建立群組報表或摘要報表

建立群組報表或摘要報表

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

通常,將資訊分組,就會更易於理解。例如,依地區分組的業績報表能強調出銷售趨勢,在不分組的報表中則可能難以辨明這種趨勢。此外,在報表中每個群組的結尾處加上合計項 (例如總計或平均) 就不需要頻繁地使用計算機。

Access 讓您輕鬆地使用群組報表。您可以使用 [報表精靈] 建立基本的群組報表、在現有的報表中新增群組和排序,或修改已定義的群組和排序選項。

附註: 本文內容不適用於 Access Web App - 此為使用 Access 設計及線上發佈的資料庫類型。如需詳細資訊,請參閱建立 Access 應用程式

本文內容

快速建立群組或排序報表

經由使用報表精靈來建立新的群組報表

新增或修改現有報表中的群組和排序

快速建立群組或排序報表

您可以使用下列程序操作,即使您是群組報表的新手,也可以快速建立簡單的報表:

  1. 在 [功能窗格] 中,選取含有要在報表上顯示之記錄的資料表或查詢。

  2. [建立] 索引標籤,按一下 [報表]

    Access 會建立一個簡單的表格式報表,並在 [版面配置檢視] 中顯示。如果報表中有許多欄位,則可能會延伸跨越一個以上的頁面。套用任何群組或排序之前,您可能會想要調整欄的大小 (並刪除不想要的欄),讓報表符合一頁的寬度。若要刪除某欄,請以滑鼠右鍵按一下此欄,然後按一下 [刪除欄]

  3. 以滑鼠右鍵按一下您要分組或排序的欄,然後按一下 [群組對象] [欄位名稱] 或按一下其中一個 [排序] 選項。例如,若要依 [優先順序] 欄分組,以滑鼠右鍵按一下 [優先順序] 欄,然後按一下 [群組對象優先順序]

    套用群組時,Access 會將群組欄位移至最左邊的資料欄,並根據該欄來群組其餘的資料欄。在某些情況下,
    也會在 [報表尾] 區段新增合計。

  4. 若要檢視和微調您的群組和排序選項,您也可以依照新增或修改現有報表中的群組和排序一節中的程序執行。

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經由使用報表精靈來建立新的群組報表

附註:  使用 [報表精靈] 建立的報表與 Access 2010 的 [發佈到 Access Services] 功能不相容。如需 [發佈到 Access Services] 功能的詳細資訊,請參閱建立要在網路上共用的 Access 資料庫一文。

[報表精靈] 會顯示一系列的問題 然後產生報表,根據您所做的回答。這些問題是一或多個欄位要求群組報表中使用。報表建立後,您可以使用為-或修改以符合您的需求。使用報表精靈之前,必須先決定資料來源。

啟動報表精靈

  1. [建立] 索引標籤上,按一下 [報表] 群組中的 [報表精靈]

    Access 隨即啟動 [報表精靈]

    報表精靈中的欄位選取

  2. 按一下 [資料表/查詢] 下拉式清單,選擇含有要在報表上顯示之欄位的資料表或查詢。

  3. 按兩下 [可用的欄位] 清單中的欄位,進行選擇。

    Access 會將選擇的欄位移到 [已選取的欄位] 清單。或者,您也可以按一下位於 [可用的欄位] 方塊和 [已選取的欄位] 方塊之間的按鈕,新增或移除已選取的欄位或是新增全部或移除全部的欄位。

  4. 如果您也要將其他資料表或查詢中的欄位放入報表,請再按一下 [資料表/查詢] 下拉式清單,選擇其他資料表或查詢,然後繼續新增欄位。

  5. 新增欄位完畢之後,請按一下 [下一步]

報表精靈中的群組記錄

群組功能讓您能夠依群組 (例如依地區或業務員) 來組織及排列記錄; 群組可以是巢狀結構,讓您可以輕鬆地識別群組之間的關係,並快速找到您要的資訊。您也可以使用群組來計算摘要資訊,例如總計和百分比。

如果報表包含一個以上的資料表,精靈會檢查資料表之間的關聯性,並確定您要如何檢視此資訊。

  1. 當 [報表精靈] 出現 [您要增加群組層次嗎?] 的詢問頁面時,請按一下清單中的一個欄位名稱,然後請按 [下一步]

