影片:使用慈善捐贈 Web 資料庫範本

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Access 2010 慈善捐贈 Web 資料庫提供組織追蹤內送的捐贈的快速方式。這段影片示範如何開始使用資料庫。

影片內容

輸入新的行銷活動

檢視及編輯行銷活動

編輯下拉式清單中的項目

新增事件

檢視及編輯事件

新增捐贈

檢視及編輯捐贈

新增工作

檢視及編輯工作

新增 [捐贈者

檢視及編輯 [捐贈者

新增使用者

檢視及編輯使用者

將檔案附加到記錄

預覽及列印報表

發佈至 Access Services 慈善捐贈 Web 資料庫

顯示您的地區設定正確的貨幣符號

設定資料表欄位的 [貨幣] 格式

在表單或報表設定文字方塊的 [貨幣] 格式

輸入新的行銷活動

  1. 按一下 [活動] 索引標籤。

  2. 按一下 [新的行銷活動,將活動詳細資料] 表單中輸入的資訊。

  3. 當您完成時,按一下 [儲存並關閉]。

或者,您可以輸入活動資訊直接在資料工作表,使用 TAB 鍵和方向鍵來移動資料工作表。

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檢視及編輯行銷活動

  1. 按一下 [活動] 索引標籤。

  2. 在資料工作表中,按兩下您想要檢視或編輯行銷活動的名稱。

  3. 視需要編輯資訊,然後按一下 [儲存並關閉]

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編輯下拉式清單中的項目

慈善捐贈 Web 資料庫中的許多下拉式清單可編輯您的需求。使用下列程序:

  1. 按一下 [向下箭號以顯示清單]。

    正下方清單可編輯清單時,會出現 [編輯清單項目] 按鈕。

  2. 按一下 [編輯清單項目] 按鈕。

  3. 如果出現 [編輯清單項目] 對話方塊:

    1. 輸入一個清單項目要每一行。

    2. 您也可以從 [預設值] 清單中選取預設值。

    3. 按一下 [確定]。

  4. 如果畫面出現 [詳細資料] 表單:

    1. 使用表單底部的導覽按鈕,瀏覽記錄,然後進行您想要的變更。

    2. 當您完成時,按一下 [儲存並關閉]。

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新增事件

每個行銷活動可以有許多與其相關聯的事件。您可以使用下列程序建立新的事件:

  1. 在 [活動] 索引標籤中,按一下 [事件

  2. 按一下 [新事件],然後輸入 [事件詳細資料] 表單中的資訊。

  3. 當您完成時,按一下 [儲存並關閉]。

或者,您可以輸入事件資訊直接在資料工作表,使用 TAB 鍵和方向鍵來移動資料工作表。

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檢視及編輯事件

  1. 在 [活動] 索引標籤中,按一下 [事件

  2. 在資料工作表中,按兩下您想要檢視或編輯事件的名稱。

  3. 視需要編輯資訊,然後按一下 [儲存並關閉]

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新增捐贈

  1. 在 [活動] 索引標籤中,按一下 [捐贈

  2. 按一下 [新的捐贈捐贈詳細資料] 表單中輸入資訊。

  3. 當您完成時,按一下 [儲存並關閉]。

或者,您可以輸入捐贈資訊直接在資料工作表,使用 TAB 鍵和方向鍵來移動資料工作表。

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檢視及編輯捐贈

  1. 在 [活動] 索引標籤中,按一下 [捐贈

  2. 在資料工作表中,按一下您想要檢視或編輯捐贈 [識別碼] 資料行。

  3. 視需要編輯資訊,然後按一下 [儲存並關閉]

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新增工作

每個行銷活動可以有許多與其相關聯的工作。您可以使用下列程序建立新任務:

  1. 在 [活動] 索引標籤中,按一下 [任務

  2. 按一下 [新增工作工作詳細資料] 表單中輸入資訊。

  3. 當您完成時,按一下 [儲存並關閉]。

或者,您可以在 [任務資訊直接輸入資料工作表,使用 TAB 鍵和方向鍵來移動資料工作表。

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檢視及編輯工作

  1. 在 [活動] 索引標籤中,按一下 [任務

  2. 在資料工作表中,按一下您想要檢視或編輯任務的 [識別碼] 資料行。

  3. 視需要編輯資訊,然後按一下 [儲存並關閉]

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新增 [捐贈者

  1. 按一下 [捐贈] 索引標籤。

  2. 按一下 [新的捐贈者,輸入 [捐贈者詳細資料] 表單中的資訊。

  3. 當您完成時,按一下 [儲存並關閉]。

或者,您可以輸入捐贈者資訊直接在資料工作表,使用 TAB 鍵和方向鍵來移動資料工作表。您也可以貼例如 Excel 試算表程式的記錄。請參閱影片,如需詳細資訊。

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檢視及編輯 [捐贈者

  1. 按一下 [捐贈] 索引標籤。

  2. 資料工作表中,按一下 [您想要檢視或編輯捐贈者的 [識別碼] 資料行]。

  3. 視需要編輯資訊,然後按一下 [儲存並關閉]

