指定表單至工作流程中的群組

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

您可透過指派工作給人員以填寫自訂表單來收集和儲存許多人的資訊。這些送出的值都會儲存在 [工作] 清單中,您可以稍後再檢視。

例如,每次只要有文件新增至您的 [共享文件] 庫時,您可能想要讓幾位工作流程參與者檢閱文件並將意見記錄在表單中。然後文件的擁有者就可以在 [工作] 清單中檢視這些意見。

指派表單範例圖表

若要完成這個步驟,您要新增 [指定表單至群組] 動作至您的工作流程中。這個動作會將工作指派給一或多個參與者或群組、提示他們檢閱新的文件、在自訂工作表單中提供回覆,然後當參與者或群組完成後,再按一下工作表單上的 [完成工作] 按鈕。

本文將示範如何指派表單給一或多個工作流程參與者或群組,讓工作流程暫停直到所有參與者都完成自己的表單為止。

在本文中

若要建立這項工作應該使用什麼動作?

什麼是自訂工作表單?

指派表單給群組

檢視在表單中提交的資訊

我應該使用什麼動作來建立這項工作?

工作流程和工作流程的參與者互動的主要方式是透過工作。如果您要工作流程要求別人的工作或取得別人的資訊,您可以讓工作流程建立並指派工作。當工作流程指派工作時,就會暫停直到該工作完成為止。只有當參與者按一下工作表單上的 [完成工作] 按鈕時,工作流程才會繼續。

有三個不同的動作可以建立工作,而每一種動作都是為一種特定的情境所設計:

  • 收集從使用者的資料    這個動作會將工作指派給單一使用者或群組,並傳回的工作項目之使用者的答案,會將儲存的唯一識別碼,讓工作流程可以稍後這項資訊使用查詢的識別碼。此動作,您可以使用自訂工作精靈設計自訂工作表單收集您所要的資訊。這個動作會建立可以只為單一使用者或群組指定的工作。如果您將這項工作指派給群組時,每個群組的成員接收工作通知,但會建立只有一項任務的項目,並工作流程暫停只回應的第一個人員會完成工作。如需此動作的詳細資訊,請參閱收集資料的工作流程中的使用者傳來的文件。

  • 指定表單至群組     這個動作會將表單指派給一或多個使用者,然後將回應儲存成 [工作] 清單中的值。不同於上一個動作,這個動作可以將工作分別指派給多人,工作流程會暫停直到每個人都完成工作才會繼續。與上一個動作的另一個不同點,在於這個動作不會傳回任何回覆的工作項目識別碼,所以工作流程稍後就無法查閱及使用這項資訊,以做為比較或制訂決策的根據。您可以透過這個動作,使用 [自訂工作精靈] 建立自訂工作表單。

  • 指派待辦事項    與其他兩個任務的動作,這個動作會建立沒有填寫的表單欄位,但改為使用表單使用者只需按一下處完成的工作] 按鈕完成工作的工作表單。這項工作,可以分別為指定多個人員和工作流程暫停直到每位人員標示為完成工作。此動作不會傳回的工作項目識別碼,並不需要因為工作並不會收集您可能會想要稍後參考的任何資訊。如需詳細資訊,請參閱指派待辦事項工作流程中的文件。

下表摘要說明這項資訊。

動作

傳回工作識別碼供工作流程查閱?

建立多個工作?

可讓您在工作表單上定義欄位?

從使用者收集資料

指定表單至群組

指定待辦事項

除此之外,這三種工作動作還有一些限制:

  • 當工作流程指派一項工作給只有一個別名或地址的群組時,工作流程只會建立一個工作項目,然後由整個群組共用。群組的任何成員都可以編輯這個工作表單,以及按一下 [工作完成] 按鈕。若要指派個別工作給多位使用者 (只有 [指定表單至群組][指定待辦事項] 動作可以),請在 [選取使用者] 對話方塊中分別輸入每一位使用者。

  • 由一個工作流程動作所指派的所有工作都必須完成,工作流程才可以繼續。例如,工作流程動作指派個別工作給六位參與者時,如果只有三個工作已完成,您就不能引導工作流程繼續執行。

  • 當工作流程指派了工作給參與者後,這項工作就不能傳送給其他參與者 (透過委派、轉送等方式)。但是,具有 [工作] 清單的 [參與] 權限等級的任何人,就可以編輯工作項目並允許工作流程繼續。

  • 一個工作流程只能使用每一個工作一次。使用 [自訂工作精靈] 建立工作之後,就無法在工作流程中稍後再重新使用該工作。您可以建立其他工作執行相同的功能,但是工作的名稱必須不同且是唯一的。

頁面頂端

自訂工作表單是什麼?