  2. 若要增加群組層次,請按兩下清單中任一欄位名稱,將它們加入您的報表。

    您也可以在對話方塊右側的頁面中按兩下群組層次,將其移除。使用方向按鈕可增加或移除群組層次,透過選取群組層次並按一下向上或向下優先順序按鈕可調整其優先順序。Access 會加入每一個群組層次並以巢狀方式顯示群組層次。

    在報表精靈中加入群組層次

  3. 按一下 [群組選項] 以顯示 [分組區間] 對話方塊。

    報表精靈中的分組區間

  4. 您可以選擇性地為每個群組層次欄位選擇分組區間。

    分組區間可讓您自訂的記錄分組的方式。在上圖中,記錄分組,在出貨日期欄位中,這是日期/時間資料類型。[報表精靈提供選擇適合的分組區間] 清單中的欄位類型。因此,因為出貨日期的日期/時間類型,您可以選擇群組依據實際值 (標準),小時分鐘。如果欄位文字資料類型,您可以選擇群組的整個功能變數 (標準),或可能是第一五個字元。 數字資料類型,您可以選擇群組依據值 (標準),或增加選取範圍。

    選取分組區間之後,按一下 [確定]

  5. 請按 [下一步] 瀏覽至精靈的下一頁。

排序及摘要記錄

您可以按照遞增或遞減的順序,最多以四個欄位來排序記錄。

  1. 按一下第一個下拉式清單,選擇要排序的欄位。

    您可以按一下清單右邊的按鈕,在遞增和遞減順序之間切換 (預設為 [遞增])。您也可以按一下第二、第三、第四個下拉式清單,選擇其他的排序欄位。

    報表精靈中的排序順序

  2. 如果要對任何數值欄位進行摘要處理,請按一下 [摘要選項]

    請注意,當報表的 [詳細資料] 區段含一個或多個數值欄位時,[摘要選項] 按鈕才會顯示出來。精靈會顯示可用的數字欄位。

    報表精靈中的摘要選項

  3. 選取群組尾中加入這些計算加總平均最小最大值的選擇之下的核取方塊。

    您也可以選擇顯示詳細資料及摘要,或只顯示摘要。若選擇只顯示摘要,就會顯示每個 [送貨日期] 值的合計 (例如,如果選取 [加總] 核取方塊),但會省略訂單明細。您也可以選擇顯示合計的比例。

  4. 按一下 [確定]

  5. 請依照 [報表精靈] 剩餘頁面的指示執行。在最後一頁上,您可以編輯報表的標題, 它會顯示在報表的第一頁。Access 將使用此標題作為儲存報表的文件名稱。您稍後可以編輯這個標題和文件名稱。

  6. 按一下 [完成]。Access 會自動儲存報表並在 [預覽列印] 中顯示它,您在預覽中看到的報表外觀就是其列印外觀。

您可以使用預覽窗格底部的瀏覽按鈕,依序檢視報表頁面或跳到報表的任何一頁。方法是,按一下其中一個瀏覽按鈕或在頁碼方塊中輸入所要查看的頁碼,然後按 ENTER 鍵。

在 [預覽列印] 中,您可以縮放報表來查看頁面上的資料位置是否妥當或是查看特定細部, 只要將游標置於報表上方再按一下即可。若要回復縮放效果,請再按一下。您也可以使用狀態列的縮放控制項。

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新增或修改現有報表中的群組和排序

如果您有一份現有的報表,而想在其中加入排序或群組,或您想修改報表的現有排序和分組方式,本節會協助您執行這些操作。

新增群組、排序及合計

在 [版面配置檢視] 中,以滑鼠右鍵按一下欄位並從快顯功能表中選擇想要執行的操作,便可以執行簡單的排序、群組與合計作業。若要切換至 [版面配置檢視],請以滑鼠右鍵按一下 [功能窗格] 中的報表,並按一下 [版面配置檢視]

附註: 雖然本節的指示不直接使用 [群組、排序與合計] 窗格,但是建議您開啟該窗格,觀察您操作時的變化。如此,您將更了解 Access 的作業,在使用 [群組、排序與合計] 窗格時也更加得心應手,進而運用它們對報表做其他調整。若要顯示 [群組、排序與合計] 窗格:

  • [設計] 索引標籤上,按一下 [分組及合計] 群組中的 [群組及排序]

根據一個欄位排序

  • 以滑鼠右鍵按一下要排序之欄位中的任意值。

  • 按一下快顯功能表上所需的排序選項。例如,若要以遞增順序排序文字欄位,可以按一下 [從 A 到 Z 排序]。若要以遞減順序排序數值欄位,則按一下 [從最大到最小排序]

Access 會按照您指定的順序來排序報表。如果開啟了 [群組、排序與合計] 窗格,您就可以看到欄位中新加入了 [排序方式] 一列。

根據多個欄位排序

附註: 當您套用排序,以滑鼠右鍵按一下 [版面配置檢視中的欄位時,您只能針對一個欄位排序,一次。套用至另一個欄位排序中移除的第一個欄位排序。這與不同的排序 想在表單中,以滑鼠右鍵按一下每個欄位在建立並選擇排序順序排列您的多個排序位置訂單的行為。若要建立多個排序層級,請參閱新增群組、 排序及合計使用群組、 排序與合計] 窗格

根據一個欄位進行分組

  • 以滑鼠右鍵按一下您要分組之欄位中的任意值。

  • 按一下快顯功能表上的 [群組對象]

Access 會為其加入群組層次並建立群組首。如果開啟了 [群組、排序與合計] 窗格,就可以看到欄位中已加入新的 [群組對象] 列。

在欄位中加入合計

此選項可以讓您計算欄位的加總值、平均值、計數或其他彙總。總計會加入到報表的結尾處,群組總計則可以加到報表中的任何現有群組。

  • 以滑鼠右鍵按一下要合計之欄位中的任何值。

  • 按一下 [合計]

  • 按一下您想要執行的作業:[加總][平均][計算記錄] (計算所有記錄),[計數值] (只計算在這個欄位中含有值的記錄),[最大][最小][標準差],或 [變異數]

Access 會在報表尾中加入計算文字方塊控制項,此控制項可以建立總計。此外,如果您的報表有任何群組層次,Access 還會加入群組尾 (如果尚不存在) 並在每個群組尾中加入合計。

附註: 您也可以按一下您想計算合計值的欄位來加入合計,並在 [設計] 索引標籤的 [群組及合計] 群組中,按一下 [合計]

使用群組、排序與合計窗格加入群組、排序和合計

當您在報表中加入或修改群組、排序順序或合計選項時,[群組、排序與合計] 窗格能為您提供最大的彈性。此外,建議您在 [版面配置檢視] 中操作,這樣比較容易了解您所做變更對資料顯示產生的影響。

顯示群組、排序與合計窗格

  • [設計] 索引標籤的 [群組及合計] 群組中,按一下 [群組及排序]

    Access 隨即會顯示 [群組、排序與合計] 窗格。

群組、排序與合計窗格

若要加入新的排列或群組層次,請按一下 [新增群組][新增排序]

[群組、排序與合計] 窗格中就會加入新的列,並會顯示可用群組欄位的清單。

群組、排序與合計窗格中的欄位清單

您可以按一下其中一種欄位名稱,或者按一下欄位清單下方的 [運算式],輸入運算式。選擇某一個欄位或輸入運算式之後,Access 會在報表中加入群組層次。如果是在 [版面配置檢視],畫面就會立即變更,顯示群組或排序順序。

如需建立運算式的詳細資訊,請參閱建立運算式一文。

附註: 

  • 如果已經數個排序或群組層級 定義,您可能需要向下捲動,在 [群組、 排序與合計] 窗格中才能看到 [新增群組] 及 [新增排序] 按鈕。

  • 您在一份報表中,最多可以定義 10 個群組和排序層次。

變更群組選項

每個排序或群組層次都有數個選項可供設定,讓您得到您要的結果。

群組選項

  • 若要顯示群組或排序層次的所有選項,請在您想要變更的層次上按一下 [其他]

    群組選項 (展開)

  • 若要隱藏選項,按一下 [較少]

