建立文件工作區網站

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

如果組織中有多位使用者會同時處理檔案,則版本、註解和電子郵件訊息有時候會分散各地。藉由建立文件工作區網站,可以幫助使用者更有效率地進行共同作業。

附註: 若要建立文件工作區網站,您必須具有在文件工作區網站所在之 Microsoft Windows SharePoint Services 網站上建立工作區網站的權限。如需詳細資訊,請連絡管理員。

本文內容

文件工作區網站的概觀

更新檔案

若要建立的文件工作區網站的方式

從 Office 檔案建立文件工作區網站

建立文件工作區網站,傳送電子郵件

從 [文件庫中的檔案建立文件工作區網站

從網頁瀏覽器建立文件工作區網站

將成員新增至文件工作區網站

文件工作區網站的概觀

文件工作區網站是一個 SharePoint 網站,可以讓您與其他使用者協調一個或多個相關文件的共用作業。網站會提供共用及更新檔案的工具,以及通知使用者檔案狀態的工具。

當您以 Word、Excel、PowerPoint 或 Visio 其中一個 2007 Microsoft Office system 程式的檔案建立網站時,即可直接使用文件工作區網站上的檔案,或是使用本機的檔案複本。您可以從伺服器上定期更新本機的檔案複本,或是以本機的複本來更新伺服器上的檔案。

建立文件工作區網站時,檔案會儲存在網站上的文件庫中,成員可以使用 Microsoft Office 程式來處理該檔案,或在網頁瀏覽器中檢視該檔案。成員也可以將相關檔案新增至文件庫。文件庫是 SharePoint 網站上,您可以與小組成員一起建立、收集、更新及管理檔案的位置。文件庫可以追蹤檔案版本,使其他使用者可以看見變更歷程記錄,並可在必要時還原舊版。文件庫也可以要求檔案的核准,以及要求取出文件,以防止多人同時進行變更的衝突。

文件工作區網站也會提供清單,以幫助小組進行溝通及追蹤工作,例如宣告及連結。例如,您可以介紹參與專案的新小組成員,或提供相關網站的連結。您也可以訂閱文件或工作區的提醒,以便在有使用者變更文件或新增內容時,收到電子郵件訊息的通知。

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更新檔案

您可以在文件工作區網站上使用網頁瀏覽器存取文件管理工具 (例如用於新增成員至網站的工具或更新工作的工具),或從檔案的 [文件管理] 工作窗格中存取文件管理工具。

[文件管理工作] 窗格

當您使用 Word、Excel、PowerPoint 或 Visio 來開啟文件工作區網站所依據之文件的本機複本時,Microsoft Office 程式會定期從文件工作區網站取得更新,並提示您更新本機的複本。例如,如果文件工作區網站上的複本有所變更,而您希望在自己的複本中查看及處理更新內容。

當您變更自己的複本時,可以定期更新文件工作區網站上的複本,使所做的變更可供網站的其他成員使用。如果文件工作區網站上的複本所做的變更,與您自己複本所做的變更產生衝突,您可以選擇要保留哪一個複本。您也可以變更要更新的設定,例如何時提示您更新檔案。

只有下列類型的檔案可以進行文件更新:

  • Word 文件

  • Word XML 檔案

  • Word [單一檔案網頁 (MHTML)

  • Excel 活頁簿

  • Excel 單一檔案網頁 (MHTML)

  • Excel XML 檔案

  • PowerPoint 簡報

  • Visio 繪圖

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建立文件工作區網站的方式

建立文件工作區網站之後,就可以立即開始使用、在其中新增其他清單或文件庫,或自訂網站以符合自己的特定需求。

如果您從 Microsoft Office Outlook 2007 傳送電子郵件來設定文件工作區網站,則您在郵件的 [收件者][副本] 方塊中包含的人員,就會自動新增成為網站成員。如果您使用不同程序建立工作區,則可以在建立網站之後才新增其他成員。

