排序及篩選合併列印的資料

排序及篩選合併列印的資料

您可以使用合併列印來建立並傳送大宗郵件,並建立信封和標籤。郵寄清單是合併列印的資料來源。Word 會擷取郵寄清單中的資訊,再插入郵件合併文件中。

編輯您的郵寄清單

使用合併列印,可以排序及篩選您郵寄清單中的資料,然後只選取所需的記錄。

  1. 如有需要,請開啟合併列印文件。

  2. 在 [郵件] 索引標籤的 [啟動合併列印] 群組中,選擇 [編輯收件者清單]。

    在 Word 進行合併列印時,請在 [郵件] 索引標籤的 [啟動合併列印] 群組中,選擇 [編輯收件者清單]。

    提示: 如果 [編輯收件者清單] 無法使用,選擇 [選取收件者],並將文件連接到您要使用的郵寄清單。

  3. 在 [合併列印收件人] 對話方塊中,針對記錄要納入合併列印清單中的每個收件者,選取旁邊的核取方塊。

    針對每一列,選取核取方塊以包含收件者。

    提示: 若要將列分組,或是限制以不檢視特定列,請排序或篩選郵寄清單。

更多選項

在 [合併列印收件者] 對話方塊中,有可調整收件者清單的選項。排序和篩選清單是最常用的兩個選項,這讓尋找名稱和地址變得更加輕鬆。如需詳細資料,請參閱<排序收件者清單>或後續的<篩選收件者清單>。

在 Word 合併列印文件中,選擇 [編輯收件者],然後在 [合併列印收件者] 對話方塊中的 [調整收件者清單] 底下,選擇一個選項。

排序收件者清單

有許多方式可以排序收件者清單。下列步驟只是其中一種排序記錄的可行方式範例。

  1. 在 [調整收件者清單] 底下,選擇 [排序],[篩選和排序] 對話方塊隨即開啟。

  2. 在 [排序記錄] 索引標籤上,選擇 [排序記錄] 方塊的向下箭號,在您的 Excel 郵寄清單中選擇您要做為排序依據的欄名稱,然後選擇 [遞增​​] 或 [遞減​​] 做為排序順序。

    在 Word 進行合併列印時,選擇 [編輯收件者清單],然後在 [調整收件者清單] 底下,選擇 [排序]。

  3. (選擇性) 選擇 [次要排序依據] 方塊的向下箭號,選擇您要做為排序依據的次要欄名稱,然後選擇 [遞增​] 或 [遞減​​] 做為排序順序。

  4. (選擇性) 如需新增其他欄名稱做為排序依據,請重複步驟 3。

  5. 選擇 [確定] 並查看排序結果。

    在 Word 進行合併列印時,排序收件者清單的結果。

    附註: 收件者清單現在以遞增的字母順序排列。

篩選收件者清單

您可以篩選郵寄清單,只查看您要納入合併列印中的收件者。舉例來說,您的篩選可能會傳回特定城市的人員記錄,或是特定價格的庫存項目。

在下列步驟中,您將定義用於篩選郵寄清單的條件。篩選會根據您的選擇,使用簡易準則 (運算式) 評估是否要顯示您定義的資料。

  1. 在 [調整收件者清單] 底下,選擇 [篩選],[篩選和排序] 對話方塊隨即開啟。

  2. 在 [篩選記錄] 索引標籤上,選擇 [欄位] 方塊的向下箭號,然後選擇您 Excel 郵寄清單中要做為第一層篩選的欄名稱。

    附註: [篩選記錄] 索引標籤會以像是含有四個欄的表單形式呈現。欄由左至右分別為條件、欄位、比較運算子和使用者定義的比對條件。

  3. 選擇 [比較] 方塊的向下箭號,然後選擇 [等於] 或其他比較選項。

  4. 在 [比對] 方塊中,輸入您要在 [欄位] 方塊中比對的資料選項。

  5. (選擇性) 若要新增第二層篩選,請在最左邊的欄執行下列其中一項操作:

