我不能和舊版 Outlook 一樣在電子郵件中插入註解

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

問題

在 Microsoft Office Outlook 2007 中,不能插入和 Microsoft Office Word 文件中類似的註解圖說文字。

下列是註解圖說文字的範例:

具有註解圖說文字的電子郵件

原因

在舊版的 Outlook 中,可以使用 Word 當做電子郵件的編輯器;當您使用 Word 當做電子郵件編輯器時,可以在郵件的回覆和轉寄中插入註解,這些註解類似於 Word 文件中所提供的註解樣式。

Office Outlook 2007 是使用以 Microsoft Office Word 2007 為基礎的一種電子郵件編輯器。當您在 Outlook 2007 中編輯電子郵件時,將無法使用 Office Word 2007 中所提供的幾個命令 (包括插入註解的命令)。

解決方式

雖然您無法在電子郵件中直接插入註解圖說文字,但是您有兩個替代方法可插入註解。

第一個替代方法可讓您插入可吸引讀者注意的內置註解;您的回覆會出現在要輸入註解的游標所在位置,而且前面會加上您的名稱。如果您要的話,可以自訂文字來識別您在郵件中的註解。

圖像

啟用內置註解功能,並建立識別文字

  1. [工具] 功能表上,按一下 [選項]

  2. [偏好] 索引標籤上,按一下 [電子郵件選項]

  3. 選取 [加上我的附註] 核取方塊,然後輸入您想用來識別註解的一段文字。當您在郵件回覆中加上內置註解時,這段文字便會出現在括弧中。

在郵件中加入內置註解

  1. 開啟您收到的郵件,然後按一下 [回覆][全部回覆][轉寄]

  2. 在原始郵件的本文內按一下,然後開始輸入您的註解。

    內置註解文字

第二個替代方法可讓您使用與 Word 和舊版 Outlook 中所提供之相同外觀的註解,這個替代方法需要您將 Outlook 中的郵件內容複製及貼到 Word、在 Word 中加入您的註解,然後再將郵件內容複製及貼回 Outlook。這個方法所產生的註解與 Microsoft Office Outlook 2003 中插入註解的命令 (ALT+I、M 快速鍵) 所產生的註解相同。

建立註解圖說文字

  1. 開啟您收到的郵件,然後按一下 [回覆][全部回覆][轉寄]

  2. 按一下電子郵件本文內的任何地方,然後按下 CTRL+A 鍵,選取郵件本文內所包含的所有內容。

  3. 按一下滑鼠右鍵,然後按一下 [複製]

    鍵盤快速鍵若要將選取範圍複製到剪貼簿中,按下 CTRL + C。

  4. 開啟 Word 2007,並建立新的文件。

  5. 在新的文件中按一下滑鼠右鍵,然後按一下 [貼上]

    鍵盤快速鍵若要貼上的文件中,剪貼簿內容按 CTRL + V。

    附註: 出現在 Outlook 郵件視窗中的某些格式設定不會出現在 Word 中 (例如,回覆之間的線條及郵件標題 [寄件者][寄件日期][收件者][主旨] 後面的網底)。當您將內容貼回 Outlook 時,會重新出現該格式設定。

  6. 若要加入註解,請選取文件中的文字,然後按一下 [檢閱] 索引標籤上的 [新增註解]

    鍵盤快速鍵若要插入註解,並選取文字,然後按下 ALT + R、 c。先前的鍵盤快速鍵 ALT + I、 M 也有效。

  7. 選取文字,然後按下 CTRL+A 鍵,選取整份文件。

  8. 按一下滑鼠右鍵,然後按一下 [複製]

    鍵盤快速鍵若要將選取範圍複製到剪貼簿中,按下 CTRL + C。

  9. 切換回您之前開啟的郵件,並刪除內容。

  10. 按一下滑鼠右鍵,然後按一下 [貼上]

    鍵盤快速鍵若要貼上的文件中,剪貼簿內容按 CTRL + V。

使用 Outlook 2007 或 Outlook 2003 的收件者會看到圖說文字形式的註解,與下圖類似:

具有註解圖說文字的電子郵件

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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