建立表格

建立 Access 資料庫,就等於是將資料儲存在資料表中;而這份資料表則是一份含有資料列與資料欄的主題式清單。例如,您可以建立「連絡人」資料表來儲存連絡人名稱、地址和電話號碼的清單,或是建立「產品」資料表來儲存產品相關資訊。

本文將說明如何建立資料表、如何將欄位新增到資料表,以及如何設定資料表的主索引鍵。此外,本文也將說明如何設定欄位和資料表屬性。

由於其他資料庫物件非常仰賴資料表,因此建議您應一律按照下列流程開始設計資料庫:先建立資料庫中的所有資料表,再建立任何其他物件。建立資料表之前,請仔細考慮您的需求,並判斷所需的所有資料表。如需規劃和設計資料庫的簡介,請參閱資料庫設計的基本概念一文。

本文內容

概觀

建立新資料表

在資料表中加入欄位

儲存資料表

概觀

資料表是可供您用來儲存特定主題相關資料的資料庫物件,例如員工或產品。資料表含有記錄和欄位。

每筆記錄含有資料表主題例項的相關資料,例如特定員工。記錄通常也稱為資料列或執行個體。

每個欄位包含資料表主題單一層面的資料,例如名字或電子郵件地址。欄位通常也稱做為資料欄或屬性。

記錄包含欄位值,例如 Contoso, Ltd. 或 someone@example.com。欄位值通常也稱為事實。

Access 中的客戶資料表,顯示記錄與欄位的版面配置

1. 記錄

2. 欄位

3. 欄位值

Access 資料庫可以包含多個資料表,而每個資料表中可以儲存不同主題的相關的資訊。每個資料表可以包含不同類型的資料欄位,例如文字、數字、日期和超連結等。

資料表和欄位屬性

資料表和欄位也具有屬性,以便您設定以控制它們的特性或行為。

資料表和欄位屬性表
在 [設計檢視] 中開啟的資料表。

1. 資料表屬性

2. 欄位屬性

在 Access 資料庫中,資料表屬性指的是可影響整體資料表之外觀與行為的資料表屬性。您可以在 [設計檢視] 中的資料表屬性表中設定資料表屬性。例如,您可以設定資料表的 [預設檢視] 屬性,指定資料表預設顯示的方式。

欄位屬性適用於資料表中的特定欄位,且會定義其中一個欄位的特性或該欄位的行為面向。您可以在 [資料工作表檢視] 中設定部分欄位屬性。您也可以使用 [欄位屬性] 窗格,在 [設計檢視] 中設定任何欄位屬性。

資料類型

每個欄位都設有資料類型。欄位的資料類型可指出欄位中儲存的資料類型,例如大量文字或附件。

資料類型設定

資料類型雖是欄位屬性,但與其他欄位屬性並不同,差異如下:

  • 您會在資料表設計格線中設定欄位的資料類型,而非 [欄位屬性] 窗格。

  • 欄位的資料類型會決定欄位具有的其他屬性為何。

  • 建立欄位時,您必須設定欄位的資料類型。

    您可以在 [資料工作表檢視] 的新欄位中輸入資料,藉此在 Access 中建立新欄位。在 [資料工作表檢視] 中輸入資料來建立新欄位時,Access 會根據輸入值自動指定欄位的資料類型。如果您的輸入並未隱含其他任何資料類型,Access 會將資料類型設定為「文字」,不過您日後仍可視需要變更資料類型。

自動資料類型偵測功能的範例

下表顯示如何自動資料類型的偵測功能如何在 [資料工作表檢視] 中運作。

如果您輸入:

Access 會具下列資料類型的欄位:

立民

文字

http://www.contoso.com

您可以使用任何有效的網際網路通訊協定前置詞。例如,http://、https:// 及 mailto: 都是有效的前置詞。

超連結

1

數字,長整數

50,000

數字,長整數

50,000.99

數字,雙精準數

50000.389

數字,雙精準數

12/67

顯示的日期和時間格式會採用您的使用者地區設定。

日期/時間

2016 年 12 月 31 日

日期/時間

10:50:23

日期/時間

上午 10:50

日期/時間

17:50

日期/時間

$12.50

顯示的貨幣符號會採用您的使用者地區設定。

貨幣

21.75

數字,雙精準數

123.00%

數字,雙精準數

3.46E + 03

數字,雙精準數

資料表關聯

雖然每個資料表中會儲存不同主題的相關資料,Access 資料庫中的資料表通常會儲存主題相互關聯的相關資料。例如,資料庫可能包含:

  • 列出公司客戶和地址的客戶資料表。

  • 列出銷售之產品的產品資料表,包括每項商品的價格和圖片。

  • 追蹤客戶訂單的訂單資料表。

由於您在個別的資料表中儲存的資料分屬不同的主題,因此您需要一些方式來結合資料,以便輕鬆地合併來自其他資料表的相關資料。若要連結儲存在不同資料表中的資料,您必須建立關聯。關聯指的是兩個資料表之間的邏輯連結,用於指定資料表中相同的欄位。

索引鍵

屬於資料表關聯一部分的欄位稱為索引鍵。索引鍵通常是由一個欄位所組成,但是可能包含多個欄位。索引鍵有兩種:

  • 主索引鍵   :每個資料表只能有一個主索引鍵。主索引鍵包含一或多個欄位,可用於唯一識別您在資料表中儲存的每筆記錄。通常會有做為主索引鍵的唯一識別碼,像是識別碼編號、序號或是代碼。例如,您可以建立「客戶」資料表,並在當中給每個客戶指派一組唯一的客戶識別碼編號。客戶識別碼欄位是客戶資料表的主索引鍵名稱。主索引鍵含有一個以上的欄位時,通常是由預先設定且提供唯一值的欄位合併而成。例如,您可能會使用姓氏、名字和出生日期的組合,當做人員相關資料表的主索引鍵。

  • 外部索引鍵   :一個資料表可以有一或多個外部索引鍵。外部索引鍵會包含一些值,這些值對應至另一個資料表中之主索引鍵的值。例如,您可能有一個「訂單」資料表,其中每一個訂單都有一個客戶識別碼編號,這個編號對應至「客戶」資料表中的一個記錄。客戶識別碼欄位就是「訂單」資料表的外部索引鍵。

索引鍵欄位之間值的對應關係構成資料表關聯的基礎。資料表關聯可用於結合相關資料表中的資料。例如,假設您有一個「客戶」資料表和一個「訂單」資料表。「客戶」資料表中的每一個記錄都會以主索引鍵欄位「識別碼」識別。

若要將每個訂單與客戶產生關聯,請在「訂單」資料表中新增一個外部索引鍵欄位,這個欄位對應至「客戶」資料表的識別碼欄位,然後再建立兩個索引鍵之間的關聯性。當您新增記錄至「訂單」資料表時,使用從「客戶」資料表取得之客戶識別碼的值。每當您想檢視訂單之客戶的任何資訊,即可使用關聯性來識別「客戶」資料表中的哪些資料對應至「訂單」資料表中的哪些記錄。

[資料庫關聯圖] 視窗中顯示 Access 資料表關聯
在 [資料關聯圖] 視窗中顯示的資料表關聯。

1. 主索引鍵,藉由欄位名稱旁邊的索引鍵圖示識別。

2. 外部索引鍵 (請注意沒有索引鍵圖示)。

使用關聯性的好處

將資料分開保存在相關的資料表中有下列好處:

  • 一致性   :由於每個資料項目都只在一個資料表中記錄一次,因此較不可能出現含混或不一致。例如,您只在關於客戶的資料表中儲存客戶的名稱一次,而不會在包含訂單資料的資料表中重複儲存 (而且也可能不一致)。

  • 效率   :只將資料記錄在一個位置,代表使用的磁碟空間較少。此外,較小的資料表提供資料的速度會比較大的資料表更快。最後,如果不使用分開的資料表儲存不同的主題,將會在資料表中造成 Null 值 (沒有資料) 和重複性,這兩項都會浪費空間及妨礙效能。

  • 容易理解   :如果適當地將主題分開到各資料表中,比較容易了解資料庫的設計。

提示: 規劃資料表時,請留意關聯。如果資料表包含的對應主索引鍵已存在,您可以使用查詢精靈建立外部索引鍵欄位。查閱精靈會為您建立關聯。

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建立新資料表

簡易的資料庫 (例如連絡人名單) 通常只會使用一個資料表。不過,有許多資料庫卻會使用多個資料表。建立新資料庫時,您會在電腦上建立新檔案,該檔案會做為資料庫中所有物件的容器,包括您的資料表在內。

