建立新資料庫

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

本文涵蓋啟動Access的基本程序,建立資料庫,將會用於在桌上型電腦,不透過網頁。說明如何使用範本,建立桌面資料庫,以及如何建立資料庫中從頭開始建立您自己的資料表、 表單、 報表和其他資料庫物件。同時也會說明一些技術,可用來取得現有資料至新的資料庫。

本文內容

概觀

使用範本建立資料庫

不使用範本建立資料庫

從其他來源的資料複製到 Access 資料表

匯入、 附加或連結至資料從其他來源

新增應用程式組件

開啟現有的 Access 資料庫

概觀

當您第一次啟動 Access,或如果關閉而不關閉 Access 資料庫時,Microsoft Office Backstage 檢視會顯示。

Backstage 檢視可從中建立新的資料庫、 開啟現有的資料庫、 檢視從Office.com主要的內容的起點,您可以使用 Access資料庫檔案或外部的資料庫,而不是做的任何項目內資料庫。

建立資料庫

當您開啟 Access 時,Backstage 檢視會顯示 [新增] 索引標籤。[新增] 索引標籤提供數種方式可以建立新的資料庫:

  • 空白的資料庫   如果您想要您可以開始從頭。如果您有特定的設計需求或有您要納入其間或合併的現有資料,這是很好的選項。

  • 安裝使用 Access 範本   請考慮使用範本,如果您已經開始新的專案,並想要開始。Access 隨附預設安裝數個範本。

  • 從Office.com範本   除了 Access 隨附的範本,您可以在Office.com上,找到許多其他範本。即使您沒有開啟瀏覽器,範本可供使用,從 [新增] 索引標籤。

新增至資料庫

當您使用的資料庫時,您可以新增欄位、 資料表或應用程式組件。

應用程式組件都可讓您視為一個搭配使用多個相關的資料庫物件的功能。例如,在應用程式組件可能包含資料表和表單以資料表為基礎的表單。您可以同時新增資料表及表單,使用應用程式組件。

您也可以建立查詢、 表單、 報表、 巨集-您習慣使用的所有資料庫物件。

使用範本建立資料庫

Access 提供各種不同的範本,您可以使用作為-是否為起始點。範本是包含所有資料表、 查詢、 表單、 巨集及報表所需執行特定工作的準備使用資料庫。例如,有來追蹤問題、 管理連絡人,或費用記錄,您可以使用的範本。某些範本包含來說明如何使用的一些範例記錄。

如果這些範本的其中一個符合您的需求,通常多使用是最快的方法,以取得資料庫開始。不過,如果您想要匯入到 Access 中的另一個程式中的資料,您可能決定最好是不使用範本建立資料庫。範本會有已定義的資料結構,可能需要調整現有範本的結構資料的工作。

  1. 如果您有資料庫開啟時,請在 [檔案] 索引標籤上按一下 [關閉]。Backstage 檢視會顯示 [新增] 索引標籤。

  2. 多組範本,可在 [新增] 索引標籤的部分內建在 Access 中。您可以從Office.com下載其他範本。請參閱本文的詳細資料的下一節。

  3. 選取您想要使用的範本。

  4. Access 建議您在 [檔案名稱] 方塊中的資料庫的檔案名稱,如果您想要您可以變更檔案名稱。若要將資料庫儲存為不同的資料夾,從 [檔案名稱] 方塊下方顯示的項目中,按一下 [ 按鈕影像 ,瀏覽到您要儲存,然後再按一下[確定]。或者,您可以建立並連結至 SharePoint 網站的資料庫。

    附註: 雖然這兩個使用 SharePoint,請在桌面資料庫連結至 SharePoint 網站並不使用 Access 服務 web 資料庫相同。若要使用桌面資料庫,您必須安裝 Access。Web 資料庫可以使用網頁瀏覽器。

  5. 按一下 [建立]。

    Access 會建立資料庫,從您選擇,,然後開啟 [資料庫] 範本。有許多範本,表單就會顯示在其中您可以開始輸入資料。如果您的範本包含範例資料,您可以刪除每一筆記錄,按一下 [記錄選取器 (灰色的方塊或列記錄的左邊),然後執行下列動作:

    在 [常用] 索引標籤的 [記錄] 群組中,按一下 [刪除按鈕影像

  6. 若要開始輸入資料,請按一下表單上的第一個空白儲存格,然後開始輸入。若要瀏覽其他表單或報表,您可能會想要使用的使用瀏覽窗格 。某些範本包含導覽表單可讓您以不同的資料庫物件之間移動。

如需有關如何使用範本的詳細資訊,請參閱使用範本建立 Access 桌面資料庫

頁面頂端

不使用範本建立資料庫

如果您不想要使用的範本,您可以建立資料庫來建立您自己的資料表、 表單、 報表和其他資料庫物件。在大部分情況下,其中包括下列一或多項動作:

  • 輸入、 貼上,或當您建立新的資料庫,會建立的資料表,將資料匯入,然後重複使用您使用在 [建立] 索引標籤上的 [資料表] 命令來建立的新表格的程序。

  • 從其他來源匯入資料與程序中建立新的資料表。

建立空白的資料庫

  1. 在 [檔案] 索引標籤中,按一下 [新增],然後再按一下空白資料庫]

  2. 在 [檔案名稱] 方塊中輸入檔案名稱。若要變更預設檔案的位置,按一下 [瀏覽至要將您的資料庫的位置 按鈕影像 ([檔案名稱] 方塊中) 旁,瀏覽至新位置,,然後按一下[確定]

