使用商務用 OneDrive 隨時隨地存取及共用檔案

儲存至小組網站

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在這一點上值得強調。共同撰寫文件時,您可以從商務用 OneDrive 開始,這比較適合與少數人進行簡單的共用。之後,建議您使用小組網站文件庫,這比較適合更廣泛的檢閱以及更簡單的發佈。將 Word 文件從商務用 OneDrive 移到小組網站文件庫最簡單的方式就是使用 [另存新檔] 命令。

  1. 在 Word 2016 中,按一下 [檔案],然後按一下 [另存新檔]。

  2. 找到小組網站文件庫,例如,按一下 [Sites-Contoso]、[Contoso]。

    將商務用 OneDrive 文件儲存至小組網站文件庫
  3. 按一下 [儲存]。

    實際上,您只要將文件從商務用 OneDrive 複製到小組網站就可以了。

  4. 使用電子郵件訊息與文件連結通知每個人:

    1. 依序按一下 [檔案]、[共用]、[電子郵件] 以及 [傳送連結]。

      傳送電子郵件給小組
    2. 輸入訊息,然後按一下 [傳送]。

      撰寫包含連結的電子郵件訊息

附註: 在這個案例中,屬於小組網站成員的每個人對於任何檔案都已經有 [編輯] 權限,因此無需共用檔案。

您裝置適用的特定「操作說明」指示

附註: 目前在任何行動裝置上都不支援使用 OneDrive App 的下列程序。

  1. 在 [檔案] 功能表上,按一下 [另存新檔],或按 COMMAND + Shift + S。

  2. 如果此對話方塊顯示的是您電腦上的資料夾,而不是線上服務上的資料夾,按一下 [線上位置]。

  3. 瀏覽至您要儲存檔案所在的小組網站文件庫。

  4. 按一下 [儲存]。

    實際上,您只要將文件從商務用 OneDrive 複製到小組網站就可以了。

  5. 使用電子郵件訊息與文件連結通知每個人:

    1. 按一下右上角的 [共用] [共用] 圖示 ,然後按一下 [複製連結]。

    2. 開啟 Outlook (或其他電子郵件程式),然後建立一則新的電子郵件訊息。

    3. 將連結貼到郵件。

    4. 輸入簡短的訊息,然後按一下 [傳送]。

附註: 在這個案例中,屬於小組網站成員的每個人對於任何檔案都已經有 [編輯] 權限,因此無需共用檔案。

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儲存檔案

在 Mac 版 Word 2016 中儲存檔案

Visio 2016 教學課程

經過兩天的勤奮工作之後,文件已經可供全體小組成員檢閱。

請記住,商務用 OneDrive 是與少數人共用檔案的最佳工具。但如果需要更多意見反應並讓更多人檢閱文件,我會使用小組網站文件庫。

在 Word 中,按一下 [檔案],然後按一下 [另存新檔]。找到小組網站文件庫,然後按一下 [儲存]。

接著文件就會從商務用 OneDrive 複製到小組網站。

現在我將傳送包含文件連結的電子郵件來通知所有人。依序按一下 [檔案]、[共用]、[電子郵件] 以及 [傳送連結]。輸入簡短的訊息,然後傳送。

以我們為例,小組網站中的每個人都會自動取得所有檔案的「編輯」權限,包括這個檔案。

我的小組成員會在接下來的幾天內修訂文件。媚卉針對我們的概略草圖繪製出一個絕佳的 Visio 圖表。

這份文件看來太完美了。現在我可以準備文件的最終版了。

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