您可以新建資料庫或將資料表插入現有資料庫,或者是匯入或連結其他資料來源的資料表 (如 Microsoft Excel 活頁簿、Microsoft Word 文件、文字檔案或其他資料庫)。建立新的空白資料庫時,會自動幫您插入新的空白資料表。然後您可以在資料表中輸入資料以開始定義欄位。

您想要做什麼?

在新資料庫中建立新資料表

在現有資料庫中建立新資料表

匯入或連結以建立資料表

使用 SharePoint 網站建立資料表

設定資料表的主索引鍵

設定資料表的屬性

在新資料庫中建立新資料表

  1. 按一下 [檔案] > [新增]。如果您使用的是 Access 2007,請按一下 Microsoft Office 按鈕 > [新增]。

  2. 在 [檔案名稱] 方塊中,鍵入新資料庫的檔案名稱。

  3. 若要瀏覽至不同位置以儲存資料庫,請按一下資料夾圖示。

  4. 按一下 [建立]。

    新資料庫隨即開啟,且名為 [資料表1] 的新資料表會在 [資料工作表檢視] 中建立並開啟。

在現有資料庫中建立新資料表

  1. 按一下 [檔案] > [開啟舊檔]。如果您使用的是 Access 2007,請按一下 Microsoft Office 按鈕 > [開啟舊檔]。

  2. 在 [開啟舊檔] 對話方塊中,選取要轉換的資料庫,再按一下 [開啟]。

  3. 在 [建立] 索引標籤的 [資料表] 群組中,按一下 [資料表]。

    新資料表隨即會插入資料庫中,且會在 [資料工作表檢視] 中開啟。

匯入或連結以建立資料表

您可以匯入或連結至儲存在其他位置的資料以建立資料表。您可以匯入或連結到 Excel 工作表、SharePoint 清單、XML 檔案、其他 Access 資料庫、Microsoft Outlook 資料夾等的資料。

匯入資料時,您會在目前資料庫中的新資料表內建立一份資料複本。之後對來源資料所做的變更並不會影響已匯入的資料,而對已匯入之資料所做的變更也不會影響來源資料。連接到資料來源並匯入其資料之後,不必再連接到來源一樣可以使用匯入的資料。您可以變更匯入資料表的設計。

連結到資料時,您會在目前資料庫中建立一個連結資料表,代表對於儲存在其他位置之現有資訊的即時連結。變更連結資料表中的資料時,也會變更來源中的資料。每當來源中的資料變更時,也會在連結資料表中顯示該變更。使用連結資料表時一定要能夠連接到資料來源。您無法變更連結資料表的設計。

附註: 您不能使用連結資料表編輯 Excel 工作表中的資料。解決之道是將來源資料匯入 Access 資料庫,然後從 Excel 連結到資料庫。

透過匯入或連結至外部資料建立新資料表

  1. 按一下 [檔案] > [開啟舊檔]。如果您使用的是 Access 2007,請按一下 Microsoft Office 按鈕 > [開啟舊檔]。

  2. 在 [開啟舊檔] 對話方塊中,選取並開啟您要在其中建立新資料表的資料庫。

  3. 在 [外部資料] 索引標籤的 [匯入與連結] 群組中,按一下其中一個可用的資料來源。如果您使用的是 Access 2007,則資料來源會位於 [匯入] 群組中。

    Access 功能區影像

  4. 依照每一個步驟顯示之對話方塊中的指示進行。

    Access 即會建立新資料表,並在 [瀏覽窗格] 中顯示該資料表。

您也可以使用 [建立] 索引標籤上的命令匯入或連結至 SharePoint 清單。

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使用 SharePoint 網站建立資料表

您可以在資料庫中建立從 SharePoint 清單匯入或連結到該清單的資料表。另外,也可以使用預先定義的範本建立新的 SharePoint 清單。Access 中預先定義的範本包含「連絡人」、「工作」、「議題」和「事件」。