  3. 按一下 [建立]。

    Access 建立空白資料表命名 Table1,資料庫,並在資料工作表檢視中開啟 Table1。游標會放在 [按一下以新增] 欄中的第一個空白儲存格。

  4. 開始輸入要新增資料,或從其他來源至 Access 資料表的資料複製的一節所述,您可以貼上從其他來源],資料。

在 [資料工作表檢視中輸入資料被專為非常類似於 Excel 工作表。輸入資料時,會建立的表格結構。當您新增新的資料行的資料工作表時,在資料表中定義新的欄位。Access 會自動設定為每個欄位的資料類型,根據您輸入的資料。

如果您不想 Table1 中輸入資料,這次,請按一下 [關閉 按鈕影像 ]。如果您對表格進行任何變更,Access 會提示您儲存變更。按一下 [ ]以儲存變更,按一下 [],若要放棄,或按一下 [取消] 若要開啟資料表]。

提示: Access 會尋找名為Blank.accdb位於 [安裝磁碟機] 資料夾中的檔案: \Program Files\Microsoft Office\Templates\1033\Access\。如果有的話, Blank.accdb是為所有新的空白資料庫,範本不含 web 資料庫。包含任何內容都會繼承所有新的空白資料庫。這是發佈預設內容,例如組件的數字或公司免責聲明及原則的好方法。請記住, Blank.accdb沒有空白的新 web 資料庫建立任何影響。

重要: 如果您關閉 Table1 但不儲存,至少一次時,Access 會刪除整個表格,即使您在筆記本內輸入資料。

新增資料表

您可以新增到現有的資料庫的新表格,使用 [建立] 索引標籤上的 [表格] 群組中的命令。

Access 功能區圖像

建立表格,在 [資料工作表檢視中啟動   在資料工作表檢視中,您可以立即輸入資料,並讓 Access 建立的表格結構,在背景。欄位名稱指定數字 (Field1,Field2,以及等等),Access 會自動設定的每個欄位的資料類型,根據您輸入的資料。

  1. 在 [建立] 索引標籤中 [表格] 群組中,按一下 [表格按鈕影像

    Access 會建立資料表,並選取 [按一下以新增] 欄中的第一個空白儲存格。

  2. 在 [欄位] 索引標籤的 [新增與刪除] 群組中,按一下您想要新增的欄位類型。如果您沒有看到想要的類型,請按一下 [其他欄位 按鈕影像 ]。

  3. Access 會顯示常用的欄位類型的清單。按一下您要的欄位類型,Access 會將新欄位新增到資料工作表的插入點。

    您可以拖曳移動欄位。當您將資料工作表中的欄位時,垂直插入列會顯示欄位放置的位置。

  4. 若要新增資料,開始的第一個空白儲存格中,輸入或貼上資料從其他來源],從其他來源至 Access 資料表的複製資料的一節所述。

  5. 若要重新命名欄 (欄位),請按兩下欄名,然後輸入新名稱。

    您應該對每個欄位中,提供有意義的名稱,好讓您得知自己包含什麼當您看到 [欄位清單] 窗格中。

  6. 若要移動資料行,按一下 [選取資料行,其標題,然後拖曳資料行至您想要的位置。您可以也選取多個連續的資料行,然後將其拖曳到新的位置,一次。若要選取多個連續的資料行,按一下第一欄的欄標題,然後,按住 SHIFT,同時按一下最後一欄的欄標題。

建立表格,在 [設計] 檢視中啟動   在 [設計檢視中,您先建立的表格結構。您然後切換至 [資料工作表檢視],輸入資料,或使用其他方法,例如貼上,或匯入輸入資料。

  1. [建立] 索引標籤中 [表格] 群組中,按一下 [資料表設計]。 按鈕影像

  2. 在資料表中每一個欄位,在 [欄位名稱] 欄中,輸入名稱,然後選取資料類型的資料類型] 清單。

  3. 如果您想,您可以在 [描述] 欄中輸入每個欄位的描述。當游標位於資料工作表檢視中的欄位時,描述然後會顯示在狀態列上。描述是也作為狀態列文字任何控制項的表單或報表,您將欄位從 [欄位清單] 窗格中,建立以及所建立的任何控制項該欄位的當您使用 [表單精靈] 或 [報表精靈]。

  4. 您已新增所有欄位後,儲存資料表:

    • 按一下 [檔案] 索引標籤上的 [儲存檔案]

  5. 您可以開始在表格中輸入資料隨時切換至 [資料工作表] 檢視,按一下第一個空白儲存格。您也可以將資料從其他來源],貼複製從其他來源至 Access 資料表的資料的一節所述。

設定設計] 檢視中的欄位屬性   無論建立表格的方式,最好檢查並設定欄位屬性。在資料工作表檢視中有部分內容,而某些屬性只能設定設計] 檢視中。若要切換至 [設計] 檢視,以滑鼠右鍵按一下 [功能窗格中的資料表,然後按一下[設計] 檢視。若要查看欄位的內容,按一下 [在設計格線中的欄位]。設計格線中,在 [欄位屬性] 下方會顯示的內容。

若要查看每個欄位屬性的描述,按一下 [屬性] 並閱讀 [欄位屬性] 下的 [屬性] 清單旁的方塊中的說明。您可以按一下 [說明] 按鈕來取得更詳細的資訊。

下表說明一些常用調整欄位屬性。

屬性

描述

[欄位大小]

文字欄位,這個屬性會設定欄位中所儲存的字元的數上限。最大值為 255。數字欄位,這個屬性會設定將會儲存的數字類型 (長整數] 雙等等)。最有效的資料儲存空間,建議您配置小您認為您將需要資料的空間量。您可以調整值向上以上版本,如果您的需求變更。

格式

這個屬性會顯示資料的方式。儲存在欄位,並不會影響實際資料。您可以選取預先定義的格式,或輸入自訂格式。

[輸入遮罩]

