手動封存項目

您的 Outlook 信箱就這麼大,而電子郵件卻不停地傳入。為了防止信箱爆掉,您可以把您要保留的舊項目移到「封存」,這是一個獨立的 Outlook 資料檔 (.pst),可以根據需要隨時從 Outlook 開啟。

附註:  如果您納入 Exchange Server 帳戶,而且您的組織使用 Microsoft Exchange Server 的線上封存功能,則您 Outlook 設定檔中的任何帳戶都不會出現 [封存] 命令和功能。您的網路系統管理員也可以停用這項功能。

在預設情況下,Outlook 會使用 [自動封存] 定期封存項目。若要深入了解,請參閱自動封存較舊的項目

您也可以隨時手動封存項目。如此一來,可以控制要封存哪些項目、要將其儲存在何處,以及項目要過多久才封存。

  1. 請執行下列其中一項操作:

    • 在 Outlook 2013:按一下 [檔案] > [資訊] > [清理工具] > [封存]。


      封存

    • 在 Outlook 2016:按一下 [檔案] > [資訊] > [工具] > [清理舊項目]

      清理舊項目

    提示: 如果郵件設定檔是連線到 Exchange Server,您可能就無法使用 [封存] 與 [自動封存]。此外,您的組織可能會有郵件保留原則來覆寫 [自動封存]。詳細資訊請詢問您的系統管理員。

  2. 按一下 [封存此資料夾及所有的子資料夾] 選項,然後選擇您要封存的資料夾。

  3. 在 [封存郵件早於] 下,輸入日期。

    [封存] 對話方塊

  4. 如果您要使用不同的設定來封存一些資料夾,可以建立多個 .pst 檔案。例如,您希望 [寄件備份] 資料夾保留項目的時間久於 [收件匣] 資料夾項目保留的時間。

  5. 選取 [包含已核取 [不要自動封存] 的郵件] 方塊,來封存那些排除在自動封存之外的個別項目。這個選項並不會移除那些項目的排除設定,而是僅針對這次的封存忽略 [不自動封存] 設定。

  6. 按一下 [確定]。

關閉 [自動封存]

若只要在需要時封存,請關閉 [自動封存]。

  1. 按一下 [檔案] > [選項] > [進階]。

  2. 在 [自動封存] 下,按一下 [自動封存設定]。

  3. 取消選取 [每 n 天執行自動封存] 方塊。

根據預設,較舊的 Outlook 項目會自動定期封存。若要深入了解自動封存,請參閱使用自動封存來備份或刪除項目

您也可以手動備份與封存項目,來搭配或取代自動封存。手動封存可以提供彈性,且能讓您確切指定要包含在封存中的資料夾,以及要使用的封存 Outlook 資料檔 (.pst)。

若要手動封存 Outlook 項目,請執行下列動作:

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下 [清理工具]。

  3. 按一下 [封存]。

  4. 按一下 [封存此資料夾及所有的子資料夾] 選項,然後按一下您要封存的資料夾。所選取資料夾的所有子資料夾都會包含在此次手動封存中。

  5. 在 [封存郵件早於] 下,輸入日期。

    [封存] 對話方塊

  6. 如果您不要使用預設的檔案或位置,請按一下 [封存檔案] 下的 [瀏覽],以指定新的檔案或位置。瀏覽並找出您要的檔案,或輸入檔案名稱,然後按一下 [確定]。目的地檔案位置會出現在 [封存檔案] 方塊中。

  7. 選取 [包含已核取 [不要自動封存] 的郵件] 核取方塊,即可包含已個別標示為不要自動封存的項目。此選項不會移除那些項目的排除設定,而是僅針對這次的封存忽略 [不自動封存] 核取方塊。

關閉 [自動封存]

如果您只要手動封存,就必須關閉 [自動封存] 功能。執行下列步驟:

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下 [選項]。

  3. 在 [進階] 索引標籤上,按一下 [自動封存] 下的 [自動封存設定]。

  4. 清除 [每 n 天執行自動封存] 核取方塊。

自動封存預設會開啟,在排定的時間間隔自動將舊項目移動到封存的位置。可是,您可以手動將封存項目備份到您指定的位置。

附註: Microsoft Office Outlook 2007 的自動封存設定可以自訂。您會發現自動封存可以滿足您的需求,而不是手動備份或封存項目。如需詳細資訊,請參閱使用自動封存來備份或刪除項目

  1. 在 [檔案] 功能表中,按一下 [封存]。

  2. 選取 [封存此資料夾及所有的子資料夾] 選項,然後在 [封存郵件早於] 下方指定日期。

    資料夾清單中封存的資料夾

  3. 如果您不想使用預設檔案或位置,請在 [封存檔案] 下方,按一下 [瀏覽] 指定新檔案或位置。

  4. 如果您要覆寫之前的設定,不要自動封存特定項目,請選取 [包含已核取 [不要自動封存] 的郵件] 核取方塊。如果您在這個程序中選取手動封存這些項目,這些項目會歸為 [不要自動封存] 設定,除非您未來再次手動覆寫該設定。

  5. 按一下 [確定]。

附註: Outlook 會對指定的資料夾與位置中的項目,自動建立另一個封存檔案。

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