  1. 按一下 [檔案] > [開啟舊檔]。如果您使用的是 Access 2007,請按一下 Microsoft Office 按鈕 > [開啟舊檔]。

  2. 在 [開啟舊檔] 對話方塊中,選取並開啟您要在其中建立新資料表的資料庫,然後按一下 [開啟]。

  3. 在 [建立] 索引標籤的 [資料表] 群組中,按一下 [SharePoint 清單]。

  4. 執行下列其中一項操作:

    • 建立以範本為基礎的 SharePoint 清單

      1. 按一下 [連絡人]、[工作]、[議題] 或 [事件]。

      2. 在 [建立新的清單] 對話方塊中,輸入要建立清單的 SharePoint 網站 URL。

      3. 在 [指定新清單的名稱] 及 [描述] 方塊中輸入新清單的名稱與描述。

      4. 若要在建立完成後開啟連結的資料表,請選取 [完成時開啟清單] 核取方塊 (預設為選取狀態)。

    • 建立新的自訂清單

      1. 按一下 [自訂]。

      2. 在 [建立新的清單] 對話方塊中,輸入要建立清單的 SharePoint 網站 URL。

      3. 在 [指定新清單的名稱] 及 [描述] 方塊中輸入新清單的名稱與描述。

      4. 若要在建立完成後開啟連結的資料表,請選取 [完成時開啟清單] 核取方塊 (預設為選取狀態)。

    • 從現有清單匯入資料

      1. 按一下 [現有的 SharePoint 清單]。

      2. 在 [取得外部資料] 對話方塊中,鍵入包含您要匯入資料之 SharePoint 網站的 URL。

      3. 按一下 [匯入來源資料至目前資料庫的新資料表],然後按一下 [下一步]。

      4. 選取所要匯入之各個 SharePoint 清單旁的核取方塊。

    • 連結至現有清單

      1. 按一下 [現有的 SharePoint 清單]。

      2. 在 [取得外部資料 - SharePoint 網站] 對話方塊中,鍵入包含您要連結的清單之 SharePoint 網站的 URL。

      3. 按一下 [以建立連結資料表的方式,連結至資料來源],然後按一下 [下一步]。

      4. 選取所要連結之各個 SharePoint 清單旁的核取方塊。

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設定資料表的主索引鍵

除非您有特定理由,否則每個資料表應指定一個主索引鍵。Access 會自動建立主索引鍵的索引,可協助改善資料庫效能。Access 也會確定每筆記錄在主索引鍵欄位中已設有值,且該值一律是唯一的。值不重複非常重要,否則系統將無法可靠地分辨特定資料列與其他資料列的差別。

在 [資料工作表檢視] 中建立新的資料表時,Access 會自動建立主索引鍵,並為其指派「識別碼」欄位名稱及 [自動編號] 資料類型。

在 [設計檢視] 中,您可以變更或移除主索引鍵,或是設定一個不具主索引鍵的資料表。

決定哪些欄位做為主索引鍵使用

有時候,您可能已擁有您想要當做主索引鍵使用的資料。例如,您可能已經有員工的現有識別碼編號。如果您想建立資料表來追蹤員工資訊,您可以決定要為該資料表使用現有員工編號做為主索引鍵。或者,員工編號可能只有在搭配部門編號時才是唯一值,因此您需要搭配使用兩個欄位做為主索引鍵。主索引鍵最好具備下列特性:

  • 每一筆記錄的欄位或欄位組合都有唯一值。

  • 欄位或欄位組合不得留空或 Null,一律要填寫值。

  • 值不會改變。

如果目前沒有適當的資料做為主索引鍵使用,您可以建立新欄位來當做主索引鍵。當您建立新欄位以做為主索引鍵時,請將欄位的資料類型設為 [自動編號],以確保其符合前述清單中的三個特性。