若要指定的所有資料,將會在此欄位中輸入模式中使用此屬性。這有助於確保所有的資料正確,輸入,且包含所需的字元數目。關於建立輸入的遮罩的說明,請按一下 [ [建立器] 按鈕 在右側的 [屬性] 方塊。

[預設值]

若要指定預設值,會出現在此欄位會新增一筆新記錄每次使用這個屬性。例如,如果您有日期/時間] 欄位中一定要錄製的日期,已新增記錄,您可以輸入 「 date () 」 (不含引號) 做為預設值。

必要

此屬性設定值,需要在此欄位中。如果您將此屬性設定為 [是]時,Access 不允許您新增記錄,除非此欄位中輸入值。

頁面頂端

從其他來源的資料複製到 Access 資料表

如果您的資料目前儲存在另一個程式中,例如 Excel,您可以複製並貼到 Access 資料表。一般而言,此最適合如果資料已經分隔成資料行,就和在 Excel 工作表中。如果您的資料是在 word 中處理程式,最好來分隔多欄資料使用] 索引標籤,或將資料轉換成文字處理程式中的表格之前複製的資料。如果您的資料需要任何編輯或操作 (例如,分隔完整姓名分成名字和姓氏),您可能會想要這麼做之前複製的資料,尤其是如果您不熟悉存取。

當您將資料貼入空白資料表時,Access 會依據哪一類的資料發現那里每個欄位的資料類型。例如,如果貼上] 欄位包含而不是包含日期值,Access 就會套用日期/時間資料類型的欄位。如果 [貼上] 欄位包含只有字 「 是 」 和 「 沒有 」,Access 就會套用 [是/否] 資料類型的欄位。

Access 的名稱取決於找到的第一列的 [貼上資料的欄位。貼上資料的第一列類似類型的資料列時,Access 會決定的第一列是資料,並指派欄位一般的名稱 (F1、 F2 等)。如果不類似於各列的 [貼上資料的第一列,Access 會決定的第一列包含欄位名稱。Access 會相應地名稱欄位,並不包含資料中的第一列。

如果 Access 指派一般的欄位名稱,您應該重新命名欄位越快越若要避免混淆。使用下列程序:

  1. 按下 CTRL + S 儲存資料表。

  2. 在 [資料工作表檢視中,按兩下每個欄標題,,然後輸入描述性的每個資料行名稱。

  3. 一次儲存資料表。

附註: 您也可以使用切換至 [設計檢視和編輯的欄位名稱以重新命名欄位。若要切換至 [設計] 檢視,以滑鼠右鍵按一下 [功能窗格中的資料表,然後按一下 [設計檢視]。若要切換回 [資料工作表檢視,請按兩下 [功能窗格中的資料表。

頁面頂端

匯入、 附加或連結至資料從其他來源

您可能會有儲存在其他程式中的資料,而且您想要該資料匯入到新的資料表,或將其新增至在 Access 中現有的資料表。或您可能會使用在其他程式中,將其資料的人員,而您想要使用其在 Access 中的連結。兩種方式,Access 輕鬆使用從其他來源的資料。您可以在 Excel 工作表、 從另一個 Access 資料庫中的表格,從 SharePoint 清單,或從各種不同的其他來源匯入資料。您使用的程序稍有不同,根據您的來源,但下列程序可帶您入門。

  1. 在 Access 中,[外部資料] 索引標籤的 [匯入與連結] 群組中按一下您要匯入的檔案類型的命令。

    [外部資料] 索引標籤上的 [匯入與連結] 群組

    例如,如果您從 Excel 工作表,以匯入資料,按一下 [ Excel]。如果您沒有看到您所需要的程式類型,請按一下 [更多]。

    附註: 如果您找不到正確的格式類型,[匯入與連結] 群組中,您可能必須啟動的程式您原本建立的資料,然後使用該程式中以一般檔案格式 (例如分隔符號文字檔) 之前的資料儲存可以 import 到 Access 中的資料。

  2. 在 [取得外部資料] 對話方塊中,按一下 [瀏覽以尋找來源資料檔案,或在 [檔案名稱] 方塊中輸入的來源資料檔案的完整路徑。

  3. 按一下您想要的選項 (所有程式] 可都讓您匯入,請與一些可都讓您附加或連結) 在 [指定方式及位置,您想要儲存目前的資料庫中的資料。您可以建立新的資料表,使用 [匯入的資料或者 (與某些程式中),您可以將資料新增至現有資料表或建立連結的資料表維護來源應用程式中的資料的連結。

  4. 如果啟動精靈,請依照指示精靈的下一個幾個頁面上。在精靈的最後一個頁面上,按一下 [完成]

    如果您從匯入] 或 [連結資料表的 Access 資料庫,就會出現 [匯入物件] 或 [連結資料表] 對話方塊。選擇 [項目您想要然後按一下[確定]。

    確切的程序取決於您選擇要匯入、 附加或連結資料。

  5. Access 會提示您是否要儲存您完成匯入作業的詳細資料。如果您認為您將會執行此相同匯入作業稍後,按一下 [儲存匯入步驟],然後輸入 [詳細資料。然後您可以輕鬆地重複在未來的作業,即可在 [外部資料] 索引標籤上的 [匯入與連結] 群組中的儲存的匯入 按鈕圖像 。如果您不想儲存作業的詳細資料,請按一下 [關閉]。

如果您選擇要匯入資料表,Access 會將資料匯入新的資料表,然後在 [功能窗格中顯示 [表格] 群組底下的資料表。如果您選擇將資料新增至現有的資料表,資料會新增至該表格中。如果您選擇要連結至資料時,Access 會建立連結的資料表在 [表格] 群組功能窗格] 中。

