建立易於存取的 Office 文件

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當使用Office建立內容,您可以讓一些簡單的調整透過身心障礙使用者易於存取。 您可以使用數個內建Office功能,以確保所有人都可以讀取及了解您的文件。 只要增加您的文件中的協助工具,您可以迎合您整個的對象,並不只是它的一部分。

您可以使用協助工具檢查程式,請確定您的內容是能帶來真正易於存取。 在Word、 Excel、 Outlook、 OneNote,和在 Windows 或 Mac 上PowerPoint和Visio Windows 上使用免費工具。 協助工具檢查程式在文件中的 [尋找任何協助工具問題,並說明為什麼每個可能會造成殘疾人士無法某人的潛在問題。 此外,協助工具檢查程式也會提供如何解決每個問題的相關建議。

下列表格包含建立Office身心障礙使用者易於存取的文件的一些最佳作法。 如需如何找出並修正問題的特定Office應用程式中的詳細資訊,請參閱適用於指示:

要修正的內容

為什麼要修正

使用色彩

永遠不依賴色彩來傳輸資訊,,以防萬一您的對象看不正確。 如果色彩務必了解,提及的圖像標籤,例如的色彩、 進行。

避免使用淡藍色,因為它會為眼睛年齡會造成問題的第一個色彩,並會遺失其敏感度。

聲音的使用

如果您在文件中使用音效,請確定的資訊是易於存取,即使您聽不到它。

若要讓視訊和音訊檔案的存取,您可以新增隱藏式輔助字幕文件。 他們對文件適合較大的對象,包括殘障聽力障礙和語言中的媒體剪輯以外的人員。

在 [視覺效果中遺失的替代文字

如果您使用螢幕助讀程式,替代 (Alt) 文字會說明在視覺元素看不到它的人員。 一律將有效的替代文字套用至所有圖案、 圖片、 圖表、 表格和 SmartArt 圖形來讓您的文件更易於存取。 如需適當地使用替代文字的詳細資訊,請參閱替代文字

複雜的書寫樣式

如果您的對象不能了解您,您的文件自動失敗其用途。

使用簡短句子和簡單文法。 如果內容本身的項目符號清單,呈現這種方式。 項目符號清單是方式的非常簡單強制執行簡短的句子。

所面臨的選項,請一律先選取最簡單的 word 可用,而不是 impressing 觀眾與您的詞彙。

文件中的資料表

避免使用您的文件中的表格如果可能的話,因為很難追蹤透過螢幕助讀程式表格內容。 如果您必須使用表格,它設計仔細盡可能一樣簡單。 一律使用介紹表格的標題。

如果您建立表格和 HTML 網頁,使用適當的標記來讓螢幕助讀程式或點字提供表格標頭資訊和內容中的資料顯示。 使用 <TH> 標籤標頭和 <TD> 標籤] 資料的儲存格。 同時別忘了包含摘要 <table> 標記說明的目的資料表中的資料表。

資料表為基礎的文件版面配置

資料表為基礎的版面配置是相當常用的尤其是在Word和Outlook建立電子報。 建立表格隱形的框線,並以個別的儲存格內放置不同的電子報的文章,您可以輕鬆地建立令人印象深刻尋找文件。 不過,您的讀者的協助工具問題會不感謝您。 永遠不會做的版面配置工具資料表。

瀏覽時表格版面配置的文件,螢幕助讀程式和點字顯示讀取資料表--列欄: 如果您的電子報具有專門設計來讀取至底部--欄頂端,您的助讀程式將會遺失。

若要不使用 [表格版面配置您文件的目的。 想法及易於存取的範本,您可以使用不同的Office應用程式的集合,請參閱讓您更易於存取的範本,並取得 office 易於存取的範本。 如果您必須使用表格版面配置,請確定它設計用來讀取資料行以及嘗試最小化] 索引標籤的按鍵動作或撥動達到結束所需的數字列。

瀏覽和焦點的順序

螢幕助讀程式使用者依賴 Tab 鍵或撥動來瀏覽您的文件。 每個索引標籤上按下按鍵或撥動文件中將焦點移到下一個部分,並讓螢幕助讀程式讀出的組件中的內容。

若要實作易於存取的功能,請確定有邏輯排序文件內容中的部分。 這是特別重要事項如果文件內容個別的文字和放置或彼此,例如 PowerPoint 投影片上的圖像部分所組成。 如果不以邏輯方式組織組件中,螢幕助讀程式會讀出它們在錯誤的順序,讓使用者了解內容小商機。 若要測試瀏覽,啟動的螢幕助讀程式和文件中移動,按 Tab 鍵或向左或向右撥動畫面上。 請確定如預期般的焦點移到文件。

另請參閱

影片:建立易於存取的文件

影片:在 Excel​​ 中建立更易於存取的表格

影片:在 Excel 中建立更易於存取的圖表

影片: 在 PowerPoint 中建立更易於存取的投影片

建立易於存取的 PDF

針對身心障礙使用者提供的客戶技術支援

Microsoft 盡最大的努力為所有客戶提供最佳的體驗。 如果您有身心障礙或有任何協助工具相關問題,請連絡 Microsoft 身心障礙人士 Answer Desk 以取得技術協助。 身心障礙人士 Answer Desk 支援小組受過許多常用輔助技術的訓練,並可提供英文、西班牙文、法文和美國手語的協助。 請移至 Microsoft 身心障礙人士 Answer Desk 網站,了解您所在地區的連絡人詳細資料。

如果您是政府、商業或企業使用者,請連絡企業身心障礙人士 Answer Desk

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