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認識資料庫物件

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Access 提供六種資料庫物件,將它們結合運用可協助您全面善用您的資料。了解每個物件扮演的角色。

資料表

Access 將您的資訊整理為資料表:列與欄的清單,使人聯想起會計師的帳簿或試算表。每個資料表都會儲存特定主體的相關資訊,所以大多數的資料表都包含多個資料表。

產品、客戶及訂單資料表的程式碼片段

資料表中的每一列稱為「記錄」,而每一欄則稱為「欄位」。記錄包含特定實體的所有特定資訊,例如客戶或訂單。欄位是與該實體有關的資訊之單一項目。例如,在 [產品] 資料表中,每一列或每一筆記錄都保存與一個產品有關的資訊。每一欄或欄位都保存關於該產品的某些類型之資訊,例如其名稱或價格。如果您還不太熟悉,請了解資料庫的基本概念

查詢

在設計完善的資料庫中,您想要透過表單或報表顯示的資料通常位於多個資料表中。您使用查詢從各個不同的資料表中提取資訊,並在組合後顯示在表單或報表中。

查詢可以是資料庫的資料結果之要求,或者也可以用來執行資料相關的動作,或兩者皆是。使用查詢取得簡單問題的答案、使用資料執行計算、結合不同資料表的資料,以及在資料庫中新增、變更或刪除資料。

查詢有許多不同的類型,但兩種基本類型如下:

主要查詢類型

使用

請選取

用於擷取資料表中的資料或執行計算。

動作

新增、變更或刪除資料。每個工作都有特定類型的動作查詢。Access Web App 中不提供動作查詢。

表單

表單就像商店中的展示櫃 — 讓您輕鬆檢視或取得您要的資料庫項目。類似書面表單,Access 表單是您或其他使用者可以透過其中新增、編輯或顯示儲存在 Access 桌面資料庫的資料之物件。在設計表單時,請務必考慮到使用情況。例如,如果表單是供多位使用者使用,設計良好的表單有助於正確、快速且有效率地輸入資料。

報表

報表提供檢視、格式化及摘要您的 Access 資料庫之資訊的方式。例如,建立一份所有連絡人的電話號碼之簡單報表,或各個不同地區與時間間隔的總銷售額之摘要報表。

當您想要呈現資料庫中的資訊以供下列用途使用時,報表相當實用:

  • 顯示或散發資料摘要。

  • 封存資料的快照集。

  • 提供個別記錄的詳細資訊。

  • 建立標籤。

巨集

巨集是一種可讓您自動化工作並新增功能到表單、報表及控制項中的工具。例如,如果您新增一個表單的命令按鈕,並建立按鈕的 OnClick 事件與巨集的關聯,則每當您按一下按鈕時,它就會執行命令。

Access 提供設計環境以協助您建立巨集。實際上,您會使用簡化的程式設計語言來建置要執行的動作清單。某些動作會需要額外的資訊,例如要顯示填寫哪個欄位。此設計環境讓您輕鬆建立巨集,您只要從動作清單選取並填寫資訊。

巨集是用來自動化一連串的動作、變更資料庫中的資料,以及執行更多功能。透過 [設計] 檢視,巨集提供可在 Visual Basic for Applications (VBA) 中取得的命令之子集合。大部分的人覺得建立巨集以將功能新增到表單、報表及控制項中,比撰寫 VBA 程式碼簡單許多,不過您可以隨時從 [設計] 檢視中將巨集轉換為 VBA。

假設您要直接從其中一份資料輸入表單開啟報表。請在您的表單中新增按鈕,然後建立開啟該表單的巨集。巨集可以是獨立的巨集 (資料庫中的一個個別物件),它會連結至按鈕的 OnClick 事件,或可直接將巨集嵌入到按鈕本身的 OnClick 事件。無論哪一種方式,當您按一下按鈕時,巨集會執行並開啟報表。

模組

模組是您撰寫成自動化應用程式中的工作並執行更高階功能之 VBA 程式碼。您使用 VBA 程式設計語言來撰寫模組。「模組」是一套宣告、陳述式、程序的集合,整體儲存成一個單位。

資料不怎麼有趣,甚至很枯燥,直到您拿它來做些什麼。有了 Access,您可以建立、塑造您資料的結構,並賦予它脈絡,使它不只發揮用處,而是無可取代。透過在您的資料庫中納入六種 Access 元件或 [物件],可以更輕鬆地輸入、尋找、視覺化您的資料,並加以管理。

這裡有六種能夠搭配資料庫使用的 Access 物件。

[資料表] 用來儲存您的資料,是資料庫的支柱。[欄位] 是資料庫裡最小的資料單位,它們會組成資料表中的欄。一組欄位的集合體會形成記錄,而資料表中的列是由許多筆記錄組成。您的資料欄位與記錄是以此方式整齊地組織成資料表。

[查詢] 是您對於資料提出的問題。例如「第四季的銷量如何?」查詢也可用來篩選資料,並執行像是加總或折扣的運算,運算結果會排列在資料表中。根據查詢的類型不同,您也可以新增或變更資料。

[表單] 能讓您的資料庫更美觀。它們能幫助您快速輸入資料,並提供能瀏覽資料庫的按鈕。

[報表] 是您排列、提取或視覺化資料的方式,更好地展示或分析您的資料。當您需要圖表或圖形來展示部分資料時,您可以新增一個到報表中。

[巨集] 能自動化您的資料庫。當您選取按鈕時,可以讓某些工作開始執行。您也可以建立能代替您執行重複工作的巨集。

[模組] 也能幫助您自動化資料庫,它運用的層面超出巨集。透過使用 [模組] 中的 Visual Basic for Applications 撰寫程式碼,以執行功能強大的工作。有了模組,就等於是為您的資料庫建立一個自訂的附加元件。

現在您已經認識了這六種資料庫物件,讓我們回到範例上,並深入了解 [檢視]。您現在看到的是 [資料工作表檢視] 下的資料表物件。您正在處理的資料表物件永遠都會處於某一種檢視中,若不是用於「建立」物件的檢視,就是用於「使用」該物件的檢視。

以下是另一個範例。目前在 [資料工作表檢視] 開啟這個資料表,您可以使用它的索引標籤輕鬆切換到 [設計檢視],查看能用來建立和變更資料表的許多選項。

在 [表單檢視] 開啟這個資料表,可以快速增加資料到基礎資料表。您可以在 [版面配置檢視] 中開啟表單以新增控制項或變更表單。這也是您最初建立表單的位置。

這對查詢來說也一樣。您先在 [設計檢視] 中設定查詢,然後執行它,而結果會顯示在 [資料工作表檢視] 中。如果有需要的話,您還能更進一步地在 [SQL 檢視] 中開啟查詢,並直接實際的程式碼。

有些檢視有兩種功能。例如,您能如預期新增資料到此資料表中,但同時,您也可以透過新增欄位變更設計。

現在,您知道了六種 Access 資料庫物件,以及能讓您用來處理這些物件的檢視。在規劃您的資料庫時,不妨想想要用這些資料做什麼。您的最終用途會有助於決定哪些 Access 物件能協助您實現目標。

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