頁面頂端

新增應用程式組件

您可以使用的應用程式組件將功能新增至現有的資料庫。在應用程式組件很簡單,為單一資料表,或它可以包含多個相關的物件的詳細資訊,例如資料表和繫結表單。

註解應用程式組件,例如包含自動編號識別碼] 欄位、 日期] 欄位中,與備忘] 欄位的資料表。您可以將其新增至任何資料庫,並使用為-,或使用最小自訂。

  1. 開啟您要新增應用程式組件的資料庫。

  2. 按一下 [建立] 索引標籤。

  3. 在 [範本] 群組中,按一下 [應用程式組件]。隨即會開啟 [可用的組件的清單。

  4. 按一下您想要新增的應用程式組件。

頁面頂端

開啟現有的 Access 資料庫

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤上的 [開啟舊檔]。

  2. 在 [開啟] 對話方塊中,瀏覽至您想要開啟的資料庫。

  3. 請執行下列其中一項操作:

    • 按兩下 [ Access 選項] 對話方塊或模式中所設定的系統管理原則指定的預設模式中開啟該資料庫。

    • 按一下 [開啟多位使用者的環境中開啟共用的 access 資料庫,讓您與其他使用者可以讀取和寫入到資料庫]。

    • 按一下 [開啟] 按鈕旁的箭號,然後按一下 [開啟為唯讀,以開啟資料庫中的唯讀存取權限,以便您可以檢視但無法加以編輯。其他使用者仍然可以讀取及撰寫至資料庫。

    • 按一下 [開啟] 按鈕旁的箭號,然後按一下 [獨佔式開啟使用來開啟資料庫的獨佔式存取。當您開啟以獨佔式存取資料庫時,其他人嘗試開啟資料庫會收到 「 檔案使用中的 」 訊息。

    • 按一下 [開啟] 按鈕旁的箭號,然後按一下 [開啟唯讀的 access 資料庫的獨佔式唯讀開啟。其他使用者仍可開啟資料庫,但僅限於唯讀模式。

附註: 您可以直接開啟外部的檔案格式,例如 dBASE、 Microsoft Exchange 或 Excel 中的資料檔案。您可以也會直接開啟任何ODBC 資料來源,例如 Microsoft SQL Server。Access 會自動在 [資料檔的相同資料夾中建立新的 Access 資料庫,並新增連結到外部資料庫中的每個資料表。

祕訣

  • 若要開啟其中一個最近開啟的資料庫,在 [檔案] 索引標籤上按一下 [最近],再按一下 [檔案名稱,為該資料庫。Access 會使用相同的選項設定,必須將其開啟上一次開啟資料庫。如果沒有顯示最近使用的檔案清單,在 [檔案] 索引標籤上按一下 [選項]。在 [ Access 選項] 對話方塊中,按一下 [用戶端設定]。在 [顯示,輸入要顯示在 [最近的文件清單中,上限為 50 中的文件數。

    您也可以在導覽列的 Backstage 檢視中,連按兩下存取顯示最近使用的資料庫: 1) [檔案] 索引標籤,2) 最近使用的資料庫,您想要開啟。底部附近的 [最近] 索引標籤,選取 [快速存取最新的資料庫的這個數字] 核取方塊,然後調整以顯示資料庫的數目。

  • 如果您要開啟資料庫,即可在 [檔案] 索引標籤上的 [開啟] 命令,您可以檢視先前已我最近的文件中的 [開啟] 對話方塊,即可開啟的資料庫快速鍵的清單。

頁面頂端

您想要做什麼?

認識開始使用 Microsoft Office Access 頁面

使用範本建立資料庫

不使用範本建立資料庫

從其他來源的資料複製到 Access 資料表

匯入、 附加或連結至資料從其他來源

開啟現有的 Access 資料庫

建立空白的自訂範本

認識開始使用 Microsoft Office Access 頁面

當您第一次啟動 Access,或如果關閉而不關閉 Access 資料庫時,會顯示 [ Microsoft Office Access 快速入門] 頁面。

Microsoft Office Access 快速入門頁面

此頁面是您可以建立新的資料庫、 開啟現有的資料庫,或檢視的 Microsoft Office Online 的主要的內容的起點。

使用範本建立資料庫

Access 可讓您使用各種不同的範本,您可以使用來加速資料庫建立程序。範本會包含所有資料表、 查詢、 表單及報表所需執行特定工作的準備使用資料庫。例如,有來追蹤問題、 管理連絡人,或費用記錄,您可以使用的範本。某些範本包含來說明如何使用的一些範例記錄。可以使用範本資料庫,因為它們,或者您可以加以自訂,以更符合您的需求。

如果這些範本的其中一個符合您的需求,通常多使用是最快的方法,以取得資料庫開始。不過,如果您想要匯入到 Access 中的另一個程式中的資料,您可能決定最好是不使用範本建立資料庫。範本會有已定義的資料結構,可能需要調整現有範本的結構資料的工作。

  1. 如果您有開啟資料庫時,按一下 [ Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕影像 ,然後按一下 [關閉資料庫 按鈕影像 以顯示 [ Microsoft Office Access 快速入門] 頁面。

  2. 數個主要的範本會顯示 [ Microsoft Office Access 快速入門] 頁面中間,當您按一下 [範本類別] 窗格中的連結時,其他就可以使用。您可以從 Office Online 網站下載其他範本。請參閱本文的詳細資料的下一節。

  3. 按一下您想要使用的範本。

  4. Access 建議您在 [檔案名稱] 方塊中的資料庫的檔案名稱,如果您想要您可以變更檔案名稱。若要將資料庫儲存為不同的資料夾,從 [檔案名稱] 方塊下方顯示的項目中,按一下 [ 按鈕影像 ,瀏覽到您要儲存,然後再按一下[確定]。或者,您可以建立並連結至 SharePoint 網站的資料庫。