您可以使用下列方式來建立文件工作區網站:

  • [文件管理] 工作窗格    當您在 Word、Excel、PowerPoint 或 Visio 其中一個 2007 Office 發行 程式中工作時,建立文件工作區網站是共用檔案的方式之一。如果您正在處理檔案,且想要在不離開程式的情況下建立工作區,則這是最好的方法。

  • 藉由傳送電子郵件    您可以透過電子郵件訊息的共用附件傳送檔案,來建立文件工作區網站。身為共用附件寄件者的您,會變成工作區的管理員。郵件的所有收件者則會變成文件工作區網站的成員,並且會授與他們參與網站的權限。如果您想要同時建立工作區及邀請成員到網站,請使用這個方法。

  • 從已經在 SharePoint 文件庫中的文件    如果檔案已儲存在 SharePoint 網站上的文件庫中,請使用這個方法。當您更新文件工作區網站上的檔案時,可以用自己所做的變更來更新文件庫中的原始複本。

  • 從 SharePoint 網站    在網頁瀏覽器中針對 SharePoint 網站執行工作時,這個方法可以建立文件工作區網站。這個方法可以讓您在建立網站時選擇更多詳細資料,例如描述、使用者權限、網站網址的最後一部分。

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從 Office 檔案建立文件工作區網站

  1. 請在這些 2007 Office 發行程式中執行下列動作:

    Word、Excel 或 PowerPoint

    • 按一下 [ Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕影像 ,按一下 [發佈],再按一下 [建立文件工作區

      Visio®

    • 按一下 [工具] 功能表上的 [文件管理]

  2. [文件管理] 工作窗格的 [文件工作區] 底下,輸入工作區的名稱。

    如果您已經儲存檔案,預設名稱會是文件的名稱,但您可以進行變更。

  3. [新的工作區位置] 清單中,輸入您要建立工作區的 SharePoint 網站位置。

    如果您曾經瀏覽 SharePoint 網站,網站名稱就會出現在清單中。如果沒有看到您的網站名稱,請按一下 [鍵入新 URL],然後輸入網站位址。

  4. 按一下 [建立]

  5. 如果您尚未儲存檔案,請在出現儲存的提示時,按一下 [是]

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藉由傳送電子郵件來建立文件工作區網站

您可以透過 Office Outlook 2007 的共用附件傳送檔案,來建立文件工作區網站。您在電子郵件訊息的 [收件者][副本] 方塊中所包含的人員,都會成為網站成員。收件者會接收到文件工作區網站所依據之檔案的複本。

  1. 在 Office Outlook 2007 中,按一下 [檔案] 功能表上的 [新增],然後按一下 [郵件]

  2. 在電子郵件訊息的 [收件者][副本] 方塊中,輸入要新增成為文件工作區網站成員的使用者名稱。

  3. [郵件] 索引標籤上,按一下 [包含] 群組中的 [附加檔案],然後按一下 [檔案]

  4. 瀏覽並選取要附加的檔案,然後按一下 [插入]

  5. [郵件] 索引標籤上,按一下 [包含] 群組中的 [附加檔案],然後按一下 [附件選項]

  6. 按一下 [附件選項] 工作窗格中的 [共用附件]

    文件工作區網站的邀請和連結會新增至電子郵件訊息的內文中。

  7. [建立文件工作區於] 清單中,輸入您要建立工作區的 SharePoint 網站位置。

    如果您曾經瀏覽 SharePoint 網站,網站名稱就會出現在清單中。如果沒有看到您的網站名稱,請按一下 [鍵入新 URL],然後輸入網站位址。

  8. 如果您想要個人化郵件內容,請變更或新增您要的任何文字或圖形。

  9. 按一下 [傳送]

