建立與共用資源資料庫

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當您正在使用跨多個專案時,知道誰有空在專案上共同作業可以成為查問。

如果您指派給數個專案的相同的人員,或在專案中使用共用的資源,有助於合併成單一中央檔案稱為資源資料庫的所有資源資訊。 資源資料庫也很適合用於識別作業衝突,並檢視每個專案的時間配置。

建立資源資料庫

附註: 如果您使用 Project Professional,且資源位於組織的企業資源集區,您不需要建立另一個資源資料庫。 如需詳細資訊,請參閱新增資源至企業資源資料庫

  1. 開啟專案,按一下 [空白專案>資源] 索引標籤。

  2. 按一下 [團隊規劃] 旁的箭號,然後按一下 [資源工作表

  3. 按一下 [新增資源並匯入現有的資源資訊。

若要輸入新的人員資訊,請按一下 [工時資源並新增資源名稱] 和 [詳細資料。

新增人員資源

附註: 如果您使用 Project Professional 與 Project Server,您就可以存取企業資源。 若要深入了解專案版本,請參閱專案版本比較。 企業資源清單通常是由系統管理員,及每個專案經理可以從這些資源新增到專案。

建立共用的資源資料庫後,每個共用專案資訊是來自此資源資料庫及所有的資訊,例如 [指派],[成本比率和可用性會在此中央位置。

使用資源資料庫

  1. 開啟資源資料庫專案。

  2. 開啟要共用資料庫資源,然後按一下 [資源>資源集區>共用資源的專案。

    開啟資源資料庫的共用資源

  3. 按一下 [使用資源],然後在 [] 方塊中,按一下您在步驟 1 中開啟資源資料庫專案。

    共用資源對話方塊選項

  4. 如果您想要覆寫任何來自您 (共用) 專案之衝突資訊的資源資料庫中的資訊,請按一下 [資料庫優先]。

    如果您要覆寫任何資源資料庫中的衝突資訊的專案中的資訊,請按一下 [以共用專案為優先]。

  5. 按一下 [確定]。

    您現在可以使用資源的專案。 您的專案中的任何資源會自動新增至資料庫。

  6. 若要查看共用的資源清單,請按一下工作>甘特圖>資源工作表

    資源工作表

使用資源使用狀況資訊

您可以檢視並更新資源資料庫檔案從您目前的專案 (共用檔案)。 它是很好的做法來定期更新,以及檢視取得配置的最新資訊和其影響您專案的資源。

附註: 若要直接編輯資源資料庫檔案,您會需要讀/寫存取該檔案。 否則,您才能檢視資源使用狀況及變更專案的資源。

  1. 開啟您的專案共用檔案。

  2. 在出現的方塊中,按一下 [開啟資源資料庫,以查看所有共用檔案的作業。 這會以唯讀檔案開啟資源資料庫。

  3. 若要共用資源資料庫的各專案查看分派情形,按一下 [任務>甘特圖>資源使用狀況。 

    檢視資源使用狀況

    提示: 資源名稱顯示為紅色代表資源超額配置。

    您可以更新為新的資源,更新總計排程和工作資訊。 尋找更多有關分派給任務的人員。

  4. 進行任何更新之後,按一下 [資源>資源集區>更新資源資料庫]。 

    於共用檔案中編輯資源後更新資源資料庫

    提示: 如果更新資源資料庫無法使用來自您的專案,您可能會在讀/寫模式中開啟資源資料庫檔案。 關閉並重新開啟唯讀模式中的資源資料庫。

停止共用資源

如果您的專案共用資源資料庫或其他專案檔案的資源,您可以將它中斷的其他檔案。 檔案已中斷的資源資料庫或其他專案檔案,但已不再提供其他資源的資源資料庫或其他檔案之後,與您專案檔中的工作分派的資源會保留在專案。

附註: 通常您不想保留內資源資料庫共用檔案中斷連線後的任務分派。 不過,如果您中斷您共用檔案的資源資料庫時的資源資料庫未開啟,或如果您沒有儲存的資源資料庫共用檔案中斷連線後,將保留作業。 若要從資料庫移除保留的工作分派、 中斷連線共用檔案的資源資料庫檔案及所有的工作分派資訊被刪除資源資料庫中而不會影響先前的共用檔案。 如果您的資源資料庫中已經有剩餘的工作,重新連線至的資源資料庫共用檔案,並再次將它中斷連線。

中斷其資源集區的使用中的共用檔案

您可以中斷的資源資料庫連線到其他檔案或共用資源的使用中專案檔案。

  1. 開啟包含您要共用的資源的資源資料庫。

  2. 在 [開啟資源資料庫] 對話方塊中,按一下 [開啟資源資料庫讀/寫,好讓您可以變更資源資訊]。 保留記住的集區使用開啟讀/寫權限會保留其他人的資訊更新集區。

  3. 開啟您的專案。

  4. 選擇 [資源>資源集區>共用資源]。 

  5. 按一下 [使用自己的資源],然後按一下[確定]

  6. 將兩個專案檔案。

深入了解資源資料庫

資源資料庫可讓您更輕鬆地管理人員或設備指派給多個專案檔案中的工作。 資源資料庫集中資源資訊,例如 [資源名稱、 使用行事曆、 資源單位和成本比率表。

使用資源資料庫中的資源的每個專案會呼叫共用檔案。

提示: 建立新的 (個別) 的專案檔案只適用於資源資訊。 這會讓您更輕鬆地管理資源資訊及共用檔案和資源資料庫之間的工作分派。

建立資源資料庫之前與之後

按鈕影像 建立資源資料庫之前,每個專案包含它自己的資源資訊。 這項資訊的一些可能會重疊,或甚至衝突在其他專案中使用相同資源的相關資訊。

按鈕影像 建立共用的資源資料庫後,每個專案的資源資訊是來自單一資源資料庫。 工作分派資訊,以及成本比率及可用性之所有資源,讓它們在一個中央位置。

按鈕影像 它也會看起來更清楚跨多個專案所造成衝突的工作分派的資源過度分派。

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