指派電子郵件訊息的封存原則

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

當您使用 Microsoft Outlook 2010 與Microsoft Exchange Server 2010 帳戶時,您可以使用個人封存為要儲存的歷程記錄的電子郵件的其他儲存位置。個人封存中的項目不會被計入您的 Exchange Server 帳戶儲存配額,並提供較便宜的儲存空間方案的組織。

附註: 沒有 Microsoft Outlook 與 Microsoft Exchange Server 授權需求,此功能。如需詳細資訊,請參閱授權需求個人封存與保留原則

本文內容

關於個人封存

關於封存原則

指派封存原則給電子郵件資料夾

指定封存原則

移除封存原則

指派電子郵件訊息的封存原則

指定封存原則

移除封存原則

檢視信箱封存原則

關於個人封存

個人封存可讓您與封存的項目,在您的電腦上為 Outlook 資料檔 (.pst) 的重要優點。只在 Outlook 中,只能在儲存檔案的電腦上使用 Outlook 資料檔 (.pst)。藉由使用個人封存,您可以完全存取封存的項目從 Microsoft Outlook 2010 或 Outlook Web App (OWA) 從任何電腦。

您可以郵件移動或複製您的主要 Exchange Server 信箱與個人封存之間,不過,慣用的方式移動項目與封存原則。當項目會從您的 Exchange Server 信箱移到個人封存封存原則會啟用自動的的管理。

關於封存原則

封存原則由 Exchange Server 管理員所建立。Exchange Server 帳戶預設會包括一個信箱封存原則,以及五個可套用至資料夾或個別郵件的封存原則。

原則

描述

信箱 - 2 年後移至封存

2 年後,會自動郵件移動到個人封存。適用於整個信箱中沒有明確地套用或繼承自資料夾的封存原則的項目。

6 個月後移至封存

六個月後,會自動郵件移動到個人封存。

1 年後移至封存

365 天後,會自動郵件移動到個人封存。

2 年後移至封存

2 年後,會自動郵件移動到個人封存。

5 年後移至封存

五年後,會自動郵件移動到個人封存。

永不移至封存

將郵件永遠不會移到個人封存。

您的組織可能會提供讓您可以手動套用至資料夾或個別郵件的其他封存原則。

重要: 如果您有任何貴組織的封存原則的相關問題,您應該檢視貴組織的指導方針。

輕鬆指派封存原則而不是每個資料夾基礎個別每一封郵件。不過,即使的封存原則指派給資料夾或其訊息時,可以選取一或多個訊息並再將不同的原則指派給這些郵件。指定給郵件的原則優先於任何繼承資料夾的信箱原則。

指派封存原則給電子郵件資料夾

指定封存原則

  1. 按一下功能窗格中的郵件資料夾。

  2. [資料夾] 索引標籤上,按一下 [內容] 群組中的 [原則]

功能區上的 [原則] 命令

遺失的功能區上的 [原則] 按鈕。

如果遺失的功能區上的 [原則] 命令,您的 Exchange 伺服器管理員尚未啟用帳戶的保留與封存原則,或您不使用 Outlook 授權所需的功能。如需詳細資訊,請參閱授權需求個人封存與保留原則

  1. [原則] 索引標籤底下的 [個人封存中,移到早於時封存的項目清單中,按一下 [依據您組織的指導方針的項目。

移除封存原則

當您移除封存原則時,會將資料夾原則 (若已指定) 套用至項目。

  1. 按一下功能窗格中的郵件資料夾。

  2. [資料夾] 索引標籤上,按一下 [內容] 群組中的 [原則]

功能區上的 [原則] 命令

  1. 個人封存中,移到早於時封存的項目] 清單中,按一下 [使用上層資料夾原則

頁面頂端​

指派電子郵件訊息的封存原則

指定封存原則

  1. 按一下郵件清單中的任一封郵件。

提示: 若要選取一封以上的郵件,請按住 CTRL 鍵並按一下每封郵件。

  1. [常用] 索引標籤上,按一下 [標籤] 群組中的 [指定原則]

功能區上的 [指定原則] 命令

遺失的功能區上的 [指派原則] 命令。

如果遺失的功能區上的 [指派原則] 命令,您的 Exchange 伺服器管理員尚未啟用帳戶的保留與封存原則,或您不使用 Outlook 授權所需的功能。如需詳細資訊,請參閱授權需求個人封存與保留原則

  1. 在 [封存原則] 底下,按一下 [依據您組織的指導方針的項目]。

若將封存日期套用至郵件,則當郵件開啟時,封存日期會出現在郵件視窗底部,郵件主文部分之後。

移除封存原則

當的封存原則移除的電子郵件訊息時,如果指派的其中一個資料夾原則會套用至項目。

  1. 按一下郵件清單中的任一封郵件。

提示: 若要選取一封以上的郵件,請按住 CTRL 鍵並按一下每封郵件。

  1. [常用] 索引標籤上,按一下 [標籤] 群組中的 [指定原則]

功能區上的 [指定原則] 命令

  1. 按一下 [使用資料夾原則]

若將封存日期套用至郵件,則當郵件開啟時,封存日期會出現在郵件視窗底部,郵件主文部分之後。

頁面頂端​

檢視信箱封存原則

Exchange Server 管理員可以指派給您的 Exchange Server 信箱中的所有電子郵件訊息的封存原則。

在沒有指派的封存原則的 Exchange 信箱中的所有郵件都會都繼承信箱原則。

若要檢視信箱原則,請執行下列動作:

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 帳戶資訊] 下,確定已選取 [您的 Exchange Server 帳戶。如果您有一個以上的帳戶設定 Outlook 設定檔中,按一下向下的箭號,然後按一下 [Exchange 帳戶。

  3. 在 [帳戶設定] 資訊會顯示用於存取您的 Exchange 帳戶使用 Outlook Web Access (OWA) 和電子郵件訊息會自動移動到個人封存的網址。

[Backstage 檢視] 中的 Exchange 帳戶設定 (包括 OWA 與 [線上封存] 資訊)

附註: 如果您的 Exchange 管理員尚未設定 OWA 或個人封存中,不會出現一或兩個項目。

頁面頂端​

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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