影片:使用 Access 建立郵寄標籤

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本段影片介紹如何使用 Access 的 [標籤精靈] (Label Wizard) 建立郵寄標籤報表。我們使用資料表做為記錄來源,但您也可改用來自查詢、表單或報表的資料。此程序不僅適用於郵寄標籤而已,[標籤精靈] (Label Wizard) 中還包含許多不同標籤類型的尺寸。

以下是製作標籤的步驟:

  1. 在功能窗格中,選取包含您要置於標籤上之資料的物件。

  2. [建立] (Create) 索引標籤上,按一下 [報表] (Reports) 群組中的 [標籤] (Labels)

附註:  在 Web 資料庫中作業時,[標籤] (Labels) 命令位於 [用戶端報表] (Client Reports) 底下。


  1. Access 如有顯示安全性通知,請按一下 [開啟] (Open)
    Access 隨即啟動 [標籤精靈] (Label Wizard)。

  2. 在精靈的第一頁中,選取您要使用的標籤製造廠商與產品編號。
    我不知道 (或找不到) 標籤的製造廠商。

    若精靈中未列出您所使用的標籤製造廠商,或您手邊不具備產品資訊,可以依照下列步驟建立自訂標籤:

    1. 按一下 [自訂] (Customize)

    2. 選取度量單位與標籤類型,然後按一下 [新增] (New)

    3. [新增標籤] (New Label) 對話方塊中設定度量單位、標籤類型、列印方向,以及每頁的標籤數。

    4. 測量您的標籤大小,然後在方塊中輸入標籤圖樣的正確尺寸。

    5. 按一下 [確定] (OK),然後關閉 [新標籤大小] (New Label Size) 對話方塊。

      當您輸入自訂標籤之後,精靈會隨之變更為只顯示自訂標籤。若要切換回原始顯示市售標籤品牌的顯示,請取消選取 [顯示自訂標籤大小] (Show custom label sizes) 核取方塊。

  3. 在精靈的下一頁中,選取標籤所需的文字格式設定。

  4. 在精靈的下一頁中,執行下列步驟,在標籤的每一行上新增您所需要的欄位:

    1. 在 [標籤原型] (Prototype Label) 上,按一下您要新增欄位的行。

    2. [可用的欄位] (Available Fields) 清單中,按兩下每一個您要新增至該行的資料欄位。

    3. 按一下 [標籤原型] (Prototype Label),然後輸入您要在標籤上顯示的空格或標點符號,例如在 [縣市] (City) 欄位之後加一個逗號與空格。

      提示:  若不慎新增了不需要的欄位,只要選取該欄位,然後按 DELETE 鍵,即可予以刪除。

  5. 在下一頁中選取標籤的排序順序。此為選用步驟。

  6. 在下一頁中輸入報表的名稱,然後按一下 [完成] (Finish)

如此 Access 即會開始建立標籤,期間若發生任何問題,將會顯示訊息。對於某些尺寸的標籤,Access 可能會顯示參考訊息指出水平空間過小,無法容納所有的項目。當出現此訊息時,請按一下 [確定] (OK) 清除該訊息。Access 隨即以 [預覽列印] (Print Preview) 開啟標籤。

  1. 若標籤在 [預覽列印] (Print Preview) 中顯示無誤,可以在普通紙上列印測試頁,然後將其置於標籤紙上進行比對,確認文字在標籤上的位置是否正確。若位置正確,即可將其列印在標籤紙上。

水平空間過小的訊息代表何意義?

此訊息是某些標籤尺寸所引發的副作用。一般當標籤與標籤紙的左、右邊界十分接近時,即會出現此訊息。此狀況會讓精靈將某些尺寸指定在正常列印範圍之外,而當您預覽列印標籤時,即會因此而出現錯誤訊息。

若您希望維持目前的文字對齊方式,且未出現每隔一頁即出現一頁空白頁的情況,可以繼續保留報表的設計,而只需要在每次訊息出現時按 [確定] (OK) 即可。您也可以嘗試在 [設計檢視] (Design View) 中調整對齊方式或 [版面設定] (Page Setup) 設定,但這可能會打亂您原有的對齊方式。

附註:  只有 [預覽列印] (Print Preview) 檢視才會依照您所設定的版面配置顯示欄。若是使用 [報表檢視] (Report View) 或 [版面配置檢視] (Layout View) 檢視報表,Access 會將所有的資料顯示在單欄中。

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