進階使用合併列印

中繼合併列印的祕訣

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除了合併列印的基本概念外,可了解如何從 Excel 匯入清單,以及使用 Excel 的資料與數字工具,並透過個人化訊息自訂合併列印。

使用 Excel 試算表合併列印

如果您想要加入的所有資訊皆已備妥,合併列印的執行程序會更順暢;因此,請確定:

  • 將試算表中的欄符合您想要使用合併列印的欄位。例如,將地址讀者依他們的名字,請確定您有不同的欄的第一個和最後一個名稱。

  • 您想要合併列印的所有資料都在試算表中。

  • 數字格式設定將不會變更。 如果您的試算表包括以 0 開始或結束的日期、時間、貨幣值或郵遞區號,請參閱格式化合併列印數字、日期與其他值

資料準備就緒時,即可開始合併列印

  1. 在 Word 中,開啟新文件。

  2. 按一下 [郵寄] > [啟動合併列印],然後按一下想要執行的合併列印類型。

  3. 按一下 [選取收件者] > [使用現有清單]

  4. 瀏覽至您的 Excel 試算表,然後按一下 [開啟]。 如果 Word 出現提示,請選取 [工作表1$],然後按一下 [確定]。 現在,Excel 試算表已連線至您在 Word 中建立的合併列印文件。

  5. 接下來,您可以插入合併列印功能變數,將試算表中的資訊擷取至文件。例如,若要新增問候行到電子郵件訊息或信件,請按一下 [郵寄] > [問候行]。如果要從清單新增地址,請按一下 [郵件] > [地址區塊]

  6. 當文件準備好時,請按一下 [預覽結果],然後按一下箭號,以查看每個特定的文件複本。

  7. 若要完成合併列印,請按一下 [完成與合併],然後按一下 [列印文件][傳送電子郵件訊息]

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