影片:將資料從 Excel 移至 Access

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您是不是有 Excel 格式的連絡人清單或庫存清單,而且愈來愈難以管理了?也許該考慮將這些資料移到 Access 中了,Access 提供了更好的工具,可用於管理大量資料。請觀賞這段影片,了解如何在 Access 中執行簡單的匯入操作。

附註:  這段影片並未說明如何將資料匯入 Web 資料庫。如需 Web 資料庫的詳細資訊,請參閱建立要在網路上共用的資料庫一文。

影片中

在 Excel 中準備好資料

重要:  如果下列的指示要求您對工作表進行修改,請先建立活頁簿或工作表的備份複本,然後再執行後續的操作。

  • 如果 Excel 工作表中的資料是以空白的欄或列分隔,請盡可能地將資料合併成一份清單。在您要移動的資料中,空白的儲存格不會造成問題,但是應盡量避免完全空白的欄或列。

  • 請先整理資料,盡可能地讓各欄僅包含一種資料類型,例如,整欄都是數值或整欄都是文字。如果某欄內有混合的資料類型,請試著讓這些資料類型在資料的前八列中,至少各出現一次。如此將有助於 Access 決定最適合該欄的資料類型,並可協助避免重大錯誤。

  • Access 會使用工作表索引標籤名稱做為資料表名稱。例如,若工作表名稱為 Sheet1,則匯入 Access 的資料表也會命名為 Sheet1。如果要在移動資料之前,先為資料表指定更具意義的名稱,請依照下列步驟重新命名工作表:

    • 按兩下工作表索引標籤 (位於工作表底部),輸入所需的名稱,然後按下 ENTER 鍵。

將資料移至 Access

  1. 在 Excel 中,選取您要移至 Access 的資料,包括欄名 (如果有的話)。

  2. 以滑鼠右鍵按一下選取的資料,然後按一下 [複製]

  3. 在 Access 中,開啟現有的資料庫,或是建立新的資料庫。

    若是建立新的資料庫,Access 會顯示空白的資料表。請關閉此資料表,不要加以儲存。

  4. 若未顯示功能窗格,請按 F11 鍵加以顯示。

  5. 以滑鼠右鍵按一下功能窗格中的任何位置,然後按一下 [貼上]

    Access 會顯示一個對話方塊,詢問您的資料是否包含欄名。

  6. 如果您複製的資料包含欄名,按一下 [是];否則,按一下 [否]

    如果一切順利,Access 會顯示一則訊息,指出物件已成功匯入。

  7. 請按一下 [確定] 以繼續進行。

Access 會在功能窗格中顯示此新的資料表。按兩下該資料表以驗證是否已正確匯入資料。

修正重大錯誤

如果在匯入操作期間發生任何問題,Access 會建立 ImportErrors 資料表,其中包含各項錯誤的描述。若要檢視錯誤,請按兩下 ImportErrors 資料表。如果錯誤很多,您可以選擇刪除匯入的資料表、在 Excel 工作表中修正問題,然後再試一次複製/貼上的程序。如果只有少許錯誤,您可能比較願意在 Access 中手動修正。修正了所有問題之後,您就可以刪除 ImportErrors 資料表。

設定欄位資料類型

如果您發現在 Access 資料表中,無法輸入所需類型的資料,您可能需要變更該欄位的資料類型。

若要判斷欄位的資料類型,請在欄位中選取一個值,然後在 [欄位] 索引標籤的 [格式設定] 群組中,查看 [資料類型] 方塊。例如,若資料類型為 [數字],Access 將會阻止您在此欄位輸入任何字母,例如 166A。

變更欄位的資料類型

警告:  在某些情況下,變更欄位的資料類型可能會造成資料遺失。請先建立 .accdb 檔案 (或資料表本身) 的備份複本,然後再變更欄位的資料類型。

  1. 按一下您要變更的儲存格。

  2. [欄位] 索引標籤的 [格式設定] 群組中,從 [資料類型] 清單中選取新的資料類型。

    Access 會顯示一則警告訊息。

  3. 如果您已經有資料的備份複本,而且確定想要繼續,按一下 [是]

  4. 儲存資料表。

新增主索引鍵

為了避免出現重複的記錄,並且更容易地建立資料表之間的關聯,建議您為新的資料表新增主索引鍵欄位。請依照下列步驟執行。

  1. 在功能窗格中,以滑鼠右鍵按一下資料表,然後按一下 [設計檢視]

  2. [欄位名稱] 欄的第一個空白儲存格中,輸入 "ID"。

  3. 選取 [資料類型] 欄中的 [自動編號]

  1. 當新增的 ID 資料列仍在選定狀態時,在 [設計] 索引標籤的 [工具] 群組中,按一下 [主索引鍵]

  2. 儲存並關閉資料表。

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