建立記錄中心

記錄中心的作用在於做為集中存放庫,組織可在此儲存及管理其法律或財務文件等所有記錄。記錄中心支援整個記錄管理處理程序,包括透過記錄管理的記錄集合到記錄處理在內。

記錄中心網站範本與其他 SharePoint 網站類似,可做為文件的一般存放庫,並可讓各個網站使用者在其中進行共同作業。不過,記錄中心網站範本是預先設定的網站,專為協助組織實作其記錄管理和保留計畫而設計。內建功能包含版本設定、稽核、中繼資料管理、電子文件探索以及可自訂的記錄路由,協助您更有效率地管理記錄。

保留記錄的工作流程範例

附註:  SharePoint 也提供「就地」管理記錄的功能。透過就地記錄管理,您可以使用記錄中心的任何可用功能 (例如資訊管理強制執行原則、路由和保留),以在任何網站上管理記錄。

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定義記錄管理計畫

在最高層級,設計記錄中心網站來實作記錄管理計畫包含兩大步驟:

  1. 組織必須研擬記錄管理策略和正式的記錄管理計畫。這需要記錄管理員、法務人員、IT 專業人員和資訊工作者相互進行協調並共同努力。

  2. 組織必須接著設定一或多個記錄中心網站,以實作其記錄管理計畫。

以下章節概述各個步驟中所包含的主要元素。

記錄管理計畫

組織應先研擬其記錄管理策略的正式計畫,才能設定記錄中心網站做為其記錄管理解決方案。正式記錄管理計畫的特定元素很可能是個別組織或企業所獨有的。不過,幾乎所有記錄管理計畫都包含下列文件和處理程序:

檔案計畫   :檔案計畫描述組織認可為正式業務記錄的文件或項目類型。它指出這些記錄的儲存位置,且提供區別記錄類型的資訊。檔案計畫可做為建立、儲存及管理記錄之原則、處理程序和指導方針的全面集合。不論是報紙、部落格、Wiki、電子郵件和電子檔案等哪一種媒體,檔案計畫都應涵蓋所有記錄。它也應指定如何分類、保護以及最終銷毀各個記錄。它也應包含針對特殊類別的記錄考量,例如機密、重要、商業祕密或特殊權限的記錄。最後,檔案計畫必須指定負責管理每種記錄類型的人員。

記錄庫   :記錄庫本質上就是您建立用來分類及儲存重要記錄的文件庫。您針對要保留的每種記錄類型建立記錄庫。記錄會根據您在 [內容組合管理] 設定的設定,自動路由到適當的文件庫。

內容類型   :您建立內容類型以定義貴組織需要儲存的記錄類型,以及識別每種記錄類型的任何唯一屬性。透過定義特定種類之記錄的內容類型,貴組織可確保都是採用一致的方式管理這些各個內容群組。Office 文件、PDF、TIFF (掃描的影像)、電子郵件、立即訊息交談、影片及實體記錄全部都可以分類,而且可使用您建立的內容類型儲存。例如,在 SharePoint 的記錄管理系統中,任何稱為「合約」的記錄將會以相同且一致的方式看待。使用內容類型分類及儲存記錄是使用記錄庫的替代方法。

保留排程   :保留排程會指定檔案計畫中的每種記錄類型必須保留多久時間 (其保留期間),以及到了期間結束時處置它的處理程序 (其處置處理程序)。保留排程中的指導方針通常是以法律要求、組織風險以及業務需求為根據。此外,保留排程通常會描述決定每種記錄類型之保留期間的風險管理應變方式。

合規性要求文件   :合規性要求文件會定義記錄管理之 IT 系統必須遵守的合規性要求,它們必須具備的功能,以及它們必須支援的標準監控種類,以確保合規性。

  • 暫停記錄處置的正式處理程序   :此處理程序 (通常稱為保留) 會詳述組織在發生訴訟、稽核或調查等事件時如何暫停記錄處置。

  • 監控及報告記錄處理情形的系統   :若要確保員工根據已定義的原則和處理程序來歸檔、存取及管理記錄,記錄管理計畫必須具有監控及回報記錄處理情形的處理程序或系統。

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設定記錄中心網站

組織開始進行記錄管理的詳細規劃且研擬記錄管理的正式計畫後,就可以建立及設定記錄中心網站以協助實作此計畫。

若要設定記錄中心網站,您需要執行下列步驟:

  1. 建立記錄庫或清單以管理及儲存檔案計畫中指定的每種記錄類型。

    • 建議您針對記錄計畫中的每種內容類型分別建立一個記錄庫。

    • 將記錄提交到記錄中心時,它們會路由到相關的清單或文件庫。

  2. 為相關的文件庫、清單或內容類型建立欄,以包含及顯示檔案計畫中指定之每種記錄類型的中繼資料。

  3. 在記錄中心網站上指定每種記錄類型的資訊管理原則。這些原則應反映貴組織之檔案計畫和保留排程中指定的保留期間和稽核要求。

  4. 設定 [內容組合管理] 以將每個記錄類型路由到適當的位置。將記錄提交到記錄中心網站時 (手動或以程式控制方式),應用程式會使用此功能來決定如何分類記錄中心網站中的記錄,以及要將它傳送到何處。

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