排定與其他人的會議

排定與其他人的會議

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您可以傳送會議邀請給一或多個人員。Outlook 追蹤接受要求並保留您的行事曆的會議時間。當您建立會議邀請時,您可以新增附件,設定位置,並使用 [排程小幫手選擇會議的最佳時間。

排程會議

  1. 建立會議邀請中的下列方法之一:

    • 從收件匣中,選取 [新項目>會議或使用鍵盤快速鍵Ctrl + Shift + Q

      若要排定會議,請在 [常用] 索引標籤上,選擇 [新增] 群組中的 [新項目],然後選擇 [會議]。

    • 從行事曆中,選取 [新增會議或使用鍵盤快速鍵Ctrl + Shift + Q

      功能區上的 [新增會議] 命令

    • 從電子郵件收件匣中,選取 [會議回覆] 按鈕。

      從電子郵件,請選取 [會議回覆]。
  2. 新增與會者兩種方法之一:

    • 將出席者新增至會議邀請] 行,直接跳到步驟 4。

    • 如果您使用 Office 365 或 Exchange 帳戶,使用排程小幫手]來查看與會者的排程。

  3. 排程小幫手],按一下您名稱下方的方塊,輸入出席者的名稱或電子郵件地址或按一下 [新增與會者] 按鈕,以顯示您的通訊錄。

    按一下 [排程小幫手] 以將特定的出席者標示為出席者] 、 [選用的出席者或 [資源] 中的出席者的名稱旁邊的圖示。當您開始輸入出席者的名稱時,Outlook 會提供建議您根據您使用符合或電子郵件傳送最近的人員。從 [新增設為出席者] 清單中選擇一個名稱。

    您可以將出席者標示為必要或選用。
  4. 新增會議主旨、 開始時間和結束時間及位置。

    在 Outlook 2016 和 Office 365 版 Outlook 中,您可以開始輸入的位置名稱,例如,第四個咖啡店會議空間 23,Outlook 會尋找位置相符的項目。選取其中一個建議來選擇該位置,或繼續輸入輸入另一個位置。

    提示: 如果您使用的Microsoft Exchange 帳戶或 Office 365 電子郵件帳戶,按一下 [排程小幫手],然後按一下 [會議室尋找工具],查看有空並預約會議室。如需詳細資訊,請參閱使用 [排程小幫手] 和 [會議室尋找工具,在 Outlook 中的會議

  5. 若要將檔案附加至會議邀請中,按一下 [插入] 功能表選取 [附加檔案,然後選擇您想要新增的檔案。

  6. 如果您不想要將此設為週期性會議,請按一下 [傳送]。否則,請參閱將會議設為週期性

防止出席者轉寄會議

如果您使用的 Office 365,當您建立會議邀請時,您可以防止會議出席者轉寄給其他人的會議邀請。

  • 傳送會議邀請之前,請選取 [回應選項>允許轉接切換轉寄會議邀請出席者的能力。

  1. 按一下 [會議] > [週期性]

    功能區上的 [週期] 命令

    附註: 若要將會議排定為定期重複使用的鍵盤快速鍵 Ctrl + G。

  2. 選擇所需週期模式選項,然後按一下 [確定]

    附註: 當您新增至會議邀請,會議系列會議] 索引標籤變更週期模式。

  3. 若要傳送會議邀請,按一下 [傳送]

將人員新增至現有的會議

您可以新增另一個出席者至現有的會議。

如果您是會議擁有人:

  1. 按兩下以開啟 [會議],然後使用排程小幫手]將一或多位人員新增至會議。

  2. 按一下 [傳送],然後選取下列其中一項:

    • 只傳送更新給新增或刪除出席者。

    • 傳送更新給所有出席者。

如果您不是會議擁有人

  1. 開啟會議邀請。在 [功能區上的 [回覆] 群組中,選取 [回覆,然後往前]。新增一或多個收件者至會議邀請。

  2. 按一下 [傳送]。會議擁有人將會收到通知,您已轉寄會議邀請給其他人。如需詳細資訊,請參閱轉寄會議

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