  5. 按一下 [建立] (或下載Office Online 範本的)]。

    Access 會建立或下載資料庫並再將它開啟。表單隨即出現,您可以開始輸入資料。如果您的範本包含範例資料,您可以刪除每一筆記錄,按一下 [記錄選取器 (灰色的方塊或列記錄的左邊),然後執行下列動作:

    在 [常用] 索引標籤的 [記錄] 群組中,按一下 [刪除按鈕影像

  6. 若要開始輸入資料,請按一下表單上的第一個空白儲存格,然後開始輸入。使用 [功能窗格瀏覽其他表單或報表,您可能會想要使用的。

從 Office Online 下載範本

如果您找不到在 [ Microsoft Office Access 快速入門] 頁面中,符合您需求的範本,您已連線到網際網路,您可以瀏覽 Office Online 網站的更多選項。

  1. 在 [ Microsoft Office Access 快速入門] 頁面上的 [在其他 Office Online 上,按一下 [範本]。

    在 Office Online 上的 [範本首頁] 頁面會顯示在瀏覽器視窗。

  2. 若要尋找您想要使用,並遵循指示下載的 Access 範本中使用的 Office Online 瀏覽與搜尋工具。當您下載範本時,資料庫檔案下載到您的電腦並開啟新的執行個體的存取權。在大部分情況下,範本的設計,讓您可以開始輸入資料立即開啟資料輸入表單。

如需有關如何使用範本的詳細資訊,請參閱Access 2007 範本指南的文章。

頁面頂端

不使用範本建立資料庫

如果您不想要使用的範本,您可以建立資料庫來建立您自己的資料表、 表單、 報表和其他資料庫物件。在大部分情況下,這通常涉及下列一或多項動作:

  • 輸入、 貼上,或當您建立新的資料庫,會建立的資料表,將資料匯入,然後重複使用您使用在 [建立] 索引標籤上的 [資料表] 命令來建立的新表格的程序。

  • 從其他來源匯入資料與程序中建立新的資料表。

建立空白的資料庫
  1. 在 [ Microsoft Office Access 快速入門] 頁面上,按一下 [新的空白資料庫] 下的 [空白資料庫]。

    [空白資料庫] 按鈕

  2. 在 [空白資料庫] 窗格中,輸入檔案名稱] 方塊中的檔案名稱。如果您沒有副檔名,Access 會為您將它加入。若要變更預設檔案的位置,按一下 [瀏覽至要將您的資料庫的位置 按鈕影像 ([檔案名稱] 方塊中) 旁,瀏覽至新位置,,然後按一下[確定]

  3. 按一下 [建立]。

    Access 建立空白資料表命名 Table1,資料庫,並在資料工作表檢視中開啟 Table1。游標會放在 [新增欄位] 欄中的第一個空白儲存格。

  4. 開始輸入要新增資料,或從其他來源至 Access 資料表的資料複製的一節所述,您可以貼上從其他來源],資料。

在 [資料工作表檢視中輸入資訊被為了很類似Microsoft Office Excel 2007工作表中的工作。當您輸入的資料建立表格結構,的每當您將新的資料行加入至資料表中,定義新的欄位。Access 會自動設定為每個欄位的資料類型,根據您輸入的資料。

如果您不想這次,Table1 中輸入資訊,請按一下 [關閉 按鈕影像 ]。如果您對表格進行任何變更,Access 會提示您儲存變更至資料表。按一下 [ ]以儲存變更,按一下 [],若要放棄,或按一下 [取消] 若要開啟資料表]。

重要: 如果您關閉 Table1 但不儲存,至少一次時,Access 會刪除整個表格,即使您在筆記本內輸入資料。

新增資料表

您可以新增到現有的資料庫的新表格,使用 [建立] 索引標籤上的 [表格] 群組中的命令。

Access 功能區影像

建立表格,在 [資料工作表檢視中啟動   在資料工作表檢視中,您可以立即輸入資料,並讓 Access 建立的表格結構,在背景。欄位名稱指定數字 (Field1,Field2,以及等等),Access 會自動設定的每個欄位的資料類型,根據您輸入的資料。

  1. 在 [建立] 索引標籤中 [表格] 群組中,按一下 [表格按鈕影像

    Access 會建立資料表,並選取 [新增欄位] 欄中的第一個空白儲存格。

    附註: 如果您沒有看到 [新增欄位] 欄,您可能,而不是資料工作表檢視的 [設計] 檢視中。若要切換至 [資料工作表] 檢視,請按兩下 [功能窗格中的資料表。Access 會提示您儲存新的資料表,然後切換至 [資料工作表] 檢視。

  2. [資料工作表] 索引標籤中的欄位與欄] 群組中,按一下 [新增欄位按鈕影像

    Access 會顯示 [欄位範本窗格中,其中包含常用的欄位類型的清單。如果您按兩下或將欄位拖曳到您的資料工作表時,Access 會該名稱以新增欄位,並將其屬性設定為適當的值的欄位類型。如果您想要您可以更新版本中,變更內容。如果您拖曳欄位時,您必須將其拖曳至 [資料工作表包含資料的區域。垂直插入列會出現,並顯示欄位放置的位置。

  3. 若要新增資料,開始的第一個空白儲存格中,輸入或貼上資料從其他來源],從其他來源至 Access 資料表的複製資料的一節所述。

  4. 若要重新命名欄 (欄位),請按兩下欄名,然後輸入新名稱。

    讓您得知自己包含什麼當您看到 [欄位清單] 窗格中是好的做法,每個欄位中,提供有意義的名稱。

  5. 若要移動資料行,按一下 [選取資料行,其標題,然後拖曳欄到您要的位置。

    您可以也選取多個連續的資料行,然後將其拖曳到新的位置,一次。若要選取多個連續的資料行,按一下第一欄的欄標題,然後,按住 SHIFT,同時按一下最後一欄的欄標題。

建立表格,在 [設計] 檢視中啟動   在 [設計檢視中,您先建立新的資料表結構。您然後切換至 [資料工作表檢視],輸入資料,或使用其他方法,例如貼上,或匯入輸入資料。

