建立新資料庫

附註: 我們想要以您的語言,用最快的速度為您提供最新的說明內容。 本頁面是經由自動翻譯而成,因此文中可能有文法錯誤或不準確之處。 讓這些內容對您有所幫助是我們的目的。 希望您能在本頁底部告訴我們這項資訊是否有幫助。 此為英文文章出處,以供參考。

本文涵蓋啟動Access的基本程序,建立資料庫,將會用於桌面在電腦上,不透過網頁。 它說明如何使用範本建立桌面資料庫,以及如何建立在資料庫中從頭開始建立您自己的資料表、 表單、 報表和其他資料庫物件。 它也會說明一些技巧,您可以用來取得現有資料至新的資料庫。

本文內容

概觀

使用範本建立資料庫

不使用範本建立資料庫

將資料從其他來源複製到 Access 資料表

匯入、 附加或連結至資料來源

新增應用程式組件

開啟現有的 Access 資料庫

使用 Access 2007 嗎?

概觀

當您第一次啟動 Access,或如果您沒有關閉 Access 關閉資料庫時,會顯示 Microsoft Office Backstage 檢視。

Backstage 檢視可從中建立新的資料庫、 開啟現有的資料庫、 檢視從Office.com精選的內容的起點,您也可以使用 Access 資料庫檔案或外部資料庫,而不是的若要執行的任何項目內資料庫。

建立資料庫

當您開啟 Access 時,Backstage 檢視會顯示 [新增] 索引標籤。 [新增] 索引標籤提供數種方式可以建立新的資料庫:

  • 空白資料庫    如果您想要您可以開始中從頭開始。 如果您有非常特定的設計需求或您需要容納或納入的現有資料,這是很好的選項。

  • 使用 Access 已經安裝的範本    請考慮使用範本,如果您已開始新的專案,並想要開始。 Access 提供數種預設安裝的範本。

  • 從Office.com範本    除了 Access 隨附的範本,您可以在Office.com找到許多其他範本。 您甚至不需要開啟瀏覽器,範本可供使用,從 [新增] 索引標籤。

新增至資料庫

當您使用的資料庫時,您可以新增欄位、 資料表或應用程式組件。

應用程式組件都可讓您同時使用數個相關的資料庫物件,如同一個功能。 比方說,在應用程式組件可能包含的資料表和表單以資料表為基礎的表單。 您可以新增資料表及表單,一次使用應用程式組件。

您也可以建立查詢、 表單、 報表、 巨集-您習慣使用的所有資料庫物件。

使用範本建立資料庫

Access 提供各種不同的範本,您可以使用作為-或做為起始點。 範本會包含所有資料表、 查詢、 表單、 巨集,以及執行特定工作所需的報表可供使用資料庫。 例如,有您可用來追蹤問題、 管理連絡人,或保留記錄的支出金額的範本。 某些範本包含可協助示範其使用的一些範例記錄。

如果這些範本的其中一個符合您的需求,使用它通常最快的方法,取得資料庫開始。 不過,如果您想要匯入到 Access 中的另一個程式中的資料,您可能決定最好是不使用範本建立資料庫。 範本會有已定義的資料結構,它還可能需要許多工作要配合您現有的資料範本的結構。

  1. 如果您有資料庫開啟時,請在 [檔案] 索引標籤上按一下 [關閉]。 Backstage 檢視會顯示 [新增] 索引標籤。

  2. 多個組範本可在 [新增] 索引標籤的部分內建存取。 您可以從Office.com下載的其他範本。 請參閱本文以取得詳細資料的下一節。

  3. 選取您想要使用的範本。

  4. Access 會建議您在 [檔案名稱] 方塊中的資料庫的檔案名稱,如果您想要您可以變更檔案名稱。 若要將資料庫儲存為不同的資料夾,從 [檔案名稱] 方塊的下方顯示的項目,按一下 [ 按鈕圖像 ,瀏覽至您要儲存它,然後再按一下[確定]的資料夾。 或者,您可以建立並連結您的資料庫至 SharePoint 網站。

    附註: 雖然它們都使用 SharePoint,請在桌面資料庫連結至 SharePoint 網站不是使用 Access 服務 web 資料庫相同。 若要使用桌面資料庫,您必須安裝 Access。 Web 資料庫可供使用網頁瀏覽器。

  5. 按一下 [建立]。

    Access 會從您選擇,,然後開啟 [資料庫範本建立資料庫。 許多範本,表單會顯示在其中,您可以開始輸入資料。 如果您的範本包含範例資料,您可以刪除每一筆記錄,即可記錄選取器 (灰色的方塊或列上一筆記錄的左側),然後執行下列動作:

    在 [常用] 索引標籤上,按一下 [記錄] 群組中的 [刪除]。 按鈕圖像

  6. 若要開始輸入資料,請按一下表單上的第一個空白儲存格,然後開始輸入。 使用瀏覽窗格其他表單或報表,您可能會想要使用的瀏覽。 某些範本包含可讓您以不同的資料庫物件之間移動瀏覽表單。

如需有關如何使用範本的詳細資訊,請參閱使用範本來建立 Access 桌面資料庫

頁面頂端

不使用範本建立資料庫

如果您不想使用範本,您可以建立資料庫來建立您自己的資料表、 表單、 報表和其他資料庫物件。 在大部分情況下,這牽涉到下列一或兩項動作:

  • 輸入貼上,或當您建立新資料庫建立資料表將資料匯入,然後重複使用的您使用 [建立] 索引標籤上 [表格] 命令來建立新資料表的程序。

  • 從其他來源匯入資料與程序中建立新的資料表。

建立空白資料庫

  1. 在 [檔案] 索引標籤上按一下 [新增],然後按一下 [空白資料庫

  2. 在 [檔案名稱] 方塊中輸入檔案名稱。 若要變更預設檔案的位置,按一下 [瀏覽至要放置您的資料庫的位置 按鈕圖像 ([檔案名稱方塊旁),瀏覽至新位置,,然後按一下[確定]。

