從離線工作切換為線上工作

從離線工作切換為線上工作

在 Outlook 中,您可以靈活地讓 Outlook 與您的郵件伺服器進行線上或離線作業。

如何知道當您在 Outlook離線或線上工作時? 從 Outlook 視窗底部的狀態列開始,會出現視覺提示。 如果顯示下列其中一個狀態指標,則表示 Outlook 未連線至您的郵件伺服器。

離線工作狀態中斷連線狀態

您無法傳送或接收電子郵件,直到您重新連線。

狀態:離線工作

離線工作通常是一個選擇。 返回線上工作模式是一個簡單的程式。

  • 在 Outlook的 [傳送/接收] 索引標籤上,選擇 [離線工作] 以重新連線。

    [傳送接收] 索引標籤上的 [離線工作] 選項

附註: 

  • 如果 [離線工作] 按鈕的背景為灰色(如上圖所示),表明您未連線。 但如果背景為清除狀態,則您已連線。

  • 如果您沒有看到 [離線工作] 按鈕,且您的電子郵件帳戶是Microsoft Exchange Server 帳戶或Microsoft 365 帳戶,Exchange 快取模式 (離線) 可能是已關閉。 請按照開啟 [快取Exchange 模式]來變更該設定中的步驟進行。 或連絡您組織的 Exchange 伺服器的管理人員。
    我們建議您總是使用Microsoft 365 帳戶開啟 [快取 Exchange 模式]。

狀態:已中斷連線

您中斷連線 Outlook的原因可能有所不同。 接下來只提供幾個可能原因的範例。

  • 如果網際網路連線可以運作,則可能是郵件伺服器發生問題。

  • 如果您可以從網站登入您的電子郵件(例如,HTTP://outlook.com),請檢查您是否能以這種方式接收並傳送電子郵件。 如果電子郵件無法在網站上運作,請致電您的電子郵件服務提供者技術支援人員以取得協助。

  • 如果您可以在網站上傳送及接收郵件,您的郵件伺服器就是完好的。 但您的電腦可能需要更新,否則您的帳戶設定可能會有問題。

重新連接至 Outlook的秘訣

以下是一些重新連接至 Outlook的建議方式。

重設離線工作狀態

  • 在 [傳送/接收] 索引標籤上,選擇 [離線工作],然後檢查狀態列。 如果狀態顯示為 [離線工作],請重複此動作,直到狀態變更為 [已連線]。

檢查更新

  • 閱讀 [檢查更新] 主題,並安裝任何必要的更新。

建立新使用者設定檔

若要消除目前 Outlook 設定檔中出現錯誤的可能性,請建立新的設定檔。 如果您使用新的設定檔開啟 Outlook ,但仍中斷連線,請嘗試移除您的帳戶,然後再將它重新加回。

  1. 資料夾窗格中,以滑鼠右鍵按一下您的帳戶名稱,然後選擇 [移除 帳戶<名稱]>

  2. 請依照再次新增帳戶中的步驟進行,以繼續進行。

如果 Microsoft Outlook 視窗底部的狀態列顯示 [離線工作],這表示 Outlook 已從您的郵件伺服器中斷連線。 您無法傳送或接收電子郵件,直到您重新連線。

含離線工作狀態的 Outlook 狀態列

您要檢查的第一件事是嘗試連線至網站,以進行網際網路連線。 如果您的網際網路連線正常運作,請嘗試重新連線至郵件伺服器。 方法如下:

  1. 按一下 [傳送/接收]。

    請注意,Outlook 設定為離線工作時,會醒目提示該按鈕。

    功能區上的 [離線工作] 命令指出離線

  2. 按一下 [離線工作] 以回到線上工作

    重新連線至伺服器之後,[工作] 離線按鈕就會有一個純文字背景:

    功能區上的 [離線工作] 命令指出線上

還沒好運嗎? 如果您可以將該電子郵件帳戶用於網站(例如 Outlook.com),請參閱您是否可以使用該網站接收並傳送新郵件。 如果您無法撥打,請致電您的技術支援或電子郵件服務提供者以取得協助。

如果您可以在網站上取得和傳送郵件,郵件伺服器就會有問題。 但 Outlook 可能需要更新,否則可能是郵件帳戶設定發生問題。 如果您使用的是 Exchange 帳戶,請檢查更新並安裝任何必要的更新。 (您可以隨時將更新保留在最新狀態。)

Desperate? 您的電子郵件帳戶可能需要全新的開始。 嘗試建立新的郵件設定檔

當您可能想要離線工作時

當您在 Outlook 和郵件伺服器中線上作業時,會在新郵件送達時收到該郵件,並立即傳送您所傳送的郵件。 不過,在線上工作時,您可能會不切合實際的時間。 例如,可能沒有可用的網路連線。 或者,您可能有可用的網路,但是您不想連線至它,因為您已超出您的資料規劃或需要支付費用。

