從 Outlook 傳送 [不在辦公室] 自動回覆

如果您擁有 Office 365、Outlook.com 或 Exchange 帳戶,就只能利用下列步驟來傳送不在辦公室的自動回覆。針對所有其他的電子郵件帳戶,請參閱自動轉寄及重新導向電子郵件

  1. 選取 [檔案] > [自動回覆]。

    自動回覆

  2. 在 [自動回覆] 方塊中,選取 [傳送自動回覆]。

    您也可以為自動回覆設定日期範圍。這會讓系統在您輸入的日期和時間結束時,關閉自動回覆。否則,您就需要手動關閉自動回覆。

    附註: 如果您沒有看到 [自動回覆],代表您可能是透過 POP 或 IMAP 帳戶使用 Outlook。如需設定自動回覆的指示,請參閱自動轉寄及重新導向電子郵件

  3. 在 [在我的組織內] 索引標籤上,輸入當您不在辦公室時要傳送給小組成員或同事的回覆。

    輸入您的自動回覆訊息

    附註: 傳送自動回覆給 [我的組織之外的任何人] 將會傳送您的自動回覆給每封電子郵件,包括電子報、廣告,也可能包括垃圾電子郵件。如果您想要傳送自動回覆給組織外部人員,我們建議您選擇 [僅限我的連絡人]。

  4. 選取 [確定],儲存您的設定。

關閉不在辦公室自動回覆

當 Outlook 設定為傳送自動回覆時,您會在功能區下方看到有著這樣內容的訊息。選取 [關閉] 來停用不在辦公室自動回覆。如果您想要修改自動回覆日期或是所傳送的訊息,請使用上述步驟來修改您的設定。

關閉自動回覆

疑難排解:我看不到自動回覆

如果您在選取檔案之後看不到 Automatic Replies,那麼您使用的可能是不支援 Outlook 自動回覆功能的 Gmail、Yahoo 或其他 POP 或 IMAP 帳戶。您可以設定能回覆內送郵件的規則,但前提是 Outlook 必須保持開啟。如需詳細資訊,請參閱使用規則管理郵件

設定自動回覆有兩種不同的方法。請根據您在 Outlook 中所擁有的電子郵件帳戶類型選擇您的設定方法。

我有 Exchange Server 帳戶

我有 Outlook.com、Hotmail、Gmail、Yahoo! 或是其他 POP3 或 IMAP 帳戶

我不確定我擁有的帳戶類型

我有 Exchange Server 帳戶

開啟或關閉郵件答錄機助理員

  1. 按一下 [工具] 功能表上的 [郵件答錄機助理員]。

    [工具] 功能表上的 [郵件答錄機助理員] 命令

    附註: [工具] 功能表會出現在 Outlook 主要視窗中,這個主要視窗就是當您啟動 Outlook 時顯示的同一個視窗,其中包含 [檔案]、[編輯]、[檢視]、[到]、[工具]、[動作] 和 [說明] 功能表。在您建立或檢視項目 (例如電子郵件訊息、連絡人或工作) 的視窗中,則無法使用 [工具] 功能表。

    如果未出現 [郵件答錄機助理員] 命令,另一種執行自動回覆郵件的替代方法適用於所有的 Outlook 使用者。請移至我有 Outlook.com、Hotmail、Gmail、Yahoo! 或是其他 POP3 或 IMAP 帳戶

  2. 按一下 [傳送郵件答錄機自動回覆]。

  3. 如有需要,選取 [只有在此時間範圍內才傳送] 核取方塊,以排定郵件答錄機啟用的時間。若沒有指定開始和結束時間,則會一直傳送自動回覆,直到您按一下 [不傳送郵件答錄機自動回覆] 核取方塊為止。

  4. 在 [在我的組織內] 索引標籤上,輸入當您不在辦公室時要傳送的回覆。

    若要傳送自動回覆給組織外部人員,請繼續進行步驟 4 和 5。

  5. 在 [在我的組織外] 索引標籤上,選取 [自動回覆給我的組織之外的人員] 核取方塊,然後輸入當您不在辦公室時所要傳送的回覆。

    組織的定義通常是指您的公司,其中包括在電子郵件系統中擁有 Exchange Server 帳戶的人員。

    選取 [自動回覆給我的組織之外的人員] 核取方塊後,[在我的組織外] 索引標籤名稱旁邊即會顯示 [(開啟)]。

  6. 在 [在我的組織外] 索引標籤上,按一下 [僅限我的連絡人] 或 [我的組織之外的任何人],以指定要傳送自動回覆的人員。

    附註: 連絡人必須存在於 Exchange Server [連絡人] 資料夾中。如果連絡人只存在於個人資料夾檔案 (.pst) 的資料夾中,則不會傳送自動回覆郵件。