每次您使用其中一個工作動作來建立工作時,Microsoft Office SharePoint Designer 2007 會自動為該工作產生自訂工作表單。自訂工作表單是當工作流程參與者在瀏覽器中編輯工作時,顯示給參與者的頁面。

當您使用 [指定表單至群組][從使用者收集資料] 動作建立工作時,您可以選擇建立內含不限表單欄位數目的自訂工作表單。本範例要求參與者以文字回答兩個問題。

群組指派的自訂工作表單

在 Office SharePoint Designer 2007 中,自訂工作表單在工作流程的資料夾中會顯示為 .aspx 頁面。自訂工作表單的檔案名稱,對應於您在 [自訂表單精靈] 中為工作所指定的名稱。

資料夾清單中的自訂工作表單

自訂工作表單會附加至網站的預設主頁面,且內含一個「資料表單網路組件」可與工作流程互動。自訂工作表單的版面配置與外觀可以自訂,例如,您可以附加不同的主頁面或修改樣式。但是,若要變更表單上顯示的欄位,您必須使用 [工作流程設計工具] 中的 [自訂工作精靈]。您不能以直接編輯「資料表單網路組件」的方式,變更表單欄位。如果您對「資料表單網路組件」執行其他自訂的設定 (外觀上,非功能上的設定),請注意,每次重新編譯工作流程時就會失去這些變更。對其他頁面所作的自訂設定則會保留下來。

若要變更自訂工作表單上的欄位,您必須在 Office SharePoint Designer 2007 中開啟工作流程 ([檔案] 功能表,[開啟工作流程] 指令)。當您使用 [自訂工作精靈] 開啟工作流程及編輯工作時,會看到下面的警告。

警告訊息

如果您修改自訂工作表單並重新編譯工作流程時,工作流程所有正在執行的例項都會使用新的表單繼續執行。如果您刪除或修改欄位 (例如,變更其類型或重新命名),而工作流程正在執行的例項所參照的資料與預期的不同,就會發生工作流程錯誤。例如,執行中的工作流程可能會執行查閱並預期欄位內含資料 (非空白),但現在卻是空白的,或欄位可能已變更類型。所以,重要的是,任何變更如果會刪除、重新命名或更改目前工作流程例項可能會參照的表單欄位,就請勿執行此類變更。

除了自訂工作表單外,每次當您使用其中一個工作動作以建立工作時,Office SharePoint Designer 2007 會自動為 [工作] 清單中的該項工作產生一個內容類型。內容類型會按照您在 [自訂工作精靈] 中的指定,定義可用的欄位以及欄位所使用的格式。內容類型的名稱,與您在 [自訂表單精靈] 中所指定的工作名稱相符。例如,如果您建立一個名稱為「檢閱文件」的工作,就會在 [工作] 清單的 [設定] 頁面上看到一個同名的內容類型。

瀏覽器中的工作內容類型

建議您只在 Office SharePoint Designer 2007 中開啟工作流程,以修改工作流程內容類型,而不要在瀏覽器中修改內容類型的欄或其他設定。在瀏覽器中修改內容類型,可能會破壞與內容類型相關聯的自訂工作表單。

頁面頂端

指定表單至群組

您要使用 [指定表單至群組] 動作來建立自訂工作表單,並將工作指派給一或多個參與者。

本範例中的工作要檢閱 [共享文件] 庫中的文件,並在自訂工作表單中輸入回覆。

  1. 指向 [檔案] 功能表上的 [開新檔案],然後按一下 [工作流程]

  2. [工作流程設計工具] 的第一個頁面上,為工作流程命名、選擇要附加工作流程的清單或文件庫,然後選取您要的開始選項的核取方塊。

    [工作流程設計工具] 的第一頁

  3. [下一步]

  4. 依序按一下 [動作][指定表單至群組]

