建立新資料庫

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

本文涵蓋啟動Access的基本程序,建立資料庫,將會用於在桌上型電腦,不透過網頁。說明如何使用範本,建立桌面資料庫,以及如何建立資料庫中從頭開始建立您自己的資料表、 表單、 報表和其他資料庫物件。同時也會說明一些技術,可用來取得現有資料至新的資料庫。

本文內容

概觀

使用範本建立資料庫

不使用範本建立資料庫

從其他來源的資料複製到 Access 資料表

匯入、 附加或連結至資料從其他來源

新增應用程式組件

開啟現有的 Access 資料庫

概觀

第一次啟動 Access,或關閉資料庫而不關閉 Access 時,都會顯示 [Microsoft Office Backstage 檢視]。

Backstage 檢視可從中建立新的資料庫、 開啟現有的資料庫、 檢視從Office.com主要的內容的起點,您可以使用 Access資料庫檔案或外部的資料庫,而不是資料庫做的任何項目。

建立資料庫

當您開啟 Access 時,[Backstage 檢視] 會顯示 [新增] 索引標籤。[新增] 索引標籤會提供各種可建立新資料庫的方法:

  • 空白資料庫    您可以選擇從頭開始。當您有非常特殊的設計需求,或是需要符合或合併現有資料時,就適合此選項。

  • 隨 Access 安裝的範本    如果是新的專案,且您不想要從頭開始建立,就可以考慮使用範本。根據預設,Access 會一併安裝數個範本。

  • 從Office.com範本   除了 Access 隨附的範本,您可以在Office.com上,找到許多其他範本。即使您沒有開啟瀏覽器,範本可供使用,從 [新增] 索引標籤。

新增至資料庫

在資料庫中進行作業時,您可以新增欄位、資料表或應用程式組件。

應用程式組件都可讓您視為一個搭配使用多個相關的資料庫物件的功能。例如,在應用程式組件可能包含資料表和表單以資料表為基礎的表單。您可以同時新增資料表及表單,使用應用程式組件。

您也可以建立習慣使用的查詢、表單、報表、巨集等所有資料庫物件。

使用範本建立資料庫

Access 提供各種不同的範本,您可以使用作為-是否為起始點。範本是包含所有資料表、 查詢、 表單、 巨集及報表所需執行特定工作的準備使用資料庫。例如,有來追蹤問題、 管理連絡人,或費用記錄,您可以使用的範本。某些範本包含來說明如何使用的一些範例記錄。

使用其中一個符合您需要的範本通常是最快建立資料庫的方法。但是,如果要將其他程式中的資料匯入 Access,則不用範本而直接建立資料庫可能比較適合。範本已經定義好資料結構,而且可能還需要執行許多調整工作,才能使現有資料符合範本的結構。

  1. 如果您有資料庫開啟時,請在 [檔案] 索引標籤上按一下 [關閉]。Backstage 檢視會顯示 [新增] 索引標籤。

  2. 多組範本,可在 [新增] 索引標籤的部分內建在 Access 中。您可以從Office.com下載其他範本。請參閱本文的詳細資料的下一節。

  3. 選取您想要使用的範本。

  4. Access 建議您在 [檔案名稱] 方塊中的資料庫的檔案名稱,如果您想要您可以變更檔案名稱。若要將資料庫儲存為不同的資料夾,從 [檔案名稱] 方塊下方顯示的項目中,按一下 [ 按鈕影像 ,瀏覽到您要儲存,然後再按一下[確定]。或者,您可以建立並連結至 SharePoint 網站的資料庫。

    附註: 連結至 SharePoint 網站的桌面資料庫與使用 Access Services 的 Web 資料庫雖然都使用 SharePoint,但兩者並不相同。若要使用桌面資料庫,您必須已安裝 Access。Web 資料庫則可以與網頁瀏覽器搭配使用。

  5. 按一下 [建立]。

    Access 會使用您選擇的範本來建立並開啟資料庫。大部分的範本會顯示一份表單,讓您可以開始輸入資料。如果範本包含範例資料,則可以刪除每一筆記錄,方法為按一下記錄選取器 (記錄左邊的灰色方塊或工具列),然後執行下列步驟:

    在 [常用] 索引標籤的 [記錄] 群組中,按一下 [刪除按鈕影像

  6. 若要開始輸入資料,請按一下表單上的第一個空白儲存格,然後開始輸入。若要瀏覽其他表單或報表,您可能會想要使用的使用瀏覽窗格 。某些範本包含導覽表單可讓您以不同的資料庫物件之間移動。

如需有關如何使用範本的詳細資訊,請參閱使用範本建立 Access 桌面資料庫

頁面頂端

不使用範本建立資料庫

若不想使用範本,可以建立自己的資料表、表單、報表及其他資料庫物件建立資料庫。在大部分情況下,此程序包含下列一個或兩個步驟:

  • 將資料輸入、貼上或匯入到建立新資料庫時所建立的資料表中,然後在使用 [建立] 索引標籤上的 [資料表] 命令所建立的新資料表中重複相同的程序。

  • 從其他來源匯入資料,並於匯入過程中建立新資料表。

建立空白資料庫

  1. 在 [檔案名稱] 方塊中輸入新資料庫的名稱,然後按一下 [建立]

  2. 在 [檔案名稱] 方塊中輸入檔案名稱。若要變更預設檔案的位置,按一下 [瀏覽至要將您的資料庫的位置 按鈕影像 ([檔案名稱] 方塊中) 旁,瀏覽至新位置,,然後按一下[確定]

  3. 按一下 [建立]。

    Access 隨即建立包含命名為 Table1 之空白資料表的資料庫,然後在 [資料工作表檢視] 中開啟 Table1。此時游標將出現在 [按一下以新增] 欄的第一個空白儲存格。