我有 Outlook.com、Hotmail、Gmail、Yahoo! 或是其他 POP3 或 IMAP 帳戶

您可以結合 Outlook 電子郵件範本與 Outlook 規則,複製出只有 Exchange Server 帳戶使用者才能運用的 [郵件答錄機助理員] 功能。使用這項結合功能,您就可以使用您的電子郵件帳戶來傳送自動回覆給內送郵件。

重要: 您必須讓電腦維持開機狀態,並讓 Outlook 維持在執行中狀態,才能傳送自動回覆。

步驟 1:建立郵件範本

  1. 指向 [檔案] 功能表上的 [新增],然後按一下 [郵件]。

  2. 在 [選項] 索引標籤的 [格式] 群組中,按一下 [純文字]。

  3. 在郵件內文中,輸入您要當做自動回覆的傳送訊息。

  4. 在郵件視窗中,按一下 Microsoft Office 按鈕 Office 按鈕影像 ,然後按一下 [另存新檔]。

  5. [另存新檔] 對話方塊的 [檔案類型] 清單中,按一下 [Outlook 範本 (*.oft)]

  6. 在 方塊中,輸入郵件範本的名稱,然後按一下 [儲存]。

步驟 2:建立規則來自動回覆新的電子郵件訊息

  1. 在 [工具] 功能表上,按一下 [規則及通知]。

  2. 在 [規則及通知] 對話方塊中,按一下 [新增規則]。

  3. 按一下 [從空白規則開始] 底下的 [當郵件送達時進行檢查],然後按一下 [下一步]。

  4. 選取 [您要檢查的條件是?] 底下的 [僅傳送給我] 核取方塊及想要的任何其他準則,然後按一下 [下一步]。

  5. 看到通知您此規則會套用到所接收之每封郵件的對話方塊時,按一下 [是]。

  6. 選取 [您處理郵件的方式是?] 底下的 [使用特定範本回覆] 核取方塊。

  7. 按一下 [步驟 2: 編輯規則描述 (在加上底線的值上按一下)] 底下的 [特定的範本]

  8. [選取回覆範本] 對話方塊上,按一下 [查詢] 方塊內的 [檔案系統中的使用者範本]

  9. 選取在上一節中建立的範本,然後按一下 [開啟]。

  10. 按一下 [下一步]。

  11. 也可以根據自動回覆規則的例外選取核取方塊。

  12. 按一下 [下一步]

  13. [步驟 1: 指定規則的名稱] 底下,輸入此自動回覆規則的名稱,然後按一下 [完成]

提示: 請考慮建立 Outlook 工作或待辦事項提醒,協助您記得在想要停止傳送自動回覆時關閉此規則。

在單一工作階段期間,[規則精靈] 中的 [使用特定範本回覆] 規則只會將自動回覆傳送一次給每一個寄件者,這條規則可讓 Outlook 避免重複傳送回覆給寄出多封郵件給您的單一寄件者。在工作階段期間,Outlook 會追蹤記錄已經回覆過的使用者清單;但是,如果您結束 Outlook 後再重新啟動,則會重設已收到自動回覆的寄件者清單。

重要: 為了要讓 [規則精靈] 能夠自動傳送回覆,Outlook 必須在執行中,而且必須設定為定期檢查新的郵件。

關閉自動回覆

  1. 在 [工具] 功能表上,按一下 [規則及通知]。

  2. 在 [電子郵件規則] 索引標籤上,取消選取 [名稱] 下您所要關閉規則的核取方塊。

我不確定我擁有的帳戶類型

查看您是否正在使用 Exchange Server 帳戶最簡單的方法就是,開啟您的 [收件匣] 資料夾,然後查看 [工具] 功能表上是否有 [郵件答錄機助理員] 命令。如果您在此功能表底部看到展開按鈕 按鈕影像 ,請按一下該按鈕,[工具] 功能表上就會顯示所有命令。

[工具] 功能表上的 [郵件答錄機助理員] 命令

如果命令並未出現,很可能是因為您使用的不是 Exchange Server 帳戶,導致您無法使用 [郵件答錄機助理員]。有另一種執行自動回覆郵件的替代方法可以使用。請移至我有 POP3、IMAP 或 Outlook.com 帳戶

附註: [工具] 功能表會出現在 Outlook 主要視窗中。在您建立或檢視項目 (例如電子郵件訊息、連絡人或工作) 的視窗中,則無法使用 [工具] 功能表。

如果您知道您正在使用 Exchange Server 帳戶,但 [郵件答錄機助理員] 命令卻未出現在 [工具] 功能表上,我們建議您連絡 Microsoft 技術支援人員,以取得協助

另請參閱

使用 Outlook 2007 行事曆顯示不在辦公室的時間

從 Mac 版 Outlook 傳送 [不在辦公室] 自動回覆

擴展您的技能
探索訓練
優先取得新功能
加入 Office 測試人員

這項資訊有幫助嗎?

感謝您的意見反應!

感謝您的意見反應! 我們將協助您與其中一位 Office 支援專員連絡以深入了解您的意見。

×