建立易存取的 PDF

透過目錄、超連結、書籤、替代文字等,新增協助工具標籤到 PDF 檔案,方便螢幕助讀程式及其他輔助技術朗讀及瀏覽文件。協助工具標籤讓不同裝置上的資訊也可以朗讀,例如大型顯示器、個人數位助理 (PDA) 以及行動電話。在 Windows 版 Word、Mac 版 Word 以及 Word Online 中,當您將檔案另存為 PDF 格式時可以自動新增標籤。

準備您的來源檔案。標記可協助讓您的 PDF 可以存取,但是在您另存為 PDF 之前,檢查來源檔案非常重要。

請遵循下列方針,以在對身心障礙使用者造成困擾 (例如遺失替代文字) 之前,協助找出並修正協助工具問題:

如果您正在使用其他 App (例如 Publisher 或 Visio),上述文章中的建議也同樣適用。例如,建議您為表格和影像加上替代文字,以及為文字套用標題和段落樣式。

在 Office 中儲存易於存取的 PDF

另存成 PDF 的檔案類型,視平台的不同而有所差異。舉例來說,當您使用 Windows 電腦時,您可以儲存成 Word 文件、Excel 活頁簿、PowerPoint 簡報、Publisher 出版物,或 Visio 繪圖。若要查看其他平台的檔案選項,請選擇該平台的索引標籤。

當您使用 Windows 電腦時,您可以按照下列步驟來將檔案另存成有標記的 PDF:

Office 2016

  1. 按一下 [檔案] > [另存新檔],然後選擇檔案儲存位置。

  2. 在 [另存新檔] 對話方塊的 [存檔類型] 清單中,選擇 [PDF]。

  3. 按一下 [選項],確定已選取 [協助工具的文件結構標籤] 核取方塊,然後按一下 [確定]。

頁面頂端

Office 2013

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤,再按一下 [另存新檔]。

  2. 在 [選擇位置] 下方選擇要儲存檔案的位置。

  3. 在 [選擇資料夾] 下方,選擇您已使用過的資料夾,或按一下 [瀏覽其他資料夾],選擇不同的資料夾。

  4. 在 [另存新檔] 對話方塊中,按一下在 [存檔類型] 清單中的箭號,然後按一下 [PDF]。

  5. 按一下 [選項]。

  6. 確認已選取 [協助工具的文件結構標籤] 核取方塊,然後按一下 [確定]。

  7. 按一下 [儲存]。

頁面頂端

Office 2010

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤,再按一下 [另存新檔]。

  2. 在 [另存新檔] 對話方塊中,按一下在 [存檔類型] 清單中的箭號,然後按一下 [PDF]。

  3. 按一下 [選項]。

  4. 確認已選取 [協助工具的文件結構標籤] 核取方塊,然後按一下 [確定]。

  5. 按一下 [儲存]。

頁面頂端

當您在 Mac 上建立 Word 文件之後,可按照下列步驟來將檔案另存成有標記的 PDF:

使用 Mac 版 Office 儲存易於存取的 PDF

  1. 選取 [檔案] > [另存新檔] (或按下 Command+Shift+S),在 [另存新檔] 文字方塊中輸入檔案名稱,然後選擇您要儲存檔案的位置。

  2. 移至 [另存新檔] 對話方塊中的 [檔案格式] 下拉式清單方塊。使用向下鍵在檔案類型之間瀏覽,並選取 PDF。

  3. 選取 [最適用於電子形式發佈和存取設定 (使用 Microsoft 線上服務)] 選項按鈕,這可確保 PDF 是有標記的。

  4. 選取 [儲存]。

    附註: 在 Microsoft,我們非常注重您的安全與隱私。在將 Word 文件轉換為 PDF 時,我們會透過網際網路將檔案傳送到安全的 Microsoft 服務,以進行檔案轉換。轉換後的檔案接著會立即傳回您的裝置。Microsoft 線上服務不會在我們的伺服器上儲存您的任何檔案內容。您可以將轉換後的檔案儲存在您偏好的位置。如需詳細資訊,請參閱為什麼 Microsoft 線上服務必須轉換某些 Office 檔案?

Word Online,您可以 PDF 格式下載文件。

  1. 在功能區上,選取 [檔案] 按鈕。

  2. 選取 [另存新檔] 選項。

  3. 在 [另存新檔] 窗格,選取 [以 PDF 格式下載],以開啟 [Microsoft Word Online] 對話方塊。您會看到該 PDF 文件的下載連結。

  4. 選取 [按一下這裡以檢視您文件的 PDF],然後按 Enter。

  5. 在通知窗格的 [目前的下載] 底下,找到您文件的名稱,然後執行下列其中一項操作:

    • 若要儲存在預設位置,請選擇 [儲存]。

    • 若要儲存在不同的位置,請按 [另存新檔]。在 [另存新檔] 對話方塊中,您可以輸入新的檔案名稱,然後選擇您想要的資料夾。按一下 [儲存] 按鈕。

  6. 如果您想要開啟文件或資料夾,請在通知列中選擇您要的選項。

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