在 Outlook 中建立更易於存取的電子郵件訊息

改善電子郵件協助工具

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當您傳送電子郵件給大型通訊群組時,請確定能夠讓弱視或視障使用者易於存取。

將 HTML 設為預設郵件格式

  1. 選取 [檔案] > [選項] > [郵件]。

  2. 在 [撰寫信件] 中,將 [使用此格式撰寫郵件] 設為 [HTML]。

將個別郵件變更為 HTML 格式

  • 在您撰寫的郵件中,選取 [文字格式] > [HTML]。

慎選字型

  • 使用簡單、無襯線的字型,這類字型不會使用裝飾細節,而且通常是以一致的線條寬度繪製。無襯線字型的範例包括:

    • Arial

    • Calibri

    • Segoe

    • Franklin Gothic Book

  • 請避免使用斜體、花俏的書寫體,或具有捲曲邊緣的裝飾字型。

  • 使用 12 點或更大的字型大小。

  • 使用與背景呈現對比的字型色彩。

設定所有郵件的預設字型

  1. 選取 [檔案] > [選項] > [郵件]。

  2. 在 [撰寫信件] 中,選取 [信箋和字型] > [個人信箋]。

  3. 在 [新郵件訊息] 中,選取 [字型]、設定預設字型,然後按一下 [確定]。

變更個別郵件中的字型

  • 在新的空白郵件中,選取 [郵件],然後變更 [字型]、[字型大小]、[字型色彩] 以及其他屬性。

  • 若要變更現有文字的字型,請選取文字、選取 [郵件],然後變更字型。

建立易於存取的簽名

  1. 選取 [檔案] > [選項] > [郵件]。

  2. 在 [撰寫信件] 中,選取 [簽名]。

  3. 選取要編輯的簽名或建立新的簽名。

  4. 選取要設定格式的文字,然後套用易於存取的字型、大小和色彩。

  5. 若要在簽名中新增影像,請選取您要放置影像的位置,然後選取 [插入圖片]。瀏覽以尋找影像,然後選取 [插入]。

  6. 若要為影像新增替代文字,請以滑鼠右鍵按一下影像,然後選取 [圖片]。

  7. 選取 [替代文字],新增描述簽名中之影像的文字,然後選取 [確定]。

設定易於存取的電子郵件背景或信箋

  1. 選取 [檔案] > [選項] > [郵件]。

  2. 選取 [撰寫信件] > [信箋和字型] > [佈景主題]。

  3. 選取佈景主題,然後選取 [確定]。
    最易於存取的佈景主題有強烈的色彩對比,但沒有干擾郵件文字的背景影像或線條。

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單就美國來說,至少有 1200 萬名使用者使用螢幕助讀程式、螢幕放大鏡或點字來讀取電子郵件。因此,對於任何傳送給大型通訊群組的電子郵件,建議將內容設為能夠讓弱視或視障使用者易於存取。

我們將使用 Outlook 來示範建立易於存取的郵件的技巧。但這些指導方針也適用於任何電子郵件程式。

所有輔助技術的設計幾乎都能在 HTML (而不是純文字) 中正常運作。

透過 HTML,郵件可包含具有顯示文字、清單、標題和影像替代文字之格式設定的連結。

若要將 HTML 設為 Outlook 中的預設格式,請依序選取 [檔案]、[選項] 和 [郵件]。

在 [撰寫信件] 底下,選取 [HTML]。

現在,我建立的任何新郵件都會是 HTML 格式。

如需回覆已收到的純文字郵件,則無法套用任何格式設定。

因此,選取 [文字格式],然後選取 [HTML]。

現在,我可以將這個日期的格式設為粗體…

…然後新增會議中心網站的超連結。

電子郵件訊息中的字型選擇會對閱讀障礙使用者有決定性的影響。

請避免使用有襯線的字型,這類字型在字母開頭或結尾處含有小小的尾線。

有襯線的字型也是以粗細參雜的線條繪製,這對閱讀障礙使用者來說很難閱讀。

請改為選擇簡單、無襯線的字型。

無襯線的字型是在字母中以較為一致的線條寬度繪製。

請避免使用斜體、花俏的書寫體,或具有捲曲邊緣的裝飾字型。

此外,請一律使用 12 點或更大的字型大小。

我決定要在我的郵件中使用 12 點 Segoe UI。

若要設定特定郵件的字型,可以在 [字型] 和 [字型大小] 方塊中快速變更。

為了強調的效果,我使用一組色彩、大小和粗體的格式設定,因為單用色彩可能不足以讓色盲使用者察覺差異。

可以一次性地將字型設為所有郵件的預設字型,這樣就無須在每次建立新郵件時變更字型。

依序選取 [檔案]、[選項] 和 [郵件]。

在 [撰寫郵件] 底下,選取 [信箋和字型]。

在 [個人信箋] 底下,將 [新郵件訊息] 的字型變更為 12 點 Segoe UI…

…然後將 [回覆或轉寄郵件] 的字型變更為同樣的設定。

現在,我所有郵件的格式都會設為 12 點 Segoe UI。

我在簽名中使用相同的字型指導方針…

在 [撰寫信件] 底下,選取 [簽名]。

輸入想要使用的簽名…

…然後設定字型:12 點 Segoe UI。

也在簽名中包含公司標誌。

為使用螢幕助讀程式的使用者新增描述的替代文字。

並且保持簡潔的郵件背景以突顯文字。與文字呈現對比的單色會有不錯的效果…

…避免使用背景影像。

可以在這裡選擇或移除電子郵件佈景主題。選取 [個人信箋],然後選取 [佈景主題]。

其中有些效果不錯,具有強烈的色彩對比,而且沒有干擾文字的背景影像或線條。

有些則太過複雜而無法讓他人易於存取。

因此,選取 [無佈景主題]。

透過這些簡單的步驟,我已確保能讓所有收件者易於存取我的電子郵件。

若要深入了解,請瀏覽 aka.ms/OfficeAccessibility

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