在 Outlook 中,您可以靈活地選擇要在線上作業或離線工作,而且您可以自動或手動執行此動作。 如果您選擇 [離線工作],但準備手動開始傳送/接收作業,只要按一下 [傳送/接收] >傳送/接收所有資料夾

Outlook 功能區影像

使用 Microsoft Exchange Server 帳戶離線工作

如果您使用的是 Microsoft Exchange Server 帳戶,您的郵件會儲存在伺服器上的信箱中。 當您連線到伺服器且您在線上工作時,您可以使用 Outlook 中的所有功能,例如開啟專案、在資料夾之間移動,以及刪除專案。 不過,當您離線工作時,您會失去對伺服器上所有專案的存取權。 也就是說,當離線資料夾儲存在電腦上的離線 Outlook 資料檔(.ost)中時,就很有用。

離線 Outlook 資料檔(.ost)檔案是您的 Exchange 信箱複本或複本。 當您在線上時,此檔案會自動與伺服器同步處理,因此,兩個複本相同,且在其中一個複本中所做的變更是由另一個複本所做。 如果無法建立與 Exchange 的連線,您可以將 Outlook 設定為自動啟動離線。 您也可以在線上和離線線上狀態之間手動切換,並選擇哪些 Exchange 資料夾會在您的電腦上以最新的方式保持在本機。

如果您使用的是 Exchange 帳戶,建議您將它與快取 Exchange 模式搭配使用。 使用 Exchange 快取模式 (離線) 可以排除大多數需要離線工作的原因。 由於您可以繼續使用您的專案,因此無法完全透明的網路連線。

根據預設,Exchange Exchange 模式會建立並使用離線的 Outlook 資料檔(.ost),然後下載並維護信箱中所有資料夾中的專案同步複本。 您可以在電腦上使用您的資訊,Outlook 會將它與伺服器進行同步處理。

無論您是在辦公室、家中或飛機上,網路變更或可用性對您而言都是透明的。 當您與 Exchange 的連線中斷時,您可以繼續使用您的資料。 還原連線時,Outlook 會自動同步處理變更,而伺服器和電腦上的資料夾和專案也會再次完全相同。 Outlook 會管理您與伺服器的連線,並將您的資料保持在最新狀態。 您不需要切換至 [離線工作],也不需要繼續嘗試重新連線到伺服器(一切都會自動執行)。

[快取 Exchange 模式] 也能讓您不需要設定傳送/接收群組,因為它會選擇您要離線使用的資料夾,並將這些資料夾保持同步處理。

只有當您想要更進一步控制下載到 Exchange 信箱的本機複本時,才可以使用 [離線工作] 的唯一時間。 這可能包括您使用的連線裝置或服務在您傳輸的資料量上產生費用的情況。 [快取 Exchange 模式] 會將所有專案保持在最新狀態。 [離線工作] 可讓您使用 [傳送/接收] 群組來精煉已同步處理的資訊類型及數量。

如果您不是使用 Exchange 帳戶,該怎麼辦? 許多人都使用網際網路服務提供者(ISP)或網路帳戶(例如 Outlook.com (舊稱 Hotmail))的 POP3 或 IMAP 帳戶。

離線工作的最快速方法是使用預設的 Outlook 設定。 如果您想要自訂設定,包括要儲存離線 Outlook 資料檔(.ost)的位置,請使用自訂的設定指示。

快速設定

  1. 在 [傳送 / 接收] 索引標籤上,按一下 [喜好設定] 群組中的 [離線工作]。

  2. 若要設定離線的 Outlook 資料檔(.ost),請按一下[確定]

    根據預設,系統會在啟動時提示我,以便選擇 [離線或線上工作] 核取方塊。 如果您想讓 Outlook 在連線時隨時能線上工作,請清除此核取方塊。

在建立離線 Outlook 資料檔(.ost)檔案之後,當您結束並重新啟動 Outlook 時,您必須將 Exchange 信箱與新檔案同步處理。 最快的方法如下:在 [傳送/接收] 索引標籤的 [傳送 & 接收] 群組中,按一下 [傳送/接收所有資料夾]。

自訂設定

如果您想要自訂離線 Outlook 資料檔(.ost)設定(例如檔案在您電腦上的儲存位置),請執行下列動作:

  1. 如果您尚未這麼做,請建立離線的 Outlook 資料檔(.ost)。

    建立離線的 Outlook 資料檔(.ost)