  4. 開始輸入要新增資料,或從其他來源至 Access 資料表的資料複製的一節所述,您可以貼上從其他來源],資料。

在 [資料工作表檢視] 中輸入資料的方式與使用 Excel 工作表非常類似。資料表結構會在輸入資料時建立。當您將新增欄至資料工作表時,即會在資料表中定義一個新欄位。Access 會根據輸入的資料,自動設定每個欄位的資料類型。

如果您不想 Table1 中輸入資料,這次,請按一下 [關閉 按鈕圖像 ]。如果您對表格進行任何變更,Access 會提示您儲存變更。按一下 [ ]以儲存變更,按一下 [],若要放棄,或按一下 [取消] 若要開啟資料表]。

提示: Access 會尋找名為Blank.accdb位於 [安裝磁碟機] 資料夾中的檔案︰ \Program Files\Microsoft Office\Templates\1033\Access\。如果有的話, Blank.accdb是為所有新的空白資料庫,範本不含 web 資料庫。包含任何內容都會繼承所有新的空白資料庫。這是發佈預設內容,例如組件的數字或公司免責聲明及原則的好方法。請記住, Blank.accdb沒有空白的新 web 資料庫建立任何影響。

重要: 如果都沒有儲存就直接關閉 Table1,即使已經輸入資料,Access 還是會刪除整份資料表。

新增資料表

您可以利用 [建立] 索引標籤上 [資料表] 群組中的命令,在現有資料庫中加入新的資料表。

Access 功能區圖像

建立資料表並啟動資料工作表檢視    在 [資料工作表檢視] 中,您可以立即輸入資料,讓 Access 在幕後建立資料表結構。Access 會以數值形式指定欄位名稱 (Field1、Field2,以此類推),並會依據輸入的資料自動設定每個欄位的資料類型。

  1. 在 [建立] 索引標籤中 [表格] 群組中,按一下 [表格按鈕影像

    Access 會建立資料表並選取 [按一下以新增] 欄中的第一個空白儲存格。

  2. 在 [欄位] 索引標籤的 [新增與刪除] 群組中,按一下您想要新增的欄位類型。如果您沒有看到想要的類型,請按一下 [其他欄位 按鈕影像 ]。

  3. Access 會顯示常用欄位類型的清單。按一下您要的欄位類型,Access 即可在插入點將新增欄位至資料工作表。

    您可以拖曳以移動欄位。在資料工作表中拖曳欄位時,會出現一個垂直插入列,代表欄位的插入位置。

  4. 若要新增資料,開始的第一個空白儲存格中,輸入或貼上資料從其他來源],從其他來源至 Access 資料表的複製資料的一節所述。

  5. 若要重新命名資料行 (欄位),請按兩下資料行標題,然後輸入新名稱。

    您應為各個欄位指定一個有意義的名稱,如此您在 [欄位清單] 窗格中看到這些名稱時,即可輕易辨識欄位的內容。

  6. 若要移動資料行,按一下 [選取資料行,其標題,然後拖曳資料行至您想要的位置。您可以也選取多個連續的資料行,然後將其拖曳到新的位置,一次。若要選取多個連續的資料行,按一下第一欄的欄標題,然後,按住 SHIFT,同時按一下最後一欄的欄標題。

建立資料表並啟動設計檢視    在 [設計檢視] 中,可以先建立資料表結構,然後切換至 [資料工作表檢視] 進行資料輸入,或是使用其他方法輸入資料,例如貼上、匯入等等。

  1. 在 [建立] 索引標籤的 [資料表] 群組中,按一下 [資料表設計]。 按鈕影像

  2. 您可以在 [描述] 資料行中輸入每個欄位的其他資訊。當插入點位於欄位時,輸入的描述會顯示在狀態列中,並會用為您從 [欄位清單] 窗格拖曳至表單或報表所建立之任何控制項,以及透過 [表單精靈] 或 [報表精靈] 為該欄位所建立之任何控制項的狀態列文字。

  3. 如有需要,可以在 [描述] 資料行中輸入各欄位的描述。當您在 [資料工作表檢視] 中將游標置於該欄位後,狀態列中就會顯示欄位的描述。描述也可以當做一些控制項的狀態列文字,這些控制項包括任何以拖曳 [欄位清單] 窗格中欄位的方式所建立表單或資料表中的控制項,或是任何使用 [表單精靈] 或 [報表精靈] 為欄位建立的控制項。

  4. 加入所有欄位之後,請儲存資料表:

    • 您隨時都可以使用下列方法在資料表中開始輸入資料:切換至 [資料工作表檢視],按一下第一個空白儲存格,然後輸入資料。您也可以依照下一節所述,從其他來源貼上資料。

  5. 您可以開始在表格中輸入資料隨時切換至 [資料工作表] 檢視,按一下第一個空白儲存格。您也可以將資料從其他來源],貼複製從其他來源至 Access 資料表的資料的一節所述。

在設計檢視中設定欄位內容    不論您是如何建立資料表,最好都能檢查並設定欄位屬性。雖然有些屬性可以從 [資料工作表檢視] 存取,不過有些屬性只能在 [設計檢視] 中設定。若要切換到 [設計檢視],請在 [功能窗格] 上以滑鼠右鍵按一下資料表,然後按一下 [設計檢視]。若要檢視欄位的屬性,請在設計格線中按一下欄位。屬性會顯示在 [欄位屬性] 下方的設計格線底下。

若要查看每個欄位內容的描述,請按一下該內容,並在 [欄位內容] 下,讀取內容清單旁之方塊中的描述。您可以按一下 [說明] 按鈕以取得更為詳細的資訊。

下表描述一般會進行調整的欄位內容。

內容

描述

欄位大小

若為文字欄位,此內容會設定欄位中可以儲存的最大字元數,其最大值為 255。若為數字欄位,此內容會設定儲存的數字類型 (長整數、雙精準數等等)。為了達到最大的資料儲存效率,建議您配置資料所需的最小空間容量。如果需要變更,可以稍後再向上調整這個值。

