從 SharePoint 清單中建立 Access 表單和報表

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您可以從 SharePoint 清單建立表單和報表,並使用的檢視。 有安裝 Access 2007 的 SharePoint 網站使用者可以使用 SharePoint 清單的 [檢視] 功能表開啟這些表單和報表。 您可以進行存取的檢視清單的預設檢視。

使用Access 2007您建立的檢視會儲存在Windows SharePoint Services伺服器上的資料庫檔案。 當您開啟 Access 檢視的 SharePoint 清單,Access 啟動,並顯示的表單或報表。 因為資料庫會儲存在 SharePoint 網站上,檢視可以開啟其他使用者的網站。 不需要使用者不會知道 SharePoint 網站時,才能使用檢視包含 Access 檢視資料庫檔案的位置。 此外,使用者不甚至需要瞭解如何啟動 Access,這自動處理的 SharePoint 網站。

附註: 使用者必須Access 2007來建立、 使用,或修改 SharePoint 網站上的 Access 檢視他自己的電腦上安裝。

您想要做什麼?

建立 SharePoint 清單的存取檢視

進行存取的檢視 SharePoint 清單的預設檢視

使用 SharePoint 清單的存取檢視

修改 SharePoint 清單的存取檢視

建立 SharePoint 清單的存取檢視

當您建立的 SharePoint 清單的存取檢視時,Access 會自動啟動。 在 Access 中,您可以根據您在表單和報表範本的各種不同的檢視,您可以自訂您的檢視。 發佈您的 SharePoint 網站上的檢視,您可以輕鬆地提供其給其他使用者。

附註: 若要建立 SharePoint 清單的檢視,您需要Windows SharePoint Services管理清單] 權限,當中,根據預設,[設計] 權限等級。

若要建立 SharePoint 清單您在瀏覽器中檢視的存取檢視中使用下列程序。

  1. 在 SharePoint 網站上檢視功能表 SharePoint 清單檢視] 功能表 中,按一下 [建立檢視]。

  2. 在 [建立檢視] 頁面上,按一下 [ Access 檢視]。

    Access 會啟動,並且提示您儲存包含新檢視的資料庫的本機複本。

  3. 在 [儲存本機複本] 對話方塊中,瀏覽到您要將副本儲存在 [檔案名稱] 方塊中輸入的本機複本的名稱,再按一下 [儲存您的電腦的位置。

    存取儲存和開啟的本機複本,然後再建立 Access 檢視] 對話方塊隨即出現。

  4. 在 [建立 Access 檢視] 對話方塊中,按兩下您想要建立的檢視類型。

    Access 會建立新檢視,並版面配置檢視] 中開啟它。

  5. 您可以自訂版面配置] 檢視中,將新的檢視,或您可以切換到 [設計] 檢視。

    在 [版面配置檢視中,您可以調整大小並重新整理控制項 (例如標籤和欄位) 檢視中,但您無法將其他控制項新增至您的檢視。 版面配置檢視] 會提供資料的預覽畫面,可讓您更容易看見您的變更 [完成] 檢視中的顯示方式。

    在設計檢視,您可以調整大小及重新排列控制項,並可以將其他控制項新增至您的檢視。 不過,在 [設計檢視不提供資料的預覽畫面。

    您想要與方法很類似,您可以設計檢視] 和 [版面配置檢視之間進行切換。 如果您使用 [設計] 檢視將控制項新增至您的檢視,您可以然後切換至 [版面配置檢視並排列時預覽資料] 檢視上的控制項。

  6. 進行您的自訂之後, 在訊息列中,按一下 [發佈至 SharePoint 網站。

    [發佈至 SharePoint 網站] 按鈕,在 [訊息列上

    [發佈至網頁伺服器] 對話方塊隨即出現。

    如果沒有出現訊息列,則會顯示執行下列動作:

    • 在 [資料庫工具] 索引標籤的 [顯示/隱藏]群組中,按一下訊息列

  7. 根據預設,存取,請儲存資料庫檔案位於 SharePoint 網站上共用的文件庫中的檢視,此網站包含您用來建立檢視的清單。 在大部分情況下,這可能是所需資訊,但您可以變更用來儲存資料庫選擇不同的文件庫中的 [儲存] 方塊中發佈網頁伺服器] 對話方塊中的文件庫。 您可以更明確地說控制可存取的檢視是否使用者可以開啟檢視以唯讀模式,或在編輯模式中執行這個動作。 SharePoint 網站也可能會有特定的文件庫的發佈 Access 檢視設定,在這種情況下,您可能需要變更選取正確的文件庫的儲存位置。

    SharePoint 網站的系統管理員可以協助您選擇正確的文件庫。

  8. Access 提供發佈網頁伺服器] 對話方塊中的 [檔案名稱] 方塊中的資料庫的名稱。 此名稱符合您儲存為本機複本的資料庫名稱。 如果您想,但在大部分情況下,您應該接受建議的名稱,您可以變更名稱,這會使其更容易記住的本機資料庫對應到 SharePoint 網站上發佈的資料庫。

