使用查詢管理資料

開始使用查詢

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您可以使用查詢來根據資料回答業務或其他問題,以及輕鬆進行大量更新或從資料庫刪除資訊。

什麼是查詢?

在 Access 中,「查詢」就像是您所詢問的問題,用來在資料庫中尋找相關 (甚至是非常特定) 的資訊。

在查詢中,您有時會只使用來自一個資料表的資料,有時則會使用來自多個資料表的資料。例如,您可能只想要尋找某個連絡人的電話號碼,這需要一個針對連絡人資料表中特定人員的簡單電話號碼欄位查詢。或者,您可能會合併來自多個資料表的資料,例如客戶資訊和訂單資訊,以查看客戶訂購的項目。

在 Access 中,查詢是一個資料庫物件。它並不儲存資料。取而代之的是,它會顯示儲存在資料表中的資料,並使該資料可供您使用。查詢可能會顯示來自一或多個資料表的資料、來自其他查詢的資料,或來自上述兩者之組合的資料。例如:

  • 使用選取查詢來檢視資料。藉由指定資料必須符合的準則並逐項列出要顯示的值,來尋找及檢視來自一或多個資料表的資訊。例如,您可能會要求查看由 Tailspin Toys 建立的所有產品。

  • 輸入準則並立即搜尋。建立一律會要求您提供搜尋準則的可重複使用查詢。例如,您可以建立要求使用者提供所要搜尋供應商名稱的查詢,然後顯示從該供應商取得的所有產品。

  • 根據查詢來更新或新增資料。查詢資料,然後使用結果來自動輸入或更新資訊。例如,如果 Tailspin Toys 在它的所有產品名稱開頭都加上了 “TT”,則請搜尋該公司的所有產品,然後更新產品名稱,讓每個項目都以 “TT” 開頭 — 整個都透過更新查詢來執行。

  • 根據查詢來刪除資料。尋找資訊或記錄,然後刪除它們。例如,如果 Tailspin Toys 歇業,而該公司的產品不再提供銷售,請尋找它的所有產品,然後自動從相關資料表中刪除它們。

您可以使用「查詢精靈」來建立會在「資料工作表檢視」中顯示資訊的選取查詢。

附註: 當您使用精靈時,無法使用某些設計元素。如果您需要使用這些元素,請在建立查詢之後,於「設計檢視」中修改查詢。

附註:  建立查詢之前,請確定您已在資料庫中的資料表之間建立關聯,因為查詢資料時,將會用到這些關聯。若要深入了解,請參閱開始使用資料表關聯及這個訓練中的相關單元。

建立查詢
  1. 選取 [建立] > [查詢精靈]。

  2. 選取 [簡單查詢精靈],然後選取 [確定]。

  3. 選取包含欄位的資料表或查詢,然後將該欄位新增到 [已選取的欄位] 清單中。完成時,按 [下一步]。

    依據您的需求從多個資料表新增多個欄位。

    如果您新增了數字欄位

    如果您新增了任何數字欄位,精靈會詢問您是要讓查詢傳回詳細資料還是摘要資料。請執行下列其中一項操作:

    • 如果您想要查看個別的記錄,請依序選取 [詳細資料] 和 [下一步]。繼續跳至步驟 4。

    • 如果您想要查看摘要的數值資料 (例如平均值),請選取 [摘要],然後選取 [摘要選項]。指定您想要進行摘要的欄位,以及想要的資料摘要方式。系統只會列出數字欄位。請為每一個數字欄位選取一個函數︰

      • Sum:   查詢會傳回欄位所有值的加總。

      • Avg:   查詢會傳回欄位值的平均值。

      • Min:   查詢會傳回欄位的最小值。

      • Max:   查詢會傳回欄位的最大值。

    • 如果您想要讓查詢結果包含資料來源中的記錄計數,請針對該資料表選取 [計算在資料表名稱中的記錄]。

      如果您新增了日期/時間欄位

      「查詢精靈」會詢問您想要的日期值分組方式。例如,假設您在查詢中新增了數字欄位 (例如價格) 和日期/時間欄位 (例如交易時間),然後在 [摘要選項] 對話方塊中指定您想要查看價格欄位的平均值。由於您包含了日期/時間欄位,因此您可以針對每個獨特的日期和時間值,計算每日、每月、每季或每年的摘要值。

      選取您想要用來將日期和時間值分組的時間週期,然後選取 [下一步]。

      附註: 在 [設計檢視] 中,您會有較多的日期和時間值分組選項。

  4. 為查詢提供一個標題。

  5. 指定您想要開啟查詢 (在「資料工作表檢視」中) 還是修改查詢 (在「設計檢視」中)。然後,選取 [完成]。

想要更多資訊嗎?