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新增使用者

  1. 按一下 [使用者] 索引標籤。

  2. 按一下 [新增使用者,然後輸入 [使用者詳細資料] 表單中的資訊。

  3. 當您完成時,按一下 [儲存並關閉]。

或者,您可以輸入的使用者資訊直接在資料工作表,使用 TAB 鍵和方向鍵來移動資料工作表。

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檢視及編輯使用者

  1. 按一下 [使用者] 索引標籤。

  2. 在資料工作表中,按一下您想要檢視或編輯的使用者識別碼] 資料行。

  3. 視需要編輯資訊,然後按一下 [儲存並關閉]

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將檔案附加到記錄

如果表單或資料工作表包含 [附件] 欄位,可以使用該欄位附加圖片、文件或其他檔案到記錄。請使用下列程序:

  1. 按兩下 [附件] 欄位。

  2. 按一下 [附件] 對話方塊中的 [新增]

  3. 瀏覽到要附加的檔案,然後按一下 [開啟]

  4. 按一下 [附件] 對話方塊中的 [確定]

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預覽及列印報表

慈善捐贈 Web 資料庫範本包含十個報表。若要預覽報表:

  • 按一下 [報告中心] 索引標籤,然後按一下 [選取報表] 底下的 [您想要檢視的報表。

    Access 會顯示在預覽窗格中的報表。若要列印報表:

  • 按一下 [新增] 索引標籤中開啟] 然後按一下 [檔案] 索引標籤的 [列印,並選取您想要的列印選項。

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發佈至 Access Services 慈善捐贈 Web 資料庫

如果您有權存取的 SharePoint 伺服器執行 Access Services,您可以將慈善捐贈 Web 資料庫發佈至伺服器並與您的小組共用檔案。使用下列程序:

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤,然後按一下 [發佈至 Access Services]

  2. [伺服器 URL] 方塊中,輸入要使用之 SharePoint 伺服器的 URL。

  3. [網站名稱] 方塊中,輸入所需資料庫的名稱。此名稱將成為 URL 的一部分。

按一下 [發佈至 Access Services]

Access 即會將資料庫發佈到伺服器。如果過程一切順利,Access 會顯示成功訊息,其中包含新 Web 資料庫的連結。

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顯示您的地區設定正確的貨幣符號

如果您在 [美國以外地區設定中使用此範本,您可能需要變更部分設定才能讓正確的貨幣符號顯示在 [目前的值欄位中。使用下列程序:

設定資料表欄位的 [貨幣] 格式

此程序必須執行的任何資料表,其中包含貨幣值。這包含下列表格:

  • 行銷活動

  • 捐贈

  • 捐贈

  • 事件

若要設定的任何貨幣欄位的 [貨幣] 格式,這些表格中使用此程序:

  1. 關閉任何表單或報表開啟。

  2. 如果 [功能窗格] 未顯示,請按 F11 加以顯示。

  3. 在 [功能窗格] 中,按兩下您想要變更的資料表。

  4. 按一下以選取 [貨幣] 欄位。

  5. 在 [欄位] 索引標籤上的 [格式化] 群組中,設定 [格式] 屬性為 [貨幣

    欄位現在為您的電腦位置設定顯示對應的貨幣符號。

  6. 儲存並關閉資料表。

在表單或報表設定文字方塊的 [貨幣] 格式

在任何的表單或報表中貨幣值的顯示,必須執行此程序。這包含下列表單:

  • CampaignDetails

  • CampaignDonationDS

  • CampaignDonationList

  • CampaignEventList

  • 行銷活動

  • DonationDetails

  • DonorDonationDS

  • DonorDonationList

  • EventDetails

  • EventDS

您也必須執行下列報表上的程序:

  • CampaignDetails

  • CampaignDonations

  • DonationReceipts

  • DonationsPerDonor

  • EventDetails

您可以使用此程序,設定每個物件上的 [貨幣] 格式:

  1. 以滑鼠右鍵按一下表單或報表的 [功能窗格],然後按一下 [版面配置檢視

    附註: [版面配置檢視不適用於 [資料工作表。資料 (例如 CampaignDonationDS 或 DonorDonationDS) 的工作表,只要按兩下以開啟資料工作表。

  2. 按一下 [顯示貨幣值的任何文字方塊。

  3. 如果沒有顯示屬性表,請按 F4 顯示屬性表。

  4. 在 [格式] 索引標籤的屬性工作表上選取 [貨幣格式] 屬性方塊中。

  5. 對表單或報表上的任何其他貨幣文字方塊的屬性設定值。

  6. 儲存並關閉表單或報表。

已修改的所有物件之後,按兩下 [功能窗格] 中的表單,然後關閉 [功能窗格。

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