從資料庫中刪除一筆或多筆記錄

刪除不正確或過時的資料可讓 Access 資料庫更快速且更容易使用。例如,如果您將資料從上一個行事曆或會計季度移至其他資料庫中的一組封存資料表,您可以縮小工作資料庫的大小並提高其執行速度。如果您移除不正確或重複的資料,就能降低業務成本。

本文說明如何從 Access 資料庫中刪除資料。並且說明如何從個別欄位中刪除資料 (相對簡單的程序),以及如何刪除全部的記錄 (可能較為複雜的程序)。

附註: 若要了解及使用本文中的資訊,您必須先了解主索引鍵和外部索引鍵的概念。如需主索引鍵和外部索引鍵的相關簡介資訊,請參閱資料庫設計的基本概念一文。

本文內容

有關刪除資料

刪除欄位中的資料

刪除清單中的資料

從資料庫中刪除不相關的記錄

使用刪除查詢從資料庫中刪除相關的記錄

有關刪除資料

Access 提供多種資料刪除的類型或層級。您可以從記錄的個別資料點中刪除資料,可以從資料表中刪除全部的記錄,也可以刪除全部的資料表。

當您想要讓一筆記錄中的部分或全部資料點變成空白,但仍想就地保留資料表中的記錄本身 (資料列) 時,您會刪除個別值。刪除資料值相對簡單許多,您只需選取欄位中的部分或全部資料,然後按 DELETE。

當您刪除一整筆記錄時,您移除每個欄位的所有資料,以及讓記錄獨一無二的索引鍵值。此程序會從資料表中移除一整列。您可以手動刪除個別記錄,或者也可以建立一次移除大量記錄的刪除查詢。

如果您要刪除的記錄與資料庫中的任何其他資料不相關,刪除程序會相當簡單。您可以選取一整列並按 DELETE,或者也可以建立並執行刪除查詢。不過,如果要刪除的記錄與其他資料相關,而且如果資料位於一對多關聯性的「一」端,您必須執行一些額外的步驟 (因為根據預設,Access 不允許您刪除相關資料)。此外,請切記,一旦您刪除一整筆記錄,則無法復原該刪除動作。基於這個原因,刪除資料之前,您應一律備份資料庫。

刪除全部資料表的程序不像從欄位中刪除資料或刪除全部記錄如此複雜,但請切記,當您刪除整個資料表時,如果您移除資料表的方式不正確,您可能會中斷部分 (也可能是全部) 資料庫的功能。此外,您會永久遺失刪除之資料表中的所有資料。基於這些原因,刪除資料表之前,您應一律備份資料庫。

最後,如果您了解關聯式資料庫設計,就可以在短時間內刪除資料並提高正確度。如果您大致上不熟悉 Access 或關聯式資料庫,請參閱資料庫設計的基本概念

下列各節中的程序說明如何從個別欄位中刪除資料、如何刪除全部的記錄,以及如何刪除全部的資料表。每一節都會提供完成特定工作所需的背景資訊。

刪除欄位中的資料

當您以 [資料工作表檢視] 按鈕影像 開啟資料表或查詢,以及當您以 [表單檢視] 按鈕影像 和 [版面配置檢視] 按鈕影像 開啟資料輸入表單時,您可以刪除個別欄位中的資料。

從資料工作表中刪除資料

  1. 在 [瀏覽窗格] 中,按兩下您要使用的資料表或查詢。這會在 [資料工作表檢視] 中開啟資料表或查詢。

  2. 選取您要刪除的資料。

    您可以醒目提示部分或所有資料,或將游標置於欄位中。

  3. 如果您選取欄位中的所有資料,請按 DELETE。

    -或者-

    在 [常用] 索引標籤上,按一下 [記錄] 群組中的 [刪除]。

    -或者-

    如果您將游標置於欄位中,請視需要按 DELETE 或退格鍵。

從表單中刪除資料

  1. 在 [瀏覽窗格] 中,按兩下您要使用的表單。這會在 [表單檢視] 中開啟表單。

    -或者-

    在 [瀏覽窗格] 中,選取您要使用的表單,並在 [常用] 索引標籤上,按一下 [檢視] 群組中的 [檢視],然後按一下 [版面配置檢視]。

  2. 選取您要刪除的資料。

    您可以醒目提示部分或所有資料,或將游標置於欄位中。

  3. 如果您選取欄位中的所有資料,請按 DELETE。

    -或者-

    在 [常用] 索引標籤上,按一下 [記錄] 群組中的 [刪除]。

    -或者-

    如果您將游標置於欄位中,請視需要按 DELETE 或退格鍵。

    附註: Access 可能會顯示錯誤訊息並防止您刪除資料。有幾項因素會中止刪除:

    • 依據設計,您無法從一些查詢類型中刪除資料   :例如,您無法編輯交叉資料表查詢傳回的資料,而且無法編輯或移除導出欄位 (公式在您使用資料庫時導出但不位於資料表中的值)。如果表單是根據無法刪除資料的查詢,則無法從表單中刪除資料。

    • 您沒有刪除資料所需的權限   :請連絡系統管理員或資料庫設計師。

    • 欄位不接受空白或空 (Null) 值   :如果您具備必要權限,請在 [設計檢視] 中開啟資料表,然後將 [必要] 資料表屬性從 [是] 變更為 [否]。

    • 您嘗試從清單中刪除資訊   :在表單的資料工作表中,清單隨處可見,因為 Access 會在其中一端放置向下箭號,就像這樣: 空白查閱清單 。如需有關刪除清單中的值的詳細資訊,請參閱本文的下一節。

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刪除清單中的資料

您可以從兩種類型的清單中刪除資料:值清單和查閱清單。值清單會顯示一組預先定義的值,也就是您或資料庫設計師手動輸入的值。相反地,查閱清單使用查詢來從另一個資料表或另一個查詢中擷取值,然後這些傳回的值會填入清單。

值清單中的項目與記錄中的其他值位於同一個資料表中。相反地,查閱清單中的資料則位於一或多個其他資料表中。若要從值清單中移除資料,您需開啟資料表並編輯項目。

從查閱清單中移除資料則需要執行額外的步驟,而這些步驟會根據查閱清單的查詢是從資料表還是從另一個查詢中取得其資料而有所不同。如果查閱清單的查詢是根據資料表,您需識別該資料表以及包含清單中顯示之資料的欄位。接著,您需開啟來源資料表並編輯該欄位中的資料。

如果查閱清單的查詢是根據另一個查詢,您必須開啟該第二個查詢、尋找第二個查詢取得其資料的來源資料表和欄位,然後變更該資料表中的值。

下列程序說明如何刪除值清單和查閱清單中的資料。

從值清單中移除資料

  1. 在 [瀏覽窗格] 中,以滑鼠右鍵按一下要變更的資料表,然後按一下捷徑功能表上的 [設計檢視]。

  2. 在設計格線的上方區段中,選取包含值清單的資料表欄位。

  3. 在格線的下方區段中,按一下 [查閱] 索引標籤,然後找出 [資料列來源] 屬性。

    根據預設,雙引號會括住值清單中的項目,而分號會區隔每個項目:"Excellent";"Fair";"Average";"Poor"

  4. 視需要從清單中移除項目。請記得刪除括住每個刪除的項目的引號。此外,請勿保留開頭的分號,請勿保留成對的分號 (;;),而且如果您移除清單中的最後一個項目,請刪除最後的分號。

    附註: 如果您從值清單中刪除項目,而資料表中的記錄已經使用該刪除的項目,該刪除的項目仍會屬於記錄的一部分,直到您變更記錄為止。例如,假設貴公司在「A 城市」有一座倉庫,但後來售出該大樓。如果您從倉庫清單中移除「A 城市」,則會在資料表中看見「A 城市」,直到您變更這些值為止。

從查閱清單中移除資料

  1. 在 [瀏覽窗格] 中,以滑鼠右鍵按一下要變更的資料表,然後按一下捷徑功能表上的 [設計檢視]。

  2. 在設計格線的上方區段中,選取查閱欄位。

  3. 在設計格線的下方區段中,按一下 [查閱] 索引標籤,然後找出 [資料列來源類型] 和 [資料列來源]</ui> 屬性。

    [資料列來源類型] 屬性應顯示 [資料表/查詢],而 [資料列來源] 屬性必須包含參照資料表或另一個查詢的查詢。

    附註: 查閱欄位的查詢一律以 SELECT 文字做為開頭。

    選取查詢通常 (但不一定) 會使用此基本語法:選取 [table_or_query_name].[field_name] 從 [table_or_query_name]

