建立查閱欄位以自訂資料的顯示方式

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

當您想在資料工作表、 表單或報表,以顯示特定的值,而欄位儲存為其他值的欄位時,您會建立查閱欄位。查閱欄位時,您想要顯示於數字,例如識別碼 (或其他外部索引鍵值) 更有意義的項目欄位。例如,而非顯示連絡人的識別碼,Microsoft Office Access 可以顯示連絡人的名稱。在此範例中,連絡人識別碼稱為繫結的值] 或儲存在來源資料表、 查詢或清單的值。連絡人的識別碼自動來源中尋找並取代連絡人的名稱。連絡人名稱被指顯示值。

附註: 查閱欄位的顯示值與繫結值之間的差異是:顯示值會顯示於資料工作表檢視中,而繫結值則是儲存的值。

當您在資料工作表中檢視或存取查閱欄位時,查閱欄位是稱為查閱欄。

查閱欄位可以簡單也可以複雜。簡單的查閱欄位只能讓您儲存單一值,複雜的查閱欄位或多重值查閱欄位則可以讓您儲存下拉式方塊或清單方塊控制項中所顯示的多個值。針對多重值欄位中的每一個項目,會依據相對應的繫結值來查閱顯示值。提供查閱值的選項可經由限制可輸入的值來避免資料輸入錯誤。

您想要做什麼?

建立新的查閱欄位

將現有的欄位變更為查閱欄位

移除欄位的查閱屬性

設定或變更查閱欄位屬性

建立新的查閱欄位

您可以建立查閱欄位,以擷取資料表或查詢中的值,或擷取您所建立之值清單中的值。

附註: 如果您為查閱欄位提供一份值清單,就會自動輸入目前記錄的欄位中的值。

從資料表或查詢選取查閱值

  1. 在 [功能窗格] 中,以滑鼠右鍵按一下您要使用的資料表,然後按一下 [設計檢視]

  2. 按一下 [對應至您想要定義為查閱欄位,按一下向下箭號,再按一下 [查閱精靈]資料行的資料類型] 欄中的儲存格]。

  3. 在查閱精靈中,確認已經選取 [我希望查閱欄查詢資料表或查詢中的值] 選項,然後按一下 [下一步]

  4. 接下來要檢視及選取查閱欄位值的來源:在下一頁的 [檢視] 底下,選取 [資料表][查詢][兩者都要] 選項,然後按 [下一步]

  5. [可用欄位] 下選取您想要新增的欄位。

  6. 按一下 [選取] 按鈕 選取按鈕 ]。

  7. 如果您想要新增更多欄位,然後再按一下 [下一步,請重複此步驟。

  8. 接下來要指定查閱欄位的排序選項:在精靈的下一頁,選取第一個排序欄位旁邊的向下箭號,然後按一下您要排序其值的欄位名稱。

  9. 若要將排序順序從遞增改為遞減,請按一下 [遞增] 按鈕,然後按 [下一步]

  10. 若要調整查閱欄位的寬度,在精靈的下一頁,用滑鼠將資料行拖曳至您要的寬度,然後按 [下一步]

    提示: 讓 [隱藏索引欄] 核取方塊保持為選取狀態,如此一來,任何使用查閱欄的人就只會看見您要讓他們在欄位中看見的值,而不會看見主索引鍵欄位中的值。

  11. 在精靈的下一頁,輸入查閱欄的標籤名稱。

  12. 若要建立多重值查閱欄,請選取 [允許多重值] 核取方塊。

    附註: 您必須選取這個核取方塊,才能儲存多個值。

    在查閱精靈中選取多重值查閱選項

  13. 按一下 [完成]

提示: 您可以在 [查閱] 索引標籤的 [欄位內容] 底下找到套用至特定查閱欄位的屬性。

使用資料表或查詢做為查閱欄位的資料來源

從清單選取查閱值

  1. 在 [功能窗格] 中,以滑鼠右鍵按一下您要使用的資料表,然後按一下 [設計檢視]

  2. 按一下 [對應至您想要定義為查閱欄位,按一下向下箭號,再按一下 [查閱精靈]資料行的資料類型] 欄中的儲存格]。

  3. 在 [查閱精靈] 中,選取 [我會輸入我想要的值,然後再按 [下一步

  4. 在精靈的下一頁,輸入您要的查閱清單資料行數目。

  5. 輸入您要的查閱清單中的值,然後按 [下一步]

    附註: 您可以調整查閱欄位的寬度,但如果您把寬度調整為看不見,它就不會出現在查閱欄中。

  6. 如果您在步驟 4 指定多個資料行,就必須選擇要使用哪一個資料行來唯一識別每一個值。在 [可用的欄位] 方塊中,按兩下您要用來唯一識別每一個值的資料行,然後按 [下一步]

