新增資料表

建立資料表並設定資料類型

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因為資料表用來存放您的資料,所以它們是資料庫的骨幹。每個資料表都包含特定主題的相關資訊。例如,供應商資料表可能儲存了供應商的名稱、電子郵件地址和電話號碼。

附註: 建立資料表之前,先了解 Access 資料庫物件對您非常有幫助。

當您開啟一個新的空白資料庫時,Access 會自動建立一個空的資料表。若要自訂該資料表,請開始定義欄位和新增資料。

重新命名桌面資料庫中的資料表

「資料表1」是新的桌面資料庫中的第一個資料表的預設名稱。建議您將資料表命名為更有意義的名稱。

  1. 在 [快速存取工具列] 上,選取 [儲存] 儲存

  2. 在 [資料表名稱] 方塊中,輸入描述性的名稱。

在桌面資料庫新增資料表

如果有需要,新增更多資料表到資料庫,即使從範本開始也可以。

  1. 在 [建立] 索引標籤上,選取 [資料表]。
    Access 會新增名為「資料表<#>」的新資料表,其中 <#> 是下一個連續、未使用的數字。

  2. 使用本單元中前面所述重新命名桌面資料庫中的資料表程序來重新命名資料表。

儲存資料表

關閉資料庫之前,為了避免遺失您所完成的工作和已輸入的資料,請務必儲存資料表。嘗試關閉資料庫時,如果您尚未儲存資料表上的工作,Access 會提示您儲存。或者,您也可以隨時選取 儲存

輸入資料以新增欄位

  1. 在 [資料工作表] 檢視中,於資料工作表的 [按一下以新增] 欄中輸入資料。
    Access 會建立新的欄位。

    供應商資料表中識別碼的擷取畫面

  2. 在欄標題中,輸入欄位的新名稱。

    供應商資料表顯示包含識別碼的兩列的擷取畫面

變更欄位的資料類型

在欄位中輸入資料以新增欄位時,Access 會依據欄位的內容設定欄位的資料類型。在 [欄位] 索引標籤的 [資料類型] 下,檢視資料類型。

顯示資料類型欄位的擷取畫面

變更資料類型:

  1. 選取欄位。

  2. 在 [欄位] 索引標籤中,開啟 [資料類型] 清單,然後選取資料類型。

新增特定資料類型的欄位

Access 會在輸入資料時驗證資料,確定它符合欄位的資料類型。如果需要特定資料格式的欄位,在建立欄位時即指定它的資料類型。

  1. 在 [資料工作表] 檢視中資料表開啟的情況下,選取 [按一下以新增],然後選取資料類型

    [按一下以新增] 資料類型下拉式清單的擷取畫面

  2. 輸入描述性欄位名稱,例如「姓氏」。

    新增欄的描述性名稱之欄位的擷取畫面

因為您指定了資料類型,所以 Access 會驗證您在新欄位中輸入的資料。例如,「日期」欄位不接受文字。指定資料類型也有助於將資料庫大小減到最小。

想要更多資訊嗎?

Access 應用程式的資料類型

Access 桌面資料庫的資料類型

Excel 訓練課程

Outlook 訓練

資料表通常是您加到資料庫中的第一個物件,因為簡單來說,您需要用資料表儲存資料。建立此資料表的過程中,我們會識別它的主索引鍵,還會說明各種可用的資料類型,以及可以如何設定每個欄位的資料類型。

我要將我們的設計放在此處供參考。只要按兩下此處這個 [識別碼] 欄位,該欄位就會變成可編輯狀態。讓我們將這個欄位重新命名為 [客戶識別碼]。這樣我們就能知道欄位中的值是來自 [客戶] 資料表。您所有的資料表都必須具備 [主索引鍵],而 [客戶識別碼] 是這個資料表的主索引鍵。

在此按下 Enter 後,Access 會選取下一個空白欄位並顯示這個功能表。這類項目大部分是資料類型。您資料庫中的每個欄位都必須指派資料類型。

資料類型可控制欄位大小,讓您更有效運用儲存空間。例如,若您只需要擷取名稱,您不需要為這些名稱建立大型儲存空間。這個簡單的範例可能無法突顯這項功能的重要性,但如果您有大量資料,設定正確的資料類型就相當重要。

資料類型也可協助您避免發生錯誤。例如,您不能在設定包含日期與時間的欄位中輸入名稱。

讓我們快速瀏覽您可以使用的資料類型。[簡短文字] 是可容納最多 256 個字元的文字欄位。另外還有 [數值]、[貨幣]、[日期及時間] 以及 [是/否]。

[是/否] 欄位可包含是或否、True 或 False,或是 1 和 0。

[查閱與關聯] 其實不是資料類型。但您可以用它在該欄位中建立選項清單。

RTF 格式和長文字都可讓您儲存 1GB 的文字。桌面資料庫使用 RTF,而 Access Web App 則使用長文字。這兩者的主要差異在於您可以為 RTF 套用字型和其他格式,例如粗體和斜體。

若要像在電子郵件中附加檔案一樣,將圖片和其他檔案附加到記錄中,請使用 [附件] 資料類型。使用 [超連結] 資料類型儲存網址與電子郵件地址。[導出欄位] 資料類型可用來執行多項作業,例如合併名字與姓氏,或是計算折扣。

這個資料表中還有另一種資料類型:[自動編號]。每當您新增記錄時,這種資料類型就會指派一組序號。您無法變更或刪除任一自動編號欄位中的值。許多主索引鍵會使用這個資料類型,原因是原則上您不會變更 [主索引鍵] 的值。

在 Access Web App 中建立資料表時,請使用 [影像] 資料類型儲存及顯示影像,而不要使用 [附件] 資料類型。

這個欄位會用來儲存名稱,而且 256 個字元相當充足,因此我們要選取 [簡短文字]。請注意,選取資料類型後,標題會變成可編輯狀態。輸入名字,然後按 Tab 鍵選取下一個空白欄位。再次選取 [簡短文字],然後輸入姓氏。將名字與姓氏設定成兩個不同的欄位,是為了反映資料庫設計原則,也就是每個欄位應盡可能包含最小的資料單位。

按 Control S 以儲存資料表。讓我們將它命名為客戶

現在我們有主索引鍵和名字與姓氏的簡短文字欄位了。每個欄位都盡可能包含最小的資料單位並設有資料類型。我們現在已完成這個資料表的必要設定。

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