  3. 按一下 [建立]。

    Access 會建立名為 1,在空白資料表的資料庫,然後在 [資料工作表檢視開啟資料表 1 游標會位在 [按一下以新增] 欄中的第一個空白儲存格。

  4. 開始輸入以新增資料,或可以在貼上資料從其他來源],[複製到 Access 資料表的另一個來源的資料] 區段中所述。

在資料工作表檢視中輸入資料被專為在 Excel 工作表中的工作,兩者十分相似。 當您輸入資料時,會建立的表格結構。 當您新增新的資料行的資料工作表時,新的欄位是資料表中定義。 Access 會自動設定每個欄位的資料類型,根據您輸入的資料。

如果您不想在 Table1 輸入資料,這次,請按一下 [關閉 按鈕圖像 。 如果您對表格進行任何變更,Access 會提示您儲存變更。 按一下 [] 以儲存變更,按一下 [],若要捨棄,或按一下 [取消] 以離開表格開啟。

提示:  Access 會尋找名為Blank.accdb位於 [安裝磁碟機] 資料夾中的檔案: \Program Files\Microsoft Office\Templates\1033\Access\。 如果存在, Blank.accdb會是不含 web 資料庫的所有新的空白資料庫] 範本。 它包含的任何內容被繼承的所有新的空白資料庫。 這是散佈部分的數字或公司免責聲明和原則之類的預設內容的好方法。 請記住, Blank.accdb沒有空白的新 web 資料庫建立任何影響。

重要: 如果您關閉 Table1 但不儲存,至少一次時,Access 會刪除整個表格,即使您在輸入資料。

新增表格

您可以新增到現有的資料庫的新表格,以使用在 [建立] 索引標籤上的 [表格] 群組中的命令。

Access 功能區影像

建立表格,在資料工作表檢視中啟動    在 [資料工作表檢視中,您可以立即輸入資料,並讓 Access 建置幕後的表格結構。 欄位名稱不會指定數字 (「 欄位 1 」、 Field2,等等),而且 Access 會自動設定的每個欄位的資料類型,根據您輸入的資料。

  1. 在 [建立] 索引標籤的 [資料表] 群組中,按一下 [資料表]。 按鈕圖像

    Access 會建立資料表,並選取 [按一下以新增] 欄中的第一個空白儲存格。

  2. 在 [欄位] 索引標籤新增 & 刪除] 群組中,按一下您想要新增的欄位類型。 如果您沒有看到您想要的類型,按一下 [其他欄位 按鈕圖像 ]。

  3. Access 會顯示常用的欄位類型的清單。 按一下您要的欄位類型,Access 會將新欄位新增到資料工作表的插入點。

    您可以透過拖曳方式將移動的欄位。 當您拖曳資料工作表中的欄位時,會顯示垂直插入列欄位放置的位置。

  4. 若要新增資料,開始在第一個空白儲存格,輸入或貼上資料從其他來源],[從其他來源至 Access 資料表的複製資料] 區段中所述。

  5. 若要重新命名欄 (欄位),請按兩下欄名,然後輸入新名稱。

    您應該為每個欄位中,提供有意義的名稱,讓您得知自己什麼包含在 [欄位清單] 窗格中看到它。

  6. 若要移動資料行,按一下 [選取資料行,其標題,然後拖曳欄至您想要的位置。 您可以也選取多個連續的欄,然後將其拖曳至新位置同時全部送出。 若要選取多個連續的資料行的第一欄,欄標題,然後按住 SHIFT,同時按一下最後一欄的欄標題。

建立表格,在 [設計] 檢視中啟動    在設計檢視中,您可以先建立資料表結構。 您然後切換到資料工作表檢視中,輸入資料,或使用其他方法,例如貼上,或匯入輸入資料。

  1. [建立] 索引標籤的 [資料表] 群組中,按一下 [資料表設計]按鈕影像

  2. 在資料表中每個欄位,在 [欄位名稱] 欄中,輸入名稱,然後選取資料類型從 [資料類型] 清單。

  3. 如果您想要您可以在 [描述] 欄中輸入每個欄位的描述。 當游標位於 [資料工作表檢視中的欄位時,描述就會顯示在狀態列上。 描述也作為狀態列文字任何控制項的表單或報表,您將欄位從 [欄位清單] 窗格中,拖曳來建立和建立的任何控制項的該欄位當您使用 [表單精靈] 或 [報表精靈。

  4. 您已新增所有欄位之後,儲存資料表:

    • 按一下 [檔案] 索引標籤上的 [儲存檔案]

  5. 您可以開始在表格中輸入資料隨時切換到資料工作表檢視,然後按一下第一個空白儲存格。 您也可以貼上資料從其他來源],[複製到 Access 資料表的另一個來源的資料] 區段中所述。

在 [設計檢視] 中設定欄位屬性    無論建立表格的方式,最好檢查並設定欄位屬性。 某些屬性則可在資料工作表檢視中,某些屬性只能在 [設計] 檢視中設定。 若要切換至 [設計] 檢視,以滑鼠右鍵按一下 [瀏覽窗格中的資料表,然後按一下 [設計] 檢視。 若要查看欄位的內容,請按一下 [設計格線中的欄位。 以下設計格線中,欄位屬性] 下顯示的內容。

若要查看每個欄位屬性的描述,按一下 [屬性] 並閱讀 [欄位屬性] 下的 [屬性] 清單旁的方塊中的描述。 您可以按一下 [說明] 按鈕來取得更詳細的資訊。

下表說明一些常用調整欄位屬性。

屬性

描述

[欄位大小]