格式

此內容會設定資料顯示的方式,但不會影響實際儲存在欄位中的值。您可以選取預先定義的格式或輸入自訂格式。

輸入遮罩

若要指定的所有資料,將會在此欄位中輸入模式中使用此屬性。這有助於確保所有的資料正確,輸入,且包含所需的字元數目。關於建立輸入的遮罩的說明,請按一下 [ [建立器] 按鈕 在右側的 [屬性] 方塊。

預設值

請使用此內容指定每次新增記錄時,此欄位中所顯示的預設值。例如,如果您擁有一個 [日期/時間] 欄位,固定用來記載加入新記錄的日期,便可以輸入 "Date()" (不包含引號) 做為預設值。

必要

這個內容設定此欄位是否一定要輸入值。如果將這個內容設定為 [是],則必須在此欄位中輸入值,Access 才會允許您新增記錄。

頁面頂端

將其他來源的資料複製到 Access 資料表

若資料目前儲存在其他程式 (例如 Excel),可以將這些資料複製並貼入 Access 資料表中。一般而言,這種方法最適用於已經分散在多欄的資料,例如 Excel 工作表中的資料。若是文書處理程式中的資料,最好使用定位點分隔欄,或是在複製資料之前,先在文書處理程式中將資料轉換為資料表。若資料需要任何編輯或處理 (例如,將全名分成名字與姓氏),尤其若您不熟悉 Access,則可以在複製資料之前先編輯或處理資料。

Access 會根據其在貼上之資料的第一列中所找到的內容,命名欄位。若貼上之資料的第一列之類型與後續列的資料列類似,Access 會認定第一列屬於資料的一部分,而為這些欄位指定通用名稱 (Field1、Field2 等)。若貼上之資料的第一列與後續列的資料列類型不同,Access 會使用第一列做為欄位名稱,並將第一列排除在實際資料之外。

Access 會根據貼上資料的第一列命名欄位。若貼上資料的第一列與後面資料列的類型非常類似,Access 會將第一列當做資料部分,而將欄位以一般名稱命名 (例如 F1、F2 等等)。若貼上資料的第一列與後面資料列不同,則 Access 會讓第一列包含欄位名稱。Access 依此命名欄位,而不包含資料的第一列。

如果 Access 以一般名稱命名欄位,您應該盡快重新命名這些欄位,以避免混淆。請使用下列程序:

  1. 按 CTRL+S 鍵儲存資料表。

  2. 在 [資料工作表檢視] 中,按兩下每個資料行標題,然後輸入各資料行的描述性資料行名稱。

  3. 再次儲存資料表。

附註: 您也可以切換到 [設計檢視],並在此檢視中編輯欄位名稱,以重新命名欄位。若要切換到 [設計檢視],請以滑鼠右鍵按一下 [功能窗格] 中的資料表,再按一下 [設計檢視]。若要切換回 [資料工作表檢視],請按兩下 [功能窗格] 中的資料表。

頁面頂端

從其他來源匯入、新增或連結資料

您可能會有儲存在其他程式中的資料,而且您想要該資料匯入到新的資料表,或將其新增至在 Access 中現有的資料表。或您可能會使用在其他程式中,將其資料的人員,而您想要使用其在 Access 中的連結。兩種方式,Access 輕鬆使用從其他來源的資料。您可以在 Excel 工作表、 從另一個 Access 資料庫中的表格,從 SharePoint 清單,或從各種不同的其他來源匯入資料。您使用的程序稍有不同,根據您的來源,但下列程序可帶您入門。

  1. 在 Access [外部資料] 索引標籤的 [匯入與連結] 群組中,按一下要匯入之檔案類型的命令。

    [外部資料] 索引標籤上的 [匯入與連結] 群組

    例如,如果要從 Excel 工作表匯入資料,請按一下 [Excel]。如果沒有看到需要的程式類型,請按一下 [其他]

    附註: 如果您找不到正確的格式類型,[匯入與連結] 群組中,您可能必須啟動的程式您原本建立的資料,然後使用該程式一般檔案中儲存的資料之前,您可以將 Access 匯入的資料格式 (例如分隔符號文字檔)。

  2. 在 [取得外部資料] 對話方塊中按一下 [瀏覽],尋找來源資料檔案,或在 [檔案名稱] 方塊中輸入來源資料檔案的完整路徑。

  3. [指定您要在目前資料庫儲存資料的方式與位置] 底下,按一下您所需的選項 (所有程式都可讓您匯入,有些程式則可讓您新增或連結)。您可以建立使用匯入資料的新資料表,或者,某些程式也可讓您將資料新增至現有的資料表或建立連結的資料表 (此資料表維護來源程式資料的連結)。

  4. 如果有精靈開啟,請依照精靈接下來數頁的指示。在精靈的最後一頁,按一下 [完成]。

    若從 Access 資料庫匯入物件或連結資料表,則 [匯入物件][連結資料表] 對話方塊隨即顯示。選擇您要的項目,然後按一下 [確定]

    確實的程序依照您是選擇匯入、新增或連結資料而定。

  5. Access 會提示您是否要儲存您完成匯入作業的詳細資料。如果您認為您將會執行此相同匯入作業稍後,按一下 [儲存匯入步驟],然後輸入 [詳細資料。然後您可以輕鬆地重複在未來的作業,即可在 [外部資料] 索引標籤上的 [匯入與連結] 群組中的儲存的匯入 按鈕圖像 。如果您不想儲存作業的詳細資料,請按一下 [關閉]。

Access 會將資料匯入新資料表,然後在 [功能窗格] 的 [資料表] 群組中顯示該資料表。如果選擇新增資料到現有的資料表,則資料會新增到該資料表。如果選擇連結資料,則 Access 會在 [功能窗格] 的 [資料表] 群組下建立連結資料表。

