使用查詢管理資料

建立基本查詢

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如需進行快速搜尋和發問,請建立基本查詢來尋找您需要的資料並獲得解答。

在 [設計] 檢視中建立查詢

與「查詢精靈」相比,「設計」檢視可讓您對所建立的查詢擁有較多的掌控。

  1. 開啟「查詢設計」檢視

    • 若要開始,請選取 [建立] > [查詢設計]。

      查詢設計功能區圖示

  2. 新增資料來源

    首先,新增包含您想要查看之資料的資料表或查詢。(是的,您可以從已儲存的查詢建立新的查詢。例如,假設您已建立一個查詢,此查詢會從您的供應商尋找所有產品,並將產品依據銷售數字從最高到最低進行排序。您可以使用該查詢做為新查詢的資料來源,例如,從特定區域中的供應商尋找產品銷售額)。

    1. 在 [顯示資料表] 對話方塊中,選取 [兩者都要]。

    2. 選取您想要的資料來源,然後在每個來源之後,選取 [新增]。

    3. 關閉對話方塊。

  3. 新增輸出欄位

    輸出欄位是您想要在查詢的結果集內顯示或包含的資料。

    • 從上面窗格中的資料來源,將您想要的欄位拖曳到下面窗格之 [欄位] 列中的空白儲存格。

      [所有 Access 物件] 檢視的螢幕擷取畫面

    使用運算式做為輸出欄位

    若要執行計算或使用函數來產生查詢輸出,請包含運算式做為輸出欄位。除了函數之外,運算式還可以使用來自任何查詢資料來源的資料 (例如 Format 或 InStr),並且可以包含常數和算術運算子。

    1. 在查詢設計格線的空白欄中,選取 [欄位] 列。

    2. 在 [設計] 索引標籤上的 [查詢設定] 群組中,選取 [建立器]。

    3. 輸入或貼上您的運算式。在您運算式的前面加上要用於運算式輸出的名稱,後面再加上冒號。例如,若要在運算式加上 "Last updated" 標籤,請以下列字串做為運算式的開頭:Last updated:

      或者,您也可以使用 [運算式建立器] 以使用 [運算式元素]、[運算式類別] 及 [運算式值] 來建立運算式。

    附註: 運算式可搭配許多選項,既功能強大又具有彈性。如需詳細資訊,請參閱建立運算式

  4. 指定準則 (選用)

    您可以使用準則來限制 (以欄位值限制) 查詢所傳回的記錄 。例如,您可能只想查看單價低於 $10 的產品。

    1. 若要指定準則,請先將包含值的欄位拖曳到下面的窗格中。

      提示: 根據預設,當您新增欄位時,其資料會在查詢結果中傳回。如果您已經新增您想要的欄位,則不需再次新增它,即可對它套用準則。

    2. 如果您不想要讓欄位內容出現在結果中,請將該欄位之 [顯示] 列中的核取方塊取消選取。

    3. 在欄位的 [準則] 列中,輸入欄位值必須滿足的運算式 (如果要將該記錄包含在結果中的話),例如 <10 (如需更多的範例,請參閱查詢準則的範例)。

    4. 在 [準則] 列底下的 [Or] 列中,指定任何替代準則。

    如果您指定替代準則,則當欄位的值符合所列的任何準則時,就會選取記錄。例如,如果您包含了來自 [客戶] 資料表的 [州別] 欄位、指定了 [加州] 做為準則,並且包含了 [愛達荷州] 和 [華盛頓州] 的 [Or] 列,則只要是居住在這三個逐項列出之州別中任何一州的客戶,您就會獲得記錄。

  5. 摘要資料 (選用)

    您可能會想要摘要資料,特別是當您的資料是數值時。例如,您可能會想要查看平均價格或總銷售額。

    1. 視需要在下面窗格的查詢設計格線中新增 [合計] 列。在「設計」檢視中,於 [設計] 索引標籤上的 [顯示/隱藏] 群組中,選取 [合計]。

    2. 針對您想要摘要的每個欄位,在 [合計] 列中,選取要使用的函數。可用的函數取決於欄位的資料類型。

  6. 執行或儲存查詢

    • 若要在執行查詢,請在 [設計] 索引標籤上的 [結果] 群組中,選取 [執行]。

    • 若要儲存您的查詢以供稍後使用,請在 [快速存取工具列] 上,選取 [儲存] 儲存 。輸入查詢的描述性名稱,然後選取 [確定]。

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在這段影片中,您將了解如何使用 [查詢設計工具],從頭開始建立 [選取] 查詢。