文字] 欄位中,此屬性設定可以儲存在欄位中的字元數目上限。 最大值為 255。 數字欄位,這個屬性會設定數字,將儲存的類型 (長整數、 雙等等)。 最有效的資料儲存空間,建議您配置至少您認為您會需要資料的空間量。 您可以調整值向上版本,如果您的需求改變。

設定格式

這個屬性會顯示資料的方式。 在欄位中儲存它並不會影響實際資料。 您可以選取預先定義的格式,或輸入自訂格式。

[輸入遮罩]

使用此屬性來指定將此欄位中輸入的所有資料的模式。 如此可確保所有的資料正確,輸入和其包含所需的字元數目。 瞭解建立輸入的遮罩的說明,請按一下 [屬性] 方塊的右側 [建立器] 按鈕

[預設值]

若要指定預設值,會出現在此欄位會新增一筆新記錄的每次使用此屬性。 例如,如果您有一律要錄製的記錄已新增日期的日期/時間欄位,您可以輸入 「 date () 」 (不含引號) 做為預設值。

必要

是否需要在此欄位中的值,則會設定這個屬性。 如果您設定此屬性為 [,存取不允許您新增一筆新記錄,除非用於此欄位輸入值。

頁面頂端

將資料從其他來源複製到 Access 資料表

如果您的資料目前位於另一個程式,例如 Excel,您可以複製並貼到 Access 資料表。 一般而言,這最適合您的資料已分為欄中,如果和在 Excel 工作表中。 如果資料是在 word 中處理程式,最好使用來分開的資料行] 索引標籤,或將資料轉換成文字處理程式中的表格之前複製的資料。 如果您的資料需要任何編輯或操作 (例如,分隔完整姓名分成名字和姓氏),您可能會想要執行此動作之前複製的資料,尤其是如果您不熟悉存取。

當您將資料貼入空白資料表時,Access 就會設定何種資料卻那里根據每個欄位的資料類型。 例如,如果貼上] 欄位包含任何但日期值,存取適用於日期/時間資料類型的欄位。 如果 [貼上] 欄位包含只有文字"yes"和"no",存取適用於 [是/否] 資料類型的欄位。

存取名稱根據卻在貼上資料的第一列中的欄位。 貼上資料的第一列資料列,請遵循類似的類型時,Access 會決定的第一列是資料的一部分,並指派欄位 (F1、 F2 等) 的一般名稱。 如果無法類似各列的貼上資料的第一列,Access 會決定的第一列包含欄位名稱。 Access 會相應地名稱欄位,並不包含資料中的第一列。

如果 Access 指派一般的欄位名稱,您應該儘速若要避免混淆欄位重新命名。 使用下列程序:

  1. 按下 CTRL + S 儲存資料表。

  2. 在 [資料工作表檢視中,按兩下每個資料欄,,然後輸入每一欄的描述性欄位名稱。

  3. 一次儲存資料表。

附註: 您也可以切換到 [設計檢視和編輯的欄位名稱以重新命名欄位。 若要切換至 [設計] 檢視,以滑鼠右鍵按一下 [瀏覽窗格中的資料表,然後按一下 [設計檢視]。 若要切換回 [資料工作表檢視,請按兩下 [功能窗格中的資料表。

頁面頂端

匯入、 附加或連結至資料來源

您可能會有在其他程式中所儲存的資料,而且您想要將新資料表的資料匯入,或將它附加到現有的資料表中存取。 您可能會使用在其他程式中,將其資料的人員或您想要使用它在 Access 中連結至它的方式。 兩種方法,存取可讓您能輕鬆使用 [從其他來源的資料。 從 Excel 工作表、 從另一個 Access 資料庫中的表格、 SharePoint 清單,或在各種其他來源,您可以匯入資料。 您使用的程序稍有不同,根據您的來源,但下列程序可帶您入門。

  1. 在 Access 中,在 [外部資料] 索引標籤的 [匯入 & 連結] 群組中按一下您要匯入的檔案類型的命令。

    在 [外部資料] 索引標籤上的匯入與連結群組

    例如,如果您從 Excel 工作表,以匯入資料,按一下 [ Excel]。 如果您沒有看到您所需要的程式類型,按一下 [更多]。

    附註: 如果您找不到正確的格式類型,在 [匯入 & 連結] 群組中,您可能需要啟動您最初建立的資料的程式,然後使用該程式中常見的檔案格式 (例如分隔符號文字檔) 之前的資料儲存可以 import 到 Access 中的資料。

  2. 在 [取得外部資料] 對話方塊中,按一下 [瀏覽以尋找的來源資料檔案,或在 [檔案名稱] 方塊中輸入的來源資料檔案的完整路徑。

  3. 按一下您要的選項 (所有程式] 可都讓您匯入,而有些可都讓您附加或連結) 在 [指定方式和位置,您想要儲存目前的資料庫中的資料。 您可以建立新資料表使用 [匯入的資料或者 (與某些程式),您可以將資料附加至現有資料表或建立連結的資料表維護在來源程式中完成資料的連結。

  4. 如果啟動精靈,請依照下一步] 幾個頁面的精靈。 在精靈的最後一頁,按一下 [完成]。

    如果您匯入] 或 [連結資料表的 Access 資料庫,則會顯示 [匯入物件] 或 [連結資料表] 對話方塊。 選擇您想要然後按一下[確定]的項目。

    確切的程序取決於您選擇要匯入、 附加或連結資料。

  5. Access 會提示您是否要儲存您剛完成匯入作業的詳細資料。 如果您認為您將會執行這個相同匯入作業在未來再次,按一下 [儲存匯入步驟],然後輸入 [詳細資料。 然後您可以輕鬆地重複作業在未來即可在 [外部資料] 索引標籤上的 [匯入 & 連結] 群組中的儲存的匯入 按鈕影像 。 如果您不想要儲存的作業詳細資料,請按一下 [關閉]。

