指定及追蹤工作

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

除了建立自己的工作,您可以建立工作指派給其他人。

[工作] 可協助追蹤您需要執行的事項。您也可以指派工作給別人。

  1. 按一下 瀏覽列 上的 [工作],然後按一下 [新工作],或開啟現有的工作。

    鍵盤快速鍵:    若要建立新的工作,請按 Ctrl+Shift+K。

  2. 按一下 [指派工作]

    功能區上的 [指派工作] 命令

  3. 在 [] 方塊中,輸入名稱或電子郵件地址。

  4. 輸入主旨開始日期到期日

    指定的工作的 [開始日期] 和 [到期日] 屬性

  5. 如果您想要重複工作,請按一下 [週期],選取所需選項,然後按一下 [確定]

  6. 按一下 [傳送]

    附註: 如果您指派的是週期性工作,工作複本會留在您的工作清單中,永遠不會更新。如果您核取的是 [當這個工作完成時,傳送一份狀態報告給我。] 方塊,則每次工作完成時,您就會收到狀態報表。

當您開啟您指派的工作時,您可以使用您或收件者可以更新時,傳送給您指派的任務狀態報表的 [完成百分比] 方塊的 [檢閱分派任務的進度

Outlook可以追蹤工作指派給一個人的進度。如果您要給多位人員處理任務,最好分成較小的區塊中的工作或個別指派每項工作。例如,若要追蹤三個作者撰寫報告,建立名為三個不同的工作撰寫報表: 安妮撰寫報表: 卡洛斯,及撰寫報表: Michiyo,並將每個任務個別指派給適當的作者。

追蹤您已指派給其他人的工作

  1. 按一下 瀏覽列 上的 [工作]

  2. 按一下 [檢視] > [變更檢視] > [已指定]

功能區上的 [已指定] 工作檢視命令

指派的工作遺失

如果您沒看見您指定的工作,Outlook 可能沒有設定成保留您指定的工作的副本。

  1. 按一下 [檔案] > [選項] > [工作]

  2. [工作選項] 底下,核取 [使用我指派給他人的工作副本更新工作清單] 方塊。

[使用我指派給他人的工作副本更新工作清單] 核取方塊

開啟此選項並不會追蹤您已經指定的工作,但會追蹤您指定的新工作。

建立工作,並將其指派給其他人之後,您可能需要執行中維護完成之前的一些管理之責任。例如,您可能會想狀態報告及更新任務的進度。此外,如果您要對象指定工作的人員拒絕它,您可能會想要將它重新指派給其他人。

若要將工作的指派,您第一次建立工作,,然後再做為工作要求將它傳送給某人。收到工作要求的人會變成暫時工作的擁有者。此人員可以拒絕工作、 接受工作,或將工作指派給其他人。如果任務被拒絕,它會傳回給您。

附註: 即使已拒絕的工作傳回給您時,工作仍擁有收件者,直到您返回您自己的工作清單中的工作重新指定所有權。

將工作指派給其他人

  1. 請執行下列其中一項操作:

    • 若要指定新的工作    在 [檔案] 功能表上指向 [新增],然後按一下工作要求

      將工作要求傳送給其他人

    • 若要指定現有的工作    在 [工作] 清單中,開啟您想要指派的任務。按一下 [管理工作] 群組中的 [任務] 索引標籤上的 [指派工作]。

  2. 在 [] 方塊中,輸入您要指派工作之人員的名稱或電子郵件地址。

    若要從清單中選取名稱,請按一下 [] 按鈕。

  3. [主旨] 方塊中,輸入工作的名稱。

    附註: 針對現有的工作,[主旨] 方塊是中已經填入內容。

  4. 選取 [到期日及您想要的狀態] 選項。

  5. 選取或清除 [在我的工作清單上這項工作的更新的複本] 核取方塊並傳送給我的狀態報表,完成這項工作時] 核取方塊。

  6. 如果您想要重複工作,任務] 索引標籤的 [選項] 群組中,按一下 [週期],選取您要的選項,然後按一下[確定]

  7. 本文中的週期性任務,輸入您想要包含在工作中的任何資訊。

  8. 按一下 [傳送 按鈕影像 ]。

    附註: 如果您指派為週期性任務時,任務的複本會保留在您的工作清單,但不是會更新。如果您選取 [傳送我的狀態報表,完成這項工作時核取方塊,您會收到每個週期性完成任務的狀態報表。

  1. 開啟您想要傳送的工作。

  2. 在 [任務] 索引標籤中管理工作] 群組中,按一下 [轉寄

    鍵盤快速鍵若要轉寄工作,請按 CTRL + F。

  3. 在 [] 和 [副本] 方塊中,輸入收件者的名稱或電子郵件地址。

  4. 在工作內文中輸入您想要包含的所有郵件。若要傳送多個任務,將的其他工作的工作清單至您要轉寄的本文。

  5. 按一下 [傳送 按鈕影像 ]。

  1. 開啟包含工作要求的電子郵件訊息。此訊息通常是您寄件備份] 資料夾中。

  2. 在 [管理工作] 群組中的 [任務] 索引標籤上按一下 [回到工作清單

您也可以回收從被拒絕的工作訊息的工作,即可返回工作清單

有三種方法來追蹤您已指派給其他人的工作:

  • 自動保留複本工作的指派,並接收自動的狀態報表   

    1. 在 [工具] 功能表中,按一下 [選項]。

    2. 按一下 [工作選項]。

    3. 選取 [保留更新我的工作清單上的指定工作的核取方塊。

    4. 選取 [傳送狀態報表分派的任務完成核取方塊。

  • 檢視您已指派給其他人的工作   

    1. 按一下 [工作]。

    2. 在 [檢視] 功能表上指向 [目前檢視] 中,,然後按一下 [工作分派

  • 檢視清單中的人員會收到更新指定工作的複本。   

    1. 開啟指定的工作,您想要檢視的清單。

    2. 在 [詳細資料] 索引標籤上檢視在 [更新清單方塊中的名稱。

  1. 開啟工作或工作要求。

  2. 管理工作] 群組中的 [任務] 索引標籤上按一下 [接受] 或 [拒絕]

