫工具>壓縮及修復資料庫]。

若要檢閱您的電腦的地區設定,請參閱變更 Windows 地區設定,若要修改某些資料類型的外觀

頁面頂端

排序檢視中的記錄

附註: 在 Access 中,排序報表是從排序資料表、 查詢或表單稍有不同。

排序報表

排序表格、 查詢或表單

排序報表

  1. 在 [版面配置檢視] 或 [設計] 檢視中開啟報表。

  2. 如果無法開啟 [群組、 排序與合計] 窗格,在 [群組 & 合計] 群組 (在 [版面配置檢視] 中的 [格式] 索引標籤),或在 [設計檢視] 中的 [設計] 索引標籤上按一下 [群組 & 排序

  3. 執行下列其中一個動作:

    • 如果報表已分組都排序,在 [群組、 排序與合計] 窗格中,按一下 [新增群組,然後選取 [最外層排序欄位。 按一下第二個下拉式箭號,然後選擇排序值的方式。 按一下 [更多,然後按一下箭號以右邊的頁首區段,然後選取沒有頁首區段。 每個排序欄位底部顯示的內部排序欄位重複這些步驟。

    • 如果已組成群組或排序報表,檢閱現有的層級,並請謹慎進行變更。 若要變更的欄位,請使用第一個下拉式箭號。 若要變更順序,請按一下第二個下拉式箭號。 若要變更群組層級只排序層級,請變更頁首區段與沒有頁首區段

提示: 若要排序的單一欄位上的報告,版面配置檢視] 中開啟報表] 欄位中,以滑鼠右鍵按一下,選取您要的排序命令。 例如,如果您選取 [年齡] 欄位,按一下 [最小到最大排序] 或 [最大到最小排序。 但如果報表已分組,或如果您想要根據多個欄位排序時,您必須使用 [群組、 排序與合計] 窗格。

排序表格、 查詢或表單

  1. 找出您想要排序的欄位。 若要在兩個或多個欄位排序,找出要做為最內層及最外層排序欄位的欄位。

  2. 以滑鼠右鍵按一下欄或對應到最內層] 欄位中,控制項中的任何位置,然後按一下其中一個 [排序] 命令。 所選欄位中的資料類型而有所不同的命令。

    附註: 排序資料欄位為 [是] 時/不含任何資料輸入,值,"Yes","True"或"On"視為 「 已選取 」,並值為 [否],「 False 」 或 「 關閉 」 被視為 「 清除 」。 這種類型的欄位的預設顯示核取方塊,但您可以設定讓它顯示為文字方塊或下拉式方塊。 如果您變更此類型的欄位的顯示文字] 方塊或下拉式方塊時,它仍然會排序最高為 「 已選取 」 或 「 清除 」。

    排序選項

    1.字、 貨幣、 自動編號

    2.簡短文字 ()、 長文字 (備忘)、 超連結

    3.是/否

    4.日期/時間

  3. 針對每個 [排序] 欄位中,以最外層排序欄位重複上一個步驟。

    記錄是重新排列,以符合的排序順序。

    附註: 如果文字欄位中包含 null 和零長度字串,以遞增順序排序時,具有 null 值的記錄會列出第一筆,然後零長度字串的記錄,然後與非空白值的記錄。

    了解如何特殊字元,讓前置空格並期間排序處理負數值

    如果欄位值第一句特殊字元,例如連字號、 括號或其他符號,以遞增順序排序時,您會看到下列行為:

    • 以空格字元為開頭的值會顯示前英數字元的值。

    • 以引號括住值,請遵循開始與一個空格,但之前英數字元數值的值。

    • 開始使用減號 (-) 的值之前以加號開頭的值 (+) 符號。

    • 所有其他的符號順序取決於位於字元的 ASCII 字元碼。 比方說,貨幣符號 ($) 的程式碼 36,而在等號 (=) 的程式碼會 61,$ 開頭的值就會出現之前開始 = 的值。

