建立簡易報表

附註: 我們想要以您的語言,用最快的速度為您提供最新的說明內容。 本頁面是經由自動翻譯而成,因此文中可能有文法錯誤或不準確之處。 讓這些內容對您有所幫助是我們的目的。 希望您能在本頁底部告訴我們這項資訊是否有幫助。 此為英文文章出處,以供參考。

您可以在 Access 中建立各式各樣的簡單或複雜報表。 第一步請從思考報表的記錄來源著手。 無論您的報表是簡易記錄清單或依地區劃分的銷售分組摘要,您必須先決定哪些欄位包含您要在報表中看到的資料,以及它們要位於哪些資料表或查詢中。

選擇記錄來源後,您通常會發現使用 [報表精靈] 是建立報表最簡單的方法。 Access 中的 [報表精靈] 這項功能可逐步引導您回答一連串的問題,然後根據您的答案產生報表。

您想要做什麼?

選擇記錄來源

使用 [報表] 工具建立報表

使用 [報表精靈] 建立報表

使用 [標籤精靈] 建立標籤

使用 [空白報表] 工具建立報表

了解報表區段

了解控制項

在 [版面配置檢視] 中微調報表

在 [設計檢視] 中微調報表

將控制項新增到報表

儲存工作

檢視、列印或透過電子郵件訊息傳送報表

檢視報表

列印報表

透過電子郵件訊息傳送報表

選擇記錄來源

報表包含從資料表或查詢擷取的資訊,以及與報表設計一併儲存的資訊,例如標籤、標題和圖形。 提供基準資料的資料表或查詢也稱為報表的記錄來源。 如果您想要包含的欄位全部都存在於單一資料表中,請使用該資料表做為記錄來源。 如果欄位包含在多個資料表中,您必須使用一或多個查詢做為記錄來源。 這些查詢可能已經存在於您的資料庫中,或者您可能必須建立新查詢,以符合您報表的特定需求。

使用 [報表] 工具建立報表

[報表] 工具提供您建立報表最快速的方式,因為它會立即產生報表,而不會出現資訊提示。 報表顯示來自基準資料表或查詢的所有欄位。 [報表] 工具可能不會建立您最終需要的完稿精美產品,但卻是可快速查看基準資料的實用方法。 您可以儲存報表並在 [版面配置檢視] 或 [設計檢視] 中修改,使報表更符合您的用途。

  1. 在 [瀏覽窗格] 中,按一下您要做為報表基準的資料表或查詢。

  2. 在 [建立] 索引標籤上,按一下 [報表] 群組中的 [報表]。

    Access 隨即建立報表,並在 [版面配置檢視] 中顯示報表。

  3. 如需有關檢視及列印報表的詳細資訊,請參閱檢視、列印或透過電子郵件訊息傳送報表一節。

檢視完報表後,您可以儲存報表,然後關閉報表以及您用來做為記錄來源的基準資料表或查詢。 下次開啟報表時,Access 會顯示來自記錄來源的最新資料。

使用 [報表精靈] 建立報表

您可以使用 [報表精靈],以更方便選取要在報表上顯示哪些欄位。 假設您已事先指定資料表和查詢之間的關聯,您也可以指定資料分組和排序的方式,而且可以使用來自多個資料表或查詢的欄位。

  • [建立] 索引標籤上,按一下 [報表] 群組中的 [報表精靈]

  • 按照 [報表精靈] 頁面上的指示進行。 在最後一頁上,按一下 [完成]。

    當您預覽報表時,您會看到報表印出時顯示的樣子。 您也可以提高縮放比例以放大細部。 如需有關檢視及列印報表的詳細資訊,請參閱檢視、列印或透過電子郵件訊息傳送報表一節。

附註: 若要在報表中包含來自多個資料表和查詢的欄位,請在 [報表精靈] 的第一頁選取第一個資料表或查詢的欄位之後,先不要按 [下一步] 或 [完成]。 而是重複選取資料表和查詢的步驟,並按一下要包含在報表中的任何其他欄位。 之後才按 [下一步] 或 [完成] 繼續。

使用 [標籤精靈] 建立標籤

使用 [標籤精靈] 輕鬆建立各式各樣標準標籤大小的標籤。

  1. 在 [瀏覽窗格] 中,按兩下以開啟將做為標籤之記錄來源的資料表或查詢。

  2. 在 [建立] 索引標籤上,按一下 [報表] 群組中的 [標籤]。

  3. 按照 [標籤精靈] 頁面上的指示進行。 在最後一頁上,按一下 [完成]。

Access 會在 [預覽列印] 中顯示標籤,以便讓您能夠看到標籤印出時顯示的樣子。 您可以使用 Access 狀態列上的滑桿控制項來放大細部。 如需有關檢視及列印報表的詳細資訊,請參閱檢視、列印或透過電子郵件訊息傳送報表一節。

