建立資料視覺化工具圖表

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您想要從 Excel 活頁簿自動建立詳細且精緻的 Visio 流程圖嗎?您可以使用資料視覺化工具範本達到這個目的。每個範本都有相關聯的 Excel 活頁簿,可用來將處理程序資料轉換為 Visio 中的流程圖。您還可以使用您自己的自訂 Excel 範本、使用 [從資料建立圖表] 精靈將 Excel 資料對應到圖形,以及自動建立圖表。您甚至可以在 Excel 中,新增轉換成 Visio 圖形資料的其他資料行。

Visio 也支援 Visio 圖表和 Excel 活頁簿之間的雙向同步處理。除了透過在 Excel 中編輯資料,然後在 Visio 中重新整理圖表的方式來建立流程圖以外,您還可以變更 Visio 圖表,再從圖表更新 Excel 資料。 

資料視覺化工具概觀

資料視覺化工具範本功能僅限在目前發行通道上搭配 Visio Online 方案 2 使用。如果不確定您使用的是哪個 Visio 版本,請選取 [檔案] > [帳戶] > [關於 Visio]。請參閱 Visio Online 方案 2 以深入了解 Visio 的訂閱版本。

如果您沒有看到資料視覺化工具範本,或者如果您有關於開始使用的其他問題,請瀏覽資料視覺化工具常見問題集頁面。

附註: 您必須有 Office 365 訂閱才能使用此功能。如果您是 Office 365 訂閱者,請確定您有最新版的 Office。如果您是管理 Office 365 更新程序的 IT 專業人員,請參閱通道版本頁面,了解每個通道提供哪些更新。

本文內容

建立資料視覺化工具圖表

事前準備

請先收集您的想法,然後在紙上擬草稿或書寫。這份草稿能協助您迅速展開作業,並能讓您更順暢地進行下列步驟。

為了建立資料視覺化工具圖表,您可以同時在 Excel 與 Visio 中工作。您發覺在 Windows 裝置上或在多螢幕環境中,使用兩個視窗工作會更加輕鬆。在 Excel 與 Visio 之間以視覺方式來比對您的工作,協助您獲得理想的成果。

建議   :請觀看這段 Microsoft Office 影片了解實際運作狀況:資料視覺化工具:示範

階段 1:選擇資料視覺化工具範本

  1. 開啟 Visio,或選取 [檔案] > [新增] (如果您正在編輯圖表)。

  2. 選取 [範本]。

    [範本] 命令
  3. 選取 [流程圖]。

    [流程圖] 命令
  4. 選取 [基本流程圖-資料視覺化檢視交互功能流程圖-資料視覺化檢視,或稽核圖的資料視覺化檢視]。

    資料視覺化工具範本

    資料視覺化工具範本的左上角有 Excel 圖示。

如需流程圖及其圖形的詳細資訊,請參閱建立基本流程圖建立交互功能流程圖

階段 2:建立 Excel 活頁簿

  1. 在範本預覽中選取 [Excel 資料範本]。

    選取 Excel 資料範本連結

    注意   :如果您想要使用本文中的範例 Excel 範本做為參考,可從下列的連結下載:

  2. 選取 [檔案] > [儲存],指定電腦、網路伺服器或 SharePoint 文件庫,輸入檔案名稱,然後選取 [儲存]。

  3. 若要新增新的工作表,請在活頁簿底部選取 [新增工作表] [新工作表] 按鈕

  4. 建立 Excel 表格。如需使用 Excel 表格的詳細資訊,請參閱 Excel 表格概觀建立或刪除 Excel 表格,以及新增或移除列和欄來重新調整表格大小

  5. 新增欄和列到表格用來建立 Visio 圖表。有 Excel 表格欄標題和值的特定需求。使用區段中,與 Visio 流程圖元件互動的方式將 Excel 欄作為視覺輔助線。

階段 3:在 Excel 表格中新增額外的圖形資料 (選擇性)

  1. 檢查 Excel 範本中的 [程序圖] 索引標籤。Excel 表格中的欄色彩為藍色與綠色,此色彩以視覺方式輔助您判斷欄之間的差異。

    藍色欄在 Visio 圖表中用來建立流程圖。所有欄位也會以圖形資料的方式新增。

  2. 若要新增其他圖形資料,請在 Excel 表格中新增一或多個欄。

    綠色欄則會指出您可在個別圖形新增的其他圖形資料。您可以新增其他欄,且沒有數量限制。根據預設,圖表不會顯示這項資料,除非您新增資料圖形。若要查看 Visio 圖表中的圖形資料,請選取 [資料] > [圖形資料視窗]。如需圖形資料與資料圖形的詳細資訊,請參閱新增資料至圖形資料圖形,概觀

階段 4:使用精靈建立 Visio 圖表

  1. 切換回 Visio,在範本預覽中選取您的測量單位,然後選取 [建立]。

  2. 在 [從資料建立圖表] 精靈的第一頁中,執行下列操作:

    1. 在 [您要從資料建立哪一種圖表] 底下選取範本:[基本流程圖]、[交互功能流程圖 (水平)] 或 [交互功能流程圖 (垂直)]。

    2. 在 [選取 Excel 活頁簿] 底下,從最近使用的活頁簿清單中選取活頁簿,或選取 [瀏覽] 以找到您在階段 2 中建立的活頁簿。

    3. 在 [選取活頁簿中的表格或自訂範圍] 底下,選取包含您 Excel 程序資料的表格。

    4. 選取 [完成]。這樣會全數接受 Visio 在精靈中針對其他頁面所填入的預設值。

如此一來,圖表會自動在容器內部建立,並根據流程圖表的大小新增其他 Visio 頁面。

階段 5:儲存 Visio 圖表

  • 選取 [檔案] > [儲存],尋找位置、輸入檔案名稱,然後選取 [儲存]。

建議您將 Excel 與 Visio 檔案儲存在同一個位置中,因為這兩者會交互作業。

階段 6:同步處理資料和圖表

在使用資料視覺化工具建立圖表後,您可能有變更的需求。Visio 支援來源資料和圖表之間的雙向同步處理。

祕訣   :請在使用來源資料和圖表之後,定期進行同步處理,確保它們保持最新狀態。變更 Excel 資料後,請重新整理圖表;變更圖表內容後,請更新 Excel 資料。

如何在 Excel 中修改資料,然後重新整理圖表

  1. 在 Excel 表格中變更來源資料。您可以新增、更新或刪除列。

  2. 儲存 Excel 活頁簿。

  3. 在 Visio 的圖表容器中按一下,以便在功能區中啟用 [資料工具設定] 索引標籤,然後選取 [重新整理圖表]。

如此一來,您在 Excel 活頁簿中進行的變更,也會顯示在 Visio 圖表中。請注意下列事項:

  • 如果您有對圖表做出在重新整理後可能會遺失的變更,Visio 會顯示 [重新整理​​圖表衝突] 對話方塊。

  • 重新整理只會對容器內的圖形和連結進行變更。

  • 您在容器內對圖形或連接器所進行的任何格式設定變更則會保留下來。

  • 請將所有圖表圖形和連接線置於容器內。除了容器內部以外,該頁面上的任何其他物件並不會受到影響。如需容器的詳細資訊,請參閱使用容器和清單釐清圖表結構

如何修改圖表內容,然後在 Excel 中更新資料

  1. 對 Visio 圖表做出變更。您可以新增、更新或刪除圖形和連接器。

  2. 如果 Excel 活頁簿是儲存在桌上型電腦或網路檔案伺服器上,請確認已儲存並關閉活頁簿。

  3. 按一下圖表容器以在功能區中啟用 [資料工具設定] 索引標籤,然後選取 [更新來源資料]。

如此一來,您在 Visio 圖表中進行的變更,也會更新到 Excel 活頁簿。如果資料可能會在 Excel 中遺失,Visio 會顯示 [更新來源資料衝突] 對話方塊。若要避免發生問題,請使用下列最佳做法:

  • 先儲存 Excel 資料複本,再覆寫變更。

  • 在 Excel 活頁簿中,使用 Excel 表格做為資料來源,而不是自訂範圍。在 [更新來源資料] 對話方塊中選取 [覆寫] 之後,Visio 會將自訂範圍轉換成 Excel 表格。

  • 請勿在 Excel 資料來源中使用任何公式。在 [更新來源資料] 對話方塊中選取 [覆寫] 之後,Visio 會將公式轉換成公式結果。

  • 您在 [從資料建立圖表] 精靈中使用了下列選項建立圖表,該圖表中的資料欄會對應到函式和階段:[對應] > [其他選項] > [保留您資料中的資料欄值順序以建立] > 選取 [功能或區隔線] 或選取 [階段或時間表]。在此情況下,Visio 會要求在您的資料中新增額外的資料欄,以代表圖形之間的連線。在 [更新來源資料] 對話方塊中選取 [覆寫] 之後,系統隨即會新增額外的資料欄。

  • 您根據 Excel 中的資料值順序建立了包含泳道和階段的交互功能流程圖。您在 [從資料建立圖表] 精靈中使用了下列選項建立圖表,該圖表中的資料欄會連接到處理步驟和活動:[對應] > [指定連接程序步驟/活動的方式] > [依順序連接]。在此情況下,Visio 會要求在您的資料中新增額外的資料欄,以代表圖形之間的連線。如果您在圖表中變更泳道或階段的順序,資料來源中的順序也會隨之變更。在 [更新來源資料] 對話方塊中選取 [覆寫] 之後,圖表中的泳道和圖形就不會再遵循 Excel 活頁簿資料的順序。

階段 7:自訂 Excel 表格和 Visio 圖表之間的互動 (選擇性)