      若要覆寫此順序,您可以選擇略過欄位中的所有值的第一個字元。 如果欄位中的值一律以單一的特殊字元,例如減號,或啟動使用相同數目的特殊字元的運作方式這項技術,如此一來,您知道略過的字元數。 逐步瞭解如何在部分值排序的詳細資訊,請參閱文章依據欄位中的部分值排序記錄。 如果要忽略的字元數而有所不同,您可以指定自訂排序順序。 逐步資訊,請參閱本文以自訂順序排序記錄

請記住,您無法移除排序順序只在單一欄位。 若要移除排序所有排序欄位,在 [常用] 索引標籤中排序 & 篩選] 群組中,按一下 [清除所有的排序,然後再套用您想要的排序順序。

其他排序的案例    

當您使用的排序命令時,欄位的資料類型和每個欄位的完整值來判斷記錄的順序。 但項目如果您想要文字值,例如星期一,星期二及等等,與 [discipline] 以自訂順序未依字母順序? 或者,您想要排序的文字欄位會包含 IP 位址? 如果 [排序] 命令不符合您排序的需求,請參閱下列主題:

  • 依據欄位中的部分值排序記錄 想要排序依據欄位中的前幾個或最後一個幾個字元的記錄? 如果您習慣撰寫簡單的運算式,請參閱本主題說明如何使用運算式來擷取部分的值。

  • 以區分大小寫的順序排序記錄 Access 就會略過文字值的大小寫。 比方說,值smithSmith會被視為完全相同,而且您無法控制其中會顯示第一個。 如果您想要執行區分大小寫的排序,請參閱本主題。

  • 依據文字欄位中儲存的數值排序記錄 您看到排序在個別的數字而不是數值的記錄? 如果,例如 11 和 121 值的記錄會出現值 2 或 25 的記錄之前,請參閱這篇文章。

  • 以自訂順序排序記錄 如果您想要排序特定值,例如名稱的天數 (星期一,星期二等等) 或員工標題 ([管理員]、 [主管) 有意義的順序,請參閱這篇文章。

  • 排序 IP 位址 儲存 IP 位址的欄位包含多個號碼和期間 (.),因此簡單的文字或數字排序會無法運作的 IP 位址。 請參閱此主題,瞭解如何排序 IP 位址。

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移除排序順序

  • 若要移除表格中的排序順序,查詢或表單中的 [常用] 索引標籤中排序 & 篩選] 群組中,按一下 [清除所有的排序

    這會移除檢視中的所有欄位的排序順序。

  • 若要從報表移除排序順序,請開啟 [群組、 排序與合計] 窗格即可群組 & 排序分組 & 合計] 群組中 (在版面配置檢視中,在 [設計檢視] 中的 [設計] 索引標籤上的 [格式] 索引標籤)。 然後,按一下您想要移除排序層級,並按一下 [刪除]。 項目對應到排序欄位的開頭會字排序方式]。 不要刪除的[群組依據],以開始項目,因為將會變更報表的設計。

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使用物件儲存排序順序

最近套用的排序順序會自動儲存的資料表、 查詢、 表單或報表。 若要自動套用您下次開啟物件,請確定物件的OrderByOnLoad屬性設定為[是]

因為會不時變更最近套用的排序順序,您可能會想要定義永久 (或預設) 的排序順序。 您可以指定查詢或報表的預設排序順序。 請注意重要的一點是,雖然目前或最後一個儲存排序順序不覆寫預設的排序順序,它能效果只有當目前或最後一個儲存排序順序從檢視中移除。

  • 若要定義查詢的預設排序順序,請設計檢視] 中開啟。 將 [排序] 欄位新增至設計格線中,在 [排序] 列中指定您想要的順序。

  • 若要定義報表的預設排序順序,請使用 [群組、 排序與合計] 窗格中版面配置] 或 [設計] 檢視。 逐步資訊,請參閱排序報表] 區段。

若要查看預設排序記錄排序順序,請在 [常用] 索引標籤中排序 & 篩選] 群組中,按一下 [清除所有的排序。 這會從檢視中,移除目前或上次儲存的篩選條件,並可讓您檢視的記錄,以預設順序。

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