    在此情況下,查詢包含兩個子句 (SELECT 和 FROM)。第一個子句參照資料表和該資料表中的欄位,相反地,第二個子句僅參照資料表。請記住這一點:FROM 子句一律會告訴您來源資料表或查詢的名稱。SELECT 子句可能不一定會包含資料表或查詢的名稱,雖然它們一律會包含至少一個欄位的名稱。不過,所有 FROM 子句都必須參照資料表或查詢。

  4. 請執行下列其中一項操作:

    • 如果 [查閱] 欄位中的查詢參照另一個查詢,請按一下 [建立] 按鈕 (在屬性工作表的 [資料] 索引標籤上,按一下旁邊的 [建立器] 按鈕 ),以在 [設計檢視] 中開啟查詢。記下顯示在查詢設計工具之上方區段中的資料表名稱,然後繼續執行步驟 5。

    • 如果 [查閱] 欄位中的查詢參照資料表,請記下資料表名稱,然後繼續執行步驟 5。

  5. 在 [瀏覽窗格] 中,按兩下來源資料表以在 [資料工作表檢視] 中開啟。

  6. 找出包含查閱清單中所用之資料的欄位,然後視需要編輯資料。

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從資料庫中刪除不相關的記錄

當您從資料庫中刪除全部的記錄時,您刪除每個欄位中的資料,而且也刪除索引鍵值 (讓記錄獨一無二的值)。如果記錄與任何其他記錄無關 (也就是說,如果索引鍵值不位於資料庫的任何其他記錄或資料表中),您可以選取記錄並按 DELETE 來刪除記錄。若要刪除大量不相關的記錄 (比您想要手動刪除的更多),您可以使用刪除查詢來移除記錄。下列各節中的程序說明如何執行這兩種工作。

手動刪除不相關的記錄

  1. 在 [資料工作表檢視] 中,開啟包含您要刪除之資料的資料表或查詢。

  2. 找出您要刪除的記錄 (資料列),然後按一下 [全選] 按鈕 (位於記錄左邊或右邊的方形)。您可以選取個別資料列,或按一下並拖曳以選取一組連續的資料列,或按 CTRL 並按一下滑鼠按鍵以選取多個非連續的資料列。

    Access 會在一整筆記錄 (整個資料列) 或選取的記錄區塊的周圍放置框線。

  3. 按 DELETE。

    -或者-

    在 [常用] 索引標籤上,按一下 [記錄] 群組中的 [刪除]。

    -或者-

    以滑鼠右鍵按一下 [全選] 按鈕,然後按一下 [刪除記錄]。

    如果您無法按一下 [全選] 按鈕,請將游標置於記錄的欄位中。接著,在 [常用] 索引標籤的 [記錄] 群組中,按一下 [刪除] 旁邊的向下箭號,然後按一下 [刪除記錄]。

    附註: 此時,Access 可能會顯示一則錯誤訊息,指出您無法刪除記錄,因為記錄與其他資料相關。如果您看見這則訊息,請按一下 [確定],然後參閱本文稍後的使用刪除查詢從資料庫中刪除相關的記錄

  4. 當 Access 提示您確認刪除動作時,請按一下 [是]。

使用刪除查詢刪除不相關的記錄

當您使用刪除查詢移除資料時,對於不相關和相關的記錄,您皆按照相同的程序進行:先建立選取查詢,然後確保它只傳回您要刪除的記錄,並且最終將選取查詢轉換為刪除查詢。下一節中的背景資訊和步驟說明如何刪除不相關的記錄。

使用刪除查詢從資料庫中刪除相關的記錄

刪除相關記錄的程序會依循下列一般步驟。

  • 規劃刪除。確認您具備刪除資料所需的必要權限,確保所有其他使用者皆已關閉使用受影響資料表的任何物件,然後備份資料庫。

  • 變更刪除中包含的資料表之間的關聯。具體來說,您會啟用 [參考完整性] 和 [串聯刪除關聯記錄] 選項。這可讓您的刪除動作串聯所有受影響的資料表並移除所有相關資料。

  • 建立選取查詢,然後視需要新增準則,直到查詢傳回正確的記錄集為止。

  • 將選取查詢轉換為刪除查詢,然後使用它來刪除資料。

如需本程序的相關完整說明,請參閱建立並執行刪除查詢

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