指派電子郵件訊息的保留原則

保留原則是 Microsoft Exchange Server 2010 帳戶提供的通訊記錄管理 (MRM) 技術的一部分。MRM 可讓需要遵守組織政策、政府法規、或法務需求的郵件儲存作業更加輕鬆,也可輕鬆移除不再具有法務或商業價值的內容。

附註:  此功能有 Microsoft Outlook 和 Exchange Server 授權需求。如需詳細資訊,請參閱個人封存和保留原則的授權需求

本文內容

關於保留原則

指派電子郵件資料夾的保留原則

指派電子郵件訊息的保留原則

取得其他選用保留原則

移除保留原則

關於保留原則

組織可以建立 Exchange Server 信箱中所有郵件項目的預設保留原則、預設資料夾 (例如 [收件匣]、[草稿]、[寄件備份]、[刪除的郵件] 和 [垃圾郵件]) 的特定原則,或建立使用者可以套用到資料夾或個別項目的保留原則。Exchange Server 系統管理員可以設定這些所有選項或一組選項。

重要:  如果您有任何關於貴組織的保留原則的疑問,您應檢閱組織的指導方針,或連絡法務部門。

在每個資料夾的基礎上指派保留原則會比較容易,而不是個別指派每封郵件的保留原則。不過,在已指派資料夾的保留原則時,您甚至可以選取一或多封郵件,然後僅為這些郵件指派其他不同的原則。為郵件指派的原則優先於任何繼承的資料夾原則。

頁面頂端

指派電子郵件資料夾的保留原則

  1. 在 [瀏覽窗格] 中,按一下郵件資料夾。

  2. 在 [資料夾] 索引標籤上,按一下 [內容] 群組中的 [原則]。

功能區上的 [原則] 命令

功能區上的 [原則] 命令遺失。

如果功能區上的 [原則] 命令遺失,表示 Exchange Server 系統管理員未啟用您帳戶的保留原則,或您沒有使用此功能所需的 Outlook 授權。如需詳細資訊,請參閱個人封存和保留原則的授權需求

  1. 根據貴組織的指導方針,在 [原則] 索引標籤上,按一下 [資料夾原則] 清單中的項目。

頁面頂端

指派電子郵件訊息的保留原則

  1. 在郵件清單中,按一下一封郵件。

提示:  若要選取多封郵件,請在按一下每封郵件時按住 CTRL。

  1. 在 [常用] 索引標籤上,按一下 [標籤] 群組中的 [指派原則]。

功能區上的 [指定原則] 命令

功能區上的 [指派原則] 命令遺失。

如果功能區上的 [指派原則] 命令遺失,表示 Exchange Server 系統管理員未啟用您帳戶的保留和封存原則,或您沒有使用此功能所需的 Outlook 授權。如需詳細資訊,請參閱個人封存和保留原則的授權需求

  1. 根據貴組織的指導方針,在 [保留原則] 底下,按一下項目。

郵件的保留原則會顯示在 [讀取窗格] 中的標題的收件者名稱底下,並包含到期日。如果沒有套用保留原則,郵件收件者名稱底下則不會顯示資訊。

頁面頂端

取得其他選用保留原則

Outlook 使用者無法建立新保留原則。這些必須由 Exchange Server 系統管理員建立。不過,貴組織可能會提供預設不會顯示的其他選用保留原則。如果可以使用其他保留原則,請執行下列操作,以將這些原則新增到套用原則時看到的可用選項。

  1. 在郵件清單中,按一下一封郵件。

提示:  若要選取多封郵件,請在按一下每封郵件時按住 CTRL。

  1. 在 [常用] 索引標籤上,按一下 [標籤] 群組中的 [指派原則]。

功能區上的 [指定原則] 命令

  1. 在 [保留原則] 底下,按一下 [其他保留原則]。

  2. 在 [保留原則] 對話方塊中,按一下 [新增或移除保留原則]。

Microsoft Outlook Web App (OWA) 在網頁瀏覽器視窗中開啟。

  1. 在 OWA 中,輸入憑證以進行登入。

OWA 會開啟到 [選項] 和 [保留原則] 區段。

  1. 在清單中,按一下原則,然後按一下 [新增]。

會將選用原則新增到原則清單,讓您能夠在指定資料夾或項目的保留原則時選取。

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移除保留原則

當您移除電子郵件訊息中的保留原則時,資料夾原則會套用到項目 (若已指派)。

  1. 在郵件清單中,按一下一封郵件。

提示:  若要選取多封郵件,請在按一下每封郵件時按住 CTRL。

  1. 在 [常用] 索引標籤上,按一下 [標籤] 群組中的 [指派原則]。

功能區上的 [指定原則] 命令

  1. 在 [保留原則] 底下,按一下 [使用資料夾原則]。

郵件的保留原則會顯示在 [讀取窗格] 中的標題的收件者名稱底下,並包含到期日。如果沒有套用保留原則,郵件收件者名稱底下則不會顯示資訊。

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