設定或變更主索引鍵

  1. 選取您想要設定或變更主索引鍵的資料表。

  2. 在 [常用] 索引標籤的 [檢視] 群組中,按一下 [檢視],然後按一下 [設計檢視]。

  3. 在資料表設計格線中,選取要用來當做主索引鍵的一或多個欄位。

    若要選取一個欄位,請按一下所要欄位的資料列選取器。

    若要選取多個欄位,請按住 CTRL,然後按一下各欄位的資料列選取器。

  4. 在 [設計] 索引標籤的 [工具] 群組中,按一下 [主索引鍵]。

    [設計] 索引標籤上的工具群組

    您指定做為主索引鍵的欄位左側會顯示索引鍵指示器。

移除主索引鍵

  1. 選取您想要移除主索引鍵的資料表。

  2. 在 [常用] 索引標籤的 [檢視] 群組中,按一下 [檢視],然後按一下 [設計檢視]。

  3. 按一下目前主索引鍵的資料列選取器。如果主索引鍵包含多個欄位,請按住 CTRL,然後按一下各欄位的資料列選取器。

  4. 在 [設計] 索引標籤的 [工具] 群組中,按一下 [主索引鍵]。

    [設計] 索引標籤上的工具群組

    索引鍵指示器即會從您先前指定為主索引鍵的一或多個欄位中移除。

附註: 若您要儲存缺少主索引鍵設定的新資料表,Access 會提示您建立主索引鍵的新欄位。如果您按一下 [是],Access 會建立採用 [自動編號] 資料類型的識別碼欄位,以為每筆記錄提供唯一值。如果資料表中已包含 [自動編號] 欄位,則 Access 會使用它做為主索引鍵。如果您按一下 [否],Access 就不會新增欄位,也不會設定任何主索引鍵。

頁面頂端

設定資料表的屬性

除了設定屬性欄位以外,您也可以設定屬性,以套用至整份資料表或整筆記錄。

  1. 選取要設定其屬性的資料表。

  2. 在 [常用] 索引標籤的 [檢視] 群組中,按一下 [檢視],然後按一下 [設計檢視]。

  3. 在 [設計] 索引標籤上,按一下 [顯示/隱藏] 群組中的 [屬性表]。

    Access 中 [設計] 索引標籤上的 [顯示/隱藏] 群組

    隨即顯示資料表屬性工作表。

  4. 按一下屬性表上的 [一般] 索引標籤。

  5. 按一下所要設定屬性左側的方塊,然後輸入屬性的設定。

    可用資料表屬性

    使用此資料表屬性

    若要

    在 SharePoint 網站上顯示檢視

    指定以資料表為基礎的檢視是否可在 SharePoint 網站顯示。

    附註: 這個設定的效果會依 [在 SharePoint 網站顯示所有檢視] 資料庫屬性的設定而定。

    展開子資料工作表

    在開啟資料表時,展開所有子資料工作表。

    子資料工作表高度

    執行下列其中一項操作:

    • 如果您希望子資料工作表視窗展開以顯示所有資料列,這個屬性請保持設定為 0"

    • 如果您要控制子資料工作表的高度,請輸入所要的高度,以英吋為單位。

    方向

    依據語言讀取方向是從左至右或從右至左,設定檢視的方向。

    描述

    提供資料表的說明。說明會在資料表的工具提示中顯示。

    預設檢視

    將 [資料工作表]、[樞紐分析表] 或 [樞紐分析圖] 設定為開啟資料表時的預設檢視。請注意,自 Access 2013 版本起的 Access 已移除樞紐分析表和樞紐分析圖選項。

    驗證規則

    輸入您新增或變更記錄時都必須為真的運算式。

    驗證文字

    輸入當記錄違反 [驗證規則] 屬性中的運算式時所顯示的訊息。

    篩選

    定義準則,只在 [資料工作表檢視] 中顯示相符資料列。

    排序方式

    選取一個或多個欄位,以指定 [資料工作表檢視] 中的資料列預設排序順序。

    子資料工作表名稱

    指定子資料工作表是否應該顯示在 [資料工作表檢視] 中;如果要顯示,則應以哪一份資料表或查詢提供子資料工作表中的資料列。

    連結子欄位

    列出資料表或查詢中,符合為資料表指定之 [連結主欄位] 屬性的子資料工作表所使用的欄位。

    連結主欄位

    列出資料表中,符合為資料表指定之 [連結子欄位] 屬性的欄位。

    載入時篩選

    在 [資料工作表檢視] 中開啟資料表時,自動套用 [篩選] 屬性 (設定為 [是]) 中的篩選準則。

    載入時排序

    在 [資料工作表檢視] 中開啟資料表時,自動套用 [排序方式] 屬性 (設定為 [是]) 中的排序準則。

    提示: 若要提供更多的空間來輸入或編輯屬性方塊中的設定,請按 SHIFT+F2 以顯示 [縮放] 方塊。如果您要將 [驗證規則] 屬性設定為運算式,並需要協助建置運算式,請按一下 [驗證規則] 屬性方塊旁邊的 [建立器] 按鈕 ,顯示 [運算式建立器]。

