引導式逐步解說:為您的組織設定新聞

引導式逐步解說:為您的組織設定新聞

透過 SharePoint,您就能以有意義且可搜尋的方式,在整個組織中共用新聞內容。 根據預設, SharePoint 的新聞會顯示在 [ SharePoint 開始] 頁面、[小組網站]、[通訊網站]、[中樞網站],以及 [行動] app 的相關資訊。 例如,如果某個重要的新聞報導是由您的工作中的某個人張貼,或張貼到您活動的網站,就會顯示給使用者。

組織會有許多選項,例如顯示的新聞類型、其顯示位置、誰能夠製作文章及其他功能。

在本文中,我們將示範如何在您組織的各個層級上設定新聞的綜合戰略。

策略

在這個逐步解說中,我們將會在不同的網站上,為您提供一個全面的戰略,包括設定「正式」的新聞網站,以視覺上的方式辨別為組織新聞;針對不同類型的新聞設定類別。甚至設定新聞文章的核准程式。 我們會在內部網路中樞網站上顯示「新聞」,其來自公司溝通網站、部門溝通網站,以及部門小組網站

中心網站首頁會顯示與中樞相關聯之任何網站的所有核准新聞報導。 這表示使用者會看到在公司新聞網站中建立的所有新聞文章、在部門通訊網站中建立的所有新聞文章,以及僅供其部門小組網站的新聞報導。

內部網路中樞網站上的新聞範例。

從屬於中樞網站的「官方」公司通訊網站 編號 1 新聞

從屬於中樞網站的部門通訊網站 編號 2 新聞

從屬於中樞網站的部門小組網站 編號 3 新聞

內容會以下列方式顯示在中樞中的網站上:

  • 每個部門溝通網站都只會顯示該部門的新聞文章。

  • 每個部門小組網站都會顯示在該小組網站建立的新聞文章,以及在公司新聞網站中建立的文章。

以下是新聞流程的運作方式:

  • 所有員工都有權在其小組網站上建立新聞。 文章可以標記為「里程碑」或「部門」。

  • 每個部門都有一個或多個員工已分派在其部門的通訊網站中建立新聞文章的工作。

  • 在部門溝通網站中建立的所有新聞報導,都能透過「企業通訊」部門指派的人員來核准文章,以取得頁面核准流程

  • 來自企業溝通部門的正式新聞文章是在稱為「企業新聞」的特殊網站中建立,該網站不與中樞網站相關聯。 此網站被指定為「正式」新聞

  • 從公司通訊中包含所選新聞故事的電子報會以電子郵件寄給所有員工

中心網站結構

所有小組與通訊網站(企業通訊網站除外)都與單一中樞網站相關聯。

每個部門都有一個通訊網站,可與組織中的其他部分共用資訊,以及在部門員工間進行內部通訊的小組網站

中樞網站結構的範例。

實施戰略

在本節中,您將逐步逐步設定您的 SharePoint 環境,以符合此新聞策略的需求。 這涉及設定 [新聞網頁元件],並在頁面庫中建立頁面核准程式、建立新聞類別,以及將一個網站指定為「正式新聞」。

在這個範例中,假設每一個溝通和小組網站都已經與一個中樞網站產生關聯(企業溝通例外),而且公司通訊網站中已經有幾個新聞文章。 如果您需要知道如何設定這些類型的網站,請參閱設定您的 sharepoint 中樞網站在 sharepoint Online 中建立通訊網站,以及在 sharepoint 中建立小組網站

針對「正式」組織新聞設定您的公司通訊網站

針對「正式」組織新聞設定貴公司的通訊網站,可讓公司的新聞報導透過重點進行顯示,讓您的使用者立即知道這是正式的公司新聞,如下例所示:

網站上的公司新聞範例

若要啟用此功能並指定組織新聞的網站, SharePoint 管理員必須使用SharePoint Online Powershell 命令

SPOOrgNewsSite

Set-SPOOrgNewsSite

在部門小組網站上設定新聞

在您的部門小組網站中,您會將 [新聞] 網頁元件新增至頁面三次。 每個網頁元件都會根據新聞來源和類別顯示不同的新聞資訊。 若要建立類別,請在頁面庫中新增欄,以允許作者以適當的類別標記其頁面

建立類別欄

  1. 在您的部門小組網站上,按一下網站導覽中的 [頁面] 連結,以移至 [頁面] 庫。

  2. 選取頁面頂端最後一欄名稱右側的 [ + 新增欄] 或 [ + ]。

    針對新聞類別設定欄的範例

  3. 在 [ name ] (名稱)欄位中,輸入名稱貼文類型

  4. 在下拉式功能表中,選擇 [選擇] 做為欄類型。

  5. 提供兩個選項:「部門新聞」和「轉捩點」。

  6. 按一下 [儲存]

    接著,我們會將 [新聞網頁元件] 新增至 [部門小組網站] 首頁,以顯示公司網站中的部門新聞、里程碑新聞和新聞。

新增部門新聞

  1. 在首頁中新增一到第三節

  2. 在第一欄中,新增 [新聞] 網頁元件,並將其標題為「部門新聞」。

  3. 按一下網頁元件工具列中的 [編輯 網頁元件 [編輯] 按鈕 ]。

  4. 在 [網頁元件] 屬性窗格中設定下列選項:

    • 新聞來源:此網站

    • 顯示標題和命令:開啟

    • 版面配置:熱門故事

    • 篩選:頁面屬性

    • 屬性名稱:文章類型等於「部門新聞」

  5. 按一下[套用] 以儲存您的變更。

新增里程碑新聞

  1. 在與您剛新增的網頁元件下方的同一欄中,再次新增 [新聞] 網頁元件,並將其標題為「里程碑」。

  2. 按一下網頁元件工具列中的 [編輯 網頁元件 [編輯] 按鈕 ]。

  3. 在 [網頁元件] 屬性窗格中設定下列選項:

    • 新聞來源:此網站

    • 顯示標題和命令:開啟

    • 版面配置:並排

    • 篩選:頁面屬性

    • 屬性名稱:貼文類型等於里程碑

  4. 按一下[套用] 以儲存您的變更。

新增企業新聞

  1. 在第二個(右側)欄中,再次新增 [新聞] 網頁元件,並將其標題為「企業新聞」。

  2. 按一下網頁元件工具列中的 [編輯 網頁元件 [編輯] 按鈕 ]。

  3. 在 [網頁元件] 屬性窗格中設定下列選項:

    • 新聞來源:選擇 [選取網站],然後選取您的公司新聞網站。

    • 顯示標題和命令:開啟

    • 版面配置:並排

    • 篩選:頁面屬性

    • 屬性名稱:貼文類型等於里程碑

  4. 按一下[套用] 以儲存您的變更。

若要測試您目前所做的動作,請在部門網站中建立多個新聞文章。 在 [新聞報導] 頁面上設定頁面屬性,以便將 [文章類型] 中的部分內容設定為 [部門新聞],而在其他人,將 [文章類型] 設定為 [里程碑]。 如需針對頁面設定屬性的複習,請參閱查看、編輯及新增頁面詳細資料

這是部門首頁完成後的外觀:

部門網站上的新聞範例

設定您的部門溝通網站

在這個範例中,通訊網站中建立的新聞文章必須經過核准。 您可以使用 Microsoft 流程來設定頁面核准。 提供包含網站名稱(例如「人力資源頁面核准」)的流程名稱,並將核准者設定為公司通訊部門中的員工。

[頁面核准] 選項窗格

接著,設定網站首頁以顯示此網站的新聞報導。

  1. 在您部門通訊網站的首頁上,新增 [新聞網頁元件]。

  2. 選取 [網頁元件] 工具列中的 [編輯 網頁元件 [編輯] 按鈕 ]。

  3. 在 [網頁元件] 屬性窗格中設定下列選項:

    • 新聞來源:此網站

    • 版面配置:熱門故事

  4. 在您的首頁上建立您想要顯示的新聞文章。 完成後,請選取頁面右上方的 [提交以供核准] 來提交頁面以進行核准。

當您設定流程時,指派為核准者的員工將會收到該頁面正在等待核准的電子郵件。 核准頁面之後,就會出現在您部門通訊網站的 [新聞] 網頁元件中。

繼續操作並在此網站中建立多個新聞文章。 確定每個頁面都已送出核准,然後經過核准。

在這個範例中,您可以看到「人力資源部門」的 [部門溝通] 網站上顯示的新聞類型:

部門溝通網站範例

設定內部網路中心網站首頁

  • 雙欄區段新增到您的中心網站首頁。

  • 在左欄中,新增 [新聞網頁元件]。

    選取 [網頁元件] 工具列中的 [編輯 網頁元件 [編輯] 按鈕 ]。

  • 在 [網頁元件] 屬性窗格中設定下列選項:

    • 新聞來源:選擇 [選取網站],然後選擇 [公司通訊網站]。

    • 版面配置:熱門故事

  • 在右列中,再次新增 [新聞網頁元件]。

  • 在 [網頁元件] 屬性窗格中設定下列選項:

    • 新聞來源:中樞中的所有網站

    • 版面配置:中樞新聞

完成後,您應該只會看到來自頁面左側的公司通訊的新聞文章,以及在右側的網頁元件中與中樞相關聯的每個網站的新聞文章。

中心網站上總成型新聞的範例

開發自己的新聞策略

現在您已經瞭解如何開始使用一個特定的戰略,您可以考慮自己的戰略。 以下是要求您自己以及貴組織的一些問題,協助您進行準備:

  • 目前如何傳達新聞? 如何在使用新的方法時,使用您已準備好的相同人員或流程?

  • 您想要共用哪種類型的新聞內容?

  • 誰將製作內容?

  • 是否需要核准新聞? 如果是,核准程式應該是什麼?

  • 目前如何傳達新聞?

組織與整個部門間的通訊

在許多組織中,已經有正式的方法,可將資訊傳達給員工組織範圍。 此外,在許多情況下,部門中的員工以不太正式的方式與彼此通訊。 請務必考慮這些程式,因為在某些情況下,您可以在 SharePoint中繼續使用相同的人員或程式。

在考慮組織內部通訊時,請詢問自己下列幾種問題:

  • 貴組織中的人員是否建立並傳送電子報?

  • 他們是電子郵件嗎? 如果是這樣,您可以使用哪些目前的程式,讓該人員知道需要包含哪些新聞? 電子報的傳送頻率為何?

  • 判斷哪些新聞是包含哪些內容並不會有什麼程式? 誰負責決策?

  • 編輯內容的程式為何?

  • 決定哪些影像包含在故事中的程式為何?

在部門層級,請自問下列幾種問題:

  • 是否有其他人的工作職責包括與部門中的其他人員共用資訊?

  • 員工使用電子郵件或訊息等工具,以非正式的方式與其他人共用資訊嗎?

  • 共用內容為何?

