建立記錄中心

記錄中心的作用在於做為集中存放庫,組織可在此儲存及管理其法律或財務文件等所有記錄。 記錄中心支援整個記錄管理處理程序,包括透過記錄管理的記錄集合到記錄處理在內。

記錄中心網站範本與其他 SharePoint 網站類似,可做為文件的一般存放庫,並可讓各個網站使用者在其中進行共同作業。 不過,記錄中心網站範本是預先設定的網站,專為協助組織實作其記錄管理和保留計畫而設計。 內建功能包含版本設定、稽核、中繼資料管理、電子文件探索以及可自訂的記錄路由,協助您更有效率地管理記錄。

保留記錄的工作流程範例

附註:  SharePoint 也提供「就地」管理記錄的功能。 透過就地記錄管理,您可以使用記錄中心的任何可用功能 (例如資訊管理強制執行原則、路由和保留),以在任何網站上管理記錄。

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定義記錄管理計畫

在最高層級,設計記錄中心網站來實作記錄管理計畫包含兩大步驟:

  1. 組織必須研擬記錄管理策略和正式的記錄管理計畫。 這需要記錄管理員、法務人員、IT 專業人員和資訊工作者相互進行協調並共同努力。

  2. 組織必須接著設定一或多個記錄中心網站,以實作其記錄管理計畫。

以下章節概述各個步驟中所包含的主要元素。

記錄管理計畫

組織應先研擬其記錄管理策略的正式計畫,才能設定記錄中心網站做為其記錄管理解決方案。 正式記錄管理計畫的特定元素很可能是個別組織或企業所獨有的。 不過,幾乎所有記錄管理計畫都包含下列文件和處理程序:

歸檔方案      檔案規劃說明組織在正式商務記錄中認可的檔或專案類型。 它會指出這些記錄的儲存位置, 並提供資訊來區分不同類型的記錄。 檔案規劃是一組完整的原則、程式, 以及建立、儲存及記錄管理的指導方針。 不論媒體為何, 檔案規劃都應該涵蓋所有記錄, 包括紙張、博客、wiki、電子郵件和電子檔。 它也必須指定每一筆記錄的分類、安全及最終損毀的方式。 它也會包含特殊記錄類別 (例如機密、重要、商業機密或特許記錄) 的考慮。 最後, 檔計畫必須指定負責管理每個記錄類型的人員。

記錄庫   :記錄庫本質上就是您建立用來分類及儲存重要記錄的文件庫。 您針對要保留的每種記錄類型建立記錄庫。 記錄會根據您在 [內容組合管理] 設定的設定,自動路由到適當的文件庫。

內容類型    您可以建立內容類型來定義貴組織需要儲存的記錄類型, 並識別每種記錄類型的任何唯一屬性。 透過定義特定類型記錄的內容類型, 您的組織可以確保這些內容群組中的每一個都是以一致的方式來管理。 Office 檔、Pdf、TIFFs (掃描的影像)、電子郵件、立即訊息交談、影片和物理記錄都可以使用您建立的內容類型進行分類及儲存。 例如, 任何稱為「合約」的記錄, 都會以一致的方式在 SharePoint 的記錄管理系統中以一致的方式來處理。 使用內容類型來分類及儲存記錄是使用記錄庫的替代方法。

保留排程    [保留排程] 指定檔計畫中的每個記錄類型必須保留多久 (其保留期間), 以及在達到此期間結束 (其處理常式) 時的處理方式。 保留排程中的指導方針通常是根據法律需求、組織面臨的風險, 以及業務需求。 此外, 保留排程通常會說明決定每個記錄類型的保留期間的風險管理偶然問題。

合規性需求檔    合規性需求檔會定義記錄管理必須遵循的規則、其必須具備的功能, 以及它們必須支援的一般監視類型, 才能確保合規性。

  • 暫停進行記錄處置的正式程式      這個程式通常稱為保留, 詳細說明組織在發生訴訟、審核或調查等事件時如何暫停處置記錄。

  • 監視及報告記錄處理的系統      若要確保員工根據已定義的原則與程式來進行歸檔、存取及記錄管理, 記錄管理計畫必須有一個處理常式或系統, 以監控和報告記錄的處理方式。

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設定記錄中心網站

組織開始進行記錄管理的詳細規劃且研擬記錄管理的正式計畫後,就可以建立及設定記錄中心網站以協助實作此計畫。

若要設定記錄中心網站,您需要執行下列步驟:

  1. 建立記錄庫或清單以管理及儲存檔案計畫中指定的每種記錄類型。

    • 建議您針對記錄計畫中的每種內容類型分別建立一個記錄庫。

    • 將記錄提交到記錄中心時,它們會路由到相關的清單或文件庫。

  2. 為相關的文件庫、清單或內容類型建立欄,以包含及顯示檔案計畫中指定之每種記錄類型的中繼資料。

  3. 在記錄中心網站上指定每種記錄類型的資訊管理原則。 這些原則應反映貴組織之檔案計畫和保留排程中指定的保留期間和稽核要求。

  4. 設定 [內容組合管理] 以將每個記錄類型路由到適當的位置。 將記錄提交到記錄中心網站時 (手動或以程式控制方式),應用程式會使用此功能來決定如何分類記錄中心網站中的記錄,以及要將它傳送到何處。

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附註:  本頁面是經由自動翻譯而成,因此文中可能有文法錯誤或不準確之處。 讓這些內容對您有所幫助是我們的目的。 告訴我們這項資訊是否有幫助? 這裡是供您參考的英文文章

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