您的專案如何融入大局

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

您可能認為管理專案是一個既直接又明瞭的程序:辨識專案的任務、指派人員執行任務、算出工作的完成日期,以及瞭解償付酬勞的來源。很簡單,不是嗎?

但是,當老闆問您包含該專案之公事包的業務目標為何,又或者專案的可傳送作業 (交付項目) 是產品或結果時,又該怎麼回答呢?唉呀,真是困難!

為了避免在緊要關頭顯得手足無措,本文將協助您瞭解這些名詞,不僅要讓您有問必答,還要讓您搞懂最重要的問題,也就是:到底什麼是專案?

本文內容

名詞︰ 階段、 程序、 公事包以及產品

成果︰ 專案的交付項目

如何 Project 2007 融入您的專案管理系統?

了解相關名詞:階段、流程、公事包及產品

專案只是一套的活動所發生的排程,並的產生某種輸出。有些專案獨立,沒有發生在組織中其他工作的關聯性。另一方面,有些專案會是較大的努力,例如階段、 流程、 程式及公事包的一部分。

階段

專案可以使用「階段」來排程,以便一起管理相同目標的數個相關專案。例如,慈善機構每年都會舉辦資金籌集活動,為了管理和活動相關聯的所有專案,他們將這些專案組成三個階段:規劃、活動當日以及後續追蹤。每一個階段都包含多個專案。

階段

專案

階段成果

規劃

  • 預約設備

  • 確定及安排客座講者

  • 邀請與會者

完成活動規劃文件

活動當日

  • 配置設施

  • 協助客座講者

  • 為與會者提供服務

活動如計劃般進行

後續追蹤

  • 與會者問卷調查

  • 彙整後續追蹤記事

完成事後分析文件

流程

兩個不同專案的活動可能會相互關連而形成「流程」。例如,假設您有兩個專案:其中一個專案包含建立客服中心票券系統的必要活動,另一個專案則包含雇用與訓練客服中心人員的必要活動。

專案 1

Proje 2 ct

活動:

  • 開發票券系統

  • 測試票券系統

  • 發行票券系統

活動:

  • 面談客服人員

  • 雇用客服人員

  • 訓練客服人員

成果:
客服中心票券系統

成果:
客服中心人員

這兩個專案的活動結合在一起,就形成了建立客服中心的流程。此流程的成果為功能完整的客服中心。

流程

專案 1 的活動:

  • 開發票券系統

  • 測試票券系統

  • 發行票券系統

專案 2 的活動:

  • 面談客服人員

  • 雇用客服人員

  • 訓練客服人員

流程成果:
功能完整的客服中心

計劃

「計劃」是一起管理的一群專案,可充分利用專案彼此相互關連的狀態。例如,某建設公司有一塊新開發的土地,他們將這塊土地上正在蓋的每一間房屋當成個別的專案來管理。只要將這些專案群組成整塊土地的計劃,建設公司就可以輕鬆地查看全面的土地開發進度,以及規劃所需的協力廠商資源,例如混凝土車輛或園藝造景廠商。

計劃

專案

中央開發不動產

  • 富國路 42 號

  • 富國路 43 號

  • 富國路 44 號

  • 富國路 45 號

公事包

有些專案經理可能會使用「公事包」來將專案與計劃和相對應的策略性業務目標串聯起來。例如,某家軟體開發公司已經訂出三個策略性業務目標:「產業創新」、「開發安全性軟體」以及「提供一流的客戶支援」。公司為這些目標 (創新、安全和支援) 分別設定了公事包,並在這些公事包中結合目前的專案與計劃。

公事包

專案與計劃

創新

  • 專案:競爭力分析

  • 計劃:業界訓練
    (包含三個專案:「找出外部資源」、「訓練產品經理」以及「參加研討會」)

安全性

  • 專案:安全性測試

  • 計劃:實作伺服器註冊系統
    (包含兩個專案:「建立伺服器陣列」和「開發註冊程式碼」)

支援

  • 專案:部署客服中心票券系統

  • 專案:雇用及訓練客服中心人員

  • 計劃:線上客戶資源
    (包含兩個專案:「建立票證系統的客戶介面」以及「開發和發行線上學習資源」)

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成果:專案的可傳送作業

專案、階段和流程全都會產出某種成果,稱為「可傳送作業」。可傳送作業通常是某種實體項目,例如文件或完成的產品。可傳送作業可以是產品或貨物,也可以是結果或服務。下表提供這些可傳送作業類型的範例。

可傳送作業的類型

描述

範例

產品

專案、階段或流程所產出的實體項目。產品可以是獨立的可傳送作業,也可以是大型可傳送作業的其中一個環節。

文件、軟體程式、房屋

結果

已完成之專案、階段或流程的成果。

修訂的除錯分級流程、新的組織架構、綠色建築的指導方針

服務

專案、階段或流程的成果,可讓組織執行某項業務功能。

功能完整的客服中心、會議工作人員表、無線電調度服務

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Project 2007 如何融入您的專案管理系統?

逐步執行更遠回,專案管理 「 系統 」 指的是整合式的程序、 技術、 方法和工具的排程和追蹤專案所使用的設定。Microsoft Office Project 2007是較大的專案管理系統中的工具。專案,也稱為專案計劃,都會儲存為個別檔案中Project 2007,,而且可以群組成較大的努力,例如階段、 流程、 程式及公事包。

提示: 將較大的工作放在一起的群組專案資訊,請參閱計劃︰ 主專案和子專案

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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