內容類型及其關聯性

建立新聞策略的下一個步驟是評估貴組織所產生的新聞內容類型。 新聞報導類型可能包括:

  • 「在「新聞」」案例中,通知員工您的公司或組織已公開的新聞,例如出現在交易出版物或新聞程式中

  • 公司宣告或里程碑,例如發行新產品或開始新的計畫

  • 員工里程碑,例如當員工結婚、有子女或停用時

  • 需要員工採取行動的資訊,例如註冊福利或出席訓練

當您想瞭解這項內容時,請務必考慮貴組織內各個群組的關聯性與重要性。 例如:

  • 貴組織中的每個人都必須知道他們可以註冊福利的時間。 這對於所有人來說都很重要。

  • 財務部門中的人員必須知道與其會計準則相關的新法律。 這對他們而言是相關且重要的。 不過,對於組織中的其他任何人而言,都不是相關的,也不重要。

  • 在星期五,銷售部門在休息中有一個烹飪競爭。 這可能與銷售部門中的專案相關,但並不符合重要限制,組織中的任何人都不會將其視為相關或重要。

透過您的內容來思考的目的,就是要記錄哪些內容需要以更主要的方式呈現,或是根本不需要。 您如何回答這個問題,可能會視公司規模等因素而定。 如果您是小型公司,您可能會決定員工里程碑應該在整個公司內顯示,而較大的公司可能只會向特定部門的員工顯示這項工作。

誰做了什麼

誰正在撰寫新聞內容?

在某些組織中,新聞內容是由一個中心人或一組人員(例如公司溝通部門)建立和管理。 這個集中式做法建立簡單的方法來撰寫及管理新聞內容,確保在整個員工中只會發佈重要且相關的內容。 不過,這個方法會減少經常產生的新聞內容量,因為它需要一個人或一組人員的大量時間。 透過開啟發佈程式給貴組織中的其他人,您就能讓其他人撰寫新聞內容。 使用者在自己的部門中建立的新聞內容將是較新的,並將重點放在他們的部門活動上,增加內容的關聯性。

誰正在核准新聞內容?

一旦您允許其他人建立新聞內容,就可能會建立不符合您品質內容準則的內容。 這可能包含含有拼寫及文法錯誤的內容、使用不適當的語言,或是只是不相關的內容。 您可能會決定要實施核准程式,以確保內容符合發佈所需的準則。

使用者如何使用 SharePoint來使用新聞?

傳統上,intranet 網站是由假設使用者將流覽至 intranet 主頁並在該處使用新聞的假設所建立。 在這種情況下,重要的公司新聞會顯示在首頁上,並有從部門網站匯總的其他故事新聞摘要。 這是一種「拉入」案例,其中「正式」內容(通常是重要及與所有員工相關)會顯示,而匯總內容則是從其他部門網站「拉入」。 不過,在許多情況下,使用者再也不會流覽到 intranet 主頁了。 使用者可能只需直接流覽至其部門網站首頁,因為該網站包含他們找到的大部分資訊。 在某些情況下,組織可以選擇實施「推入」案例,將正式資訊「推入」到部門網站,並顯示在其部門中建立的新聞報導旁邊。

如果您的組織使用的是中樞網站,您可以在中樞層級匯總新聞內容。 如果您的組織已經實施了多個中樞,請務必考慮如何在整個新聞策略中播放這些內容。 建立內部和外部部門網站是常見的做法。 內部部門網站通常是群組連接的 SharePoint 小組網站。 該網站只適用于該部門的成員。 不過,也有一個公用 SharePoint 通訊網站,用來向整個組織傳達該部門的資訊。

在這個模型中,所有使用者將會看到在部門通訊網站中建立的所有新聞文章,但使用者只會看到他們所屬之小組網站中所建立的新聞文章。

您也可以考慮使用者可能會使用消費者新聞內容的其他位置。 使用者可以使用其行動裝置上的 [ SharePoint ] 應用程式,以及 Office 365 的 [ SharePoint ] 頁面來朗讀新聞報導。 此外,網站擁有者也可以建立可傳送給使用者的最近新聞報導,或從群組連結的 SharePoint 網站張貼新聞報導至 Microsoft 團隊頻道的使用者。

附註:  本頁面是經由自動翻譯而成,因此文中可能有文法錯誤或不準確之處。 讓這些內容對您有所幫助是我們的目的。 告訴我們這項資訊是否有幫助? 這裡是供您參考的英文文章

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