  3. 請執行下列其中一項操作:

    • 按一下 [編輯] 然後再傳送回應在郵件中,輸入您的回應,再按一下 [傳送

    • 按一下 [立即傳送回覆]。

  1. 開啟您要傳送狀態報表或註解的工作。

  2. 在 [管理工作] 群組中的 [任務] 索引標籤上按一下 [傳送狀態報表回覆全部回覆

  3. 在 [] 和 [副本] 方塊中,輸入收件者的名稱或電子郵件地址。

    如果工作指派給您時,然後會自動新增要更新的人員的名稱。

  4. 在郵件本文中,輸入您想要包含的狀態報表中的任何資訊。

  5. 按一下 [傳送 按鈕影像 ]。

建立工作,並將其指派給其他人之後,您可能需要執行中維護完成之前的一些管理之責任。例如,您可能會想狀態報告及更新任務的進度。此外,如果您要對象指定工作的人員拒絕它,您可能會想要將它重新指派給其他人。

若要將工作的指派,您第一次建立工作,,然後再做為工作要求將它傳送給某人。收到工作要求的人會變成暫時工作的擁有者。此人員可以拒絕工作、 接受工作,或將工作指派給其他人。如果任務被拒絕,它會傳回給您。

附註: 即使已拒絕的工作傳回給您時,工作仍擁有收件者,直到您返回您自己的工作清單中的工作重新指定所有權。

將工作指派給其他人

  1. 請執行下列其中一項操作:

    • 若要指定新的工作    在 [檔案] 功能表上指向 [新增],然後按一下工作要求

      將工作要求傳送給其他人

    • 若要指定現有的工作    在 [工作] 清單中,開啟您想要指派的任務。按一下 [管理工作] 群組中的 [任務] 索引標籤上的 [指派工作]。

  2. 在 [] 方塊中,輸入您要指派工作之人員的名稱或電子郵件地址。

    若要從清單中選取名稱,請按一下 [] 按鈕。

  3. [主旨] 方塊中,輸入工作的名稱。

    附註: 針對現有的工作,[主旨] 方塊是中已經填入內容。

  4. 選取 [到期日及您想要的狀態] 選項。

  5. 選取或清除 [在我的工作清單上這項工作的更新的複本] 核取方塊並傳送給我的狀態報表,完成這項工作時] 核取方塊。

  6. 如果您想要重複工作,任務] 索引標籤的 [選項] 群組中,按一下 [週期],選取您要的選項,然後按一下[確定]

  7. 本文中的週期性任務,輸入您想要包含在工作中的任何資訊。

  8. 按一下 [傳送 按鈕影像 ]。

    附註: 如果您指派為週期性任務時,任務的複本會保留在您的工作清單,但不是會更新。如果您選取 [傳送我的狀態報表,完成這項工作時核取方塊,您會收到每個週期性完成任務的狀態報表。

  1. 開啟您想要傳送的工作。

  2. 在 [任務] 索引標籤中管理工作] 群組中,按一下 [轉寄

    鍵盤快速鍵若要轉寄工作,請按 CTRL + F。

  3. 在 [] 和 [副本] 方塊中,輸入收件者的名稱或電子郵件地址。

  4. 在工作內文中輸入您想要包含的所有郵件。若要傳送多個任務,將的其他工作的工作清單至您要轉寄的本文。

  5. 按一下 [傳送 按鈕影像 ]。

  1. 開啟包含工作要求的電子郵件訊息。此訊息通常是您寄件備份] 資料夾中。

  2. 在 [管理工作] 群組中的 [任務] 索引標籤上按一下 [回到工作清單

您也可以回收從被拒絕的工作訊息的工作,即可返回工作清單

有三種方法來追蹤您已指派給其他人的工作:

  • 自動保留複本工作的指派,並接收自動的狀態報表   

    1. 在 [工具] 功能表中,按一下 [選項]。

    2. 按一下 [工作選項]。

    3. 選取 [保留更新我的工作清單上的指定工作的核取方塊。

    4. 選取 [傳送狀態報表分派的任務完成核取方塊。

  • 檢視您已指派給其他人的工作   

    1. 按一下 [工作]。

    2. 在 [檢視] 功能表上指向 [目前檢視] 中,,然後按一下 [工作分派

  • 檢視清單中的人員會收到更新指定工作的複本。   

    1. 開啟指定的工作,您想要檢視的清單。

    2. 在 [詳細資料] 索引標籤上檢視在 [更新清單方塊中的名稱。

  1. 開啟工作或工作要求。

  2. 管理工作] 群組中的 [任務] 索引標籤上按一下 [接受] 或 [拒絕]

  3. 請執行下列其中一項操作:

    • 按一下 [編輯] 然後再傳送回應在郵件中,輸入您的回應,再按一下 [傳送

    • 按一下 [立即傳送回覆]。

  1. 開啟您要傳送狀態報表或註解的工作。

  2. 在 [管理工作] 群組中的 [任務] 索引標籤上按一下 [傳送狀態報表回覆全部回覆

  3. 在 [] 和 [副本] 方塊中,輸入收件者的名稱或電子郵件地址。

    如果工作指派給您時,然後會自動新增要更新的人員的名稱。

  4. 在郵件本文中,輸入您想要包含的狀態報表中的任何資訊。

  5. 按一下 [傳送 按鈕影像 ]。

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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