排序順序    您可以按一下排序順序下拉式清單,然後按一下想要的選項,來變更排序順序。

群組區間    這項設定可以決定記錄的分組方式。例如,您可以對文字欄位的第一個字元進行分組,將所有 "A" 開頭的文字欄位分成一組、"B" 開頭的文字欄位分成一組,依此類推。對日期欄位而言,您可以依日期、週、月、季來分組,也可以輸入自訂間隔。

合計    若要加入合計,請按一下此選項。您可以在多個欄位中加入合計,也可以對同一個欄位進行多種類型的合計。

合計快顯視窗

  • 按一下 [總數] 下拉式箭號,然後按一下要計算合計值的欄位。

  • 按一下 [類型] 下拉式箭號,然後按一下要執行的計算類型。

  • 按一下 [顯示總計],將總計加入到報表的結尾處 (報表尾)。

  • 選取 [以總計的百分比顯示群組總計],將控制項加入群組尾,該控制項會計算每個群組佔總計的百分比。

  • 選取 [顯示在群組首][顯示在群組尾],在想要的位置顯示合計。

選擇完欄位的所有選項後,可以從 [總數] 下拉式清單中選取其他欄位,重複該過程並對其進行合計。否則,請在 [合計] 快顯視窗外按一下,將其關閉。

標題    可以讓您變更進行摘要處理之欄位的標題。此標題用於欄標題,還可用於標記頁首及頁尾中的合計欄位。

若要新增或修改標題:

  • 按一下 [具有標題] 後的藍色文字。

    [顯示比例] 對話方塊隨即出現。

  • 在對話方塊中輸入新標題,然後按一下 [確定]

具有/沒有頁首區段    使用此設定可以加入或移除每個群組前面的頁首區段。加入頁首區段時,Access 會將群組欄位移至頁首。移除含非群組欄位之控制項的頁首區段時,Access 會要求您確認是否刪除控制項。

具有/沒有頁尾區段    使用此設定可以加入或移除每個群組後面的頁尾區段。移除含控制項的頁尾區段時,Access 會要求您確認是否刪除控制項。

將群組保持在一頁    此設定可決定列印報表時,群組在頁面上的版面配置。您可能想讓群組盡可能集中在一起,以減少查看整個群組所需翻閱的頁數。不過,大多數頁面的底部都留有空白,而這通常會增加列印報表所需的紙張數。

  • 不要將群組保持在一頁    如果您不介意群組分列於數頁,可以使用此選項。例如,含有 30 項的群組其中 10 項可能顯示在某頁的底部,剩餘的 20 項則顯示在下一頁的頂部。

  • 將整個群組保持在一頁    此選項會將群組中的分頁數減至最小。如果頁面中剩餘的部分無法容納群組,Access 就會將這一部分留空,並在下一頁開始列印群組。當然,較大的群組仍會跨越數頁,但是此選項會盡可能減少群組內的分頁數。

  • 將頁首和第一筆記錄保持在一頁    如果群組包含群組首,此選項可以確定不會將群組首本身列印在頁面底部。如果 Access 判斷頁首後面甚至連一列資料都無法容納,Access 就會從下一頁開始列印群組。

變更群組及排序層次的優先順序

若要變更群組或排序層次的優先順序,請按一下 [群組、排序與合計] 窗格中的某一列,然後按一下該列右邊的向上或向下箭號。

刪除群組和排序層次

若要刪除群組或排序層次,請按一下 [群組、排序與合計] 窗格中想要刪除的資料列,然後按下 DELETE,或按一下該資料列右邊的 [刪除] 按鈕。刪除群組層次時,如果群組欄位是在群組首或群組尾中,Access 會將它移動到報表的 [詳細資料] 區段。群組首和群組尾中之前存在的任何其他控制項隨即會遭到刪除。

建立摘要報告 (不含記錄詳細資料)

如果只想顯示合計 (僅顯示頁首列和頁尾列中的資訊),請在 [設計] 索引標籤上,按一下 [分組及合計] 群組中的 [隱藏詳細資料]。如此一來,就會隱藏群組下一個層次的記錄,摘要資料的版面也會因而更精簡。隱藏記錄並不會刪除隱藏區段的控制項, 只需再按一下 [隱藏詳細資料] 就能在報表中還原 [詳細資料] 列。

文件頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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