如果您選擇要匯入資料表,Access 會將資料匯入新的資料表,然後在 [功能窗格中顯示 [表格] 群組底下的表格。 如果您選擇將資料附加到現有的資料表,資料會新增到該資料表。 如果您要連結至資料時,Access 會建立連結的資料表在 [表格] 群組功能窗格中。

頁面頂端

新增應用程式組件

您可以使用應用程式組件將功能新增至現有的資料庫。 在應用程式組件,只要單一資料表,或它可以包含多個相關的物件,例如資料表和繫結表單。

例如,註解應用程式組件所組成含有自動編號識別碼] 欄位、 date 功能變數和備忘] 欄位的資料表。 您可以將其新增至任何資料庫並將其做為-,或使用最少自訂。

  1. 開啟您要新增應用程式組件的資料庫。

  2. 按一下 [建立] 索引標籤。

  3. 在 [範本] 群組中,按一下 [應用程式組件]。 可用組件的清單會隨即開啟。

  4. 按一下您想要新增的應用程式組件。

頁面頂端

開啟現有的 Access 資料庫

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤上的 [開啟舊檔]。

  2. 在 [開啟] 對話方塊中,瀏覽至您想要開啟的資料庫。

  3. 執行下列其中一個動作:

    • 按兩下 [ Access 選項] 對話方塊或模式所設定的系統管理原則中指定的預設模式] 中開啟的資料庫。

    • 按一下 [開啟] 以開啟共用的 access 資料庫中的多使用者環境,以便您與其他使用者可以讀取和寫入資料庫。

    • 按一下 [開啟] 按鈕旁的箭號,然後按一下 [開啟為唯讀,以開啟資料庫的唯讀存取權限,以便您可以檢視但無法加以編輯。 其他使用者仍然可以讀取及寫入資料庫。

    • 按一下 [開啟] 按鈕旁的箭號,然後按一下 [獨佔式開啟使用來開啟資料庫的獨佔式存取。 當您以獨佔式存取開啟資料庫時,其他人嘗試開啟的資料庫會收到 「 檔案已被使用 」 訊息。

    • 按一下 [開啟] 按鈕旁的箭號,然後按一下 [開啟為唯讀存取資料庫的獨佔式唯讀開啟。 其他使用者仍可開啟資料庫,但它們是限制為唯讀模式。

附註: 您可以直接在外部檔案格式,例如 dBASE、 Microsoft Exchange]、 或 Excel 中開啟資料檔。 您也會直接可以開啟任何ODBC 資料來源,例如 Microsoft SQL Server。 Access 會自動在該資料檔的相同資料夾中建立新的 Access 資料庫,並新增連結至外部資料庫中的每個資料表。

提示

  • 若要開啟的最近開啟的資料庫,在 [檔案] 索引標籤上按一下 [最近],,然後按一下該資料庫的檔案名稱。 Access 會使用相同的選項設定它具有您開啟該檔案的最後一個時間開啟資料庫。 如果沒有顯示最近使用的檔案清單,在 [檔案] 索引標籤上按一下 [選項]。 在 [ Access 選項] 對話方塊中,按一下 [用戶端設定]。 在 [顯示輸入要顯示在 [最近的文件清單中,上限為 50 中的文件數。

    您也可以顯示最近使用的資料庫中瀏覽列的 Backstage 檢視中,按一下兩個 access: 1) [檔案] 索引標籤、 您想要開啟 2) 最近使用的資料庫。 在靠近底部的 [最近] 索引標籤,選取 [快速存取最新的資料庫之文件數] 核取方塊,然後調整的資料庫來顯示數字,然後。

  • 如果您要開啟資料庫,即可在 [檔案] 索引標籤上的 [開啟] 命令,您可以檢視您先前我最近的文件中的 [開啟] 對話方塊,即可開啟的資料庫的快速鍵清單。

頁面頂端

使用 Access 2007 嗎?

當您第一次啟動 Access,或如果您沒有關閉 Access 關閉資料庫時,會顯示 [ Microsoft Office Access 快速入門] 頁面。

開始使用 Microsoft Office Access] 頁面

此頁面是您可以建立新的資料庫、 開啟現有的資料庫,或檢視從 Microsoft Office Online 的主要的內容的起點。

Access 提供您各種不同的範本,您可用來加速資料庫建立程序。 範本會包含所有資料表、 查詢、 表單及報表所需執行特定工作的準備要使用資料庫。 例如,有您可用來追蹤問題、 管理連絡人,或保留記錄的支出金額的範本。 某些範本包含可協助示範其使用的一些範例記錄。 可以使用範本資料庫,因為它們,或者您可以加以自訂,以更符合您的需求。

如果這些範本的其中一個符合您的需求,使用它通常最快的方法,取得資料庫開始。 不過,如果您想要匯入到 Access 中的另一個程式中的資料,您可能決定最好是不使用範本建立資料庫。 範本會有已定義的資料結構,它還可能需要許多工作要配合您現有的資料範本的結構。

  1. 如果您已經開啟了資料庫,按一下 [ Microsoft Office 按鈕],然後按一下 [關閉資料庫 按鈕影像 以顯示 [ Microsoft Office Access 快速入門] 頁面。

  2. 數個主要的範本會在頁面中間顯示Microsoft Office Access 快速入門,並更多可用當您按一下 [範本類別] 窗格中的連結。 您可以從 Office Online 網站下載的其他範本。 請參閱本文以取得詳細資料的下一節。