    如果清單中沒有顯示這個動作,請按一下 [其他動作] 以查看完整的清單。

  5. 按一下動作中的 [自訂表單]

    [工作流程設計工具] 頁面與游標選取自訂表單

  6. 在 [自訂工作精靈] 的第一頁按 [下一步]

  7. 在下一頁的 [名稱] 方塊內輸入此工作的名稱。

    附註: 工作名稱在目前的網站中必須是唯一的。

  8. [描述] 方塊中,輸入要給工作收件者的一般指示。

    這項描述會顯示在自訂工作表單的頂端,所以請輸入您要工作流程參與者看到的指示,而不只是一般的描述。

    [自訂工作精靈] 的第二頁

  9. [下一步]

  10. 按一下 [新增] 以定義這個工作的自訂表單欄位。

  11. [欄位名稱] 方塊中,輸入欄位的名稱。

  12. [描述] 方塊中輸入問題,而這個表單欄位會儲存此問題的答案。

  13. [資訊類型] 清單中,選擇一個選項,為您所收集的資訊類型,適當的將欄位格式化。

    [新增欄位] 對話方塊

  14. [下一步]

  15. 精靈的下一頁將視您在上一頁中所選擇的 [資訊類型] 而不同。請指定您想要的設定。

  16. 對您想要顯示在表單中的每一個欄位,重複步驟 10 至 15。

  17. 定義了您想要的所有欄位後,按一下 [自訂工作精靈] 中的 [完成]

    下圖顯示,當工作流程參與者編輯工作時,工作在瀏覽器中所顯示的樣子。這是您使用 [自訂工作精靈] 所設計的自訂工作表單 (檢閱文件.aspx)。

    群組指派的自訂工作表單

    回到 [工作流程設計工具] 中,您還是需要設定 [指定表單至群組] 動作的其他參數。

  18. 按一下動作中的 [這些使用者]

    [工作流程設計工具] 頁面與游標選取自訂表單

  19. [選取使用者] 對話方塊中,輸入名稱或電子郵件地址,或按一下清單中現有的使用者或群組,然後按一下 [新增]

    重複這項步驟,以包含您要指定這項工作的其他任何參與者。

    附註: 

    • 指派表單給群組的動作所建立每個人員與群組包含以下一項的工作。動作不會展開該群組,並將另一個工作指派給群組中的每個人。如需詳細資訊,請參閱前一節的動作應該使用建立的工作?

    • 您不必輸入特定使用者或群組名稱或電子郵件地址,您可以將這些資訊另外儲存在清單中,然後使用工作流程查詢以取得這項資訊,如此一來,各個不同的使用者和群組都可以設定為工作流程的參與者,而不必修改工作流程本身。

  20. [選取使用者] 方塊中顯示所有適當的參與者時,請按一下 [確定]

本範例中,每一次 [共享文件] 庫中新增文件時,工作流程就會建立並指派工作。工作流程會暫停直到每一個工作都已標示完成為止。下一個動作或步驟可以是您想要的任何動作,例如,您可以設定當所有參與者都完成檢閱時,工作流程傳送電子郵件通知。

頁面頂端

檢視表單中所送出的資訊

當工作流程收集自訂工作表單中所送出的資訊後,要檢視這項資訊最簡單的方法,就是在工作流程例項的 [工作流程狀態] 頁面上檢視。

  1. 在啟動工作流程的項目所在的清單或文件庫中,在適當的工作流程欄中按一下該項目 (item) 的狀態項目 (status entry)。

    [共享文件] 庫中的 [工作流程狀態] 欄

  2. 在 [工作流程狀態] 頁面上的 [工作] 區段中,按一下 [標題] 欄中的連結,以便任何參與者查看該工作項目中的回應。

    [工作流程狀態] 頁面上的工作流程工作連結

不同於 [從使用者收集資料] 動作,[指定表單至群組] 動作不會傳回所建立的工作之識別碼,所以您不能使用工作流程查閱,以擷取工作流程電子郵件訊息中的回覆以及傳送回覆。

工作流程也不能查閱目前正在執行的工作流程的 [工作流程例項識別碼],在建立 [工作流程狀態] 頁面的 URL 的查詢字串部分時,需要這項資料。因此,工作流程電子郵件訊息就不能包含目前工作流程的 [工作流程狀態] 頁面之連結。

頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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