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新增應用程式組件

您可以使用應用程式組件,將功能新增至現有的資料庫。應用程式組件可以與單一資料表一樣簡單,也可以包含多個相關的物件,例如資料表與繫結表單。

例如,「註解」應用程式組件包含具有 [自動編號識別碼] 欄位、日期欄位及備忘欄位的資料表。您可以將組件新增至任何資料庫,並以原狀或進行最小自訂後使用。

  1. 開啟您要新增應用程式組件的資料庫。

  2. 按一下 [建立] 索引標籤。

  3. [範本] 群組中,按一下 [應用程式組件]。隨即會開啟可用組件的清單。

  4. 按一下想要新增的應用程式組件。

頁面頂端

開啟現有的 Access 資料庫

  1. 瀏覽至前端資料庫的位置,然後按兩下開啟。

  2. 在 [開啟資料庫] 對話方塊中,瀏覽到您想要開啟的資料庫。

  3. 請執行下列其中一項操作:

    • 按兩下資料庫,以 [Access 選項] 對話方塊中指定的預設模式開啟,或者以系統管理原則設定的模式開啟。

    • 按一下 [開啟] 可在多使用者環境中開啟資料庫以供共用存取,讓您及其他使用者都可以讀取及寫入資料庫。

    • 按一下 [開啟] 按鈕旁邊的箭號,然後按一下 [開啟為唯讀檔案],開啟資料庫以供唯讀存取,讓資料庫只可以檢視但不能編輯。但是,其他使用者仍然可以對該資料庫進行讀寫動作。

    • 按一下 [開啟] 按鈕旁的箭號,然後按一下 [獨佔式開啟] 即可使用獨佔存取開啟資料庫。當您使用獨佔存取開啟資料庫時,其他任何人若想開啟此資料庫,都會收到「檔案已在使用中」的訊息。

    • 按一下 [開啟] 按鈕旁邊的箭號,然後按一下 [獨佔式唯讀開啟],開啟只能唯讀的資料庫。其他使用者仍然可以開啟此資料庫,但是只限於唯讀模式。

附註: 您可以直接開啟外部的檔案格式,例如 dBASE、 Microsoft Exchange 或 Excel 中的資料檔案。您可以也會直接開啟任何ODBC 資料來源,例如 Microsoft SQL Server。Access 會自動在 [資料檔的相同資料夾中建立新的 Access 資料庫,並新增連結到外部資料庫中的每個資料表。

提示

  • 若要開啟一個最近開啟過的資料庫,請按一下 [檔案] 索引標籤上的 [最近],然後按一下該資料庫的檔案名稱。Access 會使用上次開啟資料庫時的相同選項設定開啟資料庫。若沒有顯示最近使用的檔案清單,請按一下 [檔案] 索引標籤上的 [選項]。按一下 [Access 選項] 對話方塊中的 [用戶端設定]。在 [顯示] 底下,輸入要顯示在 [最近的文件] 清單中的文件數目 (最多為 50 個)。

    您也可以在 [Backstage 檢視] 的導覽列中,顯示最近使用的資料庫,存取方式為依序按一下這兩項:1) [檔案] 索引標籤,2) 您要開啟之最近使用的資料庫。選取靠近 [最近] 索引標籤底端的 [快速存取這個數目的最近使用的資料庫] 核取方塊,然後調整要顯示的資料庫數目。

  • 若您按一下 [檔案] 索引標籤上的 [開啟] 命令開啟資料庫,可以按一下 [開啟] 對話方塊中的 [我最近的文件],檢視先前開啟過之資料庫的捷徑清單。

頁面頂端

您想要做什麼?

認識開始使用 Microsoft Office Access 頁面

使用範本建立資料庫

不使用範本建立資料庫

從其他來源的資料複製到 Access 資料表

匯入、 附加或連結至資料從其他來源

開啟現有的 Access 資料庫

建立空白的自訂範本

了解 Microsoft Office Access 快速入門頁面

第一次啟動 Access,或是關閉資料庫而不關閉 Access 時,都會顯示 [Microsoft Office Access 快速入門] 頁面。

Microsoft Office Access 快速入門頁面

您可以使用這個頁面做為起點,建立新資料庫、開啟現有的資料庫,或是檢視 Microsoft Office Online 提供的精選內容。

使用範本建立資料庫

Access 提供多種範本,可用來加快建立資料庫的程序。範本是一種現成的資料庫,包含用來執行特定工作的所有資料表、查詢、表單和報表。例如,有些範本可以用來追蹤問題、管理連絡人或記錄費用。某些範本包含幾筆範例記錄,可以協助示範使用方法。您可以直接使用範本資料庫,或是自訂範本,使其更符合您的需要。

使用其中一個符合您需要的範本通常是最快建立資料庫的方法。但是,如果要將其他程式中的資料匯入 Access,則不用範本而直接建立資料庫可能比較適合。範本已經定義好資料結構,而且可能還需要執行許多調整工作,才能使現有資料符合範本的結構。

  1. 如果您有開啟資料庫時,按一下 [ Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕圖像 ,然後按一下 [關閉資料庫 按鈕影像 以顯示 [ Microsoft Office Access 快速入門] 頁面。

  2. [Microsoft Office Access 快速入門] 頁面中間有許多代表性的範本,而且當您按一下 [範本類別] 窗格中的連結時,會出現更多範本。您可以從 Office Online 網站下載其他範本。如需詳細資訊,請參閱本文的下一節。

  3. 按一下想要使用的範本。

  4. Access 建議您在 [檔案名稱] 方塊中的資料庫的檔案名稱,如果您想要您可以變更檔案名稱。若要將資料庫儲存為不同的資料夾,從 [檔案名稱] 方塊下方顯示的項目中,按一下 [ 按鈕影像 ,瀏覽到您要儲存,然後再按一下[確定]。或者,您可以建立並連結至 SharePoint 網站的資料庫。