建立與執行更新查詢

Excel 訓練課程

Outlook 訓練

一旦您的 Access 資料庫有資料表和關聯,就是設計及建立一些查詢的時機,這些是所有資料庫不可或缺的元件。

在這段影片中,您將學會建立及執行查詢的基本程序、獲得數種查詢類型的簡介、在「查詢精靈」中建立查詢,以及在「查詢設計工具」中修改查詢。

實際上查詢就是您對於您的資料提出的問題。事實上,詢問您想要獲得解答的問題會是一個很好的起點。

例如,「TailSpin Toys 上個月下了幾筆訂單?」

該問題中的語言文字會將您引導到 [訂單] 資料表,而您從該處選取想要看到的欄位、建立查詢,然後執行。

這就是大多數查詢的基本流程。您提出問題,然後挑選資料來源 (資料表或甚至其他包含資料的查詢結果) 以解答該問題。

您選取您想要在結果中看到的欄位,也就是所謂的「資料集」,然後新增任何準則。

在這個範例中,準則會將結果篩選為五月的 TailSpin Toys。

您使用查詢的方式可以不單是解答問題。查詢就像多功能工具或組合鉗一樣,它們可以是任何資料庫中最方便的工具之一,因為它們有相當多的功用。

例如,查詢可以針對表單和報表提供資料,而且它們也可以協助您對您的資料進行大量變更。

現在您可以在任何資料庫中建立數種查詢類型。讓我們看看吧!選取 [建立],然後選取 [查詢設計]。

我們現在會關閉 [顯示資料表] 對話方塊。

這些是您可以建立的查詢類型。

[選取] 查詢是最常見的。這是協助您從您的資料之中獲得解答的類型。

使用 [產生​​資料表] 查詢,以從現有資料表中選取記錄,然後將它們儲存成一個新的資料表。這相當方便。例如,如果您匯入一個大型的 Excel 檔案,而您想要將部分的資料分割成幾個個別的資料表。

您會對現有資料執行以下三個查詢:

[附加] 查詢會將資料新增到現有資料表、

[更新] 查詢會變更現有資料、

以及 [刪除] 查詢會移除資料。

當您需要顯示摘要資料 (例如平均或加總) 時,您會使用 [交叉資料表] 查詢。

例如,如果您需要銷售量 (依地區),請使用 [交叉資料表] 查詢。

[查詢設計工具] 中的 [交叉資料表] 查詢看起來像這樣。

而結果看起來像這樣。您可以看到它傳回每季的銷售資料。

使用 [聯集] 查詢將多個 [選取] 查詢結合成單一的結果。當您需要從不相關的來源查看資料時,請這麼做。

使用 [傳遞] 查詢連線到大型資料庫,例如像是 Microsoft SQL Server,以及在該資料庫上處理查詢。

當您這麼做時,Access 會變成前端,本質上就是一組協助您執行較大型資料庫的工具。

最後,使用 [資料定義] 查詢來建立或修改資料表和索引。問題是,Access 提供這麼多種其他建立資料表及變更索引的方法,其實您可能根本不會用到這種查詢類型。

現在讓我們建立 [選取] 查詢,也就是您會最常用到的查詢類型。

若要建立,讓我們選取 [建立] 索引標籤,然後選取 [查詢精靈]。

如果您對查詢還不太熟悉,這會是一個很好的起點。

選取 [簡單查詢精靈],然後選取 [確定]。

選取 [電話號碼] 資料表,然後選取 [客戶] 和 [電話號碼] 欄位。

選取 [下一步]。

如果您想要更具有描述性的名稱,請變更查詢標題。

選取您要顯示的結果,

然後選取 [完成]。

以下是結果。

您在此刻可能有幾個問題,例如「我們剛才建立的是哪種查詢?」

以及「我們如何知道撥打的號碼是某人的辦公室電話還是傳真機?」

您可以透過在查詢中新增一些資料,來解答這些問題。

若要修改您的查詢,讓我們開啟 [查詢設計工具]。選取 [常用],然後選取 [檢視]、[設計檢視]。

[查詢設計工具] 會顯示資料來源,在此情況下就是資料表,但也可以是查詢。您也會看到查詢中包含的欄位。

功能區會顯示查詢的 [類型],而在此情況下,您會看到它是 [選取] 查詢。

若要新增 [類型] 欄位,並讓電話清單更容易使用,您只要拖曳就可以了。

若要查看結果,請在 [設計] 索引標籤上選取 [執行]。

現在雖然使用 [查詢精靈] 很快速方便,但您無法藉由它執行一切的功能。例如,您無法透過使用 [查詢精靈] 來新增公式。

所以為了更有彈性並讓您能夠進行各種可能需要的變更,請使用 [查詢設計工具]。

所以現在您已經學會透過使用 [查詢精靈] 和 [查詢設計工具],建立及執行查詢的基本概念。使用查詢會協助您分析您的資料並獲得您需要的解答。

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