使用 SharePoint Online 在小組內容上共同作業 (刪除)

與外部使用者共用網站

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與外部合作夥伴安全共用內容最佳的方法是建立新的網站集合,或在小組網站下建立子網站。新的網站集合會在內部小組網站中完全隔離外部內容。不過,只有 Office 系統管理員可以建立它。如果您無法輕鬆建立新的網站集合,可以在您的小組網站下建立子網站。無論使用哪種方法,外部合作夥伴都比較喜歡使用自己的網站,因此對他們而言這就像是網際網路上的其他網站。

建立網站集合

需要有系統管理員權限才能建立新的網站集合。要求您的 Office 365 系統管理員執行下列各項:

  • 建立新的網站集合。

  • 將您設定為網站擁有者。

  • 新增您的小組成員和外部合作夥伴。

  • 將新網站的網址傳送給您。

建立新網站集合的連結

由於新的網站集合與您小組網站的網站集合是分開的,請從您的小組網站建立新網站集合的連結:

  1. 使用公司或學校帳戶登入 Office 365,然後瀏覽至您的小組網站 (在 App 啟動器 App 啟動器按鈕 按一下 [網站],再找出您小組網站的位置)。

  2. 在 [快速啟動] (頁面側邊或頂端的導覽連結) 按一下 [編輯連結],然後按一下 [連結]。

  3. 在 [新增連結] 對話方塊中,輸入連結文字和網站位址。請確定在位址之前加上 http://。

  4. 按一下 [確定],然後按一下 [儲存]。

在 [快速啟動] 中編輯連結

建立子網站

附註: 您必須是 [設計者] 群組中的成員或具備 [參與者] 權限,才能在小組網站下建立子網站。

  1. 使用公司或學校帳戶登入 Office 365,然後瀏覽至您的小組網站 (在 App 啟動器 App 啟動器按鈕 按一下 [網站],再找出您小組網站的位置)。

  2. 選擇 [網站內容] > [新增子網站]。

  3. 在 [標題] 方塊中輸入子網站名稱 (例如 JoinForces),然後在 [URL] 方塊中輸入相同的名稱。

  4. 在 [範本] 選項中,接受預設值。

  5. 針對 [使用者權限],選擇 [使用專屬權限]。

    在子網站上設定特定權限

    安全性附註 :  使用此選項以確保外部合作夥伴不會意外取得其他網站的存取權。

  6. 根據您的偏好,在 [使用上層網站的上方連結列] 下,選擇 [是] 或 [否]。

  7. 選擇 [建立]。

  8. 在 [設定此網站的群組] 頁面上,新增要參與此子網站的小組成員名稱,然後按一下 [確定]。

    在子網路新增內部使用者
  9. 在網站頁面的頂端按一下 [共用]。 在 [共用 <網站名稱>] 對話方塊中,輸入外部合作夥伴的電子郵件地址、選取 [可以編輯]、新增簡短的電子郵件訊息,然後按一下 [共用]。

    在子網路新增外部使用者
透過拖放功能變更導覽連結的順序 (額外分數!)
  1. 按一下 [快速啟動] (頁面側邊或頂端的導覽連結) 上的 [編輯連結]。

  2. 在導覽中,選取您想移動的連結並拖曳至新位置。

  3. 針對您想移動的每個連結重複這些步驟。

  4. 完成後,按一下 [儲存]。

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自訂 Office 365 小組網站以便儲存及共用檔案

讓使用者建立自己的小組網站

與組織外部人員共用網站或文件

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與外部客戶共用資訊的最佳方式就是建立新的網站集合,因為這樣能將內容與內部網站隔離。

只有 Office 365 系統管理員可建立新網站,因此我也會示範如何建立子網站,所有網站擁有人都可進行這項作業。

如果採用第一個方法,我會要求 Office 365 系統管理員為我們建立一個名為 JoinForces 的新網站集合。

我會請她將我設定為網站擁有者、新增我們的小組成員和外部合作夥伴,然後寄給我網站網址。

新網站建立後,我必須在我們目前的小組網站加入該網站的連結。

在我們小組網站的 [快速啟動] 中,按一下 [編輯連結],然後按 [連結]。

在 [新增連結] 對話方塊中,將顯示文字設為 JoinForces,然後貼上系統管理員寄給我的網址。按一下 [確定],然後按 [儲存]。

這就是客戶的新網站,位於專屬的網站集合中。

若要建立新的子網站,則按一下 [網站內容],然後選取 [新增子網站]。

在 [標題] 方塊中輸入 JoinForces。然後在 [URL] 結尾輸入同樣的內容。

[範本選擇] 保留預設值。

接下來的步驟很重要。為了確保我的客戶只能存取此子網站,需要按一下 [使用專屬權限]。

在 [使用上層網站的上方連結列] 下,按一下 [是],然後按一下 [建立]。

我在 [設定此網站的群組] 頁面中新增小組成員名稱,然後按一下 [確定],以加入小組成員。

然後在小組網站頁面頂端按一下 [共用],以加入外部客戶。

在 [共用 JoinForces] 對話方塊中,輸入外部合作夥伴的電子郵件地址、確認已選取 [可以編輯]、加上一則簡短的訊息,然後按一下 [共用]。

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