  5. 按一下 [建立] (如果使用 Office Online 範本,請按一下 [下載])。

    Access 隨即建立或下載資料庫,並加以開啟,同時顯示一份表單,讓您可以開始輸入資料。如果範本包含範例資料,則可以刪除每一筆記錄,方法為按一下記錄選取器 (記錄左邊的灰色方塊或工具列),然後執行下列作業:

    在 [常用] 索引標籤的 [記錄] 群組中,按一下 [刪除按鈕影像

  6. 若要開始輸入資料,請按一下表單上的第一個空白儲存格,然後開始輸入。您可以使用 [功能窗格] 瀏覽想要使用的其他表單或報表。

從 Office Online 下載範本

如果您在 [Microsoft Office Access 快速入門] 頁面中找不到適合的範本,但是有連接到網際網路,可以瀏覽 Microsoft Office Online 網站提供的其他範本。

  1. [Microsoft Office Access 快速入門] 頁面中,按一下 [更多 Office Online 的服務] 底下的 [範本]

    瀏覽器視窗中隨即顯示 Office Online 範本藝廊首頁。

  2. 請使用 Office Online 瀏覽與搜尋工具,尋找想要使用的 Access 範本,並遵循指示進行下載。當您下載範本時,資料庫檔案也會下載到電腦上,並以 Access 的新執行個體開啟。在大部分情況下,範本都會在資料輸入表單中開啟,讓您可以立即開始輸入資料。

如需有關如何使用範本的詳細資訊,請參閱Access 2007 範本指南的文章。

頁面頂端

不使用範本建立資料庫

如果不想使用範本,可以建立自己的資料表、表單、報表及其他資料庫物件來建立資料庫。在大部分情況下,這個程序通常包含下列一個或兩個步驟:

  • 將資料輸入、貼上或匯入到建立新資料庫時所建立的資料表中,然後在使用 [建立] 索引標籤上的 [資料表] 命令所建立的新資料表中重複相同的程序。

  • 從其他來源匯入資料,並於匯入過程中建立新資料表。

建立空白資料庫
  1. [Microsoft Office Access 快速入門] 頁面中,按一下 [新增空白資料庫] 底下的 [空白資料庫]

    [空白資料庫] 按鈕

  2. 在 [空白資料庫] 窗格中,輸入檔案名稱] 方塊中的檔案名稱。如果您沒有副檔名,Access 會為您將它加入。若要變更預設檔案的位置,按一下 [瀏覽至要將您的資料庫的位置 按鈕影像 ([檔案名稱] 方塊中) 旁,瀏覽至新位置,,然後按一下[確定]

  3. 按一下 [建立]。

    Access 隨即建立包含空白資料表 Table1 的資料庫,並在 [資料工作表檢視] 中開啟 Table1。此時游標將出現在 [新增欄位] 資料行的第一個空白儲存格。

  4. 開始輸入要新增資料,或從其他來源至 Access 資料表的資料複製的一節所述,您可以貼上從其他來源],資料。

在 [資料工作表檢視] 中輸入資訊的方式與使用 Microsoft Office Excel 2007 工作表非常類似。資料表結構會在輸入資料時建立,而且每當您新增資料行至資料表時,都會定義一個新欄位。Access 會依據輸入的資料自動設定每個欄位的資料類型。 

如果您不想這次,Table1 中輸入資訊,請按一下 [關閉 按鈕圖像 ]。如果您對表格進行任何變更,Access 會提示您儲存變更至資料表。按一下 [ ]以儲存變更,按一下 [],若要放棄,或按一下 [取消] 若要開啟資料表]。

重要: 如果都沒有儲存就直接關閉 Table1,即使已經輸入資料,Access 還是會刪除整份資料表。

新增資料表

您可以利用 [建立] 索引標籤上 [資料表] 群組中的命令,在現有資料庫中加入新的資料表。

Access 功能區圖像

建立資料表並啟動資料工作表檢視    在 [資料工作表檢視] 中,您可以立即輸入資料,讓 Access 在幕後建立資料表結構。Access 會以數值形式指定欄位名稱 (Field1、Field2,以此類推),並會依據輸入的資料自動設定每個欄位的資料類型。

  1. 在 [建立] 索引標籤中 [表格] 群組中,按一下 [表格按鈕影像

    Access 會建立資料表並選取 [新增欄位] 資料行中的第一個空白儲存格。

    附註: 如果沒有顯示 [新增欄位] 資料行,您可能是在 [設計檢視] 而不是 [資料工作表檢視] 中。若要切換至 [資料工作表檢視],請在 [功能窗格] 中按兩下該資料表。Access 會提示您儲存新資料表,再切換至 [資料工作表檢視]。

  2. [資料工作表] 索引標籤中的欄位與欄] 群組中,按一下 [新增欄位按鈕影像

    Access 會顯示 [欄位範本] 窗格,該窗格包含常用欄位類型的清單。如果按兩下或將其中一個欄位拖曳到資料工作表,Access 便會以該名稱加入欄位,並將欄位屬性設定為適用該欄位類型的值。您可以在稍後視需要變更這些內容。如果您拖曳欄位,必須將欄位拖曳到資料工作表中包含資料的區域。隨即出現一個垂直插入列,代表欄位的插入位置。

  3. 若要新增資料,開始的第一個空白儲存格中,輸入或貼上資料從其他來源],從其他來源至 Access 資料表的複製資料的一節所述。

  4. 若要重新命名資料行 (欄位),請按兩下欄位標題,然後輸入新名稱。

    最好為各個欄位指定一個有意義的名稱,這樣您在 [欄位清單] 窗格中看到這些名稱時,就能輕易辨識欄位的內容。

  5. 若要移動某個資料行,請按一下欄名選取該資料行,然後拖曳到想要的位置。

    您也可以一次選取多個連續的資料行,然後同時拖曳到新的位置。若要選取多個連續的資料行,請按一下第一個資料行的欄名,然後按住 SHIFT 鍵,再按一下最後一個資料行的欄位標題。

