行事曆基本功能

建立會議

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只要邀請人員加入我們在第一段影片中所建立的約會,約會便可轉換為會議。

建立會議

  1. 只要按一下 [邀請與會者],約會就會變成電子郵件形式,並顯示 [收件者] 行和 [傳送] 按鈕。

  2. 按一下 [收件者] 以開啟通訊錄、按一下名稱,然後按一下 [出席者]。

  3. 如果人員不需要參與會議,請按一下 [列席者]。

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新增假日到行事曆

列印顯示約會和會議的行事曆

與其他人共用 Outlook 行事曆

假設我們決定要取得協助來處理我們正在進行的簡報,

那麼只要在第一段影片所建立的約會中邀請人員,

即可將約會變更為會議。

請直接按一下 [邀請與會者],該約會即會變更為電子郵件表格,並帶有 [收件者] 行與 [傳送] 按鈕。

此外,這個索引標籤也會變更為 [會議]。

按這個按鈕也可以建立新會議,但目前的作法比較省時省力,因為大部分的表格內容已填妥完成。

按一下 [收件者] 即可開啟通訊錄。

按一下姓名,然後按一下 [出席者]。

您可以視需要新增多個人名。

如有人員並非出席者,請按一下 [列席者]。

按一下 [確定] 代表操作完成。

接著,我們要將類別從「獨力作業」變更為「小組」。

我們可能也需要變更地點。請按一下 [會議室]。

如果貴組織的通訊錄中會顯示會議室與其他資源,您可以在此新增會議室。

按一下 [是]。地點資訊即會更新,而會議室名稱也會新增至 [收件者] 行。

最後要執行的操作是在下面這裡新增訊息,提供更多會議相關資訊給我們的收件者。

接著,按一下 [傳送]。

列於 [收件者] 行中的所有人員,包括安排會議室的人員,

都會收到像這樣的邀請。

無論對方是使用 Outlook 程式,

還是利用 Outlook Web App 在瀏覽器中處理電子郵件,他們都可以看到地點與時間資訊,並讀取您的郵件訊息。

接著,他們可以選擇接受,暫訂接受,或拒絕邀請。

他們也可以在傳送回覆前先編輯內容。

電子郵件表格會開啟在可供輸入訊息的位置。接著,按一下 [傳送]。

您可以檢閱由邀請的對象所寄來的電子郵件。

您也可以在您的行事曆中開啟會議邀請

藉此查看接受,暫訂接受,或拒絕邀請的人數。

接下來,我們將利用排程小幫手協助我們拓展會議。

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