  3. 按一下您想要使用的範本。

  4. Access 會建議您在 [檔案名稱] 方塊中的資料庫的檔案名稱,如果您想要您可以變更檔案名稱。 若要將資料庫儲存為不同的資料夾,從 [檔案名稱] 方塊的下方顯示的項目,按一下 [ 按鈕圖像 ,瀏覽至您要儲存它,然後再按一下[確定]的資料夾。 或者,您可以建立並連結您的資料庫至 SharePoint 網站。

  5. 按一下 [建立(或下載的 Office Online 範本)。

    Access 會建立或下載資料庫,然後開啟它。 表單隨即顯示,您可以開始輸入資料。 如果您的範本包含範例資料,您可以刪除每一筆記錄,即可記錄選取器 (灰色的方塊或列上一筆記錄的左側),然後執行下列動作:

    在 [常用] 索引標籤上,按一下 [記錄] 群組中的 [刪除]。 按鈕圖像

  6. 若要開始輸入資料,請按一下表單上的第一個空白儲存格,然後開始輸入。 使用 [功能窗格瀏覽其他表單或報表,您可能會想要使用的。

如果您找不到 [ Microsoft Office Access 快速入門] 頁面上適合您需求的範本,而且您已連線到網際網路,您可以瀏覽 Office Online 網站的更多選項。

  1. 在 [ Microsoft Office Access 快速入門] 頁面上的 [在 [更多 Office Online 上,按一下 [範本]。

    在 Office Online 上的 [範本首頁] 頁面會顯示在瀏覽器視窗。

  2. 使用 Office Online 的導覽和搜尋工具來找出您想要使用,並遵循指示來下載它的 Access 範本。 當您下載樣板時,資料庫檔案下載到電腦,而在 Access 的新執行個體中開啟。 在大部分情況下,該範本的設計,讓您可以開始輸入資料立即開啟資料輸入表單。

如需有關如何使用範本的詳細資訊,請參閱使用範本來建立 Access 桌面資料庫

頁面頂端

如果您不想使用範本,您可以建立資料庫來建立您自己的資料表、 表單、 報表和其他資料庫物件。 在大部分情況下,這通常包含一或兩項動作:

  • 輸入貼上,或當您建立新資料庫建立資料表將資料匯入,然後重複使用的您使用 [建立] 索引標籤上 [表格] 命令來建立新資料表的程序。

  • 從其他來源匯入資料與程序中建立新的資料表。

  1. 在 [ Microsoft Office Access 快速入門] 頁面上的 [新的空白資料庫] 下按一下 [空白資料庫]。

    空白資料庫] 按鈕

  2. 在 [空白資料庫] 窗格中,輸入檔案名稱] 方塊中的檔案名稱。 如果您沒有副檔名,Access 會為您將它加入。 若要變更預設檔案的位置,按一下 [瀏覽至要放置您的資料庫的位置 按鈕圖像 ([檔案名稱方塊旁),瀏覽至新位置,,然後按一下[確定]。

  3. 按一下 [建立]。

    Access 會建立名為 1,在空白資料表的資料庫,然後在 [資料工作表檢視開啟資料表 1 游標會位在 [新增欄位] 欄中的第一個空白儲存格。

  4. 開始輸入以新增資料,或可以在貼上資料從其他來源],[複製到 Access 資料表的另一個來源的資料] 區段中所述。

在 [資料工作表檢視中輸入資訊被專為使用Microsoft Office Excel 2007工作表中,兩者十分相似。 當您輸入資料時,會建立表格結構,的每當您將新的資料行加入至資料表中,定義新的欄位。 Access 會自動設定每個欄位的資料類型,根據您輸入的資料。

如果您不想在 Table1 輸入資訊,這次,請按一下 [關閉 按鈕圖像 。 如果您對表格進行任何變更,Access 會提示您儲存變更至資料表。 按一下 [] 以儲存變更,按一下 [],若要捨棄,或按一下 [取消] 以離開表格開啟。

重要: 如果您關閉 Table1 但不儲存,至少一次時,Access 會刪除整個表格,即使您在輸入資料。

您可以新增到現有的資料庫的新表格,以使用在 [建立] 索引標籤上的 [表格] 群組中的命令。

Access 功能區影像

建立表格,在資料工作表檢視中啟動    在 [資料工作表檢視中,您可以立即輸入資料,並讓 Access 建置幕後的表格結構。 欄位名稱不會指定數字 (「 欄位 1 」、 Field2,等等),而且 Access 會自動設定的每個欄位的資料類型,根據您輸入的資料。

  1. 在 [建立] 索引標籤的 [資料表] 群組中,按一下 [資料表]。 按鈕圖像

    Access 會建立資料表,並選取 [新增欄位] 欄中的第一個空白儲存格。

    附註: 如果您沒有看到 [新增欄位] 欄,您可能,而不是資料工作表檢視的 [設計] 檢視中。 若要切換至 [資料工作表] 檢視,請按兩下 [功能窗格中的資料表。 Access 會提示您儲存新的資料表,然後切換至 [資料工作表] 檢視。

  2. 在 [資料工作表] 索引標籤上,於 [欄位與資料欄] 群組中,按一下 [新增欄位]。 按鈕圖像

    Access 會顯示 [欄位範本窗格中,會列出常用的欄位類型。 如果您按兩下或將這些欄位拖曳到資料工作表,存取該名稱以新增欄位,並將其屬性設定為適當的值類型的欄位。 如果您想要您可以更新版本中,變更內容。 如果您拖曳欄位時,您必須將它拖曳到包含資料的資料工作表中的某個區域。 垂直插入列隨即出現,顯示欄位放置的位置。

