新增和編輯資料

從 Excel 複製資料

您的瀏覽器不支援視訊。請安裝 Microsoft Silverlight、Adobe Flash Player 或 Internet Explorer 9。

透過從 Excel 試算表複製資料,在 Access 中充分利用簡化的編輯、功能強大的查詢,以及實用的報表功能。將資料放入現有的資料表,或新的空白資料表。

複製資料之前,請確認資料一致且結構化,這樣才能乾淨俐落地複製。

清理資料
  • 欄中的所有資料應為相同的類型,且應有類似的格式。例如,確認所有電話號碼都包含區碼但不包含國家冠碼,所有地址都包含縣/市但不包含國家,以及所有價格都包含美分 — 即使您列出 .00。

  • 移除所有次標題、摘要或註解列及空白列。

    附註: 如有需要,之後可使用 Access 查詢和報表群組及加總將這些加回。

    若要將資料貼入現有的 Access 資料表,請確認試算表有與 Access 資料表相同的欄數且順序相同。(換句話說,如果您打算使用這批資料建立新的 Access 資料表,就可以依您喜歡的方式命名並排序欄)。

    提示: 將每個離散型資訊列於各自的一欄,是很好的資料庫做法。例如,將名字和姓氏分開列於不同的欄、區分街道地址、縣/市和郵遞區號。

將 Excel 資料新增到新資料表中
  1. 選取並複製要新增到資料表中的 Excel 資料。

  2. 在 Access 中,選取 [常用] > [貼上]。

  3. 若要指出資料的第一列是否包含欄標題,請選取 [是] 或 [否]。

  4. 您也可以視需要重新命名資料表和欄位。

將 Excel 資料新增到現有的資料表中
  1. 選取並複製要新增到資料表中的 Excel 資料。

  2. 在 Access 中,開啟要貼入資料的資料表。

  3. 在資料表結尾處選取一個空白列。

  4. 選取 [常用] > [貼上] > [貼上新增]。

當您將 Excel 資料複製到 Access 資料庫中時,Excel 中的原始資料會維持不變。

想要更多資訊嗎?

影片:將資料從 Excel 移到 Access 中

Excel 訓練課程

Outlook 訓練

您可能已經使用 Excel 儲存資料清單,例如連絡人。

如果您的清單變得難以在 Excel 中管理,將它移到 Access 會是個很好的做法,這樣您就可以充分利用查詢和報表功能。

有一個方法是直接將 Excel 資料複製並貼到 Access 中 (可貼到現有的資料表中,或新資料表中)。以下是執行的方法。

您可能需要先在 Excel 中進行一些清理工作。Access 資料表會要求您將資料結構化,這有助於使內容更準確。

確定每欄中的所有資料都是相同的類型,例如文字、日期或數字。

移除任何次標題、摘要列或空白列。您之後可以使用 Access 查詢和報表的群組和加總功能重新建立這些。

若要將資料貼到現有的 Access 資料表中,請確認 Excel 資料的欄數與 Access 資料表的欄數相同,而且這些欄都是相同的順序。

您可能需要在這裡新增一個空白欄,並且也在 Excel 工作表中新增一個,以使它們相符。

若要在 Access 中建立新資料表,只要將 Excel 工作表格式化成您認為實用的方式就可以了。

例如,將名字和姓氏分成個別的欄是不錯的做法,

還有如果您將地址資訊分成多個欄通常也會更實用。

在準備好資料之後,請選取資料

然後將資料複製到剪貼簿。

若要建立含有這批資料的新資料表,請在 Access 中直接以滑鼠右鍵按一下 [瀏覽窗格],然後選取 [貼上]。

如果您的複製資料包含欄標題,請選取 [是]。若不包含,請選取 [否]。

Access 隨即建立新資料表。您現在可以開始使用這個資料表了。

若要將資料貼到現有的資料表中,請在 Access 中要新增資料的資料表上按兩下。

選取底部空白列中的星號以醒目提示新的列,然後在 [常用] 索引標籤上,選取 [貼上] 底下的向下箭號,然後選取 [貼上新增]。

如果您的 Excel 資料與 Access 資料表中的欄不相符,可能需要多試幾次 [貼上] 操作。

如果您遇到貼上方面的問題,請按兩下 Access 資料表中的每個欄之資料類型。

方法為,選取 [欄位] 索引標籤,然後在欄中按一下。該欄的資料類型就會隨即顯示。請確認您嘗試貼到該欄的資料與該資料類型相符。

在貼上資料之後,您就可以在 Access 中開始使用了。因為這是資料複本,您 Excel 中的原始資料會維持不變。

擴展您的技能
探索訓練
優先取得新功能
加入 Office 測試人員

這項資訊有幫助嗎?

感謝您的意見反應!

感謝您的意見反應! 我們將協助您與其中一位 Office 支援專員連絡以深入了解您的意見。

×