我應該將文件儲存至商務用 OneDrive 或小組網站?

我應該將文件儲存至商務用 OneDrive 或小組網站?

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您會嘗試將所有文件儲存至商務用 OneDrive。連結至您商務用 OneDrive文件庫會永遠坐在那裡按一下頂端的頁面上,好讓您上傳建立從商務用 OneDrive 文件。您想要考慮誰可以及無法存取您儲存到商務用 OneDrive的文件。如果文件是與專案相關的共同作業項目,然後儲存至小組網站可能是較佳的選擇。

什麼是商務用 OneDrive與SharePoint小組網站之間的差異

商務用 OneDrive是的指您可以用它來從您的電腦的檔案儲存至雲端,並從任何裝置存取,或與其他人共用這些內容。商務用 OneDriveOffice 365或SharePoint Server的一部分,可讓您更新和共用您的檔案從任何位置,以及使用 Office 文件,與其他人同時。

SharePoint 小組網站是一個使用者可以針對檔案、文件及想法進行共用作業的地方。它可以設定用於促進小組成員之間的雙向交流。SharePoint 提供各種文件庫、工作清單、行事曆、工作流程、Wiki,以及其他協助小組交流及共同作業的功能。

商務用 OneDrive及SharePoint小組網站,您的檔案會儲存在雲端。您可以同步商務用 OneDrive或SharePoint到您的電腦。請參閱同步處理檔案商務用 OneDriveSharePoint 檔案同步處理的詳細資訊。

將文件儲存至商務用 OneDrive的時機

  • 您不打算共用這些文件。
    您將在商務用 OneDrive中的文件都是私人的直到您共用。如此可讓商務用 OneDrive草稿文件] 或 [沒有任何人都需要查看的個人文件的最佳選擇。

  • 您打算以個別且受限制的範圍或週期的方式來共用檔案
    例如,您正在撰寫某個專案相關的部落格文章,且您希望在張貼之前,先請一些同事幫您檢閱。在此情況下,您希望其他人使用該文件一次,而不需要其他的儲存空間或相關資訊。他們只需要該文件的連結和編輯權限。

  • 您無法識別文件所屬的現有小組網站,且您不認為文件的用途可讓您建立新文件。

將文件儲存到小組網站文件庫的時機

  • 您想讓小組成員了解文件與進行中的專案相關。

  • 您要針對更大範圍的使用者散佈擁有權和權限。如果文件與專案的成功與否息息相關,建議您允許自己以外的其他人能控制網站上進行的工作。

  • 您想以網站為基礎 (而不是個別文件) 來授與權限。如果使用者有小組網站的存取權,即可存取網站中儲存的文件。

  • 專案的其他相關文件已經儲存至小組網站文件庫,其他人預期應在該處找到文件。

  • 您想要建立存回工作流程,將文件指派給其他人。

如果您有小型企業版,就很適合用來設定您的檔案儲存與共用,以便您在一起使用商務用 OneDrive和Office 365小組網站。請參閱本教學課程中自訂您的小組網站。教學課程包含您可提升您的小組網站,以便您的小組成員可以快速瀏覽前或往後其商務用 OneDrive資料夾之間Office 365小組網站的步驟。

將文件從商務用 OneDrive移至小組網站

有時個別文件中重要性並且成為與專案相關。發生時,會提供複製檔案從商務用 OneDrive 至小組網站。

疑難排解從商務用 OneDrive移動文件

有從商務用 OneDrive的文件移至小組網站文件庫時,請謹記幾個問題:

  • 複製或移動檔案的步驟商務用 OneDrive版本和SharePoint之間可以視情況而定。詳細資訊,請參閱移動或複製資料夾、 檔案或文件庫中的連結

  • 原始文件的超連結會停止運作,因為您已刪除商務用 OneDrive中的文件。若要共用的文件您移至小組網站,讓網站上的人員更新工作] 連結。

  • 如果使用者關注原始文件,其新聞摘要中的文件連結將會停止運作。若要還原此關聯,使用者必須使用文件的新位置關注文件

  • 您可能會想要取代原始文件中商務用 OneDrive的只是讓可以連結至新的檔案,和宣佈新的位置。

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