  6. 按 CTRL+S 儲存您的變更。

本節頂端

頁面頂端

在資料表中加入欄位

您將想要追蹤的每一筆資料都儲存在欄位中。例如,您在連絡人資料表中建立 [姓氏]、[名字]、[電話號碼] 及 [地址] 的欄位。而在產品資料表中建立 [產品名稱]、[產品識別碼] 及 [價格] 的欄位。

在建立欄位之前,請先試將資料分割為可使用的最小單位。通常稍後合併資料會比分隔資料來得簡單。例如,不要使用 [全名] 欄位,可考慮為 [姓氏] 和 [名字] 建立分開的欄位。之後便可以依 [名字]、[姓氏] 或同時使用兩者輕鬆進行搜尋或排序。如果您打算針對某個資料項目進行報告、排序、搜尋或計算,請將該項目單置一欄。

在建立欄位後,也可以設定欄位屬性來控制其外觀和行為。

您想要做什麼?

輸入資料以新增欄位

您在 [資料工作表檢視] 中建立新的資料表或開啟現有的資料表時,可以在資料工作表的 [新增欄位] 欄中輸入資料,以新增欄位至資料表。

Access 中含有 [新增欄位] 欄的資料工作表

1. 在 [新增欄位] 欄中輸入資料。

  1. 在 [資料工作表檢視] 中建立或開啟資料表,做法是在 [瀏覽窗格] 中以滑鼠右鍵按一下所需的資料表,再按一下捷徑功能表中的 [資料工作表檢視]。

  2. 在 [新增欄位] 資料欄中,輸入您想要建立的欄位名稱。

    請使用描述性名稱,以便日後辨識此欄位。

  3. 在新欄位中輸入資料。

使用欄位範本新增欄位

比起手動建立欄位,有時候從預先定義的欄位清單中選擇符合您需求的欄位會更加容易。您可以使用 Access 2010、2013 或 2016 中的 [其他欄位] 清單,或是 Access 2007 中的 [欄位範本] 工作窗格,從欄位範本清單中選擇所需欄位。欄位範本是一組預先定義的欄位描述特性和屬性。欄位範本定義包含欄位名稱、資料類型、欄位的 [格式] 屬性設定,以及其他欄位屬性。

如果您使用的是 Access 2010、2013 或 2016,請遵循下列步驟。

  1. 在 [常用] 索引標籤的 [檢視] 群組中,按一下 [檢視],然後按一下 [資料工作表檢視]。

  2. 在 [欄位] 索引標籤上的 [新增與刪除] 群組中,按一下 [其他欄位]。

    [欄位] 功能區索引標籤上 [新增與刪除] 群組的螢幕擷取畫面。

  3. 在 [其他欄位] 清單中選取所需欄位,以插入新資料欄。Access 會將欄位放置在您滑鼠游標目前所在位置的資料欄右側。如果您選擇 [快速入門] 標題底下的其中一個欄位選項 (例如 [地址]),Access 會在您的資料表中建立多個欄位,以容納地址的各個組成部分。

如果您使用的是 Access 2007,請遵循下列步驟。

  1. 在 [常用] 索引標籤的 [檢視] 群組中,按一下 [檢視],然後按一下 [資料工作表檢視]。

  2. 在 [資料工作表] 索引標籤上,於 [欄位與資料欄] 群組中,按一下 [新增欄位]。

    Access 功能區影像

  3. 在 [欄位範本] 窗格中選取一或多個欄位,然後再將它們拖曳至您要插入新資料欄的資料表。

設定欄位屬性

在建立欄位後,可以設定欄位屬性來控制其外觀和行為。

例如,藉由設定欄位屬性,您可以:

  • 控制欄位中之資料的外觀

  • 有助於防止在欄位中輸入不正確的資料

  • 指定欄位的預設值

  • 有助於加速欄位的搜尋和排序

您在 [資料工作表檢視] 中操作時可以設定某些可用的欄位屬性。但是,若要存取及設定欄位屬性的完整清單,您就必須使用 [設計檢視]。

在 [資料工作表檢視] 中設定欄位屬性

您在 [資料工作表檢視] 中操作時,可以重新命名欄位、變更其資料類型、變更其格式屬性,以及變更欄位的其他一些屬性。

在資料工作表檢視中開啟資料表

  1. 在 [瀏覽窗格] 中,以滑鼠右鍵按一下要開啟的資料表。

  2. 按一下捷徑功能表上的 [資料工作表檢視]。

重新命名欄位

您在 [資料工作表檢視] 中輸入資料以新增欄位時,Access 會自動為欄位指定一般名稱。Access 會為第一個新欄位指定「欄位1」的名稱,為第二個新欄位指定「欄位2」,依此類推。根據預設,每當顯示欄位時會以欄位的名稱做為其標籤,例如資料工作表的欄位標題。將欄位重新命名為更具描述性的名稱,可讓您在檢視或編輯記錄時更容易使用這些欄位。

  1. 以滑鼠右鍵按一下您要重新命名的欄位標題 (例如「欄位1」)。

  2. 在捷徑功能表上,按一下 [重新命名欄位]。如果您使用的是 Access 2007,請按一下捷徑功能表上的 [重新命名欄]。

  3. 在欄位標題中輸入新名稱。

    欄位名稱最多可以包含 64 個字元 (字母或數字),包括空格。

變更欄位的資料類型

當您在 [資料工作表檢視] 中輸入資料以建立欄位時,Access 會檢查該資料以決定欄位的適當資料類型。例如,如果您輸入 2017/1/1,Access 會將該資料辨識為日期,並將欄位的資料類型設定為 [日期/時間]。如果 Access 無法確定資料類型,則預設會將資料類型設定為 [文字] (如果您使用的是 Access 2016,則會設為 [簡短文字])。

欄位的資料類型決定您可以設定其他哪些欄位屬性。例如,具有 [超連結] 或 [備忘] 資料類型的欄位,只能設定 [僅新增] 屬性 (如果您使用的是 Access 2016,則會設為 [長文字])。

有時候您可能會想要手動變更欄位的資料類型。例如,假設您的房間號碼與日期相似 (例如 2017/10)。如果您在 [資料工作表檢視] 的新欄位中輸入 2017/10,自動資料類型偵測功能會為欄位選取 [日期/時間] 資料類型。由於房間號碼是標籤而非日期,因此應該使用 [文字] 資料類型。請使用下列程序來變更欄位的資料類型。

  1. 按一下功能區上的 [欄位] 索引標籤。請注意,如果您使用的是 Access 2007,請按一下 [資料工作表] 索引標籤。

  2. 在 [資料類型] 清單的 [格式設定] 群組中,選取您要的資料類型。如果您使用的是 Access 2007,請在 [資料類型] 清單的 [資料類型和格式設定] 群組中,選取您要的資料類型。

    可以使用哪些資料類型?

    請參閱 Access 桌面資料庫的資料類型一文,了解 Access 資料庫中可用的資料類型完整清單。

    附註: Access 資料庫檔案的大小上限為 2 GB。

    資料類型的祕訣

    • 若要最佳化效能,在建立文字或數字欄位時,請使用最適合 [欄位大小]。例如,如果您要儲存可預期長度的郵遞區號,則應將長度指定為欄位大小。您可以指定欄位大小,方法是在 [欄位大小] 屬性方塊中設定值。如需詳細資訊,請參閱設定其他欄位屬性一節。

    • 對於電話號碼、零件編號或其他您不想要進行數學運算的數字,您應選取「文字」而非「數值」資料類型。儲存為文字的數值可依邏輯進行排序和篩選。

變更欄位的格式

除了決定新欄位的資料類型以外,Access 也會根據您輸入的內容來設定欄位的 [格式] 屬性。例如,如果輸入上午 10:50,Access 會將資料類型設為 [日期/時間],並將 [格式] 屬性設為 [中時間]。若要手動變更欄位的 [格式] 屬性,請執行下列操作:

