從 Mac 版 Outlook 自動傳送「不在辦公室」回覆

每當您要讓傳送電子郵件給您的人員知道您不會立即回覆其訊息時,您可以從 Outlook 傳送不在辦公室自動回覆。

設定自動回覆有兩種不同的方式。您所選的方式取決於您在 Outlook 中擁有的電子郵件帳戶類型。

您可以為不在辦公室的時間設定自動回覆,並指定結束日期來讓回覆在您回來時自動停止,或者,您可以手動關閉自動回覆。

設定您不在辦公室時的自動回覆

  1. 在瀏覽窗格的左下角按一下 [郵件]。

    按一下 [郵件]

  2. 在 [工具] 索引標籤上,按一下 [不在辦公室]。

    在 [工具] 索引標籤上,按一下 [不在辦公室]。

  3. 在 [自動回覆設定] 方塊中,選取 [為帳戶 "X" 傳送自動回覆] 方塊 ("X" 是您要傳送不在辦公室回覆的帳戶)。

    傳送自動回覆

  4. 在 [每位寄件者僅回覆一次] 下輸入您的自動回覆。

  5. 若要設定開始和結束日期,選取 [僅在此時段傳送回覆] 核取方塊,然後輸入開始和結束日期和時間。

    附註: 當您選取此方塊並設定開始和結束日期和時間後,您的不在辦公室回覆便會在到了結束日期和時間時自動關閉。

  6. 若要設定回覆組織外部人員的選項 (如果 Exchange 系統管理員已啟用),請選取 [同時傳送回覆給組織外部的寄件者] 方塊,選取 [傳送給所有的外部寄件者],然後在 [每位外部寄件者僅回覆一次] 下方輸入您的自動回覆。

  7. 按一下 [確定]。

關閉自動回覆

  1. 在瀏覽窗格的左下角按一下 [郵件]。

    按一下 [郵件]

  2. 在 [工具] 索引標籤上,按一下 [不在辦公室]。

    在 [工具] 索引標籤上,按一下 [不在辦公室]。

  3. 清除 [為帳戶 "X" 傳送自動回覆] 方塊 ("X" 是您要關閉不在辦公室回覆的帳戶)。

您可以在 Outlook 中設定郵件規則來自動回覆新電子郵件訊息。在 Outlook 中可以設定所有帳戶類型的郵件規則,包括 Exchange、POP 和 IMAP 帳戶。

重要: 電子郵件規則是由 Outlook 執行,而非郵件伺服器,因此您的電腦必須開啟且 Outlook 必須開啟,才能傳送自動回覆郵件。

建立電子郵件規則以自動回覆傳入訊息

  1. 在瀏覽窗格的左下角按一下 [郵件]。

    按一下 [郵件]

  2. 在 [組合管理] 索引標籤上,按一下 [規則],然後選取 [編輯規則]。

  3. 在 [規則] 方塊的左窗格中,按一下您要為其建立規則的帳戶類型,例如 [Exchange]、[IMAP] 或 [POP]。

    按一下帳戶類型

    提示: 如果您不知道自己的帳戶類型,請參閱我不確定我擁有的帳戶類型,然後回到此節中的步驟 4。

  4. 在 [規則] 方塊中,按一下 [新增規則] 新增規則

  5. 在 [規則名稱] 方塊中,鍵入規則名稱,例如 [休假回覆]。

    建立規則

  6. 按一下 [執行下列] 下方的 [變更狀態] 按鈕,然後選擇 [回覆]。

  7. 按一下 [回覆文字],輸入您要 Outlook 傳送的自動回覆,然後按一下 [確定]。

    回覆文字

    在 [規則] 方塊中,您會看到已建立的 [休假回覆] 規則。

    休假回覆規則

    附註: Outlook 會根據您建立的規則傳送自動回覆,直到您手動關閉電子郵件規則為止。

手動關閉電子郵件規則

  1. 在瀏覽窗格底部按一下 [郵件]。

    按一下 [郵件]

  2. 在 [組合管理] 索引標籤上,按一下 [規則],然後按一下 [編輯規則]。

  3. 在 [規則] 方塊中,按兩下要關閉的規則。

    休假回覆規則

  4. 清除 [已啟用] 核取方塊,然後按一下 [確定]。

    清除 [啟用] 核取方塊。

  1. 在瀏覽窗格的左下角按一下 [郵件]。

    按一下 [郵件]

  2. 在 [組合管理] 索引標籤上,按一下 [規則],然後選取 [編輯規則]。

  3. 在 [規則] 方塊中,按一下 [顯示所有]。

    按一下帳戶類型

  4. 在 [Outlook 偏好設定] 方塊的 [個人設定] 中,按一下 [帳戶]。

    [Outlook 喜好設定] 方塊

  5. 在 [帳戶] 方塊的左窗格中按一下帳戶。

  6. 若要回到 [規則] 方塊,請按一下 [全部顯示],然後按一下 [電子郵件] 下方的 [規則]。

    在 [電子郵件] 之下,按一下 [規則]。

  7. 若要設定自動回覆規則,請移至我有 Outlook.com、Hotmail、Gmail、Yahoo! 或是其他 POP 或 IMAP 帳戶中的步驟 4。若要設定 Exchange 伺服器帳戶的不在辦公室回覆,請移至我有 Exchange Server 帳戶