  3. 若要新增資料,開始在第一個空白儲存格,輸入或貼上資料從其他來源],[從其他來源至 Access 資料表的複製資料] 區段中所述。

  4. 若要重新命名欄 (欄位),請按兩下欄名,然後輸入新名稱。

    它是很好的做法,以授與每個欄位有意義的名稱,讓您得知自己什麼包含在 [欄位清單] 窗格中看到它。

  5. 若要移動資料行,按一下 [選取資料行,其標題,然後拖曳欄到您要的位置。

    您可以也選取多個連續的欄,然後將其拖曳至新位置同時全部送出。 若要選取多個連續的資料行的第一欄,欄標題,然後按住 SHIFT,同時按一下最後一欄的欄標題。

建立表格,在 [設計] 檢視中啟動    在 [設計檢視] 中您先建立新的表格結構。 您然後切換到資料工作表檢視中,輸入資料,或使用其他方法,例如貼上,或匯入輸入資料。

  1. [建立] 索引標籤的 [資料表] 群組中,按一下 [資料表設計]按鈕影像

  2. 在資料表中每個欄位,在 [欄位名稱] 欄中,輸入名稱,然後選取資料類型從 [資料類型] 清單。

    附註: 如果您沒有看到 [欄位名稱資料類型] 欄,您可能是在資料工作表檢視,而不是 [設計] 檢視中。 若要切換至 [設計] 檢視,以滑鼠右鍵按一下 [功能窗格] 中的資料表,然後按一下 [設計] 檢視 按鈕圖像 。 Access 會提示您輸入新資料表的名稱,然後再切換至 [設計] 檢視。

  3. 如果您想要您可以在 [描述] 欄中輸入每個欄位的描述。 當游標位於 [資料工作表檢視中的欄位時,描述就會顯示在狀態列上。 描述也作為狀態列文字任何控制項的表單或報表,您將欄位從 [欄位清單] 窗格中,拖曳來建立和建立的任何控制項的該欄位當您使用 [表單精靈] 或 [報表精靈。

  4. 您已新增所有欄位之後,儲存資料表:

    • 按一下Microsoft Office 按鈕,然後按一下 [儲存] 或按 CTRL + S 按鈕圖像

  5. 您可以開始在表格中輸入資料隨時切換到資料工作表檢視,然後按一下第一個空白儲存格。 您也可以貼上資料從其他來源],[複製到 Access 資料表的另一個來源的資料] 區段中所述。

使用範本建立表格    Access 提供常用的類型的資料表範本。 使用滑鼠按一下,您可以使用已經設定的欄位建立完成資料表結構,並準備好要使用。 如有需要您可以再新增或移除欄位,使資料表符合您的需求。

  1. [建立] 索引標籤中 [表格] 群組中,按一下 [資料表範本],然後從清單中選取其中一個可用的範本。

  2. 若要新增資料,請開始的第一個空白儲存格輸入或貼上資料從其他來源],[複製到 Access 資料表的另一個來源的資料] 區段中所述。

    • 若要刪除的欄    

      1. 欄名,以滑鼠右鍵按一下,然後按一下 [刪除欄 按鈕影像

    • 若要新增欄    

      1. 在 [資料工作表] 索引標籤上,於 [欄位與資料欄] 群組中,按一下 [新增欄位]。 按鈕圖像

      2. Access 會顯示 [欄位範本窗格中,會列出常用的欄位類型。 如果您按兩下或將這些欄位拖曳到資料工作表,存取該名稱以新增欄位,並將其屬性設定為適當的值類型的欄位。 如果您想要您可以更新版本中,變更內容。 如果您拖曳欄位時,您必須將它拖曳到包含資料的資料工作表中的某個區域。 垂直插入列隨即出現,顯示欄位放置的位置。

  3. 儲存資料表:

    • 按一下Microsoft Office 按鈕,然後按一下 [儲存] 或按 CTRL + S 按鈕圖像

在 [設計檢視] 中設定欄位屬性    無論建立表格的方式,最好檢查並設定欄位屬性。 這只能在 [設計] 檢視中。 若要切換至 [設計] 檢視,以滑鼠右鍵按一下 [瀏覽窗格中的資料表,然後按一下 [設計] 檢視。 若要查看欄位的內容,請按一下 [設計格線中的欄位。 以下設計格線中,欄位屬性] 下顯示的內容。

若要查看每個欄位屬性的描述,按一下 [屬性] 並閱讀 [欄位屬性] 下的 [屬性] 清單旁的方塊中的描述。 您可以按下 F1,取得更詳細的資訊。

下表說明一些常用調整欄位屬性。

屬性

描述

[欄位大小]

文字] 欄位中,此屬性設定可以儲存在欄位中的字元數目上限。 最大值為 255。 數字欄位,這個屬性會設定數字,將儲存的類型 (長整數、 雙等等)。 最有效的資料儲存空間,建議您配置至少您認為您會需要資料的空間量。 您可以調整值向上版本,如果您的需求改變。

設定格式

這個屬性會顯示資料的方式。 在欄位中儲存它並不會影響實際資料。 您可以選取預先定義的格式,或輸入自訂格式。

[輸入遮罩]

使用此屬性來指定將此欄位中輸入的所有資料的模式。 如此可確保所有的資料正確,輸入和其包含所需的字元數目。 瞭解建立輸入的遮罩的說明,請按一下 [屬性] 方塊的右側 [建立器] 按鈕

[預設值]

若要指定預設值,會出現在此欄位會新增一筆新記錄的每次使用此屬性。 例如,如果您有一律要錄製的記錄已新增日期的日期/時間欄位,您可以輸入 「 date () 」 (不含引號) 做為預設值。

必要

是否需要在此欄位中的值,則會設定這個屬性。 如果您設定此屬性為 [,存取不允許您新增一筆新記錄,除非用於此欄位輸入值。

頁面頂端

如果您的資料目前位於另一個程式,例如Office Excel 2007,您可以複製並貼到 Access 資料表。 一般而言,這最適合您的資料已分為欄中,如果和在 Excel 工作表中。 如果資料是在 word 中處理程式,最好使用來分開的資料行] 索引標籤,或將資料轉換成文字處理程式中的表格之前複製的資料。 如果您的資料需要任何編輯或操作 (例如,分隔完整姓名分成名字和姓氏),您可能會想要這麼做之前複製資料,尤其是如果您不熟悉存取。