  1. [建立] 索引標籤中 [表格] 群組中,按一下 [資料表設計]。 按鈕影像

  2. 在資料表中每一個欄位,在 [欄位名稱] 欄中,輸入名稱,然後選取資料類型的資料類型] 清單。

    附註: 如果您沒有看到 [欄位名稱資料類型] 欄,您可能在資料工作表檢視,而不是在 [設計檢視中。要切換至 [設計] 檢視,請以滑鼠右鍵按一下 [功能窗格] 中的資料表,然後按一下[設計] 檢視 按鈕影像 。Access 會提示您輸入新的資料表的名稱,然後切換至 [設計] 檢視。

  3. 如果您想,您可以在 [描述] 欄中輸入每個欄位的描述。當游標位於資料工作表檢視中的欄位時,描述然後會顯示在狀態列上。描述是也作為狀態列文字任何控制項的表單或報表,您將欄位從 [欄位清單] 窗格中,建立以及所建立的任何控制項該欄位的當您使用 [表單精靈] 或 [報表精靈]。

  4. 您已新增所有欄位後,儲存資料表:

    • 按一下 Office 按鈕影像 Microsoft Office 按鈕],然後按一下 [儲存],或按下 CTRL + S 按鈕影像

  5. 您可以開始在表格中輸入資料隨時切換至 [資料工作表] 檢視,按一下第一個空白儲存格。您也可以將資料從其他來源],貼複製從其他來源至 Access 資料表的資料的一節所述。

建立使用範本的表格   Access 提供常用的類型的資料表範本。按一下滑鼠,您可以使用已設定的欄位建立完成的資料表結構與準備好要使用。如有需要您可以再新增或移除欄位,讓表格符合您的需求。

  1. [建立] 索引標籤中 [表格] 群組中,按一下 [資料表範本,然後從清單中選取其中一個可用的範本。

  2. 若要新增資料,開始的第一個空白儲存格輸入或貼上資料從其他來源],[複製到 Access 資料表的其他來源] 區段中所述。

    • 若要刪除的欄   

      1. 欄名,以滑鼠右鍵按一下,然後按一下 [刪除欄 按鈕圖像

    • 若要新增欄   

      1. [資料工作表] 索引標籤中的欄位與欄] 群組中,按一下 [新增欄位按鈕影像

      2. Access 會顯示 [欄位範本窗格中,其中包含常用的欄位類型的清單。如果您按兩下或將欄位拖曳到您的資料工作表時,Access 會該名稱以新增欄位,並將其屬性設定為適當的值的欄位類型。如果您想要您可以更新版本中,變更內容。如果您拖曳欄位時,您必須將其拖曳至 [資料工作表包含資料的區域。垂直插入列會出現,並顯示欄位放置的位置。

  3. 儲存資料表:

    • 按一下 Office 按鈕影像 Microsoft Office 按鈕],然後按一下 [儲存],或按下 CTRL + S 按鈕影像

設定設計] 檢視中的欄位屬性   無論建立表格的方式,最好檢查並設定欄位屬性。這只在 [設計] 檢視中完成。若要切換至 [設計] 檢視,以滑鼠右鍵按一下 [功能窗格中的資料表,然後按一下[設計] 檢視。若要查看欄位的內容,按一下 [在設計格線中的欄位]。設計格線中,在 [欄位屬性] 下方會顯示的內容。

若要查看每個欄位屬性的描述,按一下 [屬性] 並閱讀 [欄位屬性] 下的 [屬性] 清單旁的方塊中的說明。您可以按下 F1,以取得更詳細的資訊。

下表說明一些常用調整欄位屬性。

屬性

描述

[欄位大小]

文字欄位,這個屬性會設定欄位中所儲存的字元的數上限。最大值為 255。數字欄位,這個屬性會設定將會儲存的數字類型 (長整數] 雙等等)。最有效的資料儲存空間,建議您配置小您認為您將需要資料的空間量。您可以調整值向上以上版本,如果您的需求變更。

格式

這個屬性會顯示資料的方式。儲存在欄位,並不會影響實際資料。您可以選取預先定義的格式,或輸入自訂格式。

[輸入遮罩]

若要指定的所有資料,將會在此欄位中輸入模式中使用此屬性。這有助於確保所有的資料正確,輸入,且包含所需的字元數目。關於建立輸入的遮罩的說明,請按一下 [ [建立器] 按鈕 在右側的 [屬性] 方塊。

[預設值]

若要指定預設值,會出現在此欄位會新增一筆新記錄每次使用這個屬性。例如,如果您有日期/時間] 欄位中一定要錄製的日期,已新增記錄,您可以輸入 「 date () 」 (不含引號) 做為預設值。

必要

此屬性設定值,需要在此欄位中。如果您將此屬性設定為 [是]時,Access 不允許您新增記錄,除非此欄位中輸入值。

頁面頂端

從其他來源的資料複製到 Access 資料表

如果您的資料目前儲存在其他程式,例如Office Excel 2007,您可以複製並貼到 Access 資料表。一般而言,此最適合如果資料已經分隔成資料行,就和在 Excel 工作表中。如果您的資料是在 word 中處理程式,最好來分隔多欄資料使用] 索引標籤,或將資料轉換成文字處理程式中的表格之前複製的資料。如果您的資料需要任何編輯或操作 (例如,分隔完整姓名分成名字和姓氏),您可能會想要這麼做之前複製資料,尤其是如果您不熟悉存取。