    • 選擇 [且] 以確認這兩個篩選條件相符,再重複步驟 2 到步驟 4。

    • 選擇 [或] 以確認這兩個篩選條件其中一個相符,再重複步驟 2 到步驟 4。

    在 Word 進行合併列印時,選擇 [編輯收件者清單],然後在 [調整收件者清單] 底下,選擇 [篩選]。

  6. 請視需要重複步驟 5。

  7. 完成時選擇 [確定],然後查看經篩選後的記錄結果。

    在 Word 進行合併列印時,套用到收件者清單之篩選的結果。

找出收件者

您可以搜尋郵寄清單,然後找出特定收件者或有共通屬性的收件者群組,例如姓氏、郵遞區號或成員資格身分。

  1. 在 [合併列印收件者] 對話方塊中,選擇 [調整收件者清單] 底下的 [尋找收件者]。

  2. 在 [尋找項目] 對話方塊的 [尋找] 方塊中,輸入您要在郵寄清單中搜尋的 [屬性名稱]。

    在 [尋找項目] 對話方塊中輸入名稱,以尋找收件者。

  3. 如要 [查詢],執行下列其中一項操作:

    • 接受預設的 [所有欄位] 選項。

    • 選擇 [此欄位],然後在下拉式清單中選擇要搜尋的欄名稱。

  4. 選擇 [尋找下一個]。

    附註: 如果已找到搜尋項目的比對結果,郵寄清單中的項目就會醒目提示。再次選擇 [尋找下一個],如有其他比對結果,系統也會將其醒目標示。

另請參閱

觀看進階使用合併列印:說明排序和篩選合併列印功能變數、使用個人化郵件自訂合併列印,以及插入自訂合併功能變數的免費訓練影片。

在某些情況下,您可能不想使用合併列印收件者清單中的所有資訊。您可以選擇在清單中只選取某些人員,以及排序和篩選資料,如此您就只將想要的資料加入合併列印中。

排序及篩選合併列印清單

  1. 開啟合併列印文件 (如果尚未開啟的話)。

  2. 按一下 [郵件] > [編輯收件者]。

    按一下以編輯收件者清單

    如果 [編輯收件者] 呈現灰色而無法使用,按一下 [選取收件者],並將文件連接到您要使用的郵寄清單。

  3. 在 [編輯清單項目],若要新增或移除清單中的人員,請按一下加號 (+) 符號新增人員,或減號 (-) 符號來從清單中移除人員。

    按一下加號或減號以新增人員或移除清單中的人員。

  4. 完成選取您想要放到清單的人員後,請按一下 [確定]。

排序清單以尋找群組

您可以排序您的收件者,將資訊以特定方式分組。例如,如果您只想傳送電子郵件給居住在特定城市的人,依據縣/市排序,讓各個城市的所有人分組在一起。這樣子當您開始合併列印時,要選取他們會更簡單。

  1. 按一下 [郵件] > [篩選收件者]。

  2. 按一下 [資料排序] > [排序依據],然後選取您排序時想要作為依據的欄位名稱。

    按一下 [資料排序] 即可為合併列印的項目排序

    若要依據多個欄位排序,例如,依據省/市然後依據縣/市,請按一下 [次要排序方式],然後選取您排序時想要作為依據的其他欄位。

    按一下即可依多個欄位排序

  3. 當所有欄位都依您想要的方式排序時,按一下 [確定]。

篩選清單以檢視您想要包含的資料列

您可以篩選清單,只讓您想要包含在合併中的人或項目出現,例如只有住在特定縣/市的人,或特定價格的庫存項目。

  1. 按一下 [郵件] > [篩選收件者]。

    按一下以篩選合併列印清單

  2. 在 [資料篩選] 中,按一下 [欄位] 方塊旁邊的箭號,然後再按一下您想要作為篩選依據的欄,例如 [標題] 或 [姓氏]。

    按一下您想要做為篩選依據的欄位

  3. 按一下 [比較],然後按一下您想要進行比較的類型。

    按一下您要設定的 [比較] 選項

  4. 在 [比對值] 方塊中,輸入篩選條件的值。例如,如果您在 [欄位] 清單中選取縣/市,則輸入該縣/市名稱。

  5. 按一下 [且][或],然後新增其他條件至篩選。例如,如果您想要兩個縣市的結果,請依序按一下 [或][欄位] 清單中的 [縣市]、[等於],然後輸入第二個縣市的名稱。

  6. 按一下 [確定]

現在,您已準備好要在用於電子郵件合併列印標籤的文件中插入合併列印功能變數。如需詳細資訊,請參閱插入合併列印功能變數

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