當您將資料貼入空白資料表時,Access 就會設定何種資料卻那里根據每個欄位的資料類型。 例如,如果貼上] 欄位包含任何但日期值,存取適用於日期/時間資料類型的欄位。 如果 [貼上] 欄位包含只有文字"yes"和"no",存取適用於 [是/否] 資料類型的欄位。

存取名稱根據卻在貼上資料的第一列中的欄位。 貼上資料的第一列資料列,請遵循類似的類型時,Access 會決定的第一列是資料的一部分,並指派欄位 (F1、 F2 等) 的一般名稱。 如果無法類似各列的貼上資料的第一列,Access 會決定的第一列包含欄位名稱。 Access 會相應地名稱欄位,並不包含資料中的第一列。

如果 Access 指派一般的欄位名稱,您應該儘速若要避免混淆欄位重新命名。 使用下列程序:

  1. 儲存資料表。

    • 按一下Microsoft Office 按鈕,然後按一下 [儲存] 或按 CTRL + S 按鈕圖像

  2. 在 [資料工作表檢視中,按兩下每個資料欄,,然後輸入有效的欄位名稱的每個欄。 看起來會像是您正在輸入資料,但欄標題列包含欄位名稱,不是資料。

  3. 一次儲存資料表。

附註: 您也可以切換到 [設計檢視和編輯的欄位名稱以重新命名欄位。 若要切換至 [設計] 檢視,以滑鼠右鍵按一下 [瀏覽窗格中的資料表,然後按一下 [設計檢視]。 若要切換回 [資料工作表檢視,請按兩下 [功能窗格中的資料表。

頁面頂端

您可能會有在其他程式中所儲存的資料,而且您想要的資料匯入到新的資料表,或將它附加到現有的資料表中存取。 您可能會使用在其他程式中,將其資料的人員或您想要使用它在 Access 中連結至它的方式。 兩種方法,存取可讓您能輕鬆使用 [從其他來源的資料。 從 Excel 工作表、 從另一個 Access 資料庫中的表格、 SharePoint 清單,或在各種其他來源,您可以匯入資料。 您使用的程序稍有不同,根據您的來源,但下列程序可帶您入門。

  1. 在 Access 中,在 [外部資料] 索引標籤的 [匯入] 群組中按一下您要匯入的檔案類型的命令。

    Access 功能區影像

    例如,如果您從 Excel 工作表,以匯入資料,按一下 [ Excel]。 如果您沒有看到您所需要的程式類型,按一下 [更多]。

    附註: 如果您找不到正確的格式類型,在 [匯入] 群組中,您可能需要啟動您最初建立的資料的程式,然後使用該程式將資料儲存在常見的檔案格式 (例如分隔符號文字檔) 之前,您可以匯入資料 將存取權。

  2. 在 [取得外部資料] 對話方塊中,按一下 [瀏覽以尋找的來源資料檔案,或在 [檔案名稱] 方塊中輸入的來源資料檔案的完整路徑。

  3. 按一下您要的選項 (所有程式] 可都讓您匯入和一些可都讓您以附加或連結) 在 [指定方式和位置,您想要儲存目前的資料庫中的資料。 您可以建立新資料表使用 [匯入的資料或者 (與某些程式),您可以將資料附加至現有資料表或建立連結的資料表維護在來源程式中完成資料的連結。

  4. 如果啟動精靈,請依照下一步] 幾個頁面的精靈。 在精靈的最後一頁,按一下 [完成]。

    如果您匯入] 或 [連結資料表的 Access 資料庫,則會顯示 [匯入物件] 或 [連結資料表] 對話方塊。 選擇的項目,並按一下[確定]

    確切的程序取決於您選擇要匯入、 附加或連結資料。

  5. Access 會提示您是否要儲存您剛完成匯入作業的詳細資料。 如果您認為您將會執行這個相同匯入作業在未來再次,按一下 [儲存匯入步驟],然後輸入 [詳細資料。 然後您可以輕鬆地重複稍後作業即可在 [外部資料] 索引標籤上的 [匯入] 群組中的儲存的匯入 按鈕影像 。 如果您不想要儲存的作業詳細資料,請按一下 [關閉]。

如果您選擇要匯入資料表,Access 會將資料匯入新的資料表,然後在 [功能窗格中顯示 [表格] 群組底下的表格。 如果您選擇將資料附加到現有的資料表,資料會新增到該資料表。 如果您要連結至資料時,Access 會建立連結的資料表在 [表格] 群組功能窗格中。

頁面頂端

  1. 按一下 Microsoft Office 按鈕,然後按一下 [開啟舊檔]。

  2. 在 [開啟] 對話方塊中,瀏覽至您想要開啟的資料庫。

  3. 執行下列其中一個動作:

    • 按兩下 [ Access 選項] 對話方塊或模式所設定的系統管理原則中指定的預設模式] 中開啟的資料庫。

    • 按一下以開啟共用的 access 資料庫中的多使用者環境,以便您與其他使用者可以讀取和寫入資料庫的 [開啟]。

    • 按一下 [開啟] 按鈕旁的箭號,然後按一下 [開啟為唯讀,以開啟資料庫的唯讀存取權限,以便您可以檢視但無法加以編輯。 其他使用者仍然可以讀取及寫入資料庫。

    • 按一下 [開啟] 按鈕旁的箭號,然後按一下 [獨佔式開啟]以開啟資料庫的獨佔式存取。 當您以獨佔式存取開啟資料庫時,其他人嘗試開啟的資料庫會收到 「 檔案已被使用 」 訊息。

    • 按一下 [開啟] 按鈕旁的箭號,然後按一下 [開啟為唯讀存取資料庫的獨佔式唯讀開啟。 其他使用者仍可開啟資料庫,但它們是限制為唯讀模式。

如果您找不到您想要開啟的資料庫    

  1. 在 [開啟] 對話方塊中,按一下 [我的電腦,或按一下 [查詢] 下拉式清單中的 [我的電腦

  2. 在清單中的磁碟機,以滑鼠右鍵按一下您的想法的磁碟可能會包含該資料庫,,,然後按一下 [搜尋

  3. 在 [搜尋結果] 對話方塊中,輸入搜尋準則,然後按一下 [搜尋] 搜尋資料庫。

  4. 如果系統找到資料庫,請按兩下將它開啟。

  5. 您必須按一下 [開啟] 對話方塊以開啟資料庫中的 [取消。 然後關閉 [搜尋結果] 對話方塊。

附註: 您可以直接在外部檔案格式,例如 dBASE、 Paradox,Microsoft Exchange]、 或 Excel 中開啟資料檔。 您也會直接可以開啟任何ODBC 資料來源,例如 Microsoft SQL Server 或 Access。 Access 會自動在該資料檔的相同資料夾中建立新的 Access 資料庫,並新增連結至外部資料庫中的每個資料表。

  • 若要開啟最近開啟的資料庫,按一下 [ Microsoft Office Access 快速入門] 頁面上的 [開啟最近使用的資料庫] 清單中該資料庫的檔案名稱。 Access 會以相同的選項設定它具有最後一次您開啟該檔案開啟資料庫。 如果沒有顯示最近使用的檔案清單,按一下 [ Microsoft Office 按鈕],然後按一下 [ Access 選項。 在 [ Access 選項] 對話方塊中,按一下 [進階]。 在 [顯示輸入要顯示在 [最近的文件清單中,上限為 9 中的文件數。

  • 如果您要開啟資料庫,按一下 [ Microsoft Office 按鈕],然後使用 [開啟] 命令,您可以檢視您先前我最近的文件中的開啟] 即可開啟的資料庫捷徑清單對話方塊。

頁面頂端

當您建立新的空白資料庫時,Access 會開啟,您可以輸入資料,但這會沒有其他物件的資料庫中的新資料表。 如果您想其他物件,例如表單、 報表、 巨集] 或其他資料表呈現您建立的所有新資料庫中,您可以建立自訂的空白範本包含這些物件。 然後,的下次您建立新的資料庫,它已經包含這些物件在範本中。 除了這些物件、 範本可包含填入資料,以及任何特殊的設定、 資料庫屬性、 參照或您想要在所有新資料庫中的程式碼的資料表。

例如,假設您有您要在所有的專案中使用的巨集的集合。 如果您建立包含這些巨集的空白範本,Access 會包含它們在您建立的任何新資料庫中。

您可以建立空白範本Office Access 2007檔案格式、 Access 2002-2003年檔案格式或 Access 2000 檔案格式。 範本必須命名 Blank.accdb Office Access 2007檔案格式,以及 Blank.mdb 舊版檔案格式。

  • 如果預設檔案格式會設定為 Access 2000 或 Access 2002-2003 中,Access 會使用 Blank.mdb 作為空白範本檔案名稱。 在 Blank.mdb 相同的檔案格式建立新的資料庫。 例如,即使您的預設檔案格式 Access 2000、 Access 2002-2003年檔案格式中名為 Blank.mdb 的範本時,您建立的任何新資料庫會為 Access 2002-2003年格式。

  • 如果您的預設檔案格式設定為 Access 2007,Access 會使用 Blank.accdb 做為空白範本的檔案名稱。

如何變更預設檔案格式?

  1. 按一下 [Microsoft Office 按鈕],然後按一下 [Access 選項]

  2. 在 [ Access 選項] 對話方塊中,按一下 [常用]。

  3. 建立資料庫] 下,從 [預設檔案格式] 下拉式清單中選取您要的格式。

若要建立空白範本,請執行下列其中一項:

  • 建立新的資料庫 (您可以將它命名為空白或指定暫存的名稱),然後再匯入或建立您想要包含在範本中的物件。

  • 複製現有的資料庫已包含在範本中,您想要的物件,然後刪除任何不想要的物件。

有您想要在範本中的物件之後,您必須將它儲存在特定位置。

  1. 按一下Microsoft Office 按鈕,,然後指向 [另存新檔]。

  2. 儲存另一種格式的資料庫,請按一下您要的範本的檔案格式。

  3. 在 [另存新檔] 對話方塊中,瀏覽至下列兩個範本資料夾其中一項:

    • 系統範本資料夾    例如,C:\Program Files\Microsoft Office\Templates\1033\Access

    • 使用者範本] 資料夾    例如:

      • 在Windows Vista    c:\Users\user name\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

      • 在 Microsoft Windows Server 2003 或 Microsoft Windows XP 中    C:\Documents and Settings\user name\Application 使用者 \application Data\Microsoft\Templates

        附註: 在 [系統] 範本資料夾中的空白範本會覆寫任何使用者範本資料夾中的空白範本。

  4. 檔案名稱] 方塊中,輸入Blank.accdb (或Blank.mdb,如果您正在建立的舊版範本),然後按一下 [儲存]。

現在,當您建立新的空白資料庫位置,集中是新的範本,範本中的物件包含您所建立的任何新資料庫中預設。 Access 隨即在資料工作表檢視中,開啟新的資料表時您不使用範本建立新的空白資料庫。

若要停止使用空白範本,刪除或重新命名名為 Blank.accdb (或 Blank.mdb,針對舊版的 Access) 的檔案。

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