排定與其他人的會議

排定與其他人的會議

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您可以傳送會議邀請給一或多位人員。 Outlook 追蹤接受要求並保留您的行事曆的會議時間。 當您建立會議邀請時,您可以新增附件,設定一個位置,並使用 [排程小幫手] 以選擇最佳的會議時間。

排程會議

  1. 建立會議邀請中的下列方法之一:

    • 從收件匣中,選取新項目>會議,或使用鍵盤快速鍵Ctrl + Shift + Q

      若要排定會議,請在 [常用] 索引標籤上,選擇 [新增] 群組中的 [新項目],然後選擇 [會議]。

    • 從行事曆中,選取 [新增會議或使用鍵盤快速鍵Ctrl + Shift + Q

      功能區上的 [新增會議] 命令

    • 從電子郵件收件匣中,選取 [回覆會議] 按鈕。

      從電子郵件,選取 [回覆會議]。
  2. 新增出席者在兩種方法之一:

    • 新增出席者至會議邀請一行並跳至步驟 4。

    • 如果您使用 Office 365 或 Exchange 帳戶,使用排程小幫手]來查看出席者排程。

  3. 排程小幫手],按一下您名稱下方的方塊並輸入出席者的名稱或電子郵件地址或是按一下 [新增與會者] 按鈕以顯示您的通訊錄。

    按一下 [排程小幫手中標示為必要的出席者選用的出席者資源的特定與會者的出席者的名字旁邊的圖示。 當您開始輸入出席者的名稱時,Outlook 會提供建議,根據您已與其開會或以電子郵件傳送最近的人員。 從 [新增出席者] 清單中選擇一個名稱。

    您可以將出席者標示為必要或選用。
  4. 新增會議主旨、 開始時間和結束時間及位置。

    在 Outlook 2016 和 Office 365 版 Outlook,您就可以開始輸入的位置名稱,例如,第四個咖啡廳會議會議室 23,Outlook 會尋找位置相符的項目。 選取其中一個建議來選擇該位置,或繼續輸入,輸入另一個位置。

    提示: 如果您使用的Microsoft Exchange 帳戶或 Office 365 電子郵件帳戶,請按一下 [排程小幫手],然後按一下 [會議室尋找工具],查看有空並預約會議室。 如需詳細資訊,請參閱使用 [排程小幫手] 和 [會議室尋找工具在 Outlook 中的會議

  5. 若要將檔案附加至會議邀請中,按一下 [插入] 功能表選取 [附加檔案,然後選擇您想要新增的檔案。

  6. 如果您不想要將此設為週期性會議,請按一下 [傳送]。 否則,請參閱將會議設為週期性

使用 PC 版 Outlook 與 Outlook 行動裝置的其他功能。 如果您使用iOS 版 Outlook,您的行動裝置可提醒您當您需要保留,使其您約會的時間。

若要離開的時間開啟

  1. 從 iOS 版 Outlook 中,選取 [設定>時間離開]。

  2. 選取支援的帳戶,然後使用滑桿以啟用時間離開。

附註: 若要將保留的時間尚未提供 Android 版 outlook。 支援 Office 365、 Outlook.com 和某些 Gmail 帳戶。

避免出席者轉寄會議

如果您使用 Office 365,當您建立會議邀請時,您可以避免會議出席者轉寄會議邀請給其他人。 升級至版本 1808年之後提供給每月通道客戶這個新的選項。

  • 傳送會議邀請之前,請選取 [允許轉寄] 來切換的能力,出席者轉寄會議邀請的回覆選項>。

若要深入了解,請參閱防止轉寄會議的

  1. 按一下 [會議] > [週期性]

    功能區上的 [週期] 命令

    附註: 若要將會議排定為定期重複使用的鍵盤快速鍵 Ctrl + G。

  2. 選擇所需週期模式選項,然後按一下 [確定]

    附註: 當您將循環模式新增至會議邀請,會議系列會議] 索引標籤變更。

  3. 若要傳送會議邀請,按一下 [傳送]

將人員新增至現有的會議

您可以新增另一個出席者至現有的會議。

如果您是會議擁有人:

  1. 按兩下以開啟 [會議],然後將一或多個人員新增至會議中使用排程小幫手]

  2. 按一下 [傳送],然後選取下列其中一項:

    • 只傳送更新至新增或刪除的出席者。

    • 傳送更新給所有出席者。

如果您不是會議擁有人

  1. 開啟會議邀請。 在功能區上的 [回覆] 群組中,選取 [回覆,然後轉接]。 新增一或多個收件者至會議邀請。

  2. 按一下 [傳送]。 會議擁有人將會收到通知,您已轉寄會議邀請給其他人。 如需詳細資訊,請參閱轉寄會議

提早結束會議

如果您使用 Office 365 版 Outlook,您現在可以讓 Outlook 幾分鐘提早結束會議。 這可以協助您建立的會議之間的差旅時間。 您可以選擇不同的持續時間,在一小時的會議和會議超過一小時。

  1. 選取檔案>選項>行事曆>行事曆選項

  2. 核取 [結束約會和會議提早核取方塊。

    已選取 [行事曆選項] 對話方塊的 [提早結束約會與會議] 核取方塊
  3. 使用下拉式清單以選取會議小於一小時和一小時的分鐘數或更久,然後按一下[確定]

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