附註: [預覽列印] 是可用來查看多個資料欄的唯一檢視,其他檢視會以單一資料欄顯示資料。

使用 [空白報表] 工具建立報表

如果您對使用 [報表] 工具或 [報表精靈] 沒有興趣,您可以使用 [空白報表] 工具從頭開始建立報表。 此方式可讓您十分快速地建立報表,尤其當您預計只要在報表上置放少數幾個欄位時。 下列程序解說如何使用 [空白報表] 工具:

  • 在 [建立] 索引標籤上,按一下 [報表] 群組中的 [空白報表]。

    會在 [版面配置檢視] 中顯示空白報表,而 [欄位清單] 窗格會顯示在 Access 視窗的右側。

  • 在 [欄位清單] 窗格中,在您想在報表上顯示其欄位內容的一或多個資料表旁,按一下加號。

  • 逐一將每個欄位拖曳到報表上,或按住 CTRL 並選取多個欄位,然後同時將它們拖曳到報表上。

  • 使用 [設計] 索引標籤的 [頁首/頁尾] 群組中的工具,將商標、標題、頁碼或日期及時間新增到報表。

了解報表區段

在 Access 中,報表設計分為多個區段。 您可以在 [設計檢視] 中檢視報表以查看其區段。 若要建立實用的報表,您必須了解每個區段的運作方式。 例如,您選擇置放計算控制項的區段會決定 Access 如何計算結果。 下列清單是區段類型及其使用方式的摘要:

  • 報表首     本節僅一次列印報表的開頭。 報表首用於一般可能出現在封面頁上的資訊,例如商標、標題或日期。 當您將使用報表的頁首中的Sum彙總函數計算的控制項時,計算加總為整份報表。 報表首會列印在頁首之前。

  • 頁首     本節會列印每頁的頂端。 例如,用於頁首重複每個頁面上的報表標題。

  • 群組首     本節會列印的每個新記錄群組的開頭。 群組首用來列印群組名稱。 例如,在依產品群組的報表中,可以使用群組首來列印產品名稱。 當您將在群組首中使用Sum彙總函數計算的控制項時,加總會為目前的群組。

  • 詳細資料     本節會一次列印的記錄來源中的每個資料列。 您可以在此處放置構成報表主體的控制項。

  • 群組尾     本節會列印每個記錄群組的結尾。 使用群組尾來列印群組的摘要資訊。

  • 頁尾     本節會列印每頁的結尾。 使用頁尾來列印頁碼或每頁的資訊。

  • 報表尾     本節僅一次列印在報表的結尾。 報表尾用來列印報表合計或整份報表的其他摘要資訊。

    附註: 在 [設計檢視] 中,報表尾會顯示在頁尾下方。 不過,列印或預覽報表時,報表尾會顯示在頁尾的「上方」,緊跟在最後一個群組尾或最後一頁的詳細資料行後。

頁面頂端

了解控制項

控制項是顯示資料、執行動作,以及讓您檢視及處理可提升使用者介面之資訊 (例如標籤和影像) 的物件。 Access 支援三種控制項:繫結、未繫結和計算:

  • 繫結的控制項     資料表或查詢中的欄位的資料來源控制項是繫結的控制項。 您可以使用繫結的控制項來顯示資料庫中的欄位值。 值可以是文字、 日期、 數字,是/否值、 圖片或統計圖表。 在文字方塊中是最常見的繫結控制項類型。 例如,顯示員工的姓氏的表單上的文字方塊可能會收到這項資訊從 [員工] 資料表中的 [姓氏] 欄位。

  • 未繫結的控制項     沒有 (欄位或運算式) 的資料來源的控制項是繫結的控制項。 您可以使用繫結的控制項來顯示資訊、 線條、 矩形和圖片。 例如,顯示報表的標題標籤是繫結的控制項。

  • 計算的控制項     控制項的資料來源是運算式,而不是欄位會計算的控制項。 您指定您想要的值,您可以在控制項中定義的控制項資料來源的運算式。 運算式是運算子的組合 (例如=+ ),控制名稱、 欄位名稱、 函數可傳回單一值和常數值。 例如,下列運算式計算的折扣 25%的項目相乘的常數值 (0.75) [單價] 欄位中的值。