    附註: 如果您在步驟 4 中沒有指定多個資料行,就不會出現這個步驟。

  7. 在精靈的下一頁,輸入查閱欄的標籤名稱。

  8. 如果您要建立多重值查閱欄,請選取 [允許多重值] 核取方塊。

    附註: 您必須選取這個核取方塊,才能儲存多個值。

  9. 按一下 [完成],然後按一下 [是] 以儲存變更。

頁面頂端

將現有欄位變更為查閱欄位

  1. 在 [功能窗格] 中,以滑鼠右鍵按一下您要使用的資料表,然後按一下 [設計檢視]

  2. 按一下 [對應至您想要定義為查閱欄位,按一下向下箭號,再按一下 [查閱精靈]資料行的資料類型] 欄中的儲存格]。

  3. 請依照指示完成精靈。

頁面頂端

移除欄位的查閱屬性

  1. 在 [功能窗格] 中,以滑鼠右鍵按一下您要使用的資料表,然後按一下 [設計檢視]

  2. 選取您要移除其查閱屬性的欄位。

  3. 按一下 [查閱] 索引標籤。

  4. 按一下 [顯示控制項] 下拉式清單中的 [文字方塊]

頁面頂端

設定或變更查閱欄位屬性

當您使用查閱精靈時,會自動設定查閱欄位屬性。不過,您可以修改這些屬性,以變更查閱欄位的行為。

  1. 在 [功能窗格] 中,以滑鼠右鍵按一下您要使用的資料表,然後按一下 [設計檢視]

  2. 按一下您要變更其查閱屬性的欄位。

  3. 按一下 [查閱] 索引標籤。

  4. 按一下您要變更之屬性旁邊的下拉式箭號,然後選取您要的選項。

    下表列出您可以設定或變更的屬性。

屬性

動作

顯示控制項

視控制項類型而定,您可以將類型設為下列其中一項:

  • 核取方塊     僅限 [是/否] 欄位。

  • 文字方塊     會顯示使用者輸入的內容。

  • 清單方塊     會在開啟的視窗中顯示一份值清單。

  • 下拉式方塊     會在關閉時顯示選取的值,在開啟時顯示可用的值清單。

附註: 將顯示控制項屬性設為 [文字方塊][核取方塊] 會停用查閱。

資料來源類型

選擇是要以來自其他資料表或查詢的值,或是以來自您指定之值清單的值填入查閱欄位。您也可以選擇以資料表或查詢中的欄位名稱來填入清單。

資料來源

指定是由資料表、查詢或值清單來提供查閱欄位的值。當 [資料來源類型] 屬性是設為 [資料表/查詢][欄位清單] 時,這個屬性應該要設為資料表、查詢或代表查詢之 SQL 陳述式的名稱。當 [資料來源類型] 屬性是設為 [值清單] 時,這個屬性應該要包含一份由分號做分隔的值清單。

繫結欄位

指定 [資料來源] 屬性 (提供查閱欄位所儲存的值) 中的資料行。這個值可介於 1 至 [資料來源] 屬性中的資料行數目之間。

資料行計數

指定資料來源中可以顯示在查閱欄的資料行數目。這個屬性可以是介於 1 至 255 的整數值。

資料行表頭

指定是否要顯示欄標題。這個值可以是 [否] (預設值) 或 [是]。

資料行寬度

替每一個資料行輸入資料行寬度。例如,如果您不想顯示某個資料行 (例如識別碼編號),您可以將此寬度指定為 0。

清單列數

指定您顯示查閱欄時可出現的列數。

清單寬度

指定您顯示查閱欄時可出現的控制項寬度。

清單限制

選擇使用者是否可以輸入清單中沒有的值。

允許多重值

指定查閱欄位是否使用多重值欄位,並允許選取多重值。這個設定可以是 [否] (預設值) 或 [是]。如果您選取 [是],使用者就可以為每一筆記錄選取來自 [資料來源] 屬性的多個值。

如需多重值欄位的詳細資訊,請參閱多重值欄位指南的文章。

允許值清單編輯

指定是否可以編輯以值清單為基礎之查閱欄位中的項目。當這個屬性是設為 [是],而您用滑鼠右鍵按一下以單一資料行值清單為基礎的查閱欄位時,就會看見 [編輯清單項目] 功能表選項。如果查閱欄位具有多個資料行,就會忽略這個屬性。

清單項目編輯表單

指定要使用的現有表單,使用此表單可讓您編輯以資料表或查詢為基礎之查閱欄位中的清單項目。

僅顯示資料來源值

[允許多重值] 是設為 [是] 時,僅顯示符合目前資料來源的值。

若要以程式設計方式查閱表格中的值,請參閱參考文章DLookup 函數

頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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