建立資料表並啟動設計檢視    在 [設計檢視] 中,可以先建立新資料表的結構,然後再切換到 [資料工作表檢視] 進行資料輸入,或是使用其他方法輸入資料,例如貼上、匯入等等。

  1. 在 [建立] 索引標籤的 [資料表] 群組中,按一下 [資料表設計]。 按鈕影像

  2. 您可以在 [描述] 資料行中輸入每個欄位的其他資訊。當插入點位於欄位時,輸入的描述會顯示在狀態列中,並會用為您從 [欄位清單] 窗格拖曳至表單或報表所建立之任何控制項,以及透過 [表單精靈] 或 [報表精靈] 為該欄位所建立之任何控制項的狀態列文字。

    附註: 如果您沒有看到 [欄位名稱資料類型] 欄,您可能在資料工作表檢視,而不是在 [設計檢視中。要切換至 [設計] 檢視,請以滑鼠右鍵按一下 [功能窗格] 中的資料表,然後按一下[設計] 檢視 按鈕影像 。Access 會提示您輸入新的資料表的名稱,然後切換至 [設計] 檢視。

  3. 如有需要,可以在 [描述] 資料行中輸入各欄位的描述。當您在 [資料工作表檢視] 中將游標置於該欄位後,狀態列中就會顯示欄位的描述。描述也可以當做一些控制項的狀態列文字,這些控制項包括任何以拖曳 [欄位清單] 窗格中欄位的方式所建立表單或資料表中的控制項,或是任何使用 [表單精靈] 或 [報表精靈] 為欄位建立的控制項。

  4. 加入所有欄位之後,請儲存資料表:

    • 按一下 Office 按鈕圖像 Microsoft Office 按鈕],然後按一下 [儲存],或按下 CTRL + S 按鈕影像

  5. 您可以開始在表格中輸入資料隨時切換至 [資料工作表] 檢視,按一下第一個空白儲存格。您也可以將資料從其他來源],貼複製從其他來源至 Access 資料表的資料的一節所述。

使用範本建立資料表    Access 提供了一些常用資料表類型的範本。只要按一下滑鼠,就能夠建立完整的資料表結構,且欄位已經設定好,可以開始使用。如果您需要,可以加入或移除一些欄位,以符合您的需求。

  1. [建立] 索引標籤中 [表格] 群組中,按一下 [資料表範本,然後從清單中選取其中一個可用的範本。

  2. 若要新增資料,開始的第一個空白儲存格輸入或貼上資料從其他來源],[複製到 Access 資料表的其他來源] 區段中所述。

    • 若要刪除的欄   

      1. 欄名,以滑鼠右鍵按一下,然後按一下 [刪除欄 按鈕影像

    • 若要新增欄   

      1. [資料工作表] 索引標籤中的欄位與欄] 群組中,按一下 [新增欄位按鈕影像

      2. Access 會顯示 [欄位範本] 窗格,該窗格包含常用欄位類型的清單。如果按兩下或將其中一個欄位拖曳到資料工作表,Access 便會以該名稱加入欄位,並將欄位屬性設定為適用該欄位類型的值。您可以在稍後視需要變更這些內容。如果您拖曳欄位,必須將欄位拖曳到資料工作表中包含資料的區域。隨即出現一個垂直插入列,代表欄位的插入位置。

  3. 儲存資料表:

    • 按一下 Office 按鈕圖像 Microsoft Office 按鈕],然後按一下 [儲存],或按下 CTRL + S 按鈕影像

在設計檢視中設定欄位內容    不論您是如何建立資料表,最好都能檢查並設定欄位內容,不過這個動作只能在 [設計檢視] 中進行。若要切換到 [設計檢視],請在 [功能窗格] 上以滑鼠右鍵按一下該資料表,再按一下 [設計檢視]。若要查看欄位的內容,請在設計格線中按一下該欄位,欄位內容會顯示在 [欄位內容] 下方的設計格線之下。

若要查看每個欄位內容的描述,請按一下該內容,並在 [欄位內容] 下,讀取內容清單旁方塊中的描述。

下表描述一般會進行調整的欄位內容。

內容

描述

欄位大小

若為文字欄位,此內容會設定欄位中可以儲存的最大字元數,其最大值為 255。若為數字欄位,此內容會設定儲存的數字類型 (長整數、雙精準數等等)。為了達到最大的資料儲存效率,建議您配置資料所需的最小空間容量。如果需要變更,可以稍後再向上調整這個值。

格式

此內容會設定資料顯示的方式,但不會影響實際儲存在欄位中的值。您可以選取預先定義的格式或輸入自訂格式。

輸入遮罩

若要指定的所有資料,將會在此欄位中輸入模式中使用此屬性。這有助於確保所有的資料正確,輸入,且包含所需的字元數目。關於建立輸入的遮罩的說明,請按一下 [ [建立器] 按鈕 在右側的 [屬性] 方塊。

預設值

請使用此內容指定每次新增記錄時,此欄位中所顯示的預設值。例如,如果您擁有一個 [日期/時間] 欄位,固定用來記載加入新記錄的日期,便可以輸入 "Date()" (不包含引號) 做為預設值。

必要

這個內容設定此欄位是否一定要輸入值。如果將這個內容設定為 [是],則必須在此欄位中輸入值,Access 才會允許您新增記錄。

頁面頂端

將其他來源的資料複製到 Access 資料表

如果資料目前儲存在其他程式 (例如 Office Excel 2007),可以將這些資料複製並貼到 Access 資料表中。一般而言,這種方法最適用於已經分散在多個資料行的資料,例如 Excel 工作表中的資料。如果是文書處理程式中的資料,最好使用定位點分隔資料行,或是在複製資料之前,先在文書處理程式中將資料轉換成表格。如果資料需要任何編輯或處理 (例如,將全名分成名字和姓氏),尤其是如果您又不熟悉 Access,可以在複製之前先編輯或處理資料。