當您將資料貼入空白資料表時,Access 會依據哪一類的資料發現那里每個欄位的資料類型。例如,如果貼上] 欄位包含而不是包含日期值,Access 就會套用日期/時間資料類型的欄位。如果 [貼上] 欄位包含只有字 「 是 」 和 「 沒有 」,Access 就會套用 [是/否] 資料類型的欄位。

Access 的名稱取決於找到的第一列的 [貼上資料的欄位。貼上資料的第一列類似類型的資料列時,Access 會決定的第一列是資料,並指派欄位一般的名稱 (F1、 F2 等)。如果不類似於各列的 [貼上資料的第一列,Access 會決定的第一列包含欄位名稱。Access 會相應地名稱欄位,並不包含資料中的第一列。

如果 Access 指派一般的欄位名稱,您應該重新命名欄位越快越若要避免混淆。使用下列程序:

  1. 儲存資料表。

    • 按一下 Office 按鈕影像 Microsoft Office 按鈕],然後按一下 [儲存],或按下 CTRL + S 按鈕影像

  2. 在 [資料工作表檢視中,按兩下每個欄標題,,然後輸入有效的欄位名稱的每個欄。看起來就好像您正在輸入資料,但欄位標題列包含欄位名稱,而非資料。

  3. 一次儲存資料表。

附註: 您也可以使用切換至 [設計檢視和編輯的欄位名稱以重新命名欄位。若要切換至 [設計] 檢視,以滑鼠右鍵按一下 [功能窗格中的資料表,然後按一下 [設計檢視]。若要切換回 [資料工作表檢視,請按兩下 [功能窗格中的資料表。

頁面頂端

匯入、 附加或連結至資料從其他來源

您可能會有在其他程式中所儲存的資料,而且您想要的資料匯入到新的資料表,或將它附加至現有資料表在 Access 中。或您可能會使用在其他程式中,將其資料的人員,而您想要使用其在 Access 中的連結。兩種方式,Access 輕鬆使用從其他來源的資料。您可以在 Excel 工作表、 從另一個 Access 資料庫中的表格,從 SharePoint 清單,或從各種不同的其他來源匯入資料。您使用的程序稍有不同,根據您的來源,但下列程序可帶您入門。

  1. 在 Access 中,[外部資料] 索引標籤的 [匯入] 群組中按一下您要匯入的檔案類型的命令。

    Access 功能區影像

    例如,如果您從 Excel 工作表,以匯入資料,按一下 [ Excel]。如果您沒有看到您所需要的程式類型,請按一下 [更多]。

    附註: 如果您找不到正確的格式類型匯入] 群組中,您可能需要啟動的程式您原本建立的資料,然後使用該程式一般檔案中儲存的資料之前,您可以匯入的資料格式 (例如分隔符號文字檔) 將存取權。

  2. 在 [取得外部資料] 對話方塊中,按一下 [瀏覽以尋找來源資料檔案,或在 [檔案名稱] 方塊中輸入的來源資料檔案的完整路徑。

  3. 按一下您想要的選項 (所有程式] 可都讓您匯入,請與一些可都讓您以附加或連結) 在 [指定方式及位置,您想要儲存目前的資料庫中的資料。您可以建立新的資料表,使用 [匯入的資料或者 (與某些程式中),您可以將資料新增至現有資料表或建立連結的資料表維護來源應用程式中的資料的連結。

  4. 如果啟動精靈,請依照指示精靈的下一個幾個頁面上。在精靈的最後一個頁面上,按一下 [完成]

    如果您從匯入] 或 [連結資料表的 Access 資料庫,就會出現 [匯入物件] 或 [連結資料表] 對話方塊。選擇 [項目,再按一下[確定]。

    確切的程序取決於您選擇要匯入、 附加或連結資料。

  5. Access 會提示您是否要儲存您完成匯入作業的詳細資料。如果您認為您將會執行此相同匯入作業稍後,按一下 [儲存匯入步驟],然後輸入 [詳細資料。然後您可以輕鬆地重複稍後作業,即可在 [外部資料] 索引標籤上的 [匯入] 群組中的儲存的匯入 按鈕圖像 。如果您不想儲存作業的詳細資料,請按一下 [關閉]。

如果您選擇要匯入資料表,Access 會將資料匯入新的資料表,然後在 [功能窗格中顯示 [表格] 群組底下的資料表。如果您選擇將資料新增至現有的資料表,資料會新增至該表格中。如果您選擇要連結至資料時,Access 會建立連結的資料表在 [表格] 群組功能窗格] 中。

頁面頂端

開啟現有的 Access 資料庫
  1. 按一下 Microsoft Office 按鈕 Office 按鈕影像 ,然後按一下 [開啟]。

  2. 在 [開啟] 對話方塊中,瀏覽至您想要開啟的資料庫。

  3. 請執行下列其中一項操作:

    • 按兩下 [ Access 選項] 對話方塊或模式中所設定的系統管理原則指定的預設模式中開啟該資料庫。

    • 按一下 [在多使用者環境中開啟共用的 access 資料庫,讓您與其他使用者可以讀取和寫入到資料庫的 [開啟]。

    • 按一下 [開啟] 按鈕旁的箭號,然後按一下 [開啟為唯讀,以開啟資料庫中的唯讀存取權限,以便您可以檢視但無法加以編輯。其他使用者仍然可以讀取及撰寫至資料庫。

    • 按一下 [開啟] 按鈕旁的箭號,然後按一下 [獨佔式開啟]以開啟資料庫的獨佔式存取。當您開啟以獨佔式存取資料庫時,其他人嘗試開啟資料庫會收到 「 檔案使用中的 」 訊息。

