從 SharePoint 清單中建立 Access 表單和報表

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

您可以從 SharePoint 清單建立表單和報表,並使用的檢視。有安裝 Access 2007 SharePoint 網站的使用者可以利用 SharePoint 清單的 [檢視] 功能表開啟這些表單和報表。您可以進行存取的檢視清單的預設檢視。

使用Access 2007您建立的檢視會儲存在Windows SharePoint Services伺服器上的資料庫檔案。當您開啟 Access 檢視的 SharePoint 清單,Access 啟動,並顯示的表單或報表。因為資料庫會儲存在 SharePoint 網站上,檢視可以開啟其他使用者的網站。使用者不會知道 SharePoint 網站時,才能使用檢視包含存取檢視的資料庫檔案的位置,需要。此外,使用者也不必知道如何啟動 Access,這自動處理的 SharePoint 網站。

附註: 使用者的電腦上必須安裝 Access 2007,才能建立、使用或修改 SharePoint 網站上的 Access 檢視。

您想要做什麼?

建立 SharePoint 清單的 Access 檢視

進行存取的檢視 SharePoint 清單的預設檢視

使用 SharePoint 清單的 Access 檢視

修改 SharePoint 清單的 Access 檢視

建立 SharePoint 清單的 Access 檢視

當您建立 SharePoint 清單的 Access 檢視時,Access 會自動開啟。在 Access 中,您可以使用多種表單和報表範本做為檢視的基礎,然後自訂檢視。您可以將檢視發佈到 SharePoint 網站,輕鬆地讓其他使用者使用檢視。

附註: 若要建立 SharePoint 清單的檢視,您需要 Windows SharePoint Services 管理清單權限。根據預設,這個權限包含在「設計」權限層級中。

請使用下列步驟,為您正在瀏覽器中檢視的 SharePoint 清單建立 Access 檢視。

  1. 在 SharePoint 網站上的 [檢視] 功能表 下拉式功能表 上,按一下 [建立檢視]

  2. [建立檢視] 頁面上,按一下 [Access 檢視]

    Access 便會啟動,然後提示您儲存資料庫的本機複本,這個資料庫將會包含新的檢視。

  3. [儲存本機複本] 對話方塊中,瀏覽至您想要在電腦上儲存複本的位置,在 [檔案名稱] 方塊中輸入本機複本的名稱,然後按一下 [儲存]

    Access 會儲存並開啟本機複本,然後 [建立 Access 檢視] 對話方塊便會出現。

  4. [建立 Access 檢視] 對話方塊中,按兩下您想要建立的檢視類型。

    Access 會建立新的檢視,並在 [版面配置檢視] 中開啟。

  5. 您可以在 [版面配置檢視] 中自訂新的檢視,也可以切換至 [設計檢視]。

    在 [版面配置檢視] 中,您可以重新調整檢視中控制項 (例如標籤和欄位) 的大小,並重新排列控制項,但是您不能在檢視中增加額外的控制項。[版面配置檢視] 也提供資料預覽,可以讓您輕鬆地在完成的檢視中看看您所做的變更。

    在 [設計檢視] 中,您可以調整控制項的大小、重新排列控制項,還可以在檢視中新增控制項。不過,[設計檢視] 並不提供資料預覽。

    您可以隨意切換 [設計檢視] 和 [版面配置檢視],如果您使用 [設計檢視] 在檢視中新增了控制項,可以再切換至 [版面配置檢視],一邊預覽資料,一邊檢視和排列控制項。

  6. 在您完成自訂後,請按一下 [訊息列] 上的 [發佈至 SharePoint 網站]

    工具列

    [發佈至網頁伺服器] 對話方塊便會開啟。

    如果 [訊息列] 沒有出現,請執行下列操作以顯示 [訊息列]:

    • [資料庫工具] 索引標籤上,按一下 [顯示/隱藏] 群組中的 [訊息列]

  7. 根據預設,Access 會將檢視儲存在 SharePoint 網站上的 [共用文件] 庫中的一個資料庫檔案中,這個網站包含您用來建立檢視的清單。在大多數的情況下,這樣應該就足夠了,不過,您也可以變更儲存資料庫的文件庫,方式是在 [發佈至網頁伺服器] 對話方塊中的 [儲存位置] 方塊中,選擇其他的文件庫。這麼做可以讓您更特定地掌控哪些人可以存取檢視,以及使用者可以在唯讀模式或是編輯模式中開啟檢視。SharePoint 網站上可能也專為發佈 Access 檢視而建立的文件庫,在這種情況下,您可能需要變更 [儲存位置] 以選擇正確的文件庫。

    SharePoint 網站的管理員可以幫助您選擇正確的文件庫。

  8. Access 會在 [發佈至網頁伺服器] 對話方塊中的 [檔案名稱] 方塊中提供資料庫的名稱。這個名稱和您儲存為本機複本的資料庫名稱相符。如果想要的話,您可以變更這個名稱。但是在大多數的情況下,您應該接受建議的名稱,因為這樣可以幫助您記住哪一個本機資料庫對應至發佈到 SharePoint 網站的資料庫。