    = [單價] * 0.75

    運算式可以使用報表的基準資料表或查詢中的欄位資料,或報表中的控制項資料。

當您建立報表時,最有效率的方式可能是先新增及排列所有繫結控制項,尤其當它們佔報表上的控制項的大多數時。 接著,您可以使用 [設計] 索引標籤的 [控制項] 群組中的工具,以新增使設計完善的未繫結和計算控制項。

您識別控制項取得其資料的欄位,以將控制項繫結到欄位。 您可以將欄位從 [欄位清單] 窗格拖曳到報表,以建立繫結到選定欄位的控制項。 [欄位清單] 窗格會顯示報表之基準資料表或查詢的欄位。 若要顯示 [欄位清單] 窗格,請在 [設計] 索引標籤的 [控制項] 群組中,按一下 [新增現有欄位]。

或者,您可以在控制項本身或在控制項之屬性表的 [控制項資料來源] 值的方塊中輸入欄位名稱,以將欄位繫結到控制項。 屬性表會定義控制項的特性,例如其名稱、其資料來源及其格式。

基於下列兩項原因,使用 [欄位清單] 窗格是建立控制項的最佳方式:

  • 繫結控制項有附加的標籤,而標籤預設會使用欄位名稱 (或針對基準資料表或查詢中的該欄位所定義的標題) 做為其標題,這樣您就不必自行輸入標題。

  • 繫結控制項繼承許多與基準資料表或查詢中的欄位相同的設定 (例如 [格式]、[小數點位置] 和 [輸入遮罩] 屬性)。 因此,無論您何時建立繫結到欄位的控制項,均可確保該欄位的這些屬性維持相同。

如果您已經建立未繫結控制項,而且想要將它繫結到欄位,請將控制項的 [控制項資料來源] 屬性設為欄位的名稱。 如需 [控制項資料來源] 屬性的相關詳細資料,請搜尋「控制項資料來源」說明。

頁面頂端

在 [版面配置檢視] 中微調報表

建立報表後,您可以使用 [版面配置檢視] 輕鬆微調其設計。 使用實際報表資料做為指引,您可以調整資料欄寬度、重新排列資料欄,以及新增群組層級和合計。 您可以將新欄位置放於報表設計上,並設定報表屬性及其控制項。

若要切換到 [版面配置檢視],請在 [瀏覽窗格] 中以滑鼠右鍵按一下報表名稱,然後按一下 [版面配置檢視] 。

Access 隨即在 [版面配置檢視] 中顯示報表。

您可以使用屬性表來修改報表屬性及其控制項和區段。 若要顯示屬性表,請按 F4。

您可以使用 [欄位清單] 窗格,以從基準資料表或查詢新增欄位到報表設計。 若要顯示 [欄位清單] 窗格,請執行下列其中一項操作:

  • 在 [設計] 索引標籤的 [工具] 群組中,按一下 [新增現有欄位]。 

  • 按 ALT+F8。

接著,您可以將它們從 [欄位清單] 窗格拖曳到報表來新增欄位。

頁面頂端

在 [設計檢視] 中微調報表

您也可以使用 [設計檢視] 來微調報表設計。 您可以將新控制項和欄位新增到設計格線,以將它們新增到報表。 屬性表可讓您存取可加以設定來自訂報表的眾多屬性。

若要切換到 [設計檢視],請在 [瀏覽窗格] 中以滑鼠右鍵按一下報表名稱,然後按一下 [設計檢視] 。

Access 隨即在 [設計檢視] 中顯示報表。

您可以使用屬性表來修改報表本身的屬性,以及報表包含的控制項和區段。 若要顯示屬性表,請按 F4。

您可以使用 [欄位清單] 窗格,以從基準資料表或查詢新增欄位到報表設計。 若要顯示 [欄位清單] 窗格,請執行下列其中一項操作:

  • 在 [格式] 索引標籤上,按一下 [控制項] 群組中的 [新增現有欄位] 。 

  • 按 ALT+F8。

接著,您可以將它們從 [欄位清單] 窗格拖曳到報表來新增欄位。

頁面頂端

從 [欄位清單] 窗格新增欄位

  • 若要新增單一欄位,請將欄位從 [欄位清單] 窗格拖曳到您要在報表上顯示該欄位的區段。

  • 若要一次新增多個欄位,請按住 CTRL,然後按一下您想要的欄位。 接著,將選定的欄位拖曳到報表上。

當您將欄位放到報表區段上時,Access 會為每個欄位建立繫結文字方塊控制項,並自動在每個欄位旁邊置放一個標籤控制項。

頁面頂端

將控制項新增到報表

某些控制項會自動建立,例如當您從 [欄位清單] 窗格新增欄位到報表時所建立的繫結文字方塊控制項。 許多其他控制項則可在 [設計檢視] 中使用 [設計] 索引標籤的 [控制項] 群組中的工具建立。