Access 會根據其在貼上之資料的第一列中所找到的內容,命名欄位。若貼上之資料的第一列之類型與後續列的資料列類似,Access 會認定第一列屬於資料的一部分,而為這些欄位指定通用名稱 (Field1、Field2 等)。若貼上之資料的第一列與後續列的資料列類型不同,Access 會使用第一列做為欄位名稱,並將第一列排除在實際資料之外。

Access 會以貼上資料的第一列來命名各欄位。如果貼上資料的第一列與後面資料列的類型非常類似,Access 會將第一列當做資料部分,而將欄位以一般名稱來命名 (例如 F1、F2 等等)。如果貼上資料的第一列與後面各資料列不同,則 Access 會使用第一列當做欄位名稱,而不做為資料的一部分。

如果 Access 以一般名稱命名欄位,您應該盡快重新命名這些欄位,以避免混淆。

  1. 儲存資料表。

    • 按一下 Office 按鈕圖像 Microsoft Office 按鈕],然後按一下 [儲存],或按下 CTRL + S 按鈕影像

  2. 在 [資料工作表檢視] 中按兩下每個欄位標題,然後輸入各個資料行之有效的欄位名稱。雖然看起來您像是在輸入資料,但是欄位標題列包含的是欄位名稱,而不是資料。

  3. 再次儲存資料表。

附註: 您也可以切換到 [設計檢視],並在此檢視中編輯欄位名稱,以重新命名欄位。若要切換到 [設計檢視],請以滑鼠右鍵按一下 [功能窗格] 中的資料表,再按一下 [設計檢視]。若要切換回 [資料工作表檢視],請按兩下 [功能窗格] 中的資料表。

頁面頂端

從其他來源匯入、新增或連結資料

您可能會有在其他程式中所儲存的資料,而且您想要的資料匯入到新的資料表,或將它附加至現有資料表在 Access 中。或您可能會使用在其他程式中,將其資料的人員,而您想要使用其在 Access 中的連結。兩種方式,Access 輕鬆使用從其他來源的資料。您可以在 Excel 工作表、 從另一個 Access 資料庫中的表格,從 SharePoint 清單,或從各種不同的其他來源匯入資料。您使用的程序稍有不同,根據您的來源,但下列程序可帶您入門。

  1. 在 Access [外部資料] 索引標籤的 [匯入] 群組中,按一下要匯入之檔案類型的命令。

    Access 功能區圖像

    例如,如果要從 Excel 工作表匯入資料,請按一下 [Excel]。如果沒有看到需要的程式類型,請按一下 [其他]

    附註: 如果在 [匯入] 群組底下找不到正確的格式類型,則可能必須啟動原本建立資料時所用的程式,然後用這個程式將資料儲存成一般檔案格式 (例如分隔符號文字檔),才能將資料匯入 Access。

  2. 在 [取得外部資料] 對話方塊中按一下 [瀏覽],尋找來源資料檔案,或在 [檔案名稱] 方塊中輸入來源資料檔案的完整路徑。

  3. 按一下 [指定您要在目前資料庫儲存資料的方式與位置] 下方您所需的選項 (所有程式都可以進行匯入,有些程式則可以進行新增或連結)。您可以建立使用匯入資料的新資料表,或者,某些程式也可讓您將資料新增到現有的資料表或建立連結的資料表 (此資料表包含來源程式資料的連結)。

  4. 如果有精靈開啟,請依照精靈接下來數頁的指示。在精靈的最後一頁,按一下 [完成]。

    如果從 Access 資料庫匯入物件或連結資料表,則會顯示 [匯入物件] 或 [連結資料表] 對話方塊。選擇所需的功能,然後按一下 [確定]。

    確實的程序依照您是選擇匯入、新增或連結資料而定。

  5. Access 會提示您是否要儲存您完成匯入作業的詳細資料。如果您認為您將會執行此相同匯入作業稍後,按一下 [儲存匯入步驟],然後輸入 [詳細資料。然後您可以輕鬆地重複稍後作業,即可在 [外部資料] 索引標籤上的 [匯入] 群組中的儲存的匯入 按鈕圖像 。如果您不想儲存作業的詳細資料,請按一下 [關閉]。

Access 會將資料匯入新資料表,然後在 [功能窗格] 的 [資料表] 群組中顯示該資料表。如果選擇新增資料到現有的資料表,則資料會新增到該資料表。如果選擇連結資料,則 Access 會在 [功能窗格] 的 [資料表] 群組下建立連結資料表。

頁面頂端

開啟現有的 Access 資料庫
  1. 按一下 [Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕圖像 ,然後按一下 [開啟]。

  2. 在 [開啟資料庫] 對話方塊中,瀏覽到您想要開啟的資料庫。

  3. 請執行下列其中一項操作:

    • 按兩下資料庫,以 [Access 選項] 對話方塊中指定的預設模式開啟,或者以系統管理原則設定的模式開啟。

    • 按一下 [開啟],在多使用者環境中開啟資料庫以供共用存取,讓您及其他使用者都可以讀取及寫入資料庫。

    • 按一下 [開啟] 按鈕旁邊的箭頭,然後按一下 [開啟為唯讀檔案] 開啟資料庫以供唯讀存取,讓您可以加以檢視 (但是不能編輯)。其他使用者仍然可以讀取及寫入資料庫。

    • 按一下 [開啟] 按鈕旁邊的箭頭,然後按一下 [獨佔式開啟] 以獨佔式存取權開啟資料庫。如果已經以獨佔式存取權開啟資料庫,當其他使用者嘗試開啟資料庫時,便會收到「檔案已在使用中」的訊息。