  9. 按一下 [發佈],將資料庫儲存至 SharePoint 網站。

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進行存取的檢視 SharePoint 清單的預設檢視

當您檢視的 SharePoint 清單的預設檢視的存取,存取檢視會自動開啟時的使用者開啟清單,如果這些使用者有權存取他們的電腦上安裝。

重要: 如果您的 Access 檢視預設檢視,沒有安裝 Access 2007 清單訪客就會無法使用清單]。

  1. [設定] 功能表上,開啟 [SharePoint 清單中,按一下 [清單設定]。

  2. 在 [清單設定] 頁面上 [檢視] 中,按一下您想要以預設檢視的存取檢視的名稱。

  3. 在 [編輯檢視] 頁面中,選取 [將此設為預設檢視,然後按一下[確定]

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使用 SharePoint 清單的 Access 檢視

從清單的 [檢視] 功能表中選擇 Access 檢視,即可使用 SharePoint 清單的 Access 檢視。

  • [檢視] 功能表 下拉式功能表 上,按一下 Access 檢視的名稱。Access 便會啟動,然後在唯讀模式中顯示檢視。

    在唯讀模式中,您可以變更檢視中的資料以及列印檢視,但是您無法變更檢視設計。如果您想要變更檢視設計,請參閱本文的下一章節:修改 SharePoint 清單的 Access 檢視

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修改 SharePoint 清單的 Access 檢視

若要修改 Access 檢視的設計,您可以儲存一個包含 Access 檢視的資料庫本機複本,然後進行變更。您可以使用檢視的本機複本,或者,如果您在 SharePoint 網站上擁有適當的權限,也可以發佈新的檢視。

附註: 無論您的 Windows SharePoint Services 的權限層級為何,您都可以修改 Access 檢視的本機複本。但是,您需要 Windows SharePoint Services 管理清單權限,才能將修改的檢視發佈至 SharePoint 網站,根據預設,這個權限包含在「設計」權限層級中。如果您建立了 Access 檢視,那麼您應該已經具備管理清單權限。如果不確定的話,請連絡您的 SharePoint 網站管理員,瞭解您是否具備所需的權限。

  1. 保持 Access 檢視為開啟的狀態,按一下 [訊息列] 上的 [另存新檔]

    [訊息列] 上的 [另存新檔] 按鈕

    附註: 如果 [訊息列] 沒有出現,請執行下列操作以顯示 [訊息列]:

    • [資料庫工具] 索引標籤上,按一下 [顯示/隱藏] 群組中的 [訊息列]

  2. 當 Access 提示您關閉檢視以及所有其他開啟的物件時,按一下 [是]

    [另存新檔] 對話方塊隨即出現。

  3. [儲存位置] 對話方塊中,指定您想要儲存本機複本的位置,在 [檔案名稱] 方塊中輸入本機複本的名稱,然後按一下 [儲存]

    Access 會儲存並開啟資料庫的本機複本,然後開啟它。

  4. 執行下列其中一項操作:

    • 如果要變更檢視的版面配置,而不要增加新的控制項,請在功能窗格中,用滑鼠右鍵按一下檢視,然後按一下快顯功能表上的 [版面配置檢視]

      在 [版面配置檢視] 中,您可以重新調整檢視中控制項 (例如標籤和欄位) 的大小,並重新排列控制項,但是您不能在檢視中增加額外的控制項。[版面配置檢視] 也提供資料預覽,可以讓您輕鬆地在完成的檢視中看看您所做的變更。

    • 如果要新增或移除檢視中的控制項 (例如標籤或欄位),請在功能窗格中,用滑鼠右鍵按一下檢視,然後按一下快顯功能表上的 [設計檢視]

      在 [設計檢視] 中,您可以調整控制項的大小、重新排列控制項,還可以在檢視中新增控制項。不過,[設計檢視] 並不提供資料預覽。

      附註: 如果您選擇在 [設計檢視] 中編輯檢視,並且計劃將修訂後的檢視發佈至 SharePoint 網站,請勿在檢視中新增任何不屬於 SharePoint 清單的欄位。

  5. 您可以隨意切換 [設計檢視] 和 [版面配置檢視],如果您使用 [設計檢視] 在檢視中新增了控制項,可以再切換至 [版面配置檢視],一邊預覽資料,一邊檢視和排列控制項。

將修改後的 Access 檢視發佈至 SharePoint 網站

在您完成修改檢視後,如果您具備 SharePoint 網站上的管理清單權限,您可以使用下列程序發佈修改後的 Access 檢視。

若要取得管理清單權限,請連絡 SharePoint 網站的管理員。

  1. 將檢視儲存在資料庫的本機複本中。

  2. 按一下 [訊息列] 上的 [發佈至 SharePoint 網站]

    工具列

    附註: 如果您沒有管理清單權限,[訊息列] 上就不會顯示 [發佈至 SharePoint 網站] 按鈕。如果 [訊息列] 沒有出現,請執行下列操作以顯示 [訊息列]:

    • [資料庫工具] 索引標籤上,按一下 [顯示/隱藏] 群組中的 [訊息列]

  3. [發佈至網頁伺服器] 對話方塊中,按一下 [發佈]

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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