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從文件庫中的檔案建立文件工作區網站

使用這項程序即可從 SharePoint 網站上之文件庫中的檔案建立文件工作區網站。

  1. 從網頁瀏覽器中,開啟包含您的檔案之 SharePoint 網站上的文件庫。

    如果文件庫名稱並未出現,請按一下 [檢視所有網站內容],然後按一下文件庫的名稱。

  2. 指向檔案並按一下出現的箭號,再指向 [傳送到],然後按一下 [建立文件工作區]

  3. 按一下 [確定]

附註: 變更文件工作區網站上的檔案之後,您可以將所做的變更發佈到文件庫中的檔案原始複本。在網頁瀏覽器中,開啟 SharePoint 網站上的文件工作區網站。在包含該文件的工作區文件庫中,指向檔案並按一下出現的箭號,再指向 [傳送到],然後按一下 [發佈至來源位置]

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從網頁瀏覽器建立文件工作區網站

使用這項程序即可建立不以特定檔案為基礎的文件工作區網站,並於稍後才新增檔案。您必須具有在 SharePoint 網站上建立文件工作區網站的權限。

  1. 在網頁瀏覽器中,開啟您要其中建立文件工作區網站的 SharePoint 網站。

  2. 在 [網站動作] 功能表 按鈕圖像 中,按一下 [建立]。

  3. 按一下 [網頁] 清單中的 [網站與工作區]

  4. [標題與描述] 區段中,輸入文件工作區網站的標題及描述。

    此標題會出現在網站的每一個頁面的導覽中 (例如上方連結列),而描述會出現在每一頁的頂端。

  5. 按一下 [範本選取] 區段中的 [共同作業] 索引標籤,然後按一下 [文件工作區]

  6. [網站位址] 區段中,輸入文件工作區網站的網址的最後一部分。

  7. [權限] 區段中,執行下列其中一項:

    • 如果要讓上層網站的所有成員變成這個工作區的成員,請按一下 [使用和上層網站相同的權限]

    • 如果只要讓特定一組人員變成這個工作流程的成員,請按一下 [使用專屬權限]

      如果您按一下 [使用專屬權限],當您完成目前頁面上的設定之後,就可以設定權限。

  8. 若要將這個工作區的連結新增至上層網站的 [快速啟動],請確定已經選取 [導覽] 區段中的 [是]

  9. 如果要讓上層網站的上方連結列出現在這個新網站的網頁上,請確認您已選取 [導覽繼承] 區段中的 [使用上層網站的上方連結列]

  10. 按一下 [建立]

  11. 如果出現 [設定此網站的群組] 頁面,請設定網站的訪客、成員和擁有人。

  12. 按一下 [確定]

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新增成員至文件工作區網站

如果您有權限可以將使用者新增至文件工作區網站,且您的網站上已設定專屬權限,您就可以從 Microsoft Office 檔案的 [文件管理] 工作窗格中,或透過網頁瀏覽器從文件工作區網站中,將成員新增至工作區。

重要: 如果文件工作區網站會從上層網站繼承權限,您就無法選取要新增至網站的成員。如需網站權限的詳細資訊,請洽詢網站擁有人或管理員。

  • 執行下列其中一項動作:

    • 從 Microsoft Office 檔案    執行下列動作即可從 [文件管理] 工作窗格新增成員。[文件管理] 工作窗格通常會出現在檔案的一側。如果您看不到工作窗格,請參閱此程序後面的附註。

      1. 在 [文件管理] 工作窗格中,按一下 [成員 成員 ]。

      2. 在工作窗格底端,按一下 [新增新成員],然後遵循指示進行。

    • 透過瀏覽器從文件工作區網站    按一下 [成員] 底下的 [新增使用者]

附註: 若要在 Word、 Excel 或 PowerPoint 中開啟文件管理] 工作窗格,按一下 [ Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕影像 伺服器工作],然後按一下然後按一下 [文件管理資訊。若要在 Visio 中,開啟文件管理] 工作窗格,在 [工具] 功能表上,按一下 [文件管理]。

頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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