從 Excel 試算表將連絡人匯入 Outlook

如果您的試算表中有大量的商務或個人連絡人資訊,只要稍做準備,就可直接將這些連絡人資訊匯入Windows 版 Outlook 2013 或 Outlook 2016。有以下三個主要步驟:

  1. 將您的 Excel 活頁簿另存為 .csv 檔案。

  2. 匯入您的連絡人。

  3. 將 Excel 試算表欄對應至適當的 Outlook 欄位。

步驟 1:將您的 Excel 活頁簿另存為 .csv 檔案

Outlook 可以匯入逗號分隔值 (.csv) 檔案,但不能匯入含多個工作表的活頁簿,因此步驟 1 就是將 Excel 活頁簿另存為 .csv 檔案。方法如下:

  1. 在活頁簿中,按一下含有您要匯入之連絡人資訊的工作表。

  2. 按一下 [檔案] > [另存新檔]。

  3. 選擇儲存檔案的位置。

  4. 在 [存檔類型] 方塊中,選擇 [CSV (逗號分隔) (*.csv)],然後按一下 [儲存]。

    Excel 會告訴您:「選取的檔案類型不包含有多個工作表的活頁簿。」這是指 CSV 檔案的限制;您原本的活頁簿 (.xlsx 檔案) 不會受影響。

  5. 按一下 [確定]。

    Excel 會告訴您:「如果您將活頁簿另存為 CSV (逗號分隔),活頁簿中的部分功能將會遺失。」這僅指的是 CSV 檔案的限制,可以忽略。

  6. 按一下 [是],Excel 就會將目前工作表另存為 CSV 檔案。然後原始的活頁簿 (.xlsx 檔案) 就會關閉。

  7. 關閉 CSV 檔。

這樣 Excel 的部分就完成了。現在,您可以開始在 Outlook 中進行匯入程序。

附註: 有些地區設定預設會使用不同的清單分隔符號。例如,德文的預設分隔符號是分號。但是 Outlook 並不支援分號做為欄位分隔符號。因此您必須先把 CSV 檔中所有的分號全部換成逗號之後,再繼續進行下一步。

步驟 2:將您的連絡人匯入到 Outlook

附註: 如果您要將 .csv 檔案匯入 Outlook 2013 的 Outlook.com 帳戶 (或另一個 Exchange ActiveSync 帳戶) 中,請參閱將連絡人匯入 Outlook.com 帳戶

  1. 在 Outlook 的功能區頂端,選擇 [檔案]。

    這是 Outlook 2016 功能區的外觀。
  2. 選擇 [開啟和匯出] > [匯入/匯出]。

    若要建立您的 Outlook .pst 檔案,請依序選擇 [檔案]、[開啟和匯出],然後選擇 [匯入/匯出]。

  3. 選擇 [從其他程式或檔案匯入],然後按一下 [下一步]。

    匯入及匯出精靈

    提示: 如果系統提示您輸入密碼,而您未設定密碼,請按一下 [取消] 移至下一個視窗。

  4. 選擇 [逗號分隔值],按一下 [下一步]。

  5. 瀏覽至您要匯入的 .csv 檔案。

  6. 在 [選項] 之下,選擇取代重複項目 (現有的連絡人)、建立重複的連絡人,或是不要匯入重複項目。

  7. 按一下 [下一步],選擇放置您連絡人的目的地資料夾。[連絡人] 依預設應為已選取,若未選取,請向上或向下捲動,直到您找到為止。您也可以選擇不同的資料夾,或建立新的資料夾。

  8. 按一下 [下一步]。

  9. 請務必選取 [匯入 "MyContacts.csv"] (假設這是您的檔名) 旁的核取方塊。

  10. 還不要按一下 [完成],因為您需要將 CSV 檔案中的部分欄「對應」至 Outlook 中的連絡人欄位。這個對應作業能將匯入的連絡人依照您想要的方式顯示。

步驟 3:將 CSV 檔案中的欄對應到 Outlook 連絡人欄位

  1. 按一下 [對應自訂欄位] 按鈕, [對應自訂欄位] 對話方塊就會出現。

    • 在 [從] 之下,您會看見一個方塊,上面有您即將匯入之 CSV 檔案的欄名稱。

    • 在 [到] 之下,您會看見 Outlook 用於連絡人的標準欄位。如果某欄位符合 CSV 檔案中的某欄,您就會在 [對應自] 之下看見您的欄。

    • [名稱]、[名字]、[姓氏] 等欄位是標準的 Outlook 連絡人欄位,因此若您檔案中的連絡人資訊有其中任何一個連絡人名稱,就表示您成功了。

      將 Excel 的欄對應至 Outlook 連絡人欄位

  2. 您可能需要手動進行一些對應作業。例如,在這個匯入的檔案中,連絡人的手機位於名為 [手機電話] 的欄中,而 Outlook 中沒有完全相符的項目。不過,您可以執行下列步驟,在 Outlook 中找到適合的相符項目:

    1. 在右側窗格向下捲動,就會找到 [其他地址],旁邊有加號 (+)。

    2. 按一下加號即可展開底下的內容,您會看見此相符項目:[行動電話]。

  3. 將左窗格的 [手機電話] 拖放至右窗格的 [行動電話]。

    您會注意到 [手機電話] 出現在 [對應自] 欄中的 [行動電話] 旁。

    [手機電話] 已對應至 Outlook 的 [行動電話] 欄位

  4. 將左窗格中剩下的值,拖曳到右窗格中適當的 Outlook 欄位,一次拖曳一個。例如,您可以根據連絡人的地址類型,將 [地址] 拖曳到 [住家 - 街] 或 [商務 - 街]。

  5. 按一下 [完成]。

    您的連絡人已匯入 Outlook。

  6. 若要在 Outlook 2016 中檢視您的連絡人,請在瀏覽列底部選擇 [人員] 圖示。

    選擇位於頁面底部的 [人員] 圖示。

另請參閱

匯入及匯出 Outlook 電子郵件、連絡人及行事曆

  1. 如果您匯入到現有的 [連絡人] 資料夾,請跳到步驟 3。

  2. 若要在 Outlook 中建立新資料夾,請以滑鼠右鍵按一下 [連絡人] 資料夾、按一下 [新資料夾]、輸入新資料夾的名稱,然後按一下 [確定]。

  3. 按一下功能區中的 [檔案] 索引標籤,然後按一下功能表上的 [開啟]。

  4. 按一下 [匯入] 索引標籤。[匯入及匯出精靈] 隨即開啟。

  5. 選取 [從其他程式或檔案匯入],然後按一下 [下一步]。

  6. 按一下 [逗點分隔值 (Windows)],然後按一下 [下一步]。

  7. 如果顯示的檔案不是正確的檔案,請按一下 [瀏覽]、瀏覽到步驟 3 中提及的資料夾,然後按兩下檔案以選取該資料夾。

  8. 如果您匯入到新資料夾,[選項] 設定則無關 (因為沒有重複項目)。如果您不是匯入到新資料夾,請選擇最符合邏輯的選項。如果您不確定,請按一下 [允許重複],然後按一下 [下一步]。

  9. 按一下 [連絡人] 資料夾或您已建立的其他連絡人類型資料夾,然後按一下 [下一步]。

  10. 如果您不確定試算表第一列中的欄名稱是否會正確對應到 Outlook 欄位,請按一下 [對應自訂欄位] 進行驗證。

  1. 如果您匯入到現有的 [連絡人] 資料夾,請跳到步驟 3。

  2. 若要在 Outlook 中建立新資料夾,請按一下 [連絡人]、以滑鼠右鍵按一下 [連絡人] 資料夾,然後按一下 [新資料夾]、輸入新資料夾的名稱,再按一下 [確定]。

  3. 在 [檔案] 功能表上,按一下 [匯入及匯出]。

  4. 選取 [從其他程式或檔案匯入],然後按一下 [下一步]。

  5. 按一下 [逗點分隔值 (Windows)],然後按一下 [下一步]。

  6. 如果顯示的檔案不是正確的檔案,請按一下 [瀏覽]、瀏覽到步驟 3 中所述的資料夾,然後按兩下檔案以選取該資料夾。

  7. 如果您匯入到新資料夾,[選項] 設定則無關 (因為沒有重複項目)。如果不是,請選擇最符合邏輯的選項。如果您不確定,請按一下 [允許重複],然後按一下 [下一步]。

  8. 按一下 [連絡人] 資料夾或您已建立的其他連絡人類型資料夾以進行匯入,然後按一下 [下一步]。

  9. 如果您不確定試算表第一列中的欄名稱是否會正確對應到 Outlook 欄位,請按一下 [對應自訂欄位] 進行驗證。

    附註: 如果 [對應自訂欄位] 無法使用,表示您已選擇要匯入到非連絡人類型資料夾。按一下 [上一步],然後選擇正確的資料夾。如果您滿意對應,請按一下 [確定] 以關閉 [對應自訂欄位] 對話方塊,然後按一下 [完成]。

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