從計劃開始

分成不同資料表的資料

計劃可節省您的時間和精力。

針對本課程與本系列中的其他課程,請想像您負責管理公司的資產資料,包括電腦、辦公桌及其他設備。 雖然您已使用了試算表輸入及管理該資料,但檔案變得很大,所以很難尋找與變更資料,而且有些記錄也不正確。

將這些資料移至 Access 資料庫可以讓您的工作更輕鬆,不過要從哪裡開始? 您應該先瞭解資料庫設計。 資料庫設計相關的語言技術性比較高,您可能會看到一些如「標準表單」的詞彙,但下列是基本知識:

先看看您要擷取的資料: 其中有多少資料是重複的? 例如,試算表中列了多少次供應商? 您要先找出該重複的資料,然後將其移至專屬的資料表。 請重複這個程序直到您識別出重複資料的各種類型,並將每個類型移至其專屬的資料表中。

然後,請務必確認每個資料表中包含的都是唯一資料。 例如,資產資料的資料表中不應含有銷售資訊,而薪資資料的資料表中不能含有醫療記錄。 這種將資料分散至每個小資料表的程序稱為「正規化」。

當您將資料正規化以後,您就可以透過將資料表與關聯連結的方式來重新分配資料。 正如圖片所示。 資料庫將其劃分至資料表中時,原始的試算表會將資料放置在一個很長的清單中。 所以,資料表其實是彼此相關,方便您尋找資料及從資料中擷取意義。

這樣的一組資料表與關聯就是任何關聯式資料庫的基礎。 若沒有這個基礎,也就不會有資料庫。 請繼續進行,我們將會逐步為您說明設計程序。

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