    • 按一下 [開啟] 按鈕旁的箭號,然後按一下 [開啟唯讀的 access 資料庫的獨佔式唯讀開啟。其他使用者仍可開啟資料庫,但僅限於唯讀模式。

如果您找不到您想要開啟的資料庫   

  1. 在 [開啟] 對話方塊中,按一下 [我的電腦,或按一下 [查詢] 下拉式清單中的 [我的電腦

  2. 磁碟機清單中,可能會包含資料庫,然後按一下 [搜尋以滑鼠右鍵按一下您的想法的磁碟機。

  3. 在 [搜尋結果] 對話方塊中,輸入您的搜尋條件,然後按一下 [搜尋],以搜尋資料庫。

  4. 如果找不到資料庫,按兩下加以開啟。

  5. 您必須按一下 [開啟] 對話方塊以開啟資料庫中的 [取消。然後關閉 [搜尋結果] 對話方塊。

附註: 您可以直接開啟外部的檔案格式,例如 dBASE、 Paradox、 Microsoft Exchange 或 Excel 中的資料檔案。您可以也會直接開啟任何ODBC 資料來源,例如 Microsoft SQL Server 或 Access。Access 會自動在 [資料檔的相同資料夾中建立新的 Access 資料庫,並新增連結到外部資料庫中的每個資料表。

祕訣
  • 若要開啟其中一個最近開啟的資料庫,請按一下該資料庫,在Microsoft Office Access 快速入門] 頁面上的 [開啟最近使用的資料庫] 清單中的檔案名稱。Access 會使用相同的選項設定上次開啟該檔案的開啟資料庫。如果沒有顯示最近使用的檔案清單,請按一下 [ Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕影像 ,然後按一下 [ Access 選項。在 [ Access 選項] 對話方塊中,按一下 [進階]。在 [顯示,輸入要顯示在 [最近的文件清單中,上限為 9 中的文件數。

  • 如果您要開啟資料庫,按一下 [ Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕影像 ,然後使用 [開啟] 命令,您可以檢視先前已開啟,按一下 [我最近的文件中的資料庫快速鍵的清單開啟對話方塊。

頁面頂端

建立空白的自訂範本

當您建立新的空白資料庫時,Access 就會開啟新的資料表中您可以輸入資料,但它建立資料庫中的任何其他物件。如果您想其他物件,例如表單、 報表、 巨集] 或其他表格呈現您建立的所有新的資料庫,您可以建立自訂的空白範本包含這些物件。然後,您下次建立新的資料庫,它會已包含在範本中的物件。這些物件,除了範本可以包含填入資料,以及任何特殊設定的設定、 資料庫屬性、 參照或您想要在所有新的資料庫中的程式碼的資料表。

例如,假設您有您要在所有的專案中使用的巨集的集合。如果您建立包含這些巨集的空白範本,Access 會包含這些您建立的任何新資料庫中。

您可以在Office Access 2007檔案格式、 Access 2002-2003年檔案格式或 Access 2000 檔案格式來建立空白的範本。範本必須命名 Blank.accdb Office Access 2007檔案格式,和 Blank.mdb 舊版的檔案格式。

  • 如果預設檔案格式設定為 Access 2000 或 Access 2002-2003 中,Access 會使用 Blank.mdb 為空白範本的檔案名稱。在 Blank.mdb 相同的檔案格式建立新的資料庫。例如,即使您的預設檔案格式 Access 2000、 Access 2002-2003年檔案格式的範本名稱 Blank.mdb 時,您建立的任何新資料庫會為 Access 2002-2003年格式。

  • 如果您的預設檔案格式設定為 Access 2007 時,Access 會使用 Blank.accdb 作為空白範本的檔案名稱。

我要如何變更預設檔案格式?

  1. 按一下 [Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕影像 ,然後按一下 [Access 選項]

  2. 在 [ Access 選項] 對話方塊中,按一下 [常用]。

  3. 建立資料庫] 下,從預設檔案格式] 下拉式清單中選取您要的格式。

若要建立空白的範本,請執行下列其中一項:

  • 建立新的資料庫 (您可以將其命名為空白或暫存的名稱),然後再匯入或建立您想要包含在範本中的物件。

  • 複製現有的資料庫已包含您想要在範本中的物件,然後刪除您不希望任何的物件。

有您想要在範本中的物件之後,您必須將其儲存至的特定位置。

  1. 按一下 [ Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕影像 ,然後指向 [另存新檔]。

  2. 儲存另一種格式的資料庫] 下按一下您要的範本的檔案格式。

  3. 在 [另存新檔] 對話方塊中,瀏覽至下列兩個範本資料夾:

    • 系統範本資料夾   例如,C:\Program Files\Microsoft Office\Templates\1033\Access

    • 使用者範本] 資料夾   例如:

      • 在 [ Windows Vista    c:\Users\user name\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

      • 在 Microsoft Windows Server 2003 或 Microsoft Windows XP 中   C:\Documents and Settings\user name\Application 使用者 \application Data\Microsoft\Templates

        附註: 在 [系統的範本] 資料夾中的空白範本會覆寫任何使用者範本資料夾中的空白範本。

  4. 檔案名稱] 方塊中,輸入Blank.accdb (或Blank.mdb,如果您正在建立較舊版本範本),然後按一下 [儲存

現在的新範本的位置,當您建立新的空白資料庫時,在範本中的物件依預設會包含您建立的任何新資料庫中。Access 會在資料工作表檢視中,開啟新的資料表,但不使用範本建立新的空白資料庫時。

若要停止使用空白範本,請刪除或重新命名的檔案命名 Blank.accdb (或 Blank.mdb,舊版 Access 的)。

頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

擴展您的技能
探索訓練
優先取得新功能
加入 Office 測試人員

這項資訊有幫助嗎?

感謝您的意見反應!

感謝您的意見反應! 我們將協助您與其中一位 Office 支援專員連絡以深入了解您的意見。

×