    1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

    2. 按一下 [帳戶設定],然後按一下 [帳戶設定]。

    3. 在 [電子郵件] 索引標籤上,選取 [Exchange 伺服器帳戶],然後按一下 [變更]。

    4. 按一下 [其他設定]。

    5. 按一下 [進階] 索引標籤,然後按一下 [離線資料夾檔設定]。

    6. 在 [檔案] 方塊中,輸入您要用來做為 .ost 檔案的檔案路徑。

      預設檔案名為 [.ost]。 如果此檔案已存在,系統會提示您輸入新的名稱。

  2. 按一下 [檔案] 功能表,

  3. 按一下 [帳戶設定],然後按一下 [帳戶設定]。

  4. [電子郵件] 索引標籤上選取 Exchange 帳戶,然後按一下 [變更]

  5. 按一下 [其他設定]。

  6. 請執行下列其中一項操作:

    1. 永遠啟動 Outlook 離線     按一下 [手動控制線上狀態],然後按一下 [離線工作] 並使用撥號網路

    2. 選擇是否要在每次啟動 Outlook 時離線或線上工作     按一下 [手動控制線上狀態],然後選取 [選擇啟動時的連線類型] 核取方塊。

    3. 永遠連線到網路     按一下 [手動控制線上狀態],然後按一下[與網路連線]

    4. Outlook 會自動偵測到伺服器的連線是否可供使用     按一下 [自動偵測連接狀態]。 如果 Outlook 無法與郵件伺服器連線,它就會自動啟動至離線模式。

      附註: 若要指定在通知您重新嘗試或離線工作前,在伺服器上等候回應的時間長度,請在 [伺服器連線超時] 方塊中輸入一個數位。

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關於離線工作

當您在 Outlook 2007 和郵件伺服器中線上作業時,會在新郵件送達時收到該郵件,並立即傳送您所傳送的郵件。 不過,在某些情況下,線上工作並不切合實際。 例如,您可能會因為位置而無法使用網路連線。 在其他情況下,即使可能有連線,您也不想使用連接,以免造成連線費用。

如果您的帳戶連接到 Exchange,您的郵件會儲存在您伺服器的信箱中。 當您連線到伺服器並線上工作時,您可以使用 Outlook 中的所有功能,例如開啟專案、在資料夾之間移動,以及刪除專案。 不過,當您離線工作時,您會失去對伺服器上所有專案的存取權。 也就是說,當離線資料夾儲存在電腦上的離線資料夾檔(.ost)中時,會很有用。

.Ost 檔案是您的 Exchange 信箱複本或複本。 當您在線上時,此 .ost 檔案會自動與伺服器同步處理,因此,兩個複本相同,且在其中一個複本中所做的變更是由另一個複本所做。 如果無法建立與 Exchange 的連線,您可以將 Outlook 設定為自動啟動離線。 您也可以在線上和離線線上狀態之間手動切換,並選擇哪些 Exchange 資料夾會在您的電腦上以最新的方式保持在本機。

如果您使用的是 Exchange 帳戶,建議您將它與快取 Exchange 模式搭配使用。 使用 Exchange 快取模式 (離線) 可以排除大多數需要離線工作的原因。 由於您可以繼續使用您的專案,因此無法完全透明的網路連線。

根據預設,Exchange Exchange 模式會建立並使用離線資料夾檔(.ost),然後下載並維護信箱中所有資料夾中的專案同步複本。 您可以在電腦上使用您的資訊,Outlook 會將它與伺服器進行同步處理。

無論您是在辦公室、家中或飛機上,網路變更或可用性對您而言都是透明的。 當您與 Exchange 的連線中斷時,您可以繼續使用您的資料。 還原連線時,Outlook 會自動同步處理變更,而伺服器和電腦上的資料夾和專案也會再次完全相同。 Outlook 會管理您與伺服器的連線,並將您的資料保持在最新狀態。 您不需要切換至 [離線工作],也不需要繼續嘗試重新連線到伺服器(一切都會自動執行)。

[快取 Exchange 模式] 也能讓您不需要設定傳送/接收群組,因為它會選擇您要離線使用的資料夾,並將這些資料夾保持同步處理。

只有當您想要更進一步控制下載到 Exchange 信箱的本機複本時,才可以使用 [離線工作] 的唯一時間。 這可能包括您使用的連線裝置或服務在您傳輸的資料量上產生費用的情況。 [快取 Exchange 模式] 會將所有專案保持在最新狀態。 [離線工作] 可讓您使用 [傳送/接收] 群組來精煉已同步處理的資訊類型及數量。