有時您可能會想要自訂建立的資料視覺化工具圖表。舉例來說,您可能會想要使用不同的圖形,以符合貴組織的標準,或是對應到 Excel 表格中的不同欄名稱。

  1. 您選取 [建立] 進入 [從資料建立圖表] 精靈時,輸入第一頁中的值以後 (請參閱階段 4),請選取 [下一步] 或 [返回],藉此顯示精靈中的每一頁。

  2. 選取 [說明 (?)],以取得有關如何自訂頁面上每個項目的詳細資訊。如需詳細資訊,請參閱使用 [從資料建立圖表] 精靈

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Excel 欄與 Visio 流程圖元件互動方式

請使用下列影像,逐步了解每個 Excel 欄如何用於建立 Visio 流程圖表。

程序步驟識別碼   :用來識別流程圖中每個圖形的識別碼。此欄為必要,且 Excel 表格中的每個值不得重複,也不得留白。此值不會顯示在流程圖中。

與 Visio 流程圖表的 Excel 程序圖互動:程序步驟識別碼

程序步驟說明   :新增到流程圖中每個圖形的文字。

與 Visio 流程圖表的 Excel 程序圖互動:程序步驟說明

下一個識別碼   :序列中下一個圖形的程序步驟識別碼。分支圖形有兩個後續步驟,並以逗號分隔的識別碼表示,像是「4,5」。您可以擁有兩個以上的後續步驟。

與 Visio 流程圖表的 Excel 程序圖互動:後續步驟識別碼

連接器標籤   :對於分支圖形而言,連接器標籤是使用逗號分隔的文字表示,像是「是,否」。在範例中,「是」對應到 4,而「否」則對應到 5。

與 Visio 流程圖表的 Excel 程序圖互動:連接器標籤

圖形類型   :您要在 Visio 圖表中表示的圖形類型,像是 [程序] 或 [決策]。Microsoft 建議您使用下拉式清單來協助驗證您的選擇。

與 Visio 流程圖表的 Excel 程序圖互動:圖形類型

函數和階段   :每個圖形隸屬的函數 (或泳道) 和階段 (或時間表)。此欄僅適用於 [交互功能流程圖],而 [基本流程圖圖表] 將會略過此欄。

與 Visio 流程圖表的 Excel 程序圖互動:函數和階段

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使用其他樣板建立資料視覺化工具圖表

除了使用的資料視覺化範本,您也可以使用從其他範本的樣板當您建立的資料視覺化檢視圖表。例如,建立財務交易或庫存管理程序的圖表。有其他包括 BPMN 基本] 和 [工作流程物件範本的程序導向樣板。您甚至可以使用 [我的圖形] 樣板中新增自訂圖形。如需詳細資訊,請參閱建立、 儲存及共用自訂樣板

  1. 開啟您先前建立的資料視覺化工具圖表 (基本流程圖或交互功能流程圖)。

  2. 選取 [建立] 進入 [從資料建立圖表] 精靈,輸入第一頁的值以後,請選取 [下一步],直到精靈中顯示 [圖形對應] 頁面為止。

  3. 使用 [其他圖形] 選項新增一或多個樣板。

  4. 選取任何圖形,然後透過拖曳方式將圖形對應到 [圖形類型] 欄的資料值。

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為您的圖表套用資料圖形

您可以新增資料圖形,以視覺化呈現圖形資料,藉此增強您的圖表效果。實際上,您可以將您的圖表轉換成程序儀表板,資料圖形會依據您的圖形資料生成資料圖形圖示,在儀表板上顯示關鍵效能指標 (KPI)。

  1. 開啟 [資料視覺化工具] 圖表。

    選取您要套用資料圖形的容器。

  2. 選取 [資料] > [資料圖形欄位]。

  3. 選取您要加入圖表的資料圖形欄位。

    為 Visio 資料視覺化工具圖表套用資料圖形

    如此一來資料圖形就會套用至整個圖表。若要隱藏某些圖形的資料圖形,請在 Excel 活頁簿中對應列的資料欄值留空。

  4. 如有需要,您可以在 [資料] 索引標籤中設定其他選項。如需詳細資訊,請參閱資料圖形,概觀

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後續步驟

在建立資料視覺化工具圖表後,建議您進行下列幾項工作。

  • 主題   :Visio 中的佈景主題是一組可以套用到繪圖的色彩和效果,只要按一下就可以使用。利用佈景主題這種快速方法,為您的繪圖增添專業設計的外觀。如需詳細資訊,請參閱使用佈景主題為您的繪圖套用專業外觀

  • 版面配置   :Visio 提供手動輔助線和自動工具協助確保您圖表中的圖形有正確對齊和保持間距。這有助於讓您的繪圖盡可能的乾淨並具有專業的外觀。如需詳細資訊,請參閱對齊及定位圖表中的圖形

  • 匯出   :將資料視覺化工具圖表及相關 Excel 活頁簿匯出至 Visio 範本套件 (.vtpx)。Visio 範本套件會儲存圖表設定、樣板及資料,以供其他人用來做為建立其專屬資料視覺化工具圖表的快速起點。其他使用者可以在他們的電腦上安裝範本套件。如需詳細資訊,請參閱匯出​​及安裝資料視覺化工具範本套件

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