建立用於合併列印的通訊清單

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使用合併列印來自動將郵寄地址或其他個人化的資訊新增至您的出版物。

  1. 在 [郵寄] 索引標籤上按一下[合併列印>逐步合併列印精靈

  2. 在 [合併] 窗格底下建立收件者清單,請選取其中一個:

    • 使用現有清單

    • 選取 [從 Outlook 連絡人

    • 鍵入新清單]。

  3. 按一下 [下一步: 建立或連線到收件者清單

  4. 您的收件者清單選項,取決於您在步驟 2 中所做的選擇:

    • 若要使用現有的收件者清單,請在 [選取資料來源] 對話方塊中選取的清單。

    • 若要從 Outlook 連絡人選取,請選取 [連絡人] 清單中選取 [連絡人] 對話方塊中,並按一下[確定]。接著,在[合併列印收件者] 對話方塊中,選取個別的收件者,然後按一下[確定]

    • 若要建立新的清單中,在新的通訊清單] 對話方塊中,輸入您的收件者的名稱、 地址及其他詳細資料,然後再按一下[確定]

      附註: 輸入新清單中的資訊之前,您可以新增、 移除或重新命名出現在 [新增通訊清單] 對話方塊中的欄位。按一下 [自訂資料行],然後進行變更。

      當您完成新增收件者的詳細資料時,提供您的清單名稱,,然後按一下[確定]

  5. 按一下 [下一步: 準備出版物

  6. 準備出版物收件者的資訊項目 (例如姓名和地址) 拖曳到您的出版物。

  7. 按一下 [下一步: 建立合併的出版物]。

  8. 在 [建立合併的出版物,請選取下列其中一項:

    • 若要列印合併的頁面,列印

    • 若要檢視的頁面,您將其列印之前, [預覽列印]

    • 若要建立新的出版物的合併的頁面,合併至新的出版物

    • 若要新增合併的頁面到您的出版物的結尾新增至現有的出版物

    您也可以選擇來列印收件者清單,儲存捷徑到清單中,或將清單匯出至新的檔案。

  1. [工具] 功能表中,指向 [郵件與型錄],再按一下 [建立通訊清單]

  2. 在清單中輸入資訊之前,您可以新增、 移除或重新命名出現在 [新增通訊清單] 對話方塊中的欄位。

    做法

    1. 在 [新增通訊清單] 對話方塊中,按一下 [自訂欄位]。在 [自訂通訊清單] 對話方塊中,執行下列任一項動作:

      • 若要新增欄位,請按一下 [新增]。在 [新增欄位] 對話方塊中,輸入新欄位的名稱,然後再按 [確定]。

      • 若要移除欄位,請在 [欄位名稱] 下選取欄位名稱,再按一下 [刪除]

      • 若要更改欄位名稱,請在 [欄位名稱] 下選取欄位名稱,再按一下 [重新命名]。接著在 [更改欄位名稱] 對話方塊的 [成:] 方塊中輸入新名稱,然後按一下 [確定]。

    2. 重複前述步驟直到欄位名稱清單修改完成為止,然後再按一下 [確定]。

  3. 在 [新增通訊清單] 對話方塊的相關欄位 ([大標題]、[名字]、[姓氏] 等等) 中輸入第一個項目的資訊。

  4. 完成輸入第一個項目的資訊後,按一下 [新增項目]。

  5. 重複步驟 3 和 4,直到加入所有項目為止。

  6. 按一下 [確定]。

  7. 在 [儲存通訊清單] 對話方塊的 [檔案名稱] 方塊中輸入通訊清單的名稱。

    根據預設,[地址] 清單會儲存在 [我的資料來源] 資料夾。最好是保持通訊清單,因為這是 Microsoft Publisher 尋找資料來源的預設資料夾。

  8. 按一下 [儲存檔案]

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