另請參閱

在 Mac 版 Outlook 2016 中建立規則

設定自動回覆有兩種不同的方式。您所選的方式取決於您在 Outlook 中擁有的電子郵件帳戶類型。

開啟郵件答錄機助理員

  1. 在瀏覽窗格底部按一下 [郵件] [郵件] 檢視按鈕

    附註: 如果您有多個 Exchange 帳戶,必須分別為每個帳戶開啟或關閉郵件答錄機助理員。若要選擇您要開啟郵件答錄機助理員的帳戶,請先在資料夾清單中,選擇該帳戶中的一個資料夾,然後繼續下一個步驟。

  2. 在 [工具] 索引標籤上,按一下 [不在辦公室]。

    [工具] 索引標籤,群組 2

  3. 按一下 [傳送不在辦公室訊息]。

  4. 在 [回覆郵件] 方塊中,輸入您要包含在自動回覆的文字。

  5. 請執行下列其中一項操作。

    若要

    執行此動作

    設定 [不在辦公室] 訊息的開始日期和結束日期

    選取 [以下時段我不在辦公室] 核取方塊,然後設定開始日期和結束日期。

    設定組織外部的回覆選項 (如果 Microsoft Exchange 系統管理員有啟用的話)

    選取 [將公司外部的回覆傳送到] 核取方塊,然後將資訊填寫完畢。

郵件答錄機助理員可搭配執行 Microsoft Exchange Server 的伺服器使用,在您不在辦公室時自動回覆電子郵件。由於是 Exchange 伺服器會傳送郵件,而不是 Outlook,因此不需要開啟 Outlook 就能傳送郵件回覆。

附註: 您的代理人無法為您開啟或關閉郵件答錄機助理員。

關閉郵件答錄機助理員

  1. 在瀏覽窗格底部按一下 [郵件] [郵件] 檢視按鈕

    附註: 如果您有多個 Exchange 帳戶,必須分別為每個帳戶開啟或關閉郵件答錄機助理員。若要選擇您要關閉郵件答錄機助理員的帳戶,請先在資料夾清單中,選擇該帳戶中的一個資料夾,然後繼續下一個步驟。

  2. 在 [工具] 索引標籤上,按一下 [不在辦公室]。

    [工具] 索引標籤,群組 2

  3. 按一下 [不要傳送不在辦公室訊息]。

    提示: 當您為 [不在辦公室] 訊息設定開始日期和結束日期之後,一到結束日期,它就會自動關閉。如果您想要在結束日期之前關閉 [不在辦公室] 訊息,請按一下 [不要傳送不在辦公室訊息]。

您可以在 Outlook 中設定郵件規則,使其自動回覆新的電子郵件。Outlook 中所有的帳戶類型都可以設定規則,包括 POP 和網際網路訊息存取通訊協定 (IMAP) 帳戶。

重要: 電子郵件規則是由 Outlook 執行,而非郵件伺服器,因此您的電腦必須開啟且 Outlook 必須開啟,才能傳送自動回覆郵件。

建立電子郵件規則以自動回覆傳入的郵件訊息

  1. 在瀏覽窗格底部按一下 [郵件] [郵件] 檢視按鈕

  2. 在 [組合管理] 索引標籤上,按一下 [規則],然後按一下 [編輯規則]。

    [整理] 索引標籤,群組 3

  3. 在 [規則] 對話方塊的左窗格中,按一下您要為其建立規則的帳戶類型。如果您不知道自己的帳戶類型,請移至我不確定我擁有的帳戶類型

  4. 按一下 [新增] 新增

  5. 在 [規則名稱] 方塊中,輸入規則的名稱,例如「假期回應」。

  6. 在 [新增動作] 按鈕底下的 [變更狀態] 快顯功能表上,按一下 [回覆]。

  7. 按一下 [回覆文字],輸入您要 Outlook 傳送的自動回覆,然後按一下 [確定]。

  8. 務必選取 [啟用] 核取方塊,然後按一下 [確定]。

  9. 若要關閉自動回覆郵件,請按兩下規則開啟,然後清除 [啟用] 核取方塊。

    提示: 您也可以清除 [規則] 對話方塊中規則名稱旁的核取方塊,來關閉規則。

關閉電子郵件規則

  1. 在瀏覽窗格底部按一下 [郵件] [郵件] 檢視按鈕

  2. 在 [組合管理] 索引標籤上,按一下 [規則],然後按一下 [編輯規則]。

    [整理] 索引標籤,群組 3

  3. 在 [規則] 對話方塊的左窗格中,按一下您要為其建立規則的帳戶類型。如果您不知道自己的帳戶類型,請移至我不確定我擁有的帳戶類型

  4. 按兩下規則以便開啟,然後清除 [啟用] 核取方塊。

    提示: 您也可以清除 [規則] 對話方塊中規則名稱旁的核取方塊,來關閉規則。

  1. 在 [規則] 對話方塊中,按一下 [全部顯示],然後按一下 [個人設定] 底下的 [帳戶]。

  2. 在 [帳戶] 對話方塊的左窗格中,按一下帳戶。帳戶描述底下隨即顯示帳戶類型。在此範例中,帳戶是 POP 帳戶。

    帳戶類型指示器

  3. 若要返回 [規則] 對話方塊,請按一下 [全部顯示],然後按一下 [電子郵件] 底下的 [規則]。

另請參閱

在 Mac 版 Outlook 2011 中建立或編輯規則

我無法連線至 Exchange 帳戶

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