  9. 按一下 [發佈],將資料庫儲存至 SharePoint 網站]。

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進行存取的檢視 SharePoint 清單的預設檢視

當您檢視的 SharePoint 清單的預設檢視的存取,存取檢視會自動開啟時的使用者開啟清單,如果這些使用者有權存取他們的電腦上安裝。

重要: 如果您的 Access 檢視預設檢視,沒有安裝 Access 2007 清單訪客就會無法使用清單]。

  1. [設定] 功能表上,開啟 [SharePoint 清單中,按一下 [清單設定]。

  2. 在 [清單設定] 頁面上 [檢視] 中,按一下您想要以預設檢視的存取檢視的名稱。

  3. 在 [編輯檢視] 頁面中,選取 [將此設為預設檢視,然後按一下[確定]

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使用 SharePoint 清單的存取檢視

若要使用的 SharePoint 清單的存取檢視,您可以選擇 Access 檢視清單的 [檢視] 功能表。

  • 按一下 [檢視] 功能表 SharePoint 清單檢視] 功能表 ,存取檢視的名稱。 Access 啟動時,並在唯讀模式中顯示檢視。

    在唯讀模式中,您可以變更 [] 檢視中的資料,並列印檢視,但您無法變更檢視設計。 如果您想要變更檢視設計,請參閱本文修改 SharePoint 清單的存取檢視的下一節。

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修改 SharePoint 清單的存取檢視

若要修改的存取檢視的設計,您儲存包含 [Access] 檢視中的資料庫的本機複本,然後再進行變更。 然後,您可以使用檢視的本機複本,或如果您在 SharePoint 網站上有適當的權限,您可以發佈新的檢視。

附註: 您可以修改 Access 檢視的本機複本,無論您Windows SharePoint Services權限等級。 不過,若要發佈至 SharePoint 網站的您修改過的檢視,您必須Windows SharePoint Services管理清單] 權限,當中,根據預設,[設計] 權限等級。 如果您建立 Access 檢視,您應該已經有 [管理清單] 權限。 如果您不確定,請連絡您的 SharePoint 網站管理員,以判斷是否有您所需要的權限。

  1. [Access 檢視開啟,請在訊息列上,按一下 [另存新檔]。

    在 [訊息列上的 [另存新檔] 按鈕

    附註: 如果沒有出現訊息列,則會顯示執行下列動作:

    • 在 [資料庫工具] 索引標籤的 [顯示/隱藏]群組中,按一下訊息列

  2. Access 會提示您關閉檢視] 及 [所有開啟的物件,請按一下 []。

    [另存新檔] 對話方塊隨即出現。

  3. 在 [儲存] 方塊中,指定您要儲存的本機複本中 [檔案名稱] 方塊中,輸入的本機複本的名稱,再按一下 [儲存的位置。

    Access 會儲存資料庫的本機複本,然後再將它開啟。

  4. 執行下列其中一個動作:

    • 若要變更檢視的版面配置,但不新增新的控制項,在 [功能窗格中,以滑鼠右鍵按一下 [檢視],然後按一下快顯功能表上的 [版面配置檢視

      在 [版面配置檢視中,您可以調整大小並重新整理控制項 (例如標籤和欄位) 檢視中,但您無法將其他控制項新增至您的檢視。 版面配置檢視] 會提供資料的預覽畫面,可讓您更容易看見您的變更 [完成] 檢視中的顯示方式。

    • 若要新增或移除控制項中檢視 (例如標籤或欄位]),在 [功能窗格中,以滑鼠右鍵按一下 [檢視],然後按一下快顯功能表上的 [設計檢視

      在設計檢視,您可以調整大小及重新排列控制項,並可以將其他控制項新增至您的檢視。 不過,在 [設計檢視不提供資料的預覽畫面。

      附註: 如果您選擇要編輯檢視設計檢視] 中的,您要發佈至 SharePoint 網站的修訂的檢視,不會增加的任何欄位不屬於 SharePoint 清單的檢視。

  5. 您想要與方法很類似,您可以設計檢視] 和 [版面配置檢視之間進行切換。 如果您使用 [設計] 檢視將控制項新增至您的檢視,您可以然後切換至 [版面配置檢視並排列時預覽資料] 檢視上的控制項。

發佈至 SharePoint 網站的修改過的存取檢視

修改檢視] 中,如果您有 SharePoint 網站上的 [管理清單] 權限後,您可以使用下列程序來發佈修改過的檢視。

若要取得 [管理清單] 權限,請連絡 SharePoint 網站的管理員。

  1. 儲存資料庫的本機複本中的檢視。

  2. 訊息列中,按一下 [發佈至 SharePoint 網站

    [發佈至 SharePoint 網站] 按鈕,在 [訊息列上

    附註: 如果您沒有 [管理清單] 權限,訊息列不會顯示 [發佈至 SharePoint 網站] 按鈕。 如果沒有出現訊息列,則會顯示執行下列動作:

    • 在 [資料庫工具] 索引標籤的 [顯示/隱藏]群組中,按一下訊息列

  3. 在 [發佈至網頁伺服器] 對話方塊中,按一下 [發佈]。

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