如果您不是使用 Exchange 帳戶,該怎麼辦? 許多人都使用網際網路服務提供者(ISP)或 HTTP 帳戶(例如 Microsoft Windows Live Mail)上的 POP3 或 IMAP 帳戶。 當您在線上時,這表示可以連線至郵件伺服器,而且 Outlook 會立即針對 Exchange、IMAP 和 HTTP 電子郵件帳戶傳送及接收郵件。 針對 POP3 電子郵件帳戶,如果選取 [郵件設定] 索引標籤([工具] 功能表上的 [選項] 命令)中的 [連線時立即傳送] 核取方塊,就會立即傳送郵件。 當您離線時,所有帳戶都會使用 [傳送/接收群組] 對話方塊中的 [排程傳送/接收時間]。 此外,對於 IMAP 電子郵件帳戶,離線時也無法使用資料夾。

當您離線工作時,Outlook 只會在您選擇該郵件伺服器時,才會連接到該郵件伺服器。 當您離線時,Outlook 不會嘗試連線至您的郵件伺服器來檢查新郵件、下載您標示為要下載的郵件頭,或傳送郵件。

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如果您有 Microsoft Exchange 帳戶

您必須重新開機 Outlook 2007,才能在線上和離線工作之間切換。 在線上和離線線上狀態之間切換時,請考慮使用 [快取 Exchange 模式],以獲得更大的彈性。

離線工作的最快速方法是使用預設的 Outlook 設定。 如果您想要自訂設定,包括儲存離線資料夾檔(.ost)的位置,請使用自訂的設定指示。

快速設定

  1. 在 [檔案] 功能表上,按一下 [離線工作]。

    [檔案] 功能表上的 [離線工作] 命令

  2. 若要設定離線資料夾檔(.ost),請按一下[確定]

    根據預設,系統會在啟動時提示我,以便選擇 [離線或線上工作] 核取方塊。 如果您想讓 Outlook 在連線時隨時能線上工作,請清除此核取方塊。

在建立 .ost 檔案之後,當您結束並重新啟動 Outlook 時,您必須將 Exchange 信箱與 .ost 檔案同步處理。 執行此動作最快的方法如下:在 [工具] 功能表上,指向 [傳送/接收],然後按一下 [全部傳送/接收]。

自訂設定

如果您想要自訂離線資料夾檔(.ost)設定(例如 .ost 檔案儲存在您電腦上的位置),請執行下列動作:

  1. 如果您尚未這麼做,請建立離線資料夾檔(.ost)。

    建立離線資料夾檔(.ost)

    1. 按一下 [工具] 功能表上的 [帳戶設定]。

    2. [電子郵件] 索引標籤上選取 Exchange 帳戶,然後按一下 [變更]

    3. 按一下 [其他設定]。

    4. 按一下 [進階] 索引標籤,然後按一下 [離線資料夾檔設定]。

    5. 在 [檔案] 方塊中,輸入您要用來做為 .ost 檔案的檔案路徑。

      預設檔案名為 [.ost]。 如果此檔案已存在,系統會提示您輸入新的名稱。

  2. 按一下 [工具] 功能表上的 [帳戶設定]。

  3. [電子郵件] 索引標籤上選取 Exchange 帳戶,然後按一下 [變更]

  4. 按一下 [其他設定]。

  5. 請執行下列其中一項操作:

    1. 永遠啟動 Outlook 離線     按一下 [手動控制線上狀態],然後按一下 [離線工作] 並使用撥號網路

    2. 選擇是否要在每次啟動 Outlook 時離線或線上工作     按一下 [手動控制線上狀態],然後選取 [選擇啟動時的連線類型] 核取方塊。

    3. 永遠連線到網路     按一下 [手動控制線上狀態],然後按一下[與網路連線]

    4. Outlook 會自動偵測到伺服器的連線是否可供使用     按一下 [自動偵測連接狀態]。 如果 Outlook 無法與郵件伺服器連線,它就會自動啟動至離線模式。

      附註: 若要指定在通知您重新嘗試或離線工作前,在伺服器上等候回應的時間長度,請在 [伺服器連線超時] 方塊中輸入一個數位。

如果您在 [快取 Exchange 模式] 中使用您的 Exchange 帳戶

  • 在 [檔案] 功能表上,按一下 [離線工作]。

    [檔案] 功能表上的 [離線工作] 命令

如果您使用的是 POP3、IMAP 或 HTTP 帳戶

  • 在 [檔案] 功能表上,按一下 [離線工作]。

    [檔案] 功能表上的 [離線工作] 命令

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附註:  本頁面是經由自動翻譯而成,因此文中可能有文法錯誤或不準確之處。 讓這些內容對您有所幫助是我們的目的。 告訴我們這項資訊是否有幫助? 這裡是供您參考的英文文章

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