判斷工具名稱

  • 將滑鼠游標置於工具上方。

    Access 會顯示工具名稱。

使用 [控制項] 群組中的工具來建立控制項

  1. 按一下您要新增之控制項類型的工具。 例如,若要建立核取方塊,按一下核取方塊 按鈕影像 工具。

  2. 在報表設計格線中,按一下您要置放控制項左上角的位置。 按一次以建立預設大小的控制項,或按一下工具,然後在報表設計格線中拖曳以建立您想要的大小的控制項。

  3. 如果您初次嘗試時未將控制項準確定位,您可以使用下列程序移動控制項:

    1. 按一下控制項以將它選取。

    2. 將滑鼠指標置放於控制項邊緣的上方,直到指標變成四個方向的箭號 移動指標

    3. 將控制項拖曳到您想要的位置。

此程序會建立「未繫結」控制項。 如果控制項是可以顯示資料 (例如文字方塊或核取方塊) 的類型,您必須先在控制項的 [控制項資料來源] 屬性中輸入欄位名稱或運算式,然後才會顯示任何資料。 如需詳細資訊,請參閱本主題中的了解控制項一節。

顯示屬性表

若要在 [設計檢視] 中顯示屬性表,請執行下列其中一項操作:

  • 在 [設計] 索引標籤的 [工具] 群組中,按一下 [屬性表]。 

  • 按 F4。

頁面頂端

儲存工作

儲存報表設計後,您可以隨時視需要執行報表。 報表設計會保持相同,但您會在每次列印或檢視報表時取得目前的資料。 如果報表需要變更,您可以修改報表設計,或根據原始報表建立新的類似報表。

儲存報表設計

  • 按一下 [儲存檔案>,或按 CTRL + s。 

    或者,按一下快速存取工具列] 上的 [儲存]。

  • 如果報表未命名,請在 [報表名稱] 方塊中輸入名稱,然後按一下 [確定]。

使用新名稱儲存報表設計

  • 如果您使用的是 Access 2013 或更新版本,請按一下 [檔案] > [另存新檔] > [另存物件為]。

    如果您使用的是 Access 2010,請按一下 [檔案] > [另存物件為]。

  • 在 [另存新檔] 對話方塊中,於 [另存成報表] 方塊中輸入新報表的名稱,然後按一下 [確定]。

頁面頂端

檢視、列印或透過電子郵件訊息傳送報表

儲存報表設計後,您可以不斷重複地使用它。 報表設計會保持相同,但您會在每次檢視或列印報表時取得目前的資料。 如果報表需要變更,您可以修改報表設計,或根據原始報表建立新的類似報表。

檢視報表

有多種方法可以檢視報表。 您選擇的方法取決於您想要對報表及其資料執行什麼動作:

  • 若要在列印前暫時變更報表上顯示的資料,或者若要將資料從報表複製到剪貼簿,請使用 [報表檢視]。

  • 若要能夠變更報表設計並同時查看資料,請使用 [版面配置檢視]。

  • 如果您只想看看報表列印時看起來的樣子,請使用 [預覽列印]。

附註: 如果報表的格式已設為多個資料欄,在 [預覽列印] 中則只能查看資料欄版面配置。 [版面配置檢視] 和 [報表檢視] 會以單一資料欄形式顯示報表。

在 [報表檢視] 中檢視報表

[報表檢視] 是在 [瀏覽窗格] 中按兩下報表時所使用的預設檢視。 如果報表未開啟,請在 [瀏覽窗格] 中按兩下報表以在 [報表檢視] 中查看報表。

如果報表已經開啟,請在 [瀏覽窗格] 中以滑鼠右鍵按一下報表名稱,然後按一下 [報表檢視]。

在 [報表檢視] 中處理資料

在 [報表檢視] 中,您可以選取文字並將文字複製到剪貼簿。 若要選取整列,請按一下並拖曳您要選取的列旁邊的邊界。 接著,您可以執行下列其中一項操作,將這些列複製到剪貼簿:

  1. 在 [常用] 索引標籤的 [剪貼簿] 群組中,按一下 [複製] 。

  2. 以滑鼠右鍵按一下選定的列,然後按一下 [複製]。

  3. 使用鍵盤快速鍵 (按 CTRL+C)。

使用篩選只顯示您想要的列

您可以直接將篩選套用到報表,而不需要離開 [報表檢視]。 例如,如果您有「國家/地區」資料欄,而且只想要查看國家/地區為「加拿大」的這些資料列,請執行下列操作:

  1. 尋找報表中的「加拿大」文字,然後以滑鼠右鍵按一下它。

  2. 按一下 [等於「加拿大」]。

Access 會建立並套用篩選。

將篩選切換為開啟或關閉

您可以按一下 [常用] 索引標籤的 [排序與篩選] 群組中的 [切換篩選],以在篩選和未篩選的顯示之間切換。 這不會移除篩選,只會開啟或關閉篩選。

移除篩選

  1. 以滑鼠右鍵按一下您要移除篩選的欄位。

  2. 按一下 [清除篩選 fieldname 功能。 (您的實際欄位列出的fieldname 功能)。

一旦移除篩選後,您就無法使用 [切換篩選] 命令將篩選切換回開啟。 您必須先重新建立篩選。

附註: 如果您將篩選套用到報表,然後儲存並關閉報表,則會儲存篩選。 不過,下次開啟報表時,Access 不會套用篩選。 若要重新套用篩選,請在 [常用] 索引標籤的 [排序與篩選] 群組中,按一下 [切換篩選]。

使用 [預覽列印] 預覽報表

在 [瀏覽窗格] 中以滑鼠右鍵按一下報表,然後按一下捷徑功能表上的 [預覽列印]。

您可以使用瀏覽按鈕依序檢視報表的各個頁面,或跳到報表中的任何頁面。

瀏覽按鈕

1.按一下以顯示第一頁。

2.按一下以顯示上一頁。

3.按一下以顯示下一頁。

4.按一下以顯示最後一頁。

5.在此方塊中輸入頁碼,然後按 ENTER 以跳到特定頁面。

在列印預覽中,您可以拉近顯示詳細資料,或是拉遠顯示以查看資料置於頁面的方式。 游標放在報表上方,按一下 [一次。 若要反轉的縮放效果,請再按一下。 您也可以使用 Access 狀態列上的 [縮放] 控制項,若要放大或縮小進一步。

若要關閉 [預覽列印],請執行下列其中一項操作:

  • 在 [預覽列印] 索引標籤上,按一下 [關閉預覽列印]。

  • 以滑鼠右鍵按一下 [功能窗格] 中的報表,然後按一下捷徑功能表上的 [版面配置檢視] 或 [設計] 檢視

提示: 預覽報表後,您可以將結果匯出到 Microsoft Word、Microsoft Excel 或多個其他 Office 程式。 在 [外部資料] 索引標籤的 [匯出] 群組中,按一下您想要的格式的按鈕,然後依照指示進行。

頁面頂端

列印報表

在任何檢視中開啟報表時或甚至在報表關閉時,均可列印報表。 列印之前,請務必檢查頁面設定,例如邊界或頁面方向。 Access 會將頁面設定與報表一併儲存,因此您只需設定一次。 如果列印需要變更,您可以稍後再次設定。

變更頁面設定

  1. 在 [預覽列印] 中開啟報表。 您可以在任何檢視中變更頁面設定,但 [預覽列印] 是最好的選項,因為您可以立即查看任何變更的效果。

  2. 在 [預覽列印] 索引標籤的 [版面配置頁面大小] 群組中按一下 [直向 按鈕影像橫向 按鈕影像 若要設定的頁面方向、大小 按鈕影像 設定紙張大小, 邊界 按鈕影像 ,調整邊界,依此類推。

  3. 變更設定後,請使用瀏覽按鈕來檢視數個頁面,確保您沒有在後續頁面上產生任何格式設定問題。

將報表傳送到印表機

  1. 在任何檢視中開啟報表,或在 [瀏覽窗格] 中選取報表。

  2. 按一下 [檔案] > [列印] > [列印]。 

    Access 會顯示 [列印] 對話方塊。

  3. 輸入您選擇的選項,例如印表機、列印範圍及列印份數。

  4. 按一下 [確定]。

頁面頂端

透過電子郵件訊息傳送報表

您可以透過電子郵件訊息傳送報表給收件者,以取代列印紙本:

  1. 在 [瀏覽窗格] 中,按一下報表以將它選取。 在 [外部資料] 索引標籤的 [匯出] 群組中,按一下 [電子郵件]。 

  2. 在 [傳送物件為] 對話方塊的 [選取輸出格式] 清單中,按一下您要使用的檔案格式。

  3. 完成任何其餘的對話方塊。

  4. 在您的電子郵件應用程式中,輸入郵件詳細資料,然後傳送郵件。

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