您將選取資料來源,以及來自該資料來源的欄位。

如果需要,您將新增準則以篩選結果,確認您的資料類型相符。

接著,您將執行查詢並調整查詢結果檢視,以顯示您想要查看的內容。

我們的查詢會解答這個問題:「TailSpin Toys 上個月下了幾筆訂單?」

我們開始吧。

在功能區中選取 [建立],然後選取 [查詢設計]。

[查詢設計工具] 隨即啟動。

您可以使用 [顯示資料表] 對話方塊來新增資料表或查詢以做為資料來源,或者您也可以直接從功能窗格將來源拖曳過來。

讓我們使用 [訂單] 資料表做為我們的資料來源。為解答我們的問題,具體上我們需要客戶名稱和訂單日期。

您可以按兩下以在這裡的設計格線中新增欄位,或者您也可以拖曳欄位。

如果您在此刻執行查詢,您會看到它傳回每個客戶的每筆訂單,而您可以使用這裡的篩選工具來縮小結果範圍。

不過,如果您在查詢中新增準則,您每次都可以獲得相同的結果。

問題是,新增準則會變得有點複雜,所以請記住幾個規則。

第一個規則是:了解您的資料。

為了讓您具體了解,讓我們開啟 [訂單] 資料表、

選取功能區上的 [欄位],

然後在我們的查詢中選取欄位。

[訂單日期] 欄位是 [日期/時間] 資料類型欄位,

但 [客戶] 欄位不是 [文字] 欄位;它是 [編號] 資料類型欄位。

這會導致第二個規則:您的準則必須符合您正在篩選的欄位的資料類型。

例如,您可以在 [日期/時間] 欄位中只輸入日期值、在 [數字] 欄位中只輸入數字,以此類推。

所以,我們如何得知哪個數字對應到 TailSpin Toys?

讓我們選取 [資料庫工具]、[資料庫關聯圖]。在 [資料庫關聯圖] 窗格中,我們會看到 [訂單中的客戶],是藉由 [識別碼] 和 [客戶識別碼] 欄位產生關聯。

讓我們選取 [資料庫工具]、[資料庫關聯圖]。在 [資料庫關聯圖] 窗格中,我們會看到 [訂單中的客戶],是藉由 [識別碼] 和 [客戶識別碼] 欄位產生關聯。

當我們開啟 [客戶] 資料表並找到 TailSpin Toys 時,我們會看到它有一個 23 的識別碼值。

現在回到查詢中,讓我們在 [客戶識別碼] 欄位的準則列中輸入 23

接著,我們展開 [訂單日期] 欄位,並新增一組邏輯運算子:"between" 與 "and"。我們在這裡輸入開始日期,並在這裡輸入結束日期。

請注意,我們會用井字號括住日期值。當我們想要以日期而不是文字識別值時,Access 就會要求這些。

執行查詢,而現在我們獲得我們尋找的結果:TailSpin 上個月所下的訂單。

現在讓我們返回並看一下 [查詢設計工具]。

您有看到這些核取方塊嗎?如果您清除這些核取方塊,您就在結果中隱藏了您的欄位,像這樣。

欄位仍在查詢中;您只是在結果中看不到它。

此外,如果您想要傳回結果的某一部分,例如最前面的五個值,又或者也許是資料集最後面的 25%,請從傳回的清單中選取值。

接著在這裡的設計格線中,移到排序列並選取 [遞增] 或 [遞減]。[遞增] 順序會傳回最後面的項目,而 [遞減] 會傳回最前面的項目。

接下來,看一下 [合計] 按鈕。這是在查詢中新增加總、平均或其他計算的快速方法。

在接下來的範例中,您可以看到我們有三個資料表,每個都有一個欄位。如果我依現狀執行查詢,我們會得到許多重複的類別。

所以,讓我們回到 [設計檢視]。

選取 [合計],並請注意 Access 在查詢格線中新增了 [合計] 列,且將三個欄位全部設定成 [群組依據]。

假設我們想要查看每個類別已訂購多少項目。我們會移除查詢中的 [訂購日期] 欄位。

我們將 [數量] 欄位設定成 [加總],並在 [群組依據] 上保留 [類別] 欄位。

而且我們移動 [類別] 欄位,讓它變成最左邊的欄位。

現在當我們執行查詢時,它會計算每個類別中售出的項目數量。

將結果排序,然後您會看到哪個類別有最高或最低的銷售量。

現在您已透過使用 [查詢設計工具] 建立 [選取] 查詢。

您知道如何選取資料來源和準則,也知道如何執行及微調您的查詢結果。

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