範本與信箋

建立範本

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若要節省時間,請建立具有重要資訊 (受邀者、主旨等) 的會議邀請範本,然後在您要建立狀態會議時使用該範本。

我的小組希望根據需要,

而不是根據會議排程來召開 Phoenix 專案的狀況會議。

所以我們不會使用週期性會議。

我們只知道會常常開會,但是不知道何時會開。

為了節省時間,

我建立一個會議邀請範本,其中列了幾項重要資訊 —

邀請對象、

主旨、

地點、

一些基本內容 —

這樣只要我想召開狀況會議,就可以隨時派上用場。

這與我們在影片 1

「範本與信箋」

當中建立的電子郵件範本很像,也就是先建立一份一般會議邀請,然後再將它儲存為範本。

按一下 [檔案] >

[另存新檔],

然後按一下 [檔案類型] 旁邊的向下箭號,再按一下 [Outlook 範本]。

記住,不要更改範本儲存的位置。

接著為範本取一個您記得住的名字,

然後按一下 [儲存]。

當您關閉會議邀請時,畫面會出現一個對話方塊。

請保留 [不儲存變更] 的設定,然後按一下 [確定]。

當您要召開會議時,

不必按 [新會議],

只要按一下 [新項目]、

前往 [其他項目]、按一下 [選擇表單]、

按一下 [查詢] 旁邊的向下箭號、

然後再按一下 [檔案系統中的使用者範本],

就會看到我們的範本。

如果沒看到您的範本,請回到前一個步驟再試一次,

請務必選取 [檔案系統中的使用者範本]。

開啟會議邀請之後,我只需要設定會議日期和時間、

加上任何新資訊,

然後傳送出去即可。

建立工作或連絡人範本的程序也是一樣的,

不過連絡人範本

若用 [同一公司的連絡人] 功能建立會更快。

請選取您要作為範本使用的連絡人、

按一下 [新項目]、

然後按一下 [同一公司的連絡人]。

必要時可以加上並編輯連絡人的資訊,

再按一下 [儲存並關閉],

連絡人就加上去了。

接下來要討論的是,在電子郵件新增信箋。

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