您不知道的 7 項 Outlook 功能

Outlook 可讓您收發電子郵件訊息、管理行事曆、儲存連絡人的姓名和電話號碼,以及追蹤工作。不過,即使您每天使用 Outlook,您可能不知道 Outlook 提供了哪些可協助提升生產力的功能。 

是否忘了附加檔案?

Outlook 無法針對您從未輸入的工作或忘記寫下的約會發出提醒,但可防止您傳送沒有附件的電子郵件。如果您撰寫新的電子郵件,並輸入文字附件或附加檔案,然後嘗試傳送沒有附件的電子郵件,Outlook 就會提醒您忘了附加檔案。方便您終止傳送程序、附加檔案,然後傳送郵件。 如需 Outlook 提供的其他實用功能,請參閱在 Outlook 電子郵件訊息中附加檔案或插入圖片

Outlook 可提醒您要附加檔案。

不再錯過航班。Outlook 會自動新增您的航班詳細資料。

不再錯過航班

如果您收到航班、飯店或租賃汽車的預約郵件,Outlook 會自動將這類郵件,以及相關資訊 (例如確認或追蹤號碼,甚至是連結) 新增至您的行事曆。不過,Outlook 目前還無法計算前往機場的所需時間,因此請務必在出發前確認路況。

了解如何自動將旅遊和包裹運送活動新增至行事曆

保持專注並忽略交談

您曾經想要忽略某個電子郵件對話嗎?如果您在大型公司中工作,可能會有人擅自將您新增至通訊群組清單。若要查看 Microsoft 在遇到這種情況所發生的趣事 (或慘痛經驗),請參閱 Exchange 小組部落格。您可以忽略整個交談,而不必逐一刪除收到的訊息。忽略交談後,交談中的所有訊息會移至 [刪除的郵件] 資料夾,而該交談的未來訊息則會略過您的 [收件匣],直接移至 [刪除的郵件] 資料夾。 想要進一步了解嗎?請參閱忽略交談中的所有電子郵件訊息

忽略不停收到新郵件的交談,讓收件匣保持井然有序。

利用郵件通知絕不錯過重要郵件。

不用擔心會遺失重要郵件

假設您正在等錄取信或演唱會的預售代碼,或是老闆的正式簡介。然而,您必須處理其他工作,因此無法時時刻刻查看 Outlook 郵件清單。 

在這種情況下,您可以使用 Outlook 的新項目通知,讓 Outlook 在收到符合特定準則的郵件時通知您。這項通知會顯示在任何其他您使用的應用程式中,確保您不會錯過重要郵件。如需有關郵件通知的詳細資訊,請參閱開啟或關閉新郵件的快顯通知

清理資料夾

您的 [收件匣] 中有多個包含數十甚至數百封郵件的對話嗎?這很有可能是您收到重複的郵件。事實上您已經讀取且回覆這些郵件,但是還沒有將其刪除。

您可以使用 [清理] 按鈕來刪除重複的郵件,只留下未讀取或包含重要資訊的郵件。立即使用這項功能,嘗試清空您的 [收件匣]。詳情請參閱清理資料夾和交談

使用 [清理資料夾] 來移除不必要的郵件。
建立多個資料夾來儲存電子郵件訊息。

開啟多個 Outlook 視窗

想要快速在收件匣與行事曆之間來回移動,或是讓收件匣和行事曆並列顯示嗎?在 [電子郵件]、[人員]、[行事曆]、[工作]、[筆記]、[資料夾]、[捷徑] 和 [增益集] 之間切換非常簡單,只要在功能窗格上選取適當的按鈕即可。 

如果您想在新的 Outlook 視窗中開啟這些選項的其中一個,請以滑鼠右鍵按一下按鈕 (而不是以滑鼠左鍵按一下或選取),然後選取 [在新視窗中開啟]。 

@提及

您曾經傳送電子郵件給數十位同事,但只需要收到其中兩位的回信嗎?您可以使用粗體、底線、較亮的字型色彩等文字效果,來醒目提示這些人員的姓名。不過現在,您有另外一個選擇。 

在特定人員的姓名前方輸入 @,即可達成以下目的。 

  • 對方的姓名會自動新增至電子郵件訊息的 [收件者] 行。

  • 對方的姓名會在郵件內文中醒目提示。

  • 當對方收到郵件時,會在郵件清單中看到 @ 符號,表示他們在郵件中被提及。 

使用 @提及獲得某個人員的注意。
想要分享祕訣嗎?請告訴我們。

想要分享祕訣嗎?

Outlook 提供許多實用功能,例如管理連絡人、建立及指派工作、列印精美的郵件標籤,以及管理數位行程,Outlook 都可以完成。我們相信您有自己的一套祕訣和訣竅,歡迎與我們和全世界分享。請留言給我們,告訴我們您最喜歡的 Outlook 功能。 

如果您想在新的 Outlook 視窗中開啟這些選項的其中一個,請以滑鼠右鍵按一下按鈕 (而不是以滑鼠左鍵按一下或選取),然後選取 [在新視窗中開啟]。 

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