  1. 按一下功能區上的 [欄位] 索引標籤。請注意,如果您使用的是 Access 2007,請按一下 [資料工作表] 索引標籤。

  2. 在 [格式] 清單的 [格式設定] 群組中,輸入您要的格式。如果您使用的是 Access 2007,請在 [格式] 清單的 [資料類型和格式設定] 群組中,輸入您要的格式。

    附註: 視欄位的資料類型而定,某些欄位 (例如「文字」) 可能無法使用 [格式] 清單。

設定其他欄位屬性

  1. 在 [資料工作表檢視] 中,按一下您要設定屬性的欄位。

  2. 如果您使用的是 Access 2010、2013 或 2016,請在 [欄位] 索引標籤的 [屬性]、[格式設定] 或 [欄位驗證] 群組中,選取您要的屬性。

  3. 如果您使用的是 Access 2007,請在 [資料工作表] 索引標籤的 [資料類型和格式設定] 群組中,選取您要的屬性。

在 [設計檢視] 中設定欄位屬性

您在 [設計檢視] 中處理資料表的同時,也可以設定任何欄位屬性。在 [設計檢視] 中,您會在資料表設計格線中設定欄位的資料類型,然後在 [欄位屬性] 窗格中設定其他屬性。

在 [設計檢視] 中開啟資料表

  1. 在 [瀏覽窗格] 中,以滑鼠右鍵按一下所需資料表。

  2. 按一下捷徑功能表上的 [設計檢視]。

變更欄位的資料類型

  1. 在資料表設計格線中,找出您要設定資料類型的欄位。

  2. 在 [資料類型] 資料欄中,從清單中選擇一個資料類型。

    可以使用哪些資料類型?

    請參閱 Access 桌面資料庫的資料類型一文,了解 Access 資料庫中可用的資料類型完整清單。

    附註: Access 資料庫檔案的大小上限為 2 GB。

    資料類型的祕訣

    • 對於電話號碼、零件編號或其他您不想要進行數學運算的數字,您應選取「文字」而非「數值」資料類型。儲存為文字的數值可依邏輯進行排序和篩選,但無法輕易用於運算中。

    • 針對「文字」和「數值」資料類型,您可以更精確地指定欄位大小或資料類型,方法很簡單,您只要在 [欄位大小] 屬性方塊中設定值就行了。

設定其他欄位屬性

  1. 在資料表設計格線中,選取您要變更屬性的欄位。Access 會在 [欄位屬性] 窗格中顯示此欄位的屬性。

    欄位的資料類型會決定您可以設定哪些其他屬性。

  2. 在 [欄位屬性] 窗格中,請為每個屬性輸入所需的設定,或是先按 F6,再使用箭號來選取屬性。

    有哪些可用的欄位屬性?

    請參閱資料類型與欄位屬性簡介,了解 Access 資料庫中每種資料類型的可用欄位屬性完整清單。

    附註: 並非所有屬性都適用於每個欄位。欄位的資料類型會決定它具有哪些屬性。

  3. 若要顯示更多空間,以便在屬性方塊中輸入或編輯屬性設定,請按 SHIFT+F2 來顯示 [縮放] 方塊。

    提示: 如果您正在鍵入輸入遮罩或驗證運算式,並需要建立這類項目的協助,請按一下屬性方塊旁的 [建立器] 按鈕 ,即可顯示適當的建立器。

  4. 按 CTRL+S 儲存您的變更。

儲存資料表

建立或修改資料表之後,您必須儲存該資料表的設計。第一次儲存資料表時,請為它取一個描述其內含資料的名稱。您可以使用最多 64 個英數字元 (包括空格)。例如,您可以將資料表命名為「客戶」、「組件庫存」或「產品」。

提示: 您可以為資料庫中的所有物件決定一套命名規範並固定使用。

  1. 如果您使用的是 Access 2010、2013 或 2016,請按一下 [檔案] > [儲存],或按 CTRL+S。

  2. 如果您使用的是 Access 2007,請按一下 Microsoft Office 按鈕,然後按一下 [儲存] 或按 CTRL+S。

  3. 首次儲存資料表時,請輸入資料表名稱,然後按一下 [確定]。

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