    • 按一下 [開啟] 按鈕旁邊的箭頭,然後按一下 [獨佔式唯讀開啟] 開啟資料庫以供唯讀存取。其他使用者仍然可以開啟資料庫,但是只限於唯讀模式。

如果找不到想要開啟的資料庫   

  1. 在 [開啟舊檔] 對話方塊中,按一下 [我的電腦],或按一下 [查詢] 下拉式清單中的 [我的電腦]。

  2. 在磁碟機清單中,以滑鼠右鍵按一下您認為可能包含資料庫的磁碟機,然後按一下 [搜尋]。

  3. [搜尋結果] 對話方塊中輸入搜尋準則,然後按一下 搜尋 開始搜尋資料庫。

  4. 如果找到資料庫,請以按兩下的方式開啟該資料庫。

  5. 必須按一下 [開啟舊檔] 對話方塊中的 [取消],資料庫才會開啟。接著,請關閉 [搜尋結果] 對話方塊。

附註: 您可以直接開啟外部檔案格式的資料檔案,例如 dBASE、Paradox、Microsoft Exchange 或 Excel,也可以直接開啟任何 ODBC 資料來源,例如 Microsoft SQL Server 或 Microsoft FoxPro。Access 會自動在資料檔案所在的相同資料夾中建立新的 Access 資料庫,並加入外部資料庫中每個資料表的連結。

提示
  • 若要開啟其中一個最近開啟的資料庫,請按一下該資料庫,在Microsoft Office Access 快速入門] 頁面上的 [開啟最近使用的資料庫] 清單中的檔案名稱。Access 會使用相同的選項設定上次開啟該檔案的開啟資料庫。如果沒有顯示最近使用的檔案清單,請按一下 [ Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕圖像 ,然後按一下 [ Access 選項。在 [ Access 選項] 對話方塊中,按一下 [進階]。在 [顯示,輸入要顯示在 [最近的文件清單中,上限為 9 中的文件數。

  • 如果您要開啟資料庫,按一下 [ Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕圖像 ,然後使用 [開啟] 命令,您可以檢視先前已我最近的文件中的 [開啟] 對話方塊,即可開啟的資料庫快速鍵的清單。

頁面頂端

建立自訂的空白範本

在建立新的空白資料庫時,Access 會開啟新資料表讓您輸入資料,但不會在資料庫中建立其他的物件。如果想要在建立的所有新資料庫中擁有其他的物件 (例如表單、報表、巨集或其他的資料表),則可以建立包含這些物件的自訂空白範本。然後,下次您建立新資料庫時,範本中就已經包含這些現成物件。除了上述物件外,範本還可以包含預先填入資料的資料表,以及任何您希望在所有新的資料庫中都有的特殊組態設定,例如資料庫內容、參考或程式碼等。

例如,假設您有一個想要用於所有專案中的巨集集合。如果建立包含這些巨集的空白範本,Access 就會在您建立的任何新資料庫中包含這些巨集。

可以用 Office Access 2007 檔案格式、Access 2002-2003 檔案格式或 Access 2000 檔案格式來建立空白範本。此範本若使用 Office Access 2007 檔案格式,必須命名為「空白.accdb」,若使用舊版的檔案格式,就要命名為「空白.mdb」。

  • 如果預設的檔案格式設定為 Access 2000 或 Access 2002 - 2003,則 Access 會使用「空白.mdb」做為空白範本的檔案名稱。新資料庫則會以相同的檔案格式建立為「空白.mdb」。例如,即使預設的檔案格式為 Access 2000,如果名為「空白.mdb」的範本使用 Access 2002-2003 檔案格式,則您建立的任何新資料庫都會使用 Access 2002-2003 格式。

  • 如果預設的檔案格式設定為 Access 2007,則 Access 會使用「空白.accdb」當做空白範本的檔案名稱。

我要如何變更預設檔案格式?

  1. 按一下 [Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕圖像 ,然後按一下 [Access 選項]。

  2. 按一下 [Access 選項] 對話方塊中的 [常用]

  3. [建立資料庫] 下方的 [預設檔案格式] 下拉式清單中,選取您所需的格式。

若要建立空白範本,請執行下列其中一項動作:

  • 建立新的資料庫 (您可以先將它命名為「空白」或暫時的名稱),然後匯入或建立想要包含在範本中的物件。

  • 複製範本中已包含所需物件的現有資料庫,再刪除不需要的物件。

在範本已具備您所需的物件後,必須將範本儲存到特定的位置。

  1. 按一下 [ Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕圖像 ,然後指向 [另存新檔]。

  2. [以其他格式儲存資料庫] 之下,按一下範本要使用的檔案格式。

  3. 在 [另存新檔] 對話方塊中,瀏覽到下列兩個範本資料夾中的其中一個:

    • 系統範本資料夾    例如,C:\Program Files\Microsoft Office\Templates\1033\Access

    • 使用者範本資料夾    例如:

      • 在 [ Windows Vista    c:\Users\user name\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

      • 在 Microsoft Windows Server 2003 或 Microsoft Windows XP 中   C:\Documents and Settings\user name\Application 使用者 \application Data\Microsoft\Templates

        附註: 系統範本資料夾中的空白範本會覆寫任何使用者範本資料夾中的空白範本。

  4. 檔案名稱] 方塊中,輸入Blank.accdb (或Blank.mdb,如果您正在建立較舊版本範本),然後按一下 [儲存

新範本建立之後,依照預設,每當建立新的空白資料庫時,範本中的物件都會包含在您建立的任何新資料庫中。Access 會以 [資料工作表檢視] 開啟新的資料表,此行為與不使用範本而建立新的空白資料庫時相同。

如果您不要再使用空白範本,請刪除或重新命名為「空白.accdb」(